Tudo sobre Metodologia Scrum: o que é e como essa ferramenta pode te ajudar a poupar tempo e gerir melhor seus projetos

Em meio à correria do dia a dia, alcançar bons resultados no gerenciamento de projetos, mantendo-os dentro do tempo e dos custos pré-determinados é, com certeza, um desafio para qualquer profissional. Nesse sentido, já falamos aqui no blog sobre o 5W2H e hoje vamos falar sobre a ferramenta Scrum, uma metodologia Agile que pode ajudar muito na gestão de projetos (de qualquer área ou setor).

Mas você sabe o que é Scrum e como utilizar essa ferramenta de gerenciamento de projetos na prática? Não? Então você veio ao lugar correto!

Fique conosco e confira como o modelo Scrum de desenvolvimento de projetos pode trazer agilidade e aumentar a produtividade em sua empresa!

Tudo sobre o que é Scrum

Esse é um termo já bem popular no mundo da tecnologia, sendo largamente utilizado por times de desenvolvimento de software, mas por incrível que pareça, quase completamente desconhecido por profissionais de outras áreas, incluindo os profissionais de planejamento e controladoria.

O Scrum, apesar do nome estranho, traz uma abordagem à gestão de projetos e foi desenvolvida por Jeff Sutherland, que, no vídeo abaixo (em inglês, do TEDx), fala sobre a inspiração que o levou a desenvolver a técnica.

De forma resumida, como piloto da aeronáutica, para ele, era possível comparar o processo de gestão e finalização de um projeto com a delicada missão de pousar um avião. De acordo com ele e sua experiência enquanto piloto, o grande desafio de pousar um avião consiste no fato de que não existe uma fórmula fixa para fazer isso. Então, a todo segundo, o piloto precisa fazer ajustes para adequar a aeronave à rota de pouso. O mesmo vale para um grande projeto, que envolve várias pessoas e uma enorme complexidade de atividades.

Partindo desse princípio, a metodologia Scrum Agile propõe que um projeto seja dividido em diversos (pequenos) ciclos de atividades, com reuniões frequentes para que a equipe possa alinhar o que vem fazendo e pensar formas de melhorar o processo com agilidade. Assim como no caso do avião, essa metodologia propõe que o projeto seja acompanhado sempre bem de perto e passe por mudanças de planejamento o tempo todo, de forma livre e pouco engessada.

Uma pequena observação: muitos profissionais se referem ao Scrum como uma metodologia Ágil, e não estão errados. A metodologia Ágil (ou Agile em inglês) são “métodos e práticas baseadas nos valores e princípios expressos no Manifesto Ágil (Agile Manifest)” e o Scrum é um framework (ou uma ferramenta) que é usada para implementar o desenvolvimento Ágil.

Na imagem abaixo fica fácil de entender esse funcionamento e na sequência vamos explicar cada um dos termos da figura.

Você sabe o que é Sprint no Scrum? E o quadro Kanban? Muitas vezes os jargões e palavras técnicas usadas na Gestão Empresarial para explicar como algo funciona podem ser mais complicadas do que funcionamento em si. Esse é o caso do vocabulário relacionado ao modelo do Scrum.

Por isso, preparamos um mini-glossário básico para entender o vocabulário de desenvolvimento do Scrum:

• Sprints: é o nome dado para os ciclos de cada projeto. Em geral são ciclos mensais e são determinados para que as tarefas sejam realizadas.
• Product Backlog: é o nome dado para o conjunto de objetivos de um projeto. No caso de um projeto de desenvolvimento de software (para o qual o Scrum foi pensado inicialmente), é o nome dado ao pacote de funcionalidades a serem desenvolvidas em um projeto.
• Sprint Planning Meeting: são reuniões periódicas que acontecem no início de cada sprint, ou ciclo, para planejar e priorizar os itens do Product Backlog que serão desenvolvidos naquele período.
• Sprint Backlog: é como se chamam as tarefas específicas que serão realizadas e desenvolvidas em cada ciclo, ou sprint.
• Daily Scrum: essa é uma reunião diária para acompanhamento do projeto. A ideia é que toda a equipe se reúna diariamente para discutir as atividades desenvolvidas, disseminar conhecimento, identificar impedimentos e priorizar o trabalho daquele dia. Um ponto interessante é que o Scrum propõe que estas reuniões sejam realizadas com os participantes em pé, exatamente para serem rápidas e objetivas.
• Sprint Review Meeting: essa é a reunião que acontece ao final de cada sprint para que a equipe apresente o que foi realizado e os resultados do trabalho daquele ciclo. A ideia é que depois dessa etapa, todos sigam para o próximo ciclo.

Além do planejamento, o Scrum foca muito no acompanhamento constante do projeto. As reuniões são rápidas e frequentes, com a equipe se reunindo o tempo todo para trocar experiências e avaliar o que foi feito, bem como, planejar as próximas atividades.

Mais do que isso, o Scrum bate bastante na tecla da transparência na gestão. Uma das regras mais importantes da metodologia é que todos no projeto saibam o que está sendo feito e que as atividades de cada ciclo sejam mostradas para toda a equipe de forma visual (no geral e diariamente). O caso do quadro Kanban de Scrum é um bom exemplo e que pode ser até feito online, em uma ferramenta de gestão de projetos. como o Trello. Veja um exemplo de quadro Kanban aqui.

As equipes de projetos geridos com a metodologia Scrum são compostas basicamente por três papéis:

• Product Owner
• Scrum Master
• Time de Desenvolvimento

Podem haver outros papéis ao usar Scrum, mas o framework básico requer apenas os três listados aqui. Vamos ver um pouco mais sobre cada um deles.

Product Owner

Product Owner (PO) é o ponto central com poderes de liderança sobre o produto (objeto final do projeto). Ele é o único responsável por decidir o que será feito e em qual a ordem de prioridade.

É responsabilidade do PO comunicar a todos os outros participantes, uma visão clara do que a equipe Scrum está buscando alcançar no projeto. Como tal, ele é responsável pelo sucesso global do projeto.

Para garantir que a equipe construa rapidamente o que o Product Owner precisa, ele deve colaborar ativamente mantendo a filosofia Agile com o Scrum Master e equipe de scrum e deve estar disponível para responder às perguntas tão logo sejam feitas.

Scrum Master

O Scrum Master é responsável por ajudar a todos os envolvidos a entender e abraçar os valores, princípios e práticas do Scrum.

Ela age como uma espécie de coach, executando a liderança do processo e ajudando a equipe Scrum (e o resto da organização) a desenvolver sua própria abordagem do Scrum, que tenha o melhor desempenho, respeitando as particularidades da organização.

O Scrum Master também tem um importante papel de facilitador no desenvolvimento de projetos com Scrum. Ele deve ajudar a equipe a resolver problemas e fazer melhorias no uso do Scrum, sendo o responsável por proteger a equipe contra interferências externas e assumindo um papel de liderança na remoção de impedimentos que possam atrapalhar a produtividade.

Normalmente o Scrum Master não tem autoridade para exercer o controle sobre a equipe, o que o diferencia do papel tradicional do Gerente de Projeto. Para entender o que é Scrum Master de verdade, é só pensar na diferença fundamental: o Scrum Master age como um líder, não como um gerente.

Time Scrum

Em projetos tradicionais são criadas várias “castas” com cargos e funções bem delineadas. Na metodologia Scrum é definido o papel do Time de Scrum, que é simplesmente a junção de todas essas pessoas em uma equipe multidisciplinar e são responsáveis pela concepção, construção e testes do produto final do projeto.

A ideia principal é que a equipe se autogerencie para determinar a melhor maneira de realizar o trabalho para atingir a meta estabelecida pelo Product Owner.

Os times de Scrum geralmente são pequenos (entre 5 e 10 pessoas), mas o scrum pode também ser usado em projetos que exigem equipes muito maiores. No entanto, ao invés de ter uma equipe Scrum com, digamos, 30 pessoas, não concorda que seria melhor ter entre 3 ou mais times, cada um com menos pessoas?

Jeff Sutherland publicou em 2014 um livro sobre o que é o Scrum, para explicar e popularizar a metodologia. Na obra, ele apresenta alguns princípios básicos do Scrum, que foram resumidos nesta matéria da INC. Antes mesmo de pensar em fazer um curso de Agile Scrum, confira os principais pontos relacionados a essa metodologia:

• Reuniões diárias: rápidas e objetivas. Em apenas 15 minutos é possível repassar os principais pontos, discutir obstáculos e alinhar as atividades entre a equipe.
• Mostrar o trabalho de forma visual usando o quadro Kanban Scrum: em geral, as empresas perdem muito tempo de seus funcionários em reuniões com apontamentos sobre o que está sendo feito, o que foi concluído e o que está parado. Uma forma simples de resolver isso é criar um registro visual para demonstrar o andamento das tarefas. Para isso, o quadro Kanban Scrum é a ferramenta ideal. Basta criar um enorme painel com todas as atividades (e o status de cada uma) e colocá-lo onde todos possam ver. Assim, não é preciso perder tempo falando, as pessoas já saberão sobre o status do projeto apenas observando. Crie o seu quadro Kanban Scrum em uma ferramenta de produtividade como o Trello.
• Equipes enxutas: uma das dicas do especialista é manter equipes pequenas, com até 10 pessoas. Estudos comprovam que equipes enxutas trabalham mais rápido e melhor do que grandes times. Você pode utilizar aqui a regra two pizzas team do Jeff Bezo´s (CEO da Amazon), que diz que o tamanho ideal de uma equipe é que ela possa ser alimentada por duas pizzas.
• Nada de títulos de função: estudos também demonstram que quando não são criados títulos para as pessoas que possam limitar o entendimento de seu papel dentro de uma equipe, elas trabalham melhor.
• Priorização: quando várias coisas são prioridade, nada é uma prioridade. Então, para que algo realmente seja feito, a metodologia scrum propõe que as atividades devem ser priorizadas. Uma coisa de cada vez.
• Heroísmo não é um bom sinal: quando uma equipe vira noites e consegue entregar um projeto às custas de muito, mas muito esforço (naquele ponto que chamaríamos até de ato heroico) você deve ficar alerta. Esse sinal pode indicar que a forma como aquele time trabalha precisa ser revista. Um time sobrecarregado em algum momento vai falhar.