Tão óbvio quanto dizer que Orçamento Empresarial está relacionado ao Planejamento Estratégico é dizer que sem controle de custos não tem como pensar em lucratividade. Ou, ainda, que sem lucratividade não tem como pensar em conquistar novos mercados e ganhar competitividade.
Com certeza, tudo isso faz muito sentido para você, controller. Justamente por fazer tanto sentido é que você vai concordar que para que se possa controlar os custos, é necessário ter uma administração transparente de recursos.
Uma das maneiras de administrar recursos de forma transparente é gerenciá-los de forma correta. E o que isso significa? Pois bem, gerenciar de forma correta tem a ver com avaliar formas de agilizar rotinas e aumentar o potencial das equipes, para que suas entregas tenham cada vez mais sucesso e tragam os resultados esperados. Existe uma disciplina que cuida disso, a qual chamamos de Gestão de Projetos.
Para ajudá-lo a entender melhor sobre o Gerenciamento de Projetos e toda sua relação com o caixa da empresa, preparamos este artigo completíssimo!
O que é um Projeto?
Pela definição do PMI (Project Management Institute), instituição mais renomada do mundo na área:
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
Trocando em miúdos, um projeto tem início e fins definidos, portanto, trata de um esforço temporário. Possui também escopo e recursos determinados para atingir um objetivo específico de criar um produto, serviço ou resultado.
Exemplos de projetos incluem:
- Desenvolvimento de um novo produto ou serviço,
- Construção de um edifício;
- Expansão de vendas para um mercado geográfico diferente do atual;
- Entre tantos outros.
Para que um projeto seja classificado como tal, algumas características devem ser respeitadas. São elas:
- Projetos são singulares;
- Devem entregar um resultado especificado, ou seja, possuem objetivos claros;
- Possuem início e fim definidos;
- Devem gerar valor (ou seja, aumentar receitas, reduzir custos ou reduzir riscos);
- Possuem limitação de recursos, portanto, devem respeitar o orçamento definido.
Todas as características são extremamente importantes quando tratamos de definição de projeto. No entanto, o que vamos nos atentar agora é o último ponto citado: a questão orçamentária. Para isso, vamos analisar a ligação da área financeira e de controladoria com a Gestão de Projetos.
Sobre a Gestão de Projetos
A Gestão de Projetos, ou Gerência de Projetos, ou ainda em inglês Project Management é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades que atendam a um resultado determinado, de forma efetiva e eficaz, em um prazo definido. Como você deve imaginar, o Gerenciamento de Projetos deve estar atrelado ao Planejamento Estratégico, já que os objetivos de cada projeto devem trazer os resultados esperados pelos objetivos do negócio como um todo.
Dizemos que Bíblia da Gestão de Projetos é o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um guia elaborado pela já mencionada PMI. De acordo com o PMBOK, o ciclo de vida de um projeto é composto pelas etapas:
- Início: definição de como será desenrolado o projeto (definição de metas e responsabilidades)
- Planejamento: definição do escopo, prazo de entrega, recursos a serem utilizados, custos e investimentos a serem feitos.
- Execução: como o projeto será executado e as tarefas gerenciadas.
- Monitoramento e Controle: gerenciamento do andamento do projeto, com definição de correções e mudanças, se necessário.
- Encerramento: elaboração do relatório final. Deve-se reunir todas as documentações utilizadas durante o andamento do projeto.
O ciclo de vida de um projeto é também composto pelas áreas:
- Gerenciamento de Escopo: diz respeito às etapas do projeto como um todo, desde seu início, planejamento, execução, controle e encerramento, até suas alterações perante seu andamento.
- Gerenciamento de Custos: estimativa do investimento, geração do orçamento, controle de custos do projeto, enfim, todas as atividades que controllers conhecem muito bem e que são voltadas para fazer com que o projeto entregue valor.
- Gerenciamento de Risco: identificação e mensuração dos riscos que podem ocorrer durante o projeto, buscando por soluções para mitigá-los.
- Gerenciamento da Integração: área de responsabilidade do gerente de projetos, que é quem deve fazer com que a equipe trabalhe de maneira integrada para a concretização do projeto.
- Gerenciamento de Qualidade: preocupa-se em atingir a satisfação perante o projeto por meio de melhorias visando atingir os objetivos definidos.
- Gerenciamento das Aquisições: processo responsável por documentar decisões de compra, contratar serviços de terceiros, elaborar e gerenciar contratos, e finalizar todas as aquisições.
- Gerenciamento de Recursos Humanos: coordenar responsabilidades do projeto, definindo funções para cada integrante, bem como prazos e resultados a serem atingidos.
- Gerenciamento das Comunicações: geração, coleta, armazenamento, distribuição e organização das informações para que estejam sempre disponíveis aos integrantes da equipe de projeto.
- Gerenciamento de Tempo: o cuidado aqui é para que tudo saia no prazo esperado. Para isso, são estabelecidos cronograma, registro do andamento das atividades, identificação das entregas etc.
- Gerenciamento das Partes Interessadas: identificar as partes interessadas e seu impacto no sucesso do projeto, planejar o gerenciamento das partes interessadas, gerenciar e controlar o engajamento.
A Administração de Projetos possui também alguns elementos essenciais, conforme descrevemos no próximo tópico.
Elementos essenciais da Gestão de Projetos
Para que você não tenha dúvidas sobre o Gerenciamento de Projetos, elencamos seus elementos essenciais. Assim, o Gerenciamento de Projetos deve ter os seguintes componentes:
- Definição do motivo de o projeto ser necessário;
- Definição do orçamento (gestão do orçamento do projeto);
- Especificação dos entregáveis, com estimativa de recursos e prazos;
- Apresentação de uma justificativa que mostre que o investimento vale a pena;
- Possuir um plano de gestão para o projeto;
- Ser gerenciado por líderes motivadores;
- Monitoramento do progresso em relação ao plano;
- Comunicações entre as partes interessadas e a organização do projeto devem ser sempre mantidas;
- Ter um fechamento quando os resultados forem atingidos.
No que tange à Gestão do Orçamento do Projeto, lembramos, mais uma vez, que ela deve ser de acordo com os objetivos financeiros estabelecidos pela gestão orçamentária empresarial, a qual, por sua vez, está alinhada ao planejamento estratégico.
Caso você precise de uma mãozinha no orçamento empresarial, elaboramos uma planilha para ajudar. Lembramos que a planilha é um instrumento de controle de despesas, comparando os gastos planejados com os realizados e focando em manter o equilíbrio financeiro da empresa. Logo, é essencial que o controle do orçamento do projeto seja muito bem realizado e que o profissional de finanças e controladoria esteja envolvido.
Você pode baixá-la clicando no banner:
“OK” - você pode dizer -, “mas para que serve isso tudo?”. Calma que vamos resumir para você.
A importância do Gerenciamento de Projetos
Algo que controllers já aprenderam faz tempo, mas que algumas empresas demoraram um pouco para perceber, é que já se foi o tempo que tomadas de decisão eram feitas baseadas somente no feeling. Práticas intuitivas e achismos não combinam com empresas que buscam pela Excelência na Gestão Empresarial.
Exatamente aí que vem a importância da Gestão de Projetos, pois, conforme vimos, ela permite que decisões sejam tomadas por embasamento de dados. Isso porque para um projeto iniciar deve-se comprovar sua importância tanto para a estratégia da empresa quanto para as finanças. Um projeto só será iniciado se trouxer valor para a empresa. E como se define o valor?
Bom, de acordo com que mencionamos até aqui, um projeto só terá um resultado satisfatório se o resultado planejado for atingido no prazo estabelecido e dentro dos custos previstos. Isso reforça o fato de que a Gestão de Projetos acaba com achismos e tomadas de decisão feitas no escuro, já que a Administração de Projetos se preocupa com metas e orçamento.
Para que um projeto seja executado, é necessário que sejam realizadas as análises de viabilidade econômica e financeira e análises de viabilidade de investimento. Em ambas as ações os resultados apresentarão se a empresa terá lucros ou prejuízos, o que evitará surpresas negativas no futuro. Por fim, a Gestão de Projetos é essencial para o controle de custos.
Por isso, precisamos falar de ROI em projetos e em Orçamento Empresarial
Se a importância da Gestão de Projetos está em basear-se em dados concretos para sua execução e, por consequência, só permitir que um projeto seja executado se agregar valor à empresa, não podemos deixar de lado o famoso ROI em projetos.
Isso porque, além de mostrar como o projeto impactará no financeiro da empresa, o ROI serve também como fator de priorização na gestão de projetos, mede sua eficiência e demonstra, por meio de dados confiáveis, como o projeto influenciará no sucesso do negócio.
Como você pode ver, a Administração de Projetos procura evitar ao máximo que um projeto seja executado de maneira leviana e com base em intuição. Como vimos, um projeto possui começo, meio e fim muito bem definidos. Portanto, projetar e analisar o ROI requer uma estimativa prévia de quantos meses ou anos aquele projeto irá gerar ganhos. Explicamos tudinho no artigo Projeção e Análise de ROI em Projetos: tudo que você precisa saber para garantir a aprovação de seus projetos.
O ROI em projetos também está atrelado ao Orçamento Empresarial (tudo acaba nele, não é mesmo?). Por mais interessantes que projetos possam ser (com uma ótima previsão de ROI), você vai concordar que eles precisam respeitar o orçamento da empresa. Já pensou em um projeto que apresenta um ROI excelente, mas que secará o caixa da organização?
Por isso dizemos que a Gestão de Projetos deve conversar com a Gestão Orçamentária. No e-book Projeção e Análise de ROI em Projetos aprofundamos mais sobre esse assunto. No e-book damos também várias dicas que com certeza vão ajudá-lo. Faça o download gratuito clicando na imagem abaixo:
E já que entendemos sobre Gestão de Projetos e a importância do profissional de finanças e controladoria no processo de avaliação de viabilidade de um projeto, vamos encerrar com chave de ouro.
Resumindo: o que o controller deve avaliar para a execução de uma Gestão Ágil de Projetos?
Para que não fique dúvidas, reunimos aqui os principais pontos a serem analisados pelos controllers para checar a viabilidade de um projeto:
- Desembolsos do projeto;
- Simulação de cenários;
- Cálculo de Retorno Sobre o Investimento;
- Análise dos indicadores financeiros;
- Análise do Ciclo Financeiro do Projeto;
- Definição do Orçamento do Projeto;
- Análise do Orçamento Empresarial para verificar se comporta o Orçamento do Projeto;
- Caso o projeto esteja afetando o caixa da empresa, o ideal é realizar uma Revisão Orçamentária.
E como cereja do bolo deixamos a dica do e-book Planejamento e Orçamento de Projetos, que vai ligar tudo o que abordamos neste artigo. O download pode ser feito clicando na imagem:
O e-book aborda a Gestão de Projetos e a Gestão Orçamentária, bem como a importância de integrar as duas disciplinas para que a empresa consiga o atingimento de suas metas.
Treasy Tips
É comum ouvir relatos da dificuldade para provar o valor de um determinado projeto para a empresa. Como vimos, há a necessidade de demonstrar o Retorno sobre Investimento em projetos, por isso o acompanhamento orçamentário mais de perto é fundamental para avaliar a margem de contribuição de cada um deles.
Se você está achando tudo muito complexo é porque provavelmente ainda não sabe como verificar essas informações utilizando um software de gestão orçamentária como o Treasy. Mas nada como ver a teoria aplicada na prática.
Pensando na melhor forma de mostrar como aplicar o que foi dito até aqui, preparamos um vídeo explicando como analisar Orçamento em Projetos usando sua conta no Treasy. Confira a dica!
Esperamos que o vídeo esclareça eventuais dúvidas sobre como facilitar a sua rotina com a nossa ferramenta, que é parte da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária.
Concluindo
A Gestão de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades que atendam a um resultado determinado de forma efetiva e eficaz. O Gerenciamento de Projeto possui início, meio e fim definidos, bem como metas e custos estabelecidos.
Um projeto é progressivo, portanto, deve ser acompanhado em todas suas etapas. O profissional de controladoria tem um papel importantíssimo, pois além de manter os olhos bem atentos às despesas, gastos e lucros do projeto, é ele quem bate o martelo para a execução de um projeto que traga retornos financeiros à empresa.
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