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O que são os gráficos exibidos em minha tela inicial (dashboard)?

Em seu dashboard é apresentado através de gráficos um resumo das principais informações econômicas de sua empresa, começando pelo resultado do exercício selecionado, receitas, deduções, custos e despesas.

Todos os gráficos exibem as informações referentes aos dados Planejados, Realizados e Histórico (realizado do ano anterior) para que você possa visualizar de forma objetiva como sua empresa está em relação as metas estabelecidas. E se precisar de mais detalhes, basta clicar no atalho abaixo do gráfico para para obter uma visão completa das informações.

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O que preciso configurar para visualizar meu DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício)?

Nada!

Conforme você vai montando o orçamento de sua empresa (criando estruturas e informando os valores) o DRE vai sendo gerado automaticamente pelo Treasy e você pode escolher que colunas exibir (planejado, realizado, histórico, variações etc.), definir o horizonte de análise e até mesmo filtrar para que sejam exibidas apenas linhas dentro de uma faixa de variação pré-definida.

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Quantos níveis de detalhamento (drill-down) posso analisar em meu DRE?

O DRE exibe automaticamente todos os níveis de detalhe (drill-down) utilizados nas estruturas para realização do orçamento. Basta clicar nos sinais de expandir para visualizar os detalhes da linha.

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O que são estruturas ou árvores de agrupamento?

As estruturas em árvore é um recurso muito útil para organizar itens que sua empresa gerencia, como contas, produtos, canais etc. Desta forma, você pode organizar e agrupar itens similares, deixando muito mais fácil visualizar a informação de um determinado grupo ou segmento, por exemplo, o faturamento de todas as unidades de uma determinada região.

Abaixo temos dois exemplos. O primeiro de estruturas utilizadas para organizar o orçamento de Gastos Fixos (Filiais, Centros de Resultados e Contas). Já o segundo exemplo, estruturas utilizadas para detalhar o orçamento de Vendas (Canais de Distribuição e Produtos).

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Como posso montar minhas estruturas?

É muito simples!

Para criar um agrupamento, basta selecionar um item qualquer em sua estrutura atual e clicar no botão Novo. O novo item será adicionado exatamente abaixo do ponto que está selecionado no momento, que passará a ser agora um agrupador de itens similares.

Veja abaixo um exemplo passo a passo como é simples realizar a inclusão de novos itens na estrutura de Contas.

  • Imagem 01 – Selecionar o item onde a nova conta será incluída e clicar no botão novo;
  • Imagem 02 – Preencher a descrição e o código da conta. A observação é opcional, mas ajuda bastante na identificação do objetivo da conta;
  • Imagem 03 – Pronto! A nova conta foi criada exatamente abaixo do item selecionado.

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Qual nível de detalhamento devo utilizar na criação de minhas estruturas?

Não há uma regra aqui, mas a sugestão é buscar o equilíbrio, detalhando as estruturas em um nível que de granularidade suficiente para análise dos resultados e desvios, mas que ao mesmo tempo seja possível manter.

Uma estrutura com poucos níveis pode não possibilitar o detalhamento necessário para entender como os resultados foram compostos. Porém, uma estrutura muito detalhada pode ser muito trabalhosa de ser mantida atualizada.

Uma dica que ajuda bastante é analisar como estão estruturados de seus dados realizados (ERP, CRM etc.). Se os seus dados realizados estiverem muito resumidos, não adianta detalhar demais o planejamento, uma vez que não será possível comparar as informações Planejadas x Realizadas. Por exemplo, se em seu ERP as vendas são acompanhadas por região, talvez não adiante detalhar seu planejamento por vendedor, afinal, não será possível comparar os resultados desta forma.

Quais informações são exibidas nas tabelas de valor?

Cada função de orçamento (Receita, Deduções, Custos, Despesas etc.) possui informações específicas (como Quantidade e Preço para Vendas, Percentuais e Valores para Deduções etc), porém em todas estas funções temos as tabelas de valor padronizadas, exibindo sempre a mesma quantidade de colunas, que são:

  • Valores Planejados: são os valores informados pelos gestores durante a elaboração do orçamento para as contas, canais, produtos, centros de resultado etc., sob sua responsabilidade.
  • Valores Realizados: são os valores de vendas, custos, despesas etc., importados dos controles operacionais de sua empresa, como o sistema ERP ou planilhas. Estes valores também podem ser informados manualmente se for preciso.
  • Valores Históricos: estas informações são carregadas automaticamente pelo Treasy, com base nos dados realizados do ano anterior. Sua principal função é servir de base de apoio para elaboração do orçamento e comparação dos dados do ano atual com o ano anterior.
  • Variação em Valor ($): representa a diferença entre as colunas descritas acima. Você pode comparar seus dados Planejados x Realizados, Planejados x Históricos e Realizados x Históricos.
  • Variação em Percentual (%): funcionam da mesma forma que a Variação em Valor, porém exibindo a diferença em percentual das colunas selecionadas para comparação.

Veja um exemplo:

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Como faço para visualizar os comparativos entre Planejado x Realizado, Planejado x Histórico e Realizado x Histórico?

Você pode alterar a informação que será exibida nas colunas de Variação em Valor ($) e Variação em Percentual (%) sempre que quiser, escolhendo entre comparar duas das três informações disponíveis: Planejado, Realizado e Histórico.

Para isto, basta utilizado o seletor que fica bem abaixo das tabelas de valor. Veja um exemplo:

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Porque os campos valor Planejado e valor Realizado aparecem desabilitados nas tabelas de valores e como faço para habilitá-los?

Quando todas as estruturas estiverem com seus últimos níveis selecionados, as tabelas de valores são habilitadas para edição. Por exemplo, na tela Receita, a tabela de valor é habilitada para edição quando você estiver com um item do ultimo nível (mais detalhado) da Estrutura de Produtos e também um item da Estrutura de Canais de Distribuição selecionado.

Veja um exemplo:

  • Imagem 01 – Ambas estruturas com seus últimos níveis selecionados: tabelas de valores habilitadas para edição;
  • Imagem 02 – Estruturas com com níveis de agrupamento selecionados: tabelas de valores aparecem desabilitadas para edição, exibindo a sumarização dos valores;

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Como é feita a sumarização nas tabelas de valor quando os níveis agrupadores estão selecionados?

Quando as estruturas estiverem com itens agrupadores selecionados, as tabelas de valores exibem a soma de todos as combinações de itens abaixo deste ponto.

Aqui são consideradas todas as regras para cada caso, por exemplo, os percentuais de Deduções, que não podem ser somados diretamente, e para isto é feito a conta reversa (partindo do valor total de Deduções, dividido pelo valor total de Receita para aquele agrupamento). Veja um exemplo da regra utilizada para sumarização do orçamento de Deduções na tabela a seguir:

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Posso importar valores de meu ERP ou de minhas planilhas?

Sim, é muito simples! Você pode importar vários valores para qualquer função do orçamento (vendas, deduções, custos, despesas etc.) através de uma planilha do Excel. Basta preencher as colunas conforme o leiaute que pode ser obtido diretamente na tela de importação.

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As estruturas do Orçamento precisam ser idênticas ao cenário contábil da empresa?

O Orçamento é uma ferramenta gerencial, ou seja, você pode modelá-lo da melhor forma para orçar, analisar as informações e tomar decisões.

O ideal é que esta modelagem tenha uma estruturação o mais próxima possível do realizado (contábil) para que fique mais fácil realizar a análise Planejado x Realizado. Porém, em alguns casos, a modelagem contábil da empresa pode estar criada de uma forma que não atenda bem para as análises gerenciais, e neste caso é comum que as empresas criem uma estruturação do Orçamento um pouco diferente do contábil.

O Orçamento deve ser realizado pelo Regime de Caixa ou Regime de Competência

O Orçamento no Treasy deve ser realizado pelo Regime de Competência (data do fato gerador). Depois de realizado o orçamento, podemos utilizar os Prazos Médios de Pagamento e Recebimento para criar a Projeção de Fluxo de Caixa e dar a empresa ambas as visões: caixa e competência.

Para saber mais sobre a diferença entre Regime de Caixa e Regime de Competência, confira este artigo.