É certo que todas as empresas possuem uma série de procedimentos, cada um para atender a uma determinada atividade. Vão dos simples aos mais complexos e, quando se referem à atividade-fim do negócio, a probabilidade de que estejam bem estruturados é grande. No entanto, quando falamos das finanças, essa padronização, em muitos casos, deixa a desejar e o setor, que é um dos pilares de sustentação do empreendimento, acaba sofrendo. Para resolver isso, a solução para os profissionais responsáveis por este setor pode ser o uso de um fluxograma para o departamento financeiro.
Então, se você ainda não é muito familiarizado com o fluxograma, fique atento a este artigo. Vamos explicar o que é essa ferramenta e mostrar como ela pode ser montada para que o setor de finanças também possa ter o mesmo nível de padronização dos processos vista em outras áreas.
Conheça a função de um fluxograma de processo
O fluxograma é uma representação gráfica de um determinado processo, feita por meio de símbolos que ilustram de forma sequencial as etapas, os elementos ou mesmo os módulos. Sabe aquela história do “quer que eu desenhe”? Então, esse método pode ser encarado como a materialização dela, claro que de forma muito menos rude e sem o tom de ironia que a expressão carrega.
Esse gráfico ou desenho contém uma espécie de passo a passo de todas as etapas ou atividades de um processo, seja ele qual for, como a fabricação de um produto, a execução de um serviço ou o preenchimento do fluxo de caixa.
Como consequência, o fluxograma apresenta a sequência ou o fluxo das etapas do processo, indicando, mesmo que de forma indireta, os responsáveis e as unidades ou setores da empresa envolvidos no trabalho. É possível dizer ainda que esse método descreve a movimentação e a transição das informações entre as partes.
Pensando em outra definição para o fluxograma, também podemos pensar nele como a representação do caminho que precisamos percorrer para alcançar determinado objetivo. Aí pode ser a entrega do produto, do serviço e ainda o controle preciso das finanças da empresa por meio do processo organizado do fluxo de caixa.
Tipos de fluxograma de processo
A ferramenta de fluxograma mais utilizada é o fluxograma de Ansi, que tem esse nome porque segue a padronização do American National Standards Institute (Instituto Nacional Americano de Padronização). Dessa forma, os fluxogramas que atendem essa orientação utilizam os mesmo símbolos para identificar as tarefas.
Porém, mesmo dentro dessa padronização, há dois tipos diferentes de fluxogramas: o linear e o funcional. A única diferença entre eles é que o fluxograma funcional também identifica os setores ou pessoas responsáveis por cada processo.
Assim, em vez de apenas registrar uma tarefa, como “embala o produto”, o que já seria o bastante no fluxograma linear, no fluxograma funcional essa atividade seria atribuída a alguém, como a área de expedição. Essa distribuição de tarefas no fluxograma funcional é importante, pois permite identificar a necessidade de contratação de empresas terceirizadas ou mesmo de melhorar a distribuição de atividades entre as equipes internas. Veja um exemplo do mesmo processo estruturado de forma linear e funcional:
De modo geral, colocar os processos no papel e desenhar o fluxograma é uma tarefa fácil, que pode ser feita manualmente ou com o apoio de um computador. Na internet também há diversas ferramentas para fluxograma disponíveis, cujo objetivo é facilitar esse trabalho de montagem. Um exemplo é o site BPMN, que permite criar fluxogramas no navegador, de forma rápida e simples.
Outra ferramenta disponível online é o HEFLO, que além de estar disponível gratuitamente em português, também oferece a facilidade de exportar as criações em diversos formatos.
Como fazer um fluxograma
Um passo é fundamental na montagem de um fluxograma: pensar na atividade como um todo e fazer um levantamento de cada fase que será executada, dos documentos necessários, das áreas envolvidas e do objetivo final do trabalho.
São essas informações que serão jogadas no fluxograma para montar o desenho de todo o procedimento. Para facilitar essa tarefa, uma solução é consultar ou fazer uma reunião com todos os profissionais envolvidos. Cada um pode ter algo diferente a acrescentar.
Outra alternativa é montar o fluxograma durante a execução da atividade. Como realizamos muitas coisas no automático, fica difícil lembrar de tudo. Então, fazer anotações ao longo do dia pode ajudar. Depois, basta fazer as ligações entre cada item e formar o desenho final do processo.
Como falamos anteriormente, o fluxograma utiliza alguns símbolos para representar os elementos e as etapas. Interligados, eles compõem uma sequência lógica. Veja quais são os principais símbolos:
Agora, vamos a um exemplo de um fluxograma linear de processos financeiros criado dentro dos padrões da Ansi para a atividade de fluxo de caixa. O processo se refere ao levantamento de receitas, anotação e pagamento de despesas e custos do negócio. Na imagem, podemos ver exatamente o passo a passo do que deve ser feito, começando pela checagem das contas bancárias e terminando com a quitação dos débitos. Nesse caso, ainda há uma variável para o caso de o dinheiro não ser suficiente para sanar o que precisa ser pago no dia.
Vantagens de montar o fluxograma de uma empresa
Vamos começar a falar das vantagens do fluxograma pelo fato de que ele consegue simplificar o processo e racionalizar as etapas. Ele proporciona uma visão ampla do fluxo de trabalho, permitindo a observação minuciosa e crítica de cada detalhe que compõe o quadro geral.
O fluxograma para a área financeira pode dar clareza a um procedimento que sempre foi feito com o piloto automático ligado, sem que os profissionais responsáveis tivessem a real dimensão de como o processo se desenvolve. É o caso, por exemplo, do gerenciamento dos recursos recebidos.
Com isso, abre-se uma possibilidade para que, uma vez observado o passo a passo, esses processos sejam aperfeiçoados e otimizados. Algo que esteja atrapalhando ou que não seja muito importante pode ser retirado, assim como alguma atividade redundante, que faria mais sentido se fosse anexada a outra. Da mesma forma, é possível identificar a necessidade de realocação de profissionais, de contratação ou mesmo outros colaboradores para a equipe interna.
Enfim, a questão mais importante aqui é que os processos podem, a partir de uma visão geral, ser melhorados. As empresas conseguem, assim, reduzir custos, agilizar algumas entregas, otimizar a mão de obra e o uso de recursos e tornar todo o trabalho mais dinâmico.
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Outra vantagem que podemos destacar em relação ao uso do fluxograma dos processos financeiros de uma empresa é que ele trabalha com imagem, o que torna a visualização do processo muito mais fácil e, até mesmo, atrativa para os funcionários. Em vez de precisar ler inúmeros documentos para entender ou relembrar um determinado procedimento, basta observar o passo a passo da atividade esmiuçado em um desenho claro e objetivo.
Esses documentos são, muitas vezes, complexos e ficam armazenados em uma montanha de pastas. Na correria do a dia a dia, parar para ler as instruções escritas dessa maneira é praticamente inviável. Dessa forma, o profissional realiza o trabalho de forma incorreta ou a partir de uma lógica que ele mesmo criou, fugindo da padronização. Já o fluxograma é algo de fácil leitura, que pode ser assimilado rapidamente.
Comunicação dentro da empresa
Ao montar um fluxograma e criar um desenho das etapas de um determinado processo, a empresa não enxerga apenas esse aspecto, mas consegue ver também a relação entre colaboradores e, ainda, entre as áreas que fazem ou deveriam fazer parte do fluxo de trabalho.
É uma visão interessante da comunicação entre os setores. Muitas vezes, uma atividade demora mais do que deveria porque algumas pessoas que precisariam estar envolvidas estão fora do processo.
No setor financeiro, isso é ainda mais evidente porque todas as áreas demandam gastos e possuem seus centros de custos. Dessa maneira, cada uma delas precisa ser inserida no fluxo financeiro do negócio, pois são fornecedoras de importantes dados relacionados às finanças.
E não falamos isso apenas em relação à prestação de contas, mas no que diz respeito a possíveis melhorias e na otimização dos recursos. Se os responsáveis por cada setor estiverem inseridos nesse contexto, conseguirão fazer o repasse de informações valiosas para a empresa.
Com isso, as áreas podem melhorar a conversa e tornar a troca de informações mais exata e eficiente.
Conclusão
Tocar um processo dentro de uma empresa, considerando que estamos em um mercado cada vez mais competitivo, acaba gerando automatismos. Os profissionais realizam suas atividades sem pensar e visualizar a sequência do trabalho. Por um lado, isso é bom, pois mostra entrosamento e compreensão do que deve ser feito. Por outro, no entanto, há um problema, pois sem enxergar como o trabalho acontece de maneira visual, fica mais difícil perceber o que está errado ou se falta algo e implementar melhorias.
Por isso, como vimos, o fluxograma do setor financeiros é tão importante para o dia a dia de uma empresa, pois permite a otimização de processos e uma gestão melhor de custos e recursos utilizados nas atividades.
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*Este artigo foi atualizado em 26/09/2018.