Contas a pagar e receber: o que faz? Passo a passo para organizar as contas de sua empresa

Para saber se você precisa conhecer mais sobre contas a pagar e receber, basta responder duas perguntas bem simples:

• Você sabe quanto a sua empresa tem para receber este mês?
• Você sabe quais contas devem ser pagas até o fechamento mensal?

Podem parecer bem básicos, mas se você não souber responder a esses dois questionamentos com exatidão, é bom acender um sinal de alerta, pois está faltando controle financeiro na sua empresa.

Gerenciar com eficiência o contas a pagar e o contas a receber é uma atividade que deve fazer parte do seu dia a dia, pois o que é contas a pagar e receber senão uma maneira de fornecer informações para uma tomada de decisão segura e precisa?

Afinal, o mercado está cada vez mais competitivo e você não quer tomar suas decisões baseadas em achismo, certo?

Então, siga com a gente e entenda como controlar de maneira precisa essas duas atividades! Confira também neste post: como organizar contas a pagar e receber de uma empresa; o que é controle de contas a pagar; exemplos e diversas outras informações do que faz esse setor.

O que é contas a pagar e receber? Qual a diferença?

Para que não reste qualquer dúvida sobre o significado de contas a pagar e contas a receber, vamos relembrar seus conceitos e a diferença entre eles.

Primeiro, é preciso saber que ambos fazem parte do planejamento financeiro, que vem antes da ação do pagamento ou do recebimento. Por isso, quando colocamos na planilha ou no sistema de gestão os valores dessas contas, estamos fazendo uma previsão do que ainda vai acontecer com o dinheiro do negócio.

O que é contas a pagar?

Uma conta a pagar significa uma obrigação financeira assumida pela empresa, como o pagamento dos funcionários, da energia elétrica e da matéria-prima.

O que é contas a receber:

A conta a receber, por sua vez, é aquela que já está prevista para entrar no caixa, como as parcelas das vendas à prazo e os juros de investimentos.

Quando elas são colocadas lado a lado, é possível enxergar de forma clara se o seu empreendimento é sustentável, ou seja, se terá dinheiro suficiente para quitar as obrigações financeiras e manter o negócio aberto sem a necessidade de ajuda externa, como um empréstimo por exemplo.

Ficou claro como funciona contas a pagar e receber de uma empresa?

E é aí que está a importância de conhecer, de verdade, o que é contas a pagar e receber, pois muitas vezes o empresário sabe que vai entrar um bom dinheiro no caixa, mas não consegue racionalizar o quanto desse montante vai sair.

Colocando tudo na ponta do lápis - ou sabendo como fazer uma planilha de contas a pagar e receber - qualquer dúvida se dissipa e a organização financeira fica simplificada, evitando dores de cabeça — e até prejuízos — no futuro.

Entendidos os conceitos, as suas diferenças e a necessidade de serem trabalhados de maneira paralela, vamos para uma parte mais prática do processo: como controlar as contas a pagar e receber de uma empresa. Ou, se você preferir: como prever o futuro dos recursos financeiros do seu negócio.

Como fazer o controle de contas a pagar?

Hoje, dificilmente alguém ainda controla as contas no caderninho. Porém, nunca é demais lembrar que, para fazer um correto controle financeiro, o melhor é investir em ferramentas mais eficazes.

No mínimo, é indicado saber como fazer uma planilha de contas a pagar e receber com números que possam ser cruzados e comparados (fornecemos um modelo gratuito logo abaixo).

Mas o ideal mesmo é contar com um software de gestão, assim, a administração da sua empresa pode ser feita de maneira mais ágil e completa. Só que uma ferramenta não vai conseguir fazer o trabalho sozinha, não é mesmo?

É preciso uma boa dose de dedicação para que tudo ocorra da maneira correta. Então, o primeiro passo para entender como trabalhar com contas a pagar e receber e fazer seu controle, é registrar tudo que a sua empresa vai precisar pagar nos próximos dias e meses.

Se for possível, faça uma previsão de contas a pagar para um ano e programe revisões periódicas a cada três ou quatro meses. Quanto mais dados você conseguir adiantar, melhor será para você enxergar o futuro.

Sem esse tipo de informação, não há como controlar as contas a pagar e receber de uma empresa.

Relacione todos os custos e despesas, inclusive os variáveis, pois, por mais que o valor oscile de um mês para o outro, é possível fazer uma previsão aproximada. Esse procedimento evita que você esqueça alguma conta e seja pego de surpresa. Ah, e não se esqueça de colocar as datas de vencimento, assim você saberá o dia exato em que precisará pagar as contas.

Vamos ver um exemplo de contas a pagar e receber e seu controle, para entender melhor: 

Pense que você é responsável por uma fábrica de chocolate. Esse tipo de produção sofre o impacto de eventos sazonais, como a Páscoa, o Dia da Mães, Dia dos Pais e o Dia dos Namorados.

Com certeza, para esses períodos a compra de matéria-prima precisa ser maior. Sabendo disso, você já pode registrar no seu controle um valor superior àquele considerado normal.

Uma dica aqui é voltar ao histórico do ano anterior para ter uma base do quanto a produção aumenta. Se você não tem essa referência, pode fazer uma previsão baseada no que pretende produzir para tais datas.

Bom, agora que você tem uma visão ampla e geral de tudo que vai precisar pagar e quando fazer isso, a sobrevivência da sua empresa está garantida, certo? Não é bem assim.

Com as previsões em mãos, é a hora de gerenciar os pagamentos.

Como fazer o gerenciamento de pagamentos?

Os donos de empresas bem sabem que nem sempre o dinheiro está na mão quando o credor bate à porta. Por isso, fazer o gerenciamento de pagamentos é fundamental para manter as contas no azul.

Na prática, saber como organizar as contas a pagar de uma empresa significa que você precisa se organizar para ter o dinheiro necessário nos dias em que as contas vencem.

Mais uma vez, parece óbvio dizermos isso, mas não é, acredite!

Há várias ações que você pode colocar em prática para que sua empresa saiba como controlar as contas a pagar e tenha uma organização eficaz. Confira o que faz o contas a pagar:  

1 – Faça um escalonamento das datas de vencimento

Na hora de escolher as datas de vencimento das contas, como água, energia elétrica, aluguel e internet, faça uma divisão ao longo do mês.

Normalmente, a entrada de dinheiro nas empresas não acontece de uma vez só, mas é distribuída ao longo do mês.

Faça uma análise do contas a receber — que detalharemos mais adiante — e veja em quais dias fica melhor cada uma das faturas ser paga.

2 – Pague em dia e, se possível, antecipe

Multas e juros podem virar uma verdadeira bola de neve, principalmente se estiverem atrelados a financiamentos e empréstimos bancários.

Seja pontual nos pagamentos e, se for possível, pague adiantado, principalmente se houver alguma vantagem, como descontos.

Aliás, essa prática ainda pode render créditos com os fornecedores, por exemplo, que verão a sua vontade de fazer o que é certo.

3 – Em caso de não pagamento, renegocie

Muitos empresários usam um ditado, digamos, impopular: “Devo, não nego, pago quando puder!”

No mundo dos negócios, claro, esse tipo de atitude não é bem-vista.

Caso a sua empresa tenha uma dívida que você sabe que não poderá honrar, o mais indicado é renegociar, se possível, antes mesmo dela vencer.

Assim, além de evitar a cobrança de multas e juros abusivos, mais uma vez mostra que você quer fazer o certo e continuar com o crédito no mercado.  

4 – Compare orçamentos

Não tem como controlar as contas de uma empresa sem fazer orçamentos.

Por mais que você confie no seu fornecedor, tenha sempre em mãos dois ou três orçamentos diferentes para poder comparar os preços e as formas de pagamento.

No mercado competitivo em que atuamos, sempre é bom ter conhecimento para poder barganhar uma oferta melhor.

E isso serve tanto para a primeira compra quanto para as reposições.

Agora que já entendemos como organizar contas a pagar e prever o que a empresa precisa desembolsar para se manter na ativa, vamos para o outro lado da moeda, o que é contas a receber.

O que faz o analista de contas a pagar?

Você já deve ter percebido que este setor acumula muitas atividades de suma importância para a saúde financeira da empresa e, além disso, essas atividades possuem prazos bem definidos que devem ser cumpridos.

O Analista de Contas a pagar é o guardião deste processo. O departamento de Contas a Pagar geralmente fica dentro do Departamento Financeiro e o analista é o profissional responsável por controlar e liquidar as contas, renegociar quando necessário, buscar orçamentos como alternativa aos fornecedores e refletir tudo isso no Fluxo de Caixa da empresa.

Este profissional também é responsável pela análise e conferência de impostos e tributos, apoiando na validação e correção de documentos relacionados, quando necessário.

Em empresas com uma operação menor, o Analista de Contas a Pagar também pode acumular o papel de Contas a Receber, mas conforme a operação cresce as demandas desse setor tende a acompanhar e é natural acontecer uma divisão entre contas a pagar e receber.

Quer aprender mais sobre a estrutura do financeiro? Ouça nosso episódio “Como estruturar o time financeiro do zero” do Controller Cast:

Como controlar o contas a receber de uma empresa?

Tudo o que falamos sobre registrar em uma planilha ou software as contas a pagar deve ser feito também com as contas a receber.

Todas as vendas à prazo e outros rendimentos, como juros de investimentos, devem ser organizados pelas datas de entrada.

Um dos objetivos principais disso é controlar os recebimentos e a inadimplência, pois com tudo em mãos você sabe exatamente a quantia que precisa ter em caixa em cada período.

Gerenciamento de recebimentos

Na prática, o gerenciamento de recebimentos é bem parecido com o de pagamentos, só que aqui você faz o papel do credor.

Entre as ações que podem ser desenvolvidas para manter a sustentabilidade e o crescimento do negócio, podemos destacar algumas. Confira o que faz o contas a receber:  

1 – O planejamento do fluxo de caixa

Como frisamos desde o início, o que a empresa tem a receber deve sempre aparecer relacionado com o que ela gasta.

Ao cruzar as informações e fazer uma projeção do caixa, podemos dizer que, a grosso modo, você está fazendo um fluxo de caixa.

Com ele, é possível projetar quanto será necessário de capital de giro para os próximos dias e meses, auxiliando na tomada de decisão.  

Se você precisar de um auxílio para estruturar o fluxo de caixa, temos um modelo de Fluxo de Caixa para você baixar gratuitamente.

Basta clicar na imagem a seguir:

2 – O acompanhamento da inadimplência

Na hora de prever os recebimentos, não se esqueça de considerar o índice médio de inadimplência dos seus clientes.

Se a sua empresa está no mercado é preciso saber que, infelizmente, esse risco existe e que um percentual das suas vendas não será revertida em receitas.

Tenha isso na ponta do lápis.

3 – A oferta de vantagens para pagamento adiantado

Uma forma de reduzir o índice de inadimplência e ainda adiantar as entradas no caixa é oferecer vantagens a quem pagar antes da data de vencimento, como descontos nas parcelas ou cupons promocionais para as próximas compras.

Essa também é uma forma de criar vínculo com os clientes e fidelizá-los.

4 – Um bom esquema de cobrança

Se você resolveu abrir um negócio não pode ter medo de cobrar, por mais que seja algo desagradável.

O ideal é ter profissionais especializados nesse processo e que tenham contato com o cliente somente para isso — não é legal o vendedor fazer uma cobrança, pois pode parecer antipático.

O melhor é alguém que esteja preparado e com os argumentos certos, assim, além de fazer uma boa negociação, ainda vai conseguir manter o cliente para o seu negócio.

Ah, é importante lembrar que se você for agressivo ou constranger de alguma maneira o cliente, estará desrespeitando o Código de Defesa do Consumidor.

Conclusão

Para fechar este artigo sobre o contas a pagar e o que faz esse setor da empresa, temos uma última dica que é essencial para uma gestão financeira que realmente vai tornar sua empresa sustentável e lucrativa:

Nunca, jamais, misture o dinheiro da empresa com o seu.

Esse problema pode parecer mais comum em micro e pequenas empresas, mas está presente em vários negócios, independentemente do tamanho.

Talvez fique mais difícil abrir o caixa e retirar o dinheiro de lá ou fazer uma transferência entre as contas corporativa e pessoal, mas existem os cartões corporativos e as notas para ressarcimento, por exemplo.

Se a empresa é sua e você entrega uma nota fiscal ao financeiro para ser paga, raramente o pedido será negado.

Então, para evitar qualquer tipo de problema, separe bem as contas.

E, então, gostou do nosso artigo sobre o que é contas a pagar e receber? Você pode encontrar muito mais conteúdo sobre gestão e planejamento financeiro em nosso blog.

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