8 mitos da gestão de um projeto: como assegurar a execução correta

Fazer uma boa gestão de um projeto não é uma tarefa tão simples. Há tanta coisa para implementar que se você não tiver as premissas bem definidas e realizado um bom planejamento, se torna praticamente impossível ter sucesso. 

São muitos detalhes e pontos críticos que devem ser pensados e mapeados para que, lá na frente, quando você for medir o resultado do projeto, fique feliz com os números que identificar. Vamos começar entendendo o que é um projeto, o que é a tal gestão de projetos e os principais mitos? Está pronto? Bora mergulhar na leitura!

O que é um projeto?

De acordo com o Guia PMBOK®: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.” 

Além disso, ele é temporário; por ter uma data prevista para iniciar e uma data prevista para terminar. Também, gera entregas exclusivas que podem ser serviços ou produtos, além de resultados específicos.

Ainda, de acordo com o mesmo guia, o sucesso de um projeto é medido pela qualidade do produto e do projeto, pela pontualidade, pelo cumprimento do orçamento e pelo grau de satisfação do cliente. E gostaríamos de complementar: pelos indicadores-chave que você definir como relevantes para o projeto. 

O que é a gestão de projetos? 

Todo mundo já fez a gestão de algum projeto um dia. Bem ou mal, simples ou complexo, mas fez. Segundo definição do PMI® (Project Management Institute), o instituto mais renomado do mundo no setor, o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.

Logicamente, há muita diferença entre fazer a gestão de um projeto simples e de um complexo. Neles, o foco e objetivo são guiados pelas metas, recursos e cronogramas definidos. Em todos os casos, o gerente de projetos precisa saber orquestrar todas essas demandas com habilidades que o farão planejar, executar e acompanhar o projeto com destreza.

Geralmente, os passos do trabalho que envolve a gestão de um projeto devem seguir uma ordem com processos organizados nos seguintes grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e fechamento. Aí está a importância do profissional que está responsável por essa gestão ter a expertise necessária para tomar decisões ao longo do projeto, pois elas que definiram o rumo que o mesmo irá tomar, se terá sucesso ou não. 

Agora que já passamos pelos conceitos básicos, que tal falarmos dos principais mitos desse mundo da gestão de projetos? Preparado? #Bora

8 mitos na gestão de projetos

1. A falta de qualificação em projetos pelo gestor não vai prejudicar o andamento do mesmo

Realizar o gerenciamento de projetos envolve muitos detalhes e questões complexas. Por isso, o profissional que está a frente desta missão deve reunir tantas habilidades técnicas, quanto humanas. Além disso, para possibilitar o sucesso de um projeto, precisa se qualificar para ter um diferencial.

Este profissional pode investir em certificações internacionais sobre gerenciamento de projetos, em uma pós-graduação ou um MBA, que são oferecidos em diversos institutos renomados. E é claro, a experiência conta muito também. Mas muito mesmo.

2. Projetos com prazos muito apertados ajudam a equipe a ficar mais ágil

Em alguns casos, o gerente de projeto, por inexperiência ou qualquer outro fator, pode definir um prazo erroneamente. Justamente por não conhecer qual é o tempo necessário para executar determinadas iniciativas. E isso prejudica muito o projeto.

Segundo as melhores práticas de gestão de projetos do Guia PMBOK®, é necessário envolver equipe técnica e as pessoas que vão realmente executar as tarefas para que seja definido o tempo correto para execução de cada uma.

Além disso, trabalhar sempre no limite e apagando fogo, sabendo que não vai dar tempo, pode não trazer o melhor clima para uma equipe e isso só vai desfavorecer o trabalho e o projeto como um todo.

3. Mudanças de escopo não vão prejudicar o projeto

Sim, as mudanças são necessárias. Quem trabalha há muito tempo com gestão de projetos sabe que elas fazem parte do jogo. Entretanto, muitas alterações de escopo podem gerar atrasos e acréscimos no orçamento. Tudo o que não foi previsto, acaba sendo um custo, e, gerando uma necessidade de movimentação de recursos, entre outros. Então, podem acontecer os dois cenários, as mudanças podem ajudar a otimizar custos e recursos, como também o contrário. A grande dica que damos aqui é avaliar sempre os impactos de cada mudança no escopo de um projeto. Levante hipóteses, trabalhe com estimativas e testes.

4. O cliente tem sempre razão

Em gestão de projetos isso nem sempre funciona. O fato do cliente sempre ter razão não é uma verdade absoluta. Muitas vezes, ele pode solicitar uma mudança de escopo que seja muito prejudicial para o andamento do projeto. 

Neste momento, cabe ao gestor e equipe responsável pelo projeto avaliar e mostrar a ele os possíveis impactos. É preciso argumentar e verificar o que pode ser realizado e considerado, com que prazo e como os prejuízos podem ser minimizados.

5. Tudo dentro de um projeto pode ser ajustado ou corrigido

Será mesmo que tudo pode ser alterado dentro de um projeto? Vale lembrar que os profissionais de gerenciamento de projetos devem ser excepcionais na execução bem sucedida deles, reduzindo riscos, colaborando com as partes interessadas, resolvendo conflitos e uma série de outras coisas - mas eles não podem fazer mágica.

Ou seja, não é possível consertar tudo. Especialmente quando os problemas não foram acompanhados por um bom tempo. É importante que os envolvidos no projeto entendam quando é hora de cancelar uma tarefa ou iniciativa, em vez de alocar mais recursos para tentar resolver uma causa perdida.

6. Já fizemos assim, então no próximo projeto também vai dar certo

Ao gerir um projeto, você deve ter em mente que cada projeto é único. Cada um tem as suas premissas, suas definições e especificidades. Não quer dizer que por ter feito de determinada forma no passado, isso vai funcionar para todos os projetos futuros. Analise o momento atual, de forma macro e micro, ou seja, analisando a fase em que sua empresa se encontra e também o mercado. 

7. Em uma equipe, o gestor do projeto é o melhor especialista

Nem sempre. Às vezes, a pessoa ideal para direcionar o rumo de um projeto é justamente alguém que entende muito bem do tema para o qual ele está relacionado.

Por exemplo, ao construir um hospital, o gestor do projeto pode até entender perfeitamente sobre construção, mas quem saberá dizer, de fato, se o projeto está fazendo sentido e resolvendo a necessidade, será o diretor do hospital. Alguém que já teve a vivência naquele espaço. 

8. Se um projeto estiver dentro do tempo previsto e dentro do orçamento, ele terá bons resultados

Tempo e orçamento redondinhos são o básico para um projeto de sucesso. Contudo, outros fatores podem determinar se ele realmente trará resultados e poderá ser considerado efetivo. É preciso avaliar se o projeto cumpriu seu propósito com cada um dos entregáveis. Além disso, o resultado final, a maneira como o projeto foi executado e a satisfação das partes envolvidas, contam muito para essa avaliação de efetividade.

Dica bônus: fique atento. A sinergia da equipe, a eficiência na comunicação e muitos outros fatores desempenham um papel no sucesso ou na falha de um projeto. 

Como o Operand pode te ajudar na gestão de projetos? 

O Operand pode ser seu grande aliado na gestão de projetos. 

Afinal, você sabe que usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e mensagens enviadas por e-mail, definitivamente, não é uma estratégia inteligente e eficaz para fazer o gerenciamento de projetos.

Qual seria, então, a melhor alternativa? Investir em um bom software de gestão de projetos!  Algumas das boas razões para apostar nessa estratégia são: 

• Mais transparência e visibilidade
• Comunicação mais precisa e ágil
• Tomada de decisões mais assertiva e objetiva
• Controle apurado de recursos
• Planejamento mais otimizado

Este guest post foi produzido por Larissa Muhlbauer, analista de marketing da Operand, empresa de Joinville -SC que possui um software simplificado de gestão de projetos. A Operand ajuda Equipes de Projetos, Equipes de Marketing e Tecnologia, Agências de Publicidade, Comunicação, Marketing Digital e outros tipos de negócios a otimizarem a sua gestão e melhorarem a sua produtividade.

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