Aqui na Treasy, algo muito presente em nossa Cultura Organizacional é o pensamento “work smarter, not harder”, que em uma tentativa de tradução, ficaria algo como “trabalhe de forma inteligente, não pesada”. Ou seja, valorizamos sim o trabalho duro, o afinco e o comprometimento com os resultados. Mas valorizamos ainda mais quando esse esforço todo é feito com o máximo de inteligência, buscando extrair o máximo de resultados possível.
E quando falamos em trabalhar de forma inteligente, o Benchmarking certamente é uma das ferramentas indispensáveis e que ao mesmo tempo é super simples de ser aplicada nos mais diversos contextos da empresa.
Para tirar todas as suas dúvidas sobre o que é benchmarking, etapas, tipos, vantagens e como usar o benchmarking nós fizemos esse artigo completo para você aprender e aplicar na sua empresa de forma inteligente.
O que é Benchmarking
Apesar do termo pomposo em inglês e sem traduções expressivas para nossa língua portuguesa, o benchmarking empresarial é algo que já deve inclusive aplicar em seu trabalho e até mesmo em sua vida pessoal regularmente.
O processo de benchmarking nada mais é do que uma comparação que acontece de forma sistemática, estruturada e detalhada.Quando aplicado a Gestão Empresarial, seu principal objetivo é exatamente de avaliar os produtos, serviços, pessoas, métodos de trabalho, etc., de uma empresa em relação aos seus concorrentes ou qualquer outra organização existente no mercado.
Como resultado das etapas do benchmarking, a empresa pode entender como seus produtos, serviços e métodos de trabalho estão posicionados em relação a seus melhores concorrentes e com a própria sociedade como um todo.
É um processo de descoberta e aprendizagem contínua, que contribui imensamente para a identificação das melhores práticas de gestão e a projeção do desempenho futuro. Na verdade o benchmarking trás em si a seguinte realidade: ou nenhuma empresa é boa em tudo, assim entender, se basear e até mesmo copiar modelos de outras empresas que tenham melhores desempenhos significa economizar tempo, trabalho e dinheiro. Ou seja, “work smarter, not harder”.
Mas é preciso ter cuidado com o Benchmarking! É muito importante nesse processo, que sua empresa busque entender profundamente os modelos existentes para adaptá-los às realidades e necessidades da empresa, gerando qualidade na inovação.
Além disto, não podemos esquecer que toda mudança implementada nos produtos, pessoas ou processos da empresa deve ser mensurada, do contrário não há como saber se a alteração está contribuindo ou não para melhoria dos resultados. Desta forma, é fundamental que sua empresa tenha um painel onde possa acompanhar e realizar a Gestão de Indicadores Chave de Desempenho, entendendo rapidamente o que está influenciando os resultados para poder tomar decisões de forma ágil e segura.
A figura abaixo, resume bem o que é benchmarking e também o que não é benchmarking:
Tipos de Benchmarking
De uma forma bem simples, poderíamos agrupar as comparações em 4 tipos de benchmarking que podem ser realizadas por uma empresa nas seguintes categorias:
- O benchmarking genérico consiste na comparação de parâmetros da funcionalidade das empresas, em aspectos como o tempo que um determinado produto demora a chegar ao cliente, desde que foi requisitado.
- O benchmarking funcional é muitas vezes comparado ao genérico porque é relativo a um processo de atuação da empresa, como a distribuição.
- Existe também o benchmarking interno, que é tomar como referência as práticas e processos de outros setores dentro da própria empresa, e tentar apropriá-los ou melhorá-los para outros setores. No âmbito interno, o benchmarking favorece a própria empresa, uma vez que não precisa ter custos com pesquisas externas, e é um processo mais fácil de ser executado.
Etapas do Benchmarking
Como você já deve ter notado, o benchmarking empresarial é uma das ferramentas de gestão mais simples que uma empresa possui a sua disposição. Mas nem por isto deve ser realizado de qualquer maneira e sem seguir um processo padrão.
Processos, metodologias e as etapas do benchmarking não devem ser vistos como formas de “engessar” as empresas e seus profissionais. Muito pelo contrário. Utilizando processos padronizados, os riscos de erros ou esquecer algo diminuem consideravelmente. Além disto, seguindo um processo padrão é possível encontrar pontos de melhoria muito mais facilmente do que quando não existe um fluxo de trabalho planejado.
Sendo assim, separamos 5 etapas do benchmarking para você seguir quando for realizar um benchmarking nos produtos, serviços ou processos de sua empresa:
- Planejamento: identificação do item a ser aprimorado e definição do sistema de medição. Nesta fase, deve ser definida a hipótese a ser testada, bem como a forma de coleta da informação do benchmarking.
- Coleta interna de informações: antes de olhar para forma, é preciso olhar para dentro da própria empresa, analisar as informações publicadas e definir os parceiros internos. Depois disto é distribuir os itens para cada parceiro e fazer a coleta interna dos dados.
- Coleta externa de informações: na hora de “ir a campo”, a coleta externa segue os mesmos passos do item anterior considerando que os itens a serem analisados serão os externos.
- Melhoria do desempenho: uma das vantagens do benchmarking é descobrir pontos que possam ser melhorados na empresa. Portanto, após realizar a pesquisa e identificar oportunidades de melhoria, é preciso planejar as ações corretivas necessárias e definir o plano de implementação (uma boa dica é usar o 5W2H para montar o plano de ações). Obter aprovação da solução, implementar e fazer a verificação.
- Melhoria contínua: não tem nada bom o bastante que não possa ser melhorado. Após a implementação da melhoria descoberta, chega o momento em que a empresa pode decidir em continuar melhorando o item, ou partir para o início da melhoria de outro item.
Uma boa prática é divulgar e manter sempre a base de dados do processo de benchmarking conquistados, bem como a manutenção da implementação das melhorias em um local que possa ser consultado por todos na empresa, buscando sempre o trabalho colaborativo. Além disto, não podemos esquecer de observar constantemente os indicadores do desempenho do negócio como um todo e entender se as ações e melhorias implementadas pela pesquisa de benchmarking estão contribuindo para a melhoria dos resultados.
Vantagens de utilizar o Benchmarking como ferramenta de gestão
Acho que a este ponto você já deve ter visto de como é simples utilizar o benchmarking como ferramenta de gestão e das diversas vantagens para sua empresa. Caso ainda não esteja 100% convencido, veja mais algumas vantagens do benchmarking:
- Melhorar e padronizar os conhecimentos da organização
- Entender os conceitos de análise e avaliação
- Identificar e priorizar o que deve ser melhorado
- Estabelecer objetivos viáveis
- Conhecer o potencial de competitividade no mercado
- Estabelecer os critérios de prioridades no planejamento
- Aprender com os melhores
- Orientar a empresa no caminho da excelência
O único cuidado que se deve ter com o benchmarking é o de certificar-se que as informações captadas no mercado sejam corretas, para evitar comparações errôneas.
O que pode ser comparado
Como dissemos, essa é uma ferramenta extremamente simples, mas também muito ampla e genérica. Podemos dizer que você pode utilizá-la para comparar qualquer coisa, como:
- Práticas dos concorrentes: em relação a sua atuação no mercado. Uma das técnicas utilizadas para se conseguir essas informações é o cliente oculto.
- Melhores práticas dentro da empresa: entre departamentos ou até mesmo entre filiais. Um exemplo é a padronização dos conceitos de trabalho entre as pessoas.
- Processos que atravessam todos os pontos de uma organização: análise do processo de atendimento às necessidades dos clientes, ou seja, desde a entrada do pedido na área de vendas até a entrega do produto na casa do cliente, como é o caso da indústria.
- Indicadores de desempenho: quando falamos em indicadores que são exibidos em percentual (como Margem de Contribuição, EBITDA e Lucratividade), você pode conseguir os índices de parceiros (e talvez mesmo até de concorrentes) e comparar a seus índices. Como os indicadores são percentuais, não vão expor informações mais sensíveis da outra empresa (como Faturamento ou Folha de Pagamento) e fica mais fácil consegui-los entrando em contato com seus parceiros de negócios.
Lembrando que o objetivo principal de realizar benchmarking é sempre ao final da pesquisa, conseguir implementar mudanças que levem a melhorias significativas nos produtos e processos da organização e, consequentemente, nos seus resultados econômicos e financeiros. Qualquer tipo de organização, setor ou porte, pode utilizar o benchmarking para entender e melhorar os seus processos.
E para te ajudar no processo de Benchmarking confira a nossa pesquisa Budget Trends 2017-2018 com os números sobre Planejamento e Controladoria de várias empresas e profissionais do Brasil:
Esperamos que o artigo sobre o que é o benchmarking e como usar tenha tirado as suas dúvidas e sido útil para você e sua empresa e por favor, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!