Treasy | Planejamento e Controladoria

Retrospectiva Novidades no Treasy 2016: um ano de muita evolução e melhorias!

Gilles B. de Paula

Começamos 2017 com força total aqui na Treasy! E durante todo o ano de 2016 não foi diferente. Lançamos literalmente dezenas de novos recursos em nosso software na nuvem para Planejamento e Controladoria para que o seu Processo Orçamentário fique cada vez mais ágil, colaborativo e… simples!

A imagem abaixo representa bem nosso sentimento de missão cumprida!

E para anunciar todas estas novidades, no dia 20/01/2017, realizamos um hangout ao vivo, abordando os diversos recursos que lançamos para facilitar o dia-a-dia da Controladoria e deixar ainda mais fluído o processo de Gestão Orçamentária da sua empresa, como:

E claro, estes foram apenas alguns dos recursos que apresentamos durante o hangout.

Além das novidades, no hangout aproveitamos para adiantar também um pouco do que está vindo por aí com o pré-anúncio de 3 grandes novidades para simplificarmos ainda a Gestão Orçamentária de nossos clientes em 2017. Mas, vamos parar por aqui para não estragar a surpresa!

Para assistir a gravação, basta se inscrever, clicando na imagem abaixo:

E caso você não tenha acesso ao Youtube no trabalho ou prefira consumir as novidades em outro formato, confira na sequência o resumo que criamos das principais novidades anunciadas durante o hangout.

Importações e Integrações

Para iniciar bem a retrospectiva das novidades, vamos falar de um dos recursos que mais poupou tempo e facilitou a vida de nossos clientes. Os novos recursos de importação e principalmente integração com alguns dos principais ERP`s do mercado.

O Treasy se propõe a ser uma solução completa para o planejamento e acompanhamento dos resultados, e sabemos que um dos principais desafios da controladoria após o planejamento é justamente o acompanhamento mensal desses resultados. Isto muitas vezes acarreta em muito trabalho manual de extração e conferência das informações do ERP, colocar na mesma base que o Planejado, formatar tudo isso para só então partir para as análises de desvios.

Sabendo deste desafio, 2016 foi um ano que investimos muito em deixar este processo mais natural.

O primeiro recurso lançado foi uma remodelagem no processo de importação por planilhas. Este recurso já existia mas exigia que a importação fosse realizada em um layout específico que o Treasy fornecia e que fosse realizada mês a mês.

Agora eu não preciso mais de um layout específico. Basta importar qualquer planilha que contenha as colunas com os códigos da sua estrutura orçamentária, independente do formato, número de linhas ou mesmo número de colunas desta planilha. Por exemplo, no caso das Despesas Operacionais, basta conter os códigos da Unidade de Negócio, Centro de Resultado e Conta, contendo também o valor da despesa, com isso já é suficiente para importarmos (as colunas não precisam estar em ordem).

E aqui outra novidade. Agora a importação aceita tanto um único mês, quanto vários meses para facilitar por exemplo, a importação de dados históricos.

Ao informar o arquivo na tela de importação do Treasy, o próprio sistema fará a leitura do Excel e identificar as colunas. Se a descrição das colunas estiverem semelhantes às descrições utilizadas pelo Treasy, ele mesmo já identifica para qual valor do Treasy importar. Do contrário, basta informar à qual valor no Treasy a coluna se refere, ignorar as demais, e verificar as linhas de cabeçalho.

No próximo passo da importação, o Treasy lhe mostra um relatório com possíveis erros no arquivo (exibidos em vermelho) como contas inexistentes e alguns avisos (exibidos em amarelo) como valores duplicados. Neste caso pode escolher o que fazer com esses valores, como somar ou remover os itens duplicados.

Após conferir, o sistema irá iniciar a importação, lhe informando o status da mesma. Pronto, despesas importadas!

Mas para facilitar ainda mais, você ainda pode utilizar nossa integração com os principais ERPs do mercado. Neste caso o processo para trazer o realizado fica ainda mais fácil. Só preciso apertar um botão, e o Treasy busca os valores do seu ERP. Atualmente nós temos integrações nativas com Protheus (Totvs), Sapiens (Senior), Winthor, Alterdata e Sishosp. Mas caso seu ERP não seja um destes, basta avisar que nosso time de produto pode verificar para realizarmos a integração em conjunto.

Auditoria e Razão

Saindo do recurso das importações, no processo orçamentário também precisamos nos preocupar com a segurança dessas informações, pegando nosso exemplo aqui, como eu faço se daqui há alguns dias eu precisar saber por quem e quando foi feita esta importação? E se depois de importado alguém do time de controladoria ou mesmo gestores acidentalmente alteraram algum valor? Ou algum valor de conta está estourando e preciso me certificar de quem informou a rubrica?

Enfim, existem vários cenários onde preciso me certificar da origem e alterações de algum valor do orçamento.

Pensando nisso nós desenvolvemos o recurso de Auditoria nos Valores. Qualquer valor no Treasy é passível de ser auditado bastando apenas clicar com o botão direto sobre o valor, e acessar “Histórico de Alterações”.

Aqui serão exibidas todas as alterações realizadas nessa conta desde sua criação, quem alterou, quando alterou, qual o valor anterior e novo valor informado. Assim você tem ainda mais segurança sobre a origem dos dados.

E aproveitando que estamos aqui, vamos falar de outra novidade importantíssima que é o recurso de Razão.

Principalmente em cenários onde o orçamento conta com a participação ativa de vários gestores, respondendo pelos números e justificando os desvios, é comum que eles não tenham esses números na ponta da língua. Então não basta olhar para o valor final da conta, eles precisam analisar o detalhe dos lançamentos para entenderem porque seus números não saíram como planejado.

E neste contexto, conversando com alguns clientes vimos que a controladoria estava ficando sobrecarregada a cada ciclo de acompanhamento, pois todo mês precisava emitir um relatório com o razão das contas para cada gestor.

Colocamos a mão na massa e desenvolvemos o recurso de razão, onde cada gestor pode analisar o detalhe dos lançamentos de determinada conta que tem acesso. Estes detalhes são armazenados quando se importa o realizado via planilha ou ERPs. Todos os detalhes do lançamento ficam disponíveis diretamente no Treasy. É uma economia de tempo e dinheiro, já que uma das soluções paliativas seria comprar uma licença adicional do ERP para cada gestor ter acesso às informações.

Anexos nos Comentários

Depois de entendermos como ficou mais fácil para a controladoria e gestores acompanharem seus resultados, outro ponto recorrente nos clientes era que, após essas liberações ficou mais fácil descentralizar o orçamento, mas o processo de justificativa dos desvios foi ficando cada vez mais detalhado e volumoso.

Conforme o processo de descentralização evoluía nos clientes, os gestores passaram a sentir a necessidade de não apenas justificar, mas anexar alguma memória de cálculo, comprovante de contas etc., para deixar o processo mais consistente.

Pensando nisso, nosso time de produto lançou o recurso de Anexo nos Comentários e Justificativas. Agora, além do gestor inserir sua justificativa em texto, pode anexar qualquer tipo de arquivo à sua conta. É só acessar a conta em questão, neste exemplo minha conta de Despesa de Viagem está com um desvio, e vou anexar meu relatório de despesas para justificar.

Pronto, minha conta está justificada e com o relatório disponível para download.

Restrição de Horários

E quanto mais nós preparamos o Treasy para ser colaborativo e promover o engajamento de diversos gestores, também precisamos cada vez mais nos preocuparmos com o acesso às informações do processo. Neste sentido, mais um recurso de segurança lançado este ano foi o recurso de Restrição de Horários.

Se antes você já podia definir cada Conta, Centro de Custo etc., que um gestor poderia visualizar ou alterar, agora você também pode configurar os horários em que o sistema fica acessível para os gestores realizarem seu Planejamento e Acompanhamento.

Se você deseja manter o sistema aberto apenas em horário comercial por questões trabalhistas, ou quer por exemplo estender o horário apenas no período de planejamento, basta configurar aqui as faixas de horário desejadas para bloqueio e liberação da solução.

Aplicação de Valores em Lote

Outro recurso importante para ganho de tempo nas Projeções e Simulações Orçamentárias é o recursos de Aplicar Valores em Lote.

Este recurso gera ganho de tempo na aplicação de índices, reajustes, dissídios ou qualquer operação que envolva alteração de um grande volume de dados.

Para exemplificar, vamos usar o cenário aqui na Campos Alimentos onde preciso realizar uma simulação onde minhas receitas do canal de vendas “Atacado” precisam aumentar em 10%, indiferente ao produto vendido.

Para não precisar alterar cada produto do canal, simplesmente seleciono o Canal, seleciono o nó raiz da Estrutura de Produtos (ou seja, selecionando todos os produtos) e acesso o recurso de Aplicar Valores em Lote.

Aqui basta informar o percentual desejado, o período, em quais estruturas irei ajudar e aplicar. Pronto, todos os produtos do canal foram alterados assim como as demais Peças Orçamentárias como Deduções de Vendas e Custo Variável, que variam conforme a Projeção de Receita.

Um exemplo ainda mais comum para o uso deste recurso é em Gastos com Pessoal. Ao projetar as Despesas com Pessoal, é comum nos depararmos com um cenário de dissídio coletivo em determinada época do ano. O dissídio pode afetar o salário base de grande parte da folha, e neste caso, o recurso de Aplicar Valores em Lote pode novamente nos auxiliar.

Basta selecionar a Unidade de Negócio, Centro de Custo e o agrupamento de Cargos e Funcionários desejado, acessar o recurso de Aplicar Valores em Lote  e configurá-lo para um aumento percentual, informar o percentual e a partir de qual mês o reajuste entrará em vigor. Está pronto nosso dissídio, sempre lembrando que o módulo de Gastos com Pessoal projeta automaticamente todas os Encargos e Benefícios, e neste caso, os Encargos que utilizam como base de cálculo o salário, serão impactados também.

Despesas Variáveis

Falando em módulos, adicionamos dois novos módulos para deixar o orçamento dos desembolsos ainda mais completo: Despesas Variáveis e Outras Despesas.

Começando por Despesas Variáveis. Este módulo foi pensado idealmente para a realização da projeção das despesas que possuem vínculo com a venda, mas não de forma direta (como o Custo Variável ou Deduções, por exemplo). Podemos utilizar como exemplo o frete ou a gasolina da frota utilizada pela equipe comercial.

O módulo compartilha a estrutura de Unidades de Negócios e Centros de Resultados já cadastrados no Treasy, bastando apenas criar as contas específicas. E aqui todos os recursos de Aplicar Valores em Lote, Auditoria, Importações etc., também estão disponíveis.

A diferença entre Despesas Variáveis e Despesas Operacionais, é que os valores lançados em Despesas Variáveis terão impacto sobre a Margem de Contribuição Líquida da empresa, enquanto os valores lançados em Despesas Operacionais afetarão apenas o EBITDA.

Outras Despesas

Já o módulo de Outras Despesas veio para comportar as projeções de despesas financeiras e outras despesas da empresa. Aqui temos como exemplo as contas de juros e multas.

Este módulo utiliza a mesma estrutura de despesas que comentamos antes, com Unidades de Negócio e Centros de Resultados e também possui todo o ferramental disponível nos demais módulos.

A diferença entre Despesas Operacionais e Outras Despesas, é que os valores lançados em Despesas Operacionais terão impacto sobre o EBITDA da empresa, enquanto os valores lançados em Outras Operacionais afetarão apenas o Resultado Operacional.

CMV por Canal de Distribuição

Mudando um pouco o foco das despesas, no módulo de Custos Variáveis também temos novidades. Nossos clientes do setor de comércio tinham dificuldade quando o Custo da Mercadoria Vendida (CMV) variava conforme o Canal de Distribuição (por comprar de região diferente, impostos diferentes etc).

E agora o Treasy possibilita (assim como no Preço de Venda) projetar e acompanhar o custo diferenciado por Produto e Canal de Distribuição.

Para quem não tem este cenário, basta utilizar o recurso de Aplicar Valores em Lote para inserir o mesmo custo de compra para todos os Canais de Distribuição.

Produtos Intermediários

Também tivemos novidades para quem trabalha com o CPV (Custo dos Produtos Vendidos), com o lançamento do novo recurso de Produtos Intermediários. Agora indústrias que trabalham com fichas técnicas complexas e com diversos níveis, podem cadastrar toda a ramificação do custeio no Treasy sem retrabalho.

Para cadastrar um Produto Intermediário basta acessar o módulo de Matéria-Prima e realizar o cadastro, como no exemplo abaixo, da Campos Alimentos onde criamos um mix de frutas que será a base para outros produtos de venda.

O cadastro irá solicitar a descrição, código e depois o tipo de produto cadastrado:

Assim que o Produto Intermediário for cadastrado, ficará disponível para alocarmos as Matérias-Primas da sua composição e até mesmo como base para outros Produtos Intermediários. E após realizado sua composição, ele pode ser utilizado diretamente na ficha de outros produtos finais.

Neste exemplo da Campos Alimentos, são comercializados vários Mix de Frutas com sabores diferenciados, mas todos utilizam como base o produto intermediário “Bases do Mix de Frutas” em sua composição. Como já alocamos as Matérias-Primas em comum na composição do produto base, os demais mix podem utilizar diretamente esta base em sua composição, assim, qualquer alteração de preço ou composição da base, será refletido nos demais produtos que o utilizam.

E é claro, quando analisarmos nosso DRE para entender nossa linha de custo, ele irá realizar todos os cálculos de custeio considerando toda a ramificação de produtos e produtos intermediários do seu custo.

Exportação Analítica e Sintética do DRE

Aproveitando que estamos falando de análise do DRE, temos uma novidade aqui também.

Agora ao realizar a exportação deste relatório, o Treasy irá exportar sempre duas abas na planilha: analítica e sintética. Onde na sintética temos apenas uma visão macro das linhas de receita, deduções etc., e na aba analítica temos todo o detalhamento dos dados.

Algo importante a comentar é que na visão sintética, o Treasy exporta o relatório com exatamente a imagem da consulta que estava sendo realizada em tela, ou seja, com as mesmas aberturas e configuração de colunas, filtros e inclusive dos níveis de drill-down que estavam abertos.

Novo Dashboard

E depois de todos estes recursos para melhorar suas projeções, também tivemos uma grande novidade para melhorar suas análises! Para encerrar com chave de ouro os lançamentos de 2016, tivemos nosso dashboard principal totalmente reformulado.

Além de ter sua aparência modificada, agora podemos criar quantos dashboards forem necessários para nossas análises, e preenchê-los com indicadores configurados por nós.

Neste exemplo eu tenho um Dashboard para cada região de vendas. Mas posso também criá-los por departamento, por unidade e filtrar cada conta desejada nos indicadores.

Este recurso além de proporcionar uma melhor apresentação dos resultados e poder de análise, também facilita para que os gestores de departamento entendam melhor seu números, visualizando apenas a informação necessária e de forma bem visual, bem mastigada.

Você também pode configurar aqui o tipo de gráfico (linhas, colunas ou indicador) a ser utilizado, a fonte dos dados (Faturamento, Margem de Contribuição, EBITDA, etc.), o tamanho do gráfico, filtros e tudo mais que for necessário para seus reportes.

Algumas novidades já programadas para 2017

Mas chega de falar de passado, e como uma empresa de planejamento, vamos falar do que nos aguarda!

Para 2017 nossa meta é empoderar ainda mais a área de planejamento e controladoria. Queremos que nossa solução faça todo o trabalho manual para eliminarmos qualquer tipo de tarefas operacionais como manutenção de planilhas paralelas, cobrança pelos desvios ou cobrando o prazo do orçamento.

Acreditamos que desta forma estaremos liberando tempo para que a controladoria foque no que de fato importa: análise e entrega de insights sobre os resultados da empresa.

E nesse contexto, estamos lançando nosso recurso de Workflow Orçamentário, não vamos apenas eliminar as planilhas do processo mas também atuar para engajar os gestores com o processo orçamentário e auxiliá-los a entenderem seus números, participarem ativamente e tornar o processo muito mais focado em resultado.

E ainda no primeiro trimestre de 2017 teremos o lançamento de um recurso de Relatórios Customizáveis para facilitar ainda mais a emissão e análise de relatórios departamentais, dando mais flexibilidade para os relatórios da controladoria e facilitando a entrega de informações para os gestores de cada área.

Além disso, várias melhorias menores de desempenho e com foco em melhorar atividades da rotina de controladoria. E é claro, contamos com vocês que nos acompanham e nosso clientes para sugerirem o que falta para entregarmos mais resultado no processo de vocês.

Resumindo

Foi um ano de muita evolução no Treasy, veja um resumo:

Além disto, estamos trabalhando em várias novas melhorias para empoderar ainda mais a controladoria com recursos que vão ajudar a:

E claro, estamos sempre abertos a sugestões. Basta entrar em contato com o consultor que está mais acostumado a conversar e nos deixe saber, para que possamos tornar o Treasy cada vez mais simples e completo para você e sua empresa!

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