Com isso, cada vez mais, as empresas tentam fugir das planilhas (onde o problema é ainda maior!) e procuram soluções de mercado para simplificar e dar velocidade ao seu processo de orçamento. E a característica de ordem na busca dessa solução é facilidade no uso da ferramenta.
Essa “facilidade de uso” nos diz o quão prático é para os usuários chaves se adaptarem a esta ferramenta, além de também ser mais acessível para pessoas sem o conhecimento e background financeiro que ainda precisam extrair informações estratégicas do seu orçamento.
Essa usabilidade prática vai garantir o sucesso na adoção da ferramenta e na melhoria do processo, garantindo o investimento a longo prazo.
Neste artigo, vou abordar justamente como analisar esta “facilidade de uso” ao procurar por soluções de mercado, como identificá-las e qual a importância de cada ponto para garantir o sucesso do seu orçamento.
- 1) Garante o engajamento de toda empresa?
- 2) É fácil de aprender?
- 3) A interface é efetiva?
- 4) A solução gera eficiência?
- 5) Você vai conseguir extrair análises consistentes?
- 6) A solução é colaborativa?
- 7) A solução é confiável?
- 8) A solução promove a transparência de dados?
- 9) A solução é self-service?
- 10) A solução conta com a conveniência da nuvem?
- 1) Mais tempo para pensar = Orçamento como ferramenta estratégica
- 2) Aumente o ?sentimento de dono? pelos resultados
- 3) Dados Fiéis e Transparentes
- 4) Economia de tempo e menos frustrações
- 5) Um grande retorno para o dinheiro investido
A busca por uma solução de orçamento
Para entender o contexto na busca de uma solução simples (e não confundir com simplista), vamos contar um pouco do dia a dia de um controller (normalmente, o profissional responsável pelo orçamento). Para isso, vamos utilizar um personagem fictício: o Paulo.
Paulo é o controller em uma empresa de médio porte. Ele possui uma vasta experiência na área financeira e orçamentária. Mesmo com um conhecimento e currículo profissional respeitável, o CFO da empresa sempre “olha estranho” para ele quando precisa justificar o tempo que gastou com a elaboração do orçamento.
Paulo ficou apenas duas semanas elaborando os templates que iria utilizar. Depois disso, precisou enviar e-mails, telefonar e até mesmo ir pessoalmente na mesa de cada um dos gestores cobrar a entrega das previsões orçamentárias de cada setor (para alguns gestores, o Paulo ainda teve que explicar a dinâmica do template elaborado). Por último, Paulo precisou compilar todas essas planilhas que dos diversos gestores que compartilhou, verificando com cuidado as fórmulas, links, contas, formatação e finalmente, criar uma “Planilha Consolidada”. Pode acreditar: é bem trabalhoso!
Mas, Paulo não está sozinho! Saiba que centenas de milhares de empresas utilizam planilhas no seu processo orçamentário (inclusive, a sua provavelmente). Quando estes profissionais procuram ferramentas no mercado, com frequência encontram soluções que nada mais são do que uma planilha de Excel sistematizada e que resolvem apenas uma pequena parte do problema.
O nosso personagem Paulo e demais profissionais de controladoria precisam de uma solução que seja fácil de usar não apenas para ele, mas para os demais gestores envolvidos no processo. Além disso, é necessário que seja rápida, que entregue relatórios poderosos e que auxilie na tomada de decisão dos gestores.
É claro que, além da facilidade de uso, há um checklist grande de premissas que esta solução precisa atender para se adequar ao processo de orçamento da empresa, incluindo: preço, tecnologia, suporte, etc. Em nosso blog mesmo, já escrevemos sobre como escolher a Solução de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa. Então, é essencial “não se perder” na análise de soluções, levar em conta todos os pontos sem deixar a facilidade de lado, nós vamos passar várias dicas para lhe ajudar!
Recurso X Funcionalidade
“Você já viu rio subir morro?”. A frase do diretor da Millah Brinquedos, Paulo Mangold, exemplifica a importância de a ferramenta ser simples e fácil de usar.
Recurso ou Funcionalidade, o que é mais importante? Familiaridade ou Facilidade de Uso? Para responder estas perguntas, é importante olhar o “big Picture”, analisar o processo como um todo. Se a sua ferramenta atual é o Excel, ela já possui milhares de recursos e muita familiaridade... É isso que você irá buscar em uma solução de mercado?
Pense nas atividades que você precisa realizar e como elas poderiam ser mais fáceis, procurar uma solução familiar e cheia de recursos é uma maneira de duplicar o processo que você já tem hoje, provavelmente continuando com os mesmos desafios.
As soluções de mercado comumente oferecem uma vasta listagem de recursos, é preciso analisar cautelosamente o que você e os demais envolvidos realmente precisam. Será que os gestores sem background financeiro conseguirão utilizar uma ferramenta complexa e cheia de recursos? Ou eles acabarão pedindo para você enviar um template de planilha com medo de acessar a solução?
Pense nessa escolha como comprar um carro. Você procura a versão mais bonita, com aquecimento no assento e teto solar, mas você não deixa de verificar se aquele modelo é seguro, se dá muita manutenção e se está de acordo com seus demais familiares.
Portanto, busque uma solução “amigável”, com funcionalidades que realmente entregam valor ao processo e que não é apenas familiar a você, mas fácil de usar para os demais envolvidos. Neste cenário, atente para alguns pontos cegos na hora de analisar a facilidade de uso para não ver a adoção da solução se tornar um pesadelo (caro) no seu primeiro exercício orçamentário.
Evitando pontos cegos na escolha da solução de orçamento
Implantação
- O processo está documentado de maneira clara?
- Quanto tempo realmente levará?
- Quais são todos os custos envolvidos?
- Quem fará a implantação? O fornecedor? Um terceiro? Esta pessoa é especializada?
Sua empresa precisa entender muito bem o escopo da implantação. É importante entender as horas necessárias não somente do fornecedor, mas também a energia interna necessária para ter a solução implantada.
Após implantado, o primeiro exercício de orçamento ou os primeiros meses de acompanhamento dos resultados também são desafiadores, e é importante saber o comprometimento do seu fornecedor.
E não menos importante é conhecer o profissional responsável pela implantação, ele deve ser um especialista não apenas na solução, mas no processo orçamentário como um todo, e quanto mais visão de dono tiver durante o processo, melhor (essa informação é mais fácil de conseguir ouvindo outros clientes que já passaram pelo processo).
Nós aqui da Treasy temos foco total no cliente durante a implantação, garantindo o sucesso do cliente e entregando uma solução self-service de Planning and Budgeting que dá total autonomia e independência dos usuários envolvidos.
Treinamento
- Quanto tempo vai levar para treinar os usuários do financeiro?
- Quanto tempo vai levar para treinar os usuários finais?
- O treinamento é flexível de acordo com as necessidades da empresa?
- O quão fácil vai ser para você treinar novos usuários? Ou você sempre vai ter que pagar por um treinamento avulso?
O tempo de treinamento está diretamente relacionado à facilidade de uso da solução. Este tempo deve ser mensurado não apenas levando em conta a controladoria, mas os demais gestores envolvidos no processo.
E lembre-se: ao trazer novos funcionários para o processo, você vai precisar novamente passar por isso e, muitas vezes, vai ser cobrado novamente.
A dica aqui é que, quando a solução é fácil de utilizar, você já consegue entendê-la facilmente em um período de teste da ferramenta (ou “trial”). Em 40 minutos, por exemplo, você consegue entender toda a usabilidade e replicar esse conhecimento facilmente para novos usuários com ou sem background financeiro. Ou seja, você fica independente do seu fornecedor, deixando ele também mais a par de seu orçamento setorial! Todos ganham!
Manutenção
- Será fácil para você e sua equipe realizar a manutenção do sistema?
- O que você precisará fazer para manter o sistema no ar?
- Você precisará do setor de T.I? Por quanto tempo?
Você já sabe como é ser dependente da área de Infraestrutura da empresa se já utiliza planilhas, problemas de desempenho, backup, inconsistência e etc. Procure uma solução que você não precise esperar e depender do setor de Infra ou “T.I”.
Neste ponto, fica mais fácil buscar soluções em nuvem, onde o fornecedor fica responsável pela disponibilidade, backup, segurança e auditoria dos dados.
Ajuda e Suporte
- Como e com quem vou falar quando precisar de ajuda?
- Quanto tempo levará para obter o primeiro contato?
- Quanto tempo até o problema ser identificado e corrigido?
Aqui entra novamente a importância de uma solução fácil de usar. Você precisa entender se terá autonomia para resolver problemas simples (se há conteúdo, vídeos, FAQ, chat etc) ou, caso ocorra algum problema, se os tempos de resposta e resolução serão aceitáveis.
Fica mais fácil ter uma ajuda e suporte de maior qualidade quando você possui vários canais de comunicação com o fornecedor, e também quando são profissionais experientes do outro lado da linha. Às vezes, você não precisa apenas tirar uma dúvida técnica, mas um aconselhamento conceitual, é importante verificar se poderá contar com esse tipo de expertise.
10 pontos para ficar de olho ao escolher uma solução de orçamento
1) Garante o engajamento de toda empresa?
Oferecer uma experiência amigável e agradável (mesmo que o uso do sistema seja parte obrigatória da rotina deste profissional) aumenta significativamente o engajamento.
A solução escolhida deve ser prazerosa e satisfatória de utilizar, pensada para o usuário e com visual atrativo. E é claro que essas qualidades devem ser apropriadas à tarefa em questão, relevante para o usuário e significativa para o processo como um todo.
Quando uma solução de orçamento gera engajamento, é muito mais provável que será utilizada com todo o seu potencial, o que significa que o seu processo orçamentário irá contribuir muito mais para os objetivos da sua empresa, gerando ROI naturalmente.
2) É fácil de aprender?
“É mais fácil adaptar a tecnologia ao usuário do que o usuário a tecnologia”.
Um bom sistema é aquele que qualquer um consegue começar a utilizar com o mínimo de treinamento. A solução ideal deve permitir aos usuários adequarem sua rotina sem grandes mudanças, novamente, sempre abrangendo usuários financeiros mas também os demais envolvidos no ciclo orçamentário que não possuem tanta familiaridade com o orçamento.
Além disso, a solução estará em constante evolução e as novas funcionalidades devem fazer sentido para o contexto da empresa e serem facilmente compreendidas pelos usuários.
3) A interface é efetiva?
Se o sistema é realmente fácil de usar, você não deve pensar muito sobre o sistema durante o seu uso. As tarefas dentro da solução devem ser fluidas e acontecerem naturalmente.
Você não está buscando uma planilha de Excel mais robusta, mas sim uma solução onde os usuários envolvidos saibam exatamente o que precisam fazer, sem excesso e sem falta de informação para sua necessidade específica, em uma linguagem clara e objetiva. Simples, sem excessos, mas ao mesmo tempo com a informação relevante para a tomada de decisão a poucos cliques de distância.
4) A solução gera eficiência?
Uma solução com um interface simples e pensada para o usuário (com uma metodologia embutida) gera eficiência. É uma conta simples, menos tempo e esforço gasto na navegação e escolhendo ações no sistema permite ao usuário dedicar mais tempo para pensar sobre os números e insights e menos tempo pensando em como manusear um sistema.
Também é fundamental avaliar se você vai contar com uma solução unificada para a Gestão Orçamentária. É comum as soluções de mercado ofertarem sistemas divididos em módulos, onde você terá o orçamento, acompanhamento dos resultados, relatórios gerenciais, indicadores, simulações de cenários etc em módulos distintos, muitas vezes se integrando de maneira duvidosa e provavelmente com interfaces diferentes. Uma verdadeira bagunça para os usuários! A solução ideal deve ser unificada, de maneira transparente.
5) Você vai conseguir extrair análises consistentes?
Contar com análises consistentes proporciona ao usuário uma maior segurança na hora de gerir o orçamento e reportar valores.
O sistema deve cuidar de maneira automática de algumas consistências lógicas do orçamento, não deixando tudo a cabo do usuário final. A projeção das vendas, por exemplo, deve influenciar nas projeções de deduções e custo de maneira automática. Os complexos cálculos da projeção de Gastos com Pessoal devem ser facilitados com padrões de mercado para cálculo de encargos, benefícios e horas extras.
Contar com uma solução onde estas análises estão “conectadas” vai garantir muito mais segurança para o controller apresentar um relatório de resultado para a diretoria, tendo certeza que as suas projeções estão consistentes.
6) A solução é colaborativa?
Como já falamos, o processo de orçamento envolve muitas pessoas de diferentes perfis e necessidades.
Usuários financeiros (controladoria, CFO entre outros) irão exigir muito mais da solução, utilizando funcionalidades avançadas, extraindo relatórios, analisando indicadores, desvios etc.
Enquanto isso, gestores de outros departamentos muitas vezes utilizam a solução de orçamento de maneira muito pontual, apenas inserindo as previsões para seu setor e justificando alguns desvios.
A solução deve não apenas estar pronta para acomodar estes usuários como também ser pensada para que cada perfil tenha acesso somente ao que é realmente necessário para realizar suas funções. Assim a solução gera mais engajamento e atende ao processo como um todo.
7) A solução é confiável?
Confiança é o próximo item fundamental durante a escolha de um sistema. Uma solução pode contar com vários recursos, ter uma excelente base de ajuda e suporte e ser fácil de usar, mas se não é confiável todos estes itens são irrelevantes.
Um sistema confiável é aquele que você utiliza com a certeza de que não irá ocorrer travamentos ou gerar dados inconsistentes para você tomar decisão. O sistema deve ser pensado para eliminar ou diminuir ao máximo a possibilidade de erros, inclusive humanos.
Quando você trabalha com planilhas de Excel, normalmente está ciente dos perigos que o circunda: erros de fórmula, inconsistência nos dados, informações desatualizadas, lentidão, perda de informação etc. Este cenário fica mais crítico quando você envolve outros gestores para trabalhar neste ambiente.
Ao procurar um sistema especializado para profissionalizar seu orçamento, tenha certeza que os mesmos desafios enfrentado nas planilhas não irão lhe acompanhar no seu novo investimento.
8) A solução promove a transparência de dados?
Como o sistema chegou a estes resultados? Este é o conceito de transparência. Os usuários devem conseguir analisar não somente a informação crua do seu departamento, por exemplo, mas ter a possibilidade de “cavar mais fundo” na informação e entender os resultados, desvios, conta a conta, item a item.
Quando você tem este nível de transparência e dá as ferramentas necessárias para os usuários entenderem o seu orçamento, elas começam a enxergar muito mais valor no processo, e fica mais fácil criar uma base de conhecimento do orçamento, além dos gestores utilizarem estas informações de maneira estratégica.
9) A solução é self-service?
A capacidade de ser “self-service”, ou seja, que a empresa consiga utilizar e gerar resultados com a solução de maneira autônoma e independente é um aspecto muito importante.
O quanto seus usuários conseguirão trabalhar de maneira autônoma sem contato com o financeiro, e o quanto seus usuários financeiros conseguirão realizar seu trabalho sem o contato com a T.I ou com o fornecedor do sistema?
Um sistema focado em autonomia deve contar com algumas características:
- O usuário deve realizar tarefas rapidamente com poucos cliques;
- O sistema deve abstrair a complexidade das tarefas, mas ainda assim dar a possibilidade de usuários avançados realizarem tarefas complexas;
- Usuários devem conseguir retirar relatórios de maneira instantânea e de acordo com suas necessidades;
- O sistema deve fornecer informações suficientes para que os usuários resolvam a maioria dos problemas de maneira autônoma;
Estas características só são atingidas por sistemas desenvolvidos com o foco no sucesso e independência do usuário.
10) A solução conta com a conveniência da nuvem?
Um dos grandes benefícios dos sistemas em nuvem é que eles podem ser acessados a qualquer momento, de qualquer lugar. As atualizações no sistema (de melhorias e também de possíveis inconsistências) são constantes, além da infraestrutura, segurança e backups também serem transparente para sua empresa. Não é necessário o envolvimento do setor de T.I.
Além disso, sistemas desenvolvidos para a nuvem em sua grande maioria contam com interfaces mais atuais e intuitivas, comparado a outros modelos de sistema.
O modelo em nuvem permite às empresas pagarem por uma solução completa, sem nenhum tipo de infraestrutura interna custosa para suportar tal aquisição.
Os 5 maiores benefícios de uma solução de orçamento fácil de usar
1) Mais tempo para pensar = Orçamento como ferramenta estratégica
Quando você encontra uma solução efetiva e que promove maior engajamento no processo orçamentário, os envolvidos irão passar mais tempo no que realmente importa: analisar de forma profunda e estratégica os números e seus impactos na empresa.
Com um processo mais detalhado e com análises consistentes, fica muito mais fácil entender o real impacto de novas receitas, o custo real de novas iniciativas e a eficácia real do seu orçamento.
Este ambiente colaborativo promovido pela solução vai fazer com que o orçamento se torne uma ferramenta estratégica de alinhamento de objetivos entre os gestores e a empresa.
2) Aumente o “sentimento de dono” pelos resultados
O sentimento de dono ocorre quando os usuários compreendem seus números e todos entendem de onde os valores estão vindos e como convergem para os objetivos da empresa. Estudos têm mostrado uma forte ligação entre a participação efetiva nos processos e o sentimento de dono¹.
Quando você torna os usuários autônomos com uma solução de orçamento fácil de usar, o processo começa a gerar um forte sentimento de comprometimento com os resultados.
Além disso, o baixo nível de engajamento dos usuários à soluções de mercado, é o principal fator para o fracasso na implantação de sistemas comuns. Se os usuários sentem dificuldade na utilização da ferramenta, eles simplesmente abandonam ou realizam o processo da maneira mais pobre possível.
3) Dados Fiéis e Transparentes
O fácil acesso aos dados do orçamento, tanto de maneira macro quanto detalhada, fará com que os gestores eliminem desculpas e pequenas discussões internas para “fatiar” o orçamento da empresa. O acesso à informações de maneira fácil e transparente irá possibilitar a tomada de decisões e resolução de problemas de uma maneira muito mais “data-driven”, afinal, os números não mentem!
4) Economia de tempo e menos frustrações
Um sistema pensado para o usuário, fácil e rápido, aliado a uma implantação enxuta e objetiva (que agregue valor à empresa sem a “gordurinha” convencional dos projetos) irá garantir que o seu orçamento esteja sistematizado em um curto período de tempo, com um projeto menor de implantação, fica muito mais fácil enxergar o ROI da solução.
Após a implantação, a característica “self-service” do sistema vai proporcionar grande autonomia para a área de planejamento, a controladoria não precisará mais ser dependente dos demais setores, conseguindo realizar alterações, simulações e análises por conta própria.
5) Um grande retorno para o dinheiro investido
Uma característica-chave na escolha da solução certa para o seu orçamento é ter um excelente retorno sobre o valor investido e, de preferência, em um curto espaço de tempo. Escolher uma solução fácil de usar contribui para esse retorno de diversas formas:
- Quando os usuários possuem as ferramentas necessários para sanar suas dúvidas e realizar a manutenção da solução de maneira self-service, o custo de manter a solução é muito reduzido.
- Quando o treinamento é fácil e pode ser realizado dentro de casa, via chat ou videoconferência, o custo de implantação e novos usuários é reduzido.
- Quando você não precisa envolver full-time o financeiro e a T.I da empresa para implantar e manter o sistema no ar, o custo da solução é reduzido.
- Quando você consegue realizar seu trabalho de maneira autônoma, sem contatar especialistas ou fornecedor, o custo da solução é reduzido.
Concluindo
Neste texto pudemos observar as diferentes nuances para a escolha de um bom processo de gestão orçamentária. Fatores como o conhecimento de dados, a economia de tempo e o retorno do dinheiro investido devem ser levados em consideração na escolha.
Caso você queira conhecer nossa solução para Gestão Orçamentária, deixo o convite para que conheça seus recursos, planos e preços, e veja na prática como ele funciona.
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