Fuja do microgerenciamento: o que é e como evitar na sua gestão

O microgerenciamento é por muitas vezes imperceptível por quem pratica. O gestor tem a melhor das intenções: quer reduzir as chances de um erro acontecer. Dessa forma, um comportamento rígido e sem autonomia para os funcionários é desencadeado.

Por mais nobre que pareça, essa atitude pode afetar a produtividade da equipe. E, na outra ponta, o gestor perder sua visão estratégica e de liderança. E não se engane, o microgerenciamento não é um formato de gestão, mas sim um comportamento da liderança que prejudica os membros da equipe, dando pouca liberdade e tornando o processo mais “dolorido”.

O que é microgerenciamento?

O microgerenciamento é um comportamento provindo da liderança que torna rígida e minuciosa toda gestão e administração de um setor ou empresa.

É portanto a liderança que super controla os projetos e atividades da equipe em um nível de detalhe que chega ao preciosismo. Assim, deixando pouco espaço para que o restante do time execute as tarefas de forma autônoma.

O microgerenciamento não deve ser confundido com estilo de gestão. Na verdade, um é sintoma do outro. Quando uma liderança se torna microgerenciadora, isso representa que o estilo de gestão não está funcionando como deveria.

E é fácil identificar um microgestor: é aquele que não quer ser deixado de fora de nenhum e-mail e marca dezenas de reuniões de alinhamento. Exige relatórios todo o tempo e busca participar de todo processo, por menor que seja.

Os danos dessa prática na gestão

O microgerenciamento tem mais pontos negativos do que positivos. Entre eles:

• Perda da visão de negócio como um todo

Ao se dedicar ao gerenciamento minucioso dos projetos, o gestor acaba perdendo sua visão ampla de negócio. Isso porque gestores são responsáveis pela área que corrobora no desenvolvimento da empresa. Ao focar demais em projetos, questões importantes como análise de produtividade e desempenho da área ficam em segundo plano.

• Prática não-escalável

A microgestão pode até funcionar quando o time é composto por um gestor e outro funcionário. Mas no caso de um time maior essa prática se torna impossível. Com três membros na equipe, por exemplo, são três novos projetos e inúmeras atividades para controlar de perto. Assim, o gestor não só perderá tempo, como afetará a agilidade dos processos.

• Diminui a confiabilidade da equipe

Em relação a produtividade, a microgestão está diretamente ligada à falta de confiança no time. Saindo um pouco da perspectiva do gestor e entrando na de um membro da equipe, a falta de confiança afeta sua produtividade e auto-estima. Isso porque essa gestão envolve muito retrabalho e um acompanhamento exagerado. O que nos leva ao próximo tópico.

• Aumenta rotatividade de funcionários

Trabalhar em um ambiente de microgerenciamento acaba sendo tóxico para a equipe. Portanto, nesse contexto, a alta rotatividade entre funcionários é comum. E para evitar esse tipo de situação é importante localizar o foco do problema e saber como combatê-lo.

O que ocasiona o microgerenciamento?

Esse comportamento pode se apresentar de várias maneiras, algumas mais intensas do que outras. De qualquer forma, essas são algumas situações que corroboram na criação de um setor micro gerenciado.

1. A não-delegação de funções

Esse é um dos pontos mais característico desse tipo de gestão. Não delegar funções implica que, mesmo tendo membros em sua equipe, o líder da área abraça boa parte das atividades para si. O restante da equipe entra apenas como coadjuvante. Não tendo funções, consequentemente, a equipe não tem autonomia para resolver problemas e avançar com o projeto.

2. A pouca confiança na equipe

Esse ponto encadeia boa parte do restante dessa lista. Não confiar na equipe, seja por qual motivo, é tão prejudicial para empresa quanto para os funcionários. Isso porque confiança é necessária para o time se sentir seguro com seu trabalho, vendo abertura para crescimento dentro da empresa.

3. A falta de planejamento

Normalmente feito no começo de cada ano, o planejamento (principalmente o planejamento orçamentário) fornece uma visão de quanto a empresa quer crescer e como cada área acompanhará esse crescimento. Dessa forma, é possível “medir” o quanto uma área precisa ampliar seu quadro de funcionários para alcançar o crescimento do negócio.

Não utilizar desse planejamento afeta a visão do setor em relação a empresa. Porque, dando um exemplo comum, a empresa pode estar crescendo, mas o setor não acompanhar os passos.

4. O gestor querer participar de todas as etapas

Esse ponto é comum e visível em diversas empresas. Exigir sua presença em todas as etapas de um projeto é um sinal forte de microgestão. Isso porque, corroborando com os outros pontos listados, o gestor não confia e não fornece autonomia para equipe. Nisso, ele vê como necessário sua participação em cada etapa e tarefa executada.

5. A exigência de relatórios frequentes

Para completar, além de participar de cada etapa e reunião feita, o gestor exige por relatórios frequentes sobre os projetos. Tudo isso para possuir uma visão do andamento e ter certeza que está acompanhando cada etapa.

Mas microgerenciamento é sempre algo negativo?

Aí que está: nem sempre. Pode parecer contraditório, mas o microgerenciamento se faz necessário em raras exceções e quando previamente combinado com os funcionários.

Uma das exceções é na contratação de um novo membro para o time onde um ramp-up ágil é necessário. É compreensível que o líder da área, durante algumas semanas, gerencie de perto as atividades do novo funcionário. Isso porque uma aproximação entre as duas pontas acelera esse processo.

Outro caso é na contratação de estagiários. Esses profissionais, com menos conhecimento técnico e teórico, precisam de um acompanhamento mais próximo nos primeiros meses pois estão no período de aprendizagem. Assim, o microgerenciamento se torna uma alternativa para o controle e acompanhamento das atividades.

Duas estratégias para combater o microgerenciamento

Existem diversas maneiras de como você pode combater o microgerenciamento na sua empresa. Separamos duas delas que acreditamos ser as mais importantes e eficientes.

Primeira: mudança do mindset da liderança

Antes de mais nada, a mudança deve acontecer entre as lideranças. Portanto, uma readequação do mindset (mentalidade, em português) dos gestores em relação a como liderar a equipe pode ser a solução do problema. Ao sugerir uma nova forma de pensar ou agir, tenha em mente os seguintes pontos.

A delegação de funções

Um passo simples e que depende exclusivamente da liderança é a delegação de funções. Cada funcionário tem seu objetivo dentro de uma empresa, e esse objetivo deve ser respeitado. Esse pequeno passo é o suficiente para dar autonomia a cada membro da equipe, mudando todo o clima do setor.

Ruído na comunicação

Ruído na comunicação pode ser o fator do microgerenciamento. Portanto, deixe claro o papel do líder do setor em relação a empresa e sua equipe, e seu qual deverá ser seu foco como gestor. Também, oriente cada funcionário de seu papel dentro da corporação e o que é esperado de cada um.

Falta de um NPS (Net Promoter Score) de liderança

Essa é uma boa maneira de entender o que não é falado. Desenvolver uma pesquisa entre a empresa em relação a liderança é uma forma de identificar os focos de microgestão. Dependendo do retorno, é perceptível as equipes mais contentes com seus líderes, o porquê e quais ações não agradam.

Segunda: utilizar da Metodologia Treasy para gestão de projetos

O objetivo do uso da metodologia é criar processos e segui-los no momento ideal. Às vezes o motivo do microgerenciamento é a simples falta de planejamento: o gestor não sabe delegar e exigir o necessário porque simplesmente nada foi planejado com antecedência.

Nossa Metodologia Treasy foi pensada para ajudar empresas que querem tornar o planejamento orçamentário em um processo mais ágil e que gere resultados concretos. Contudo, os passos são totalmente aplicáveis às outras áreas de uma empresa.

Dessa forma, tenha os seguintes passos como processos da sua metodologia de gestão de projetos.

1. Defina sua meta

Antes de começar qualquer projeto, defina qual meta você quer chegar com ele? Dessa forma, toda a equipe se esforçará para alcançar um único objetivo em comum. E esse ponto nos leva para a segunda etapa.

2. Monte um planejamento

Ao planejar a execução do projeto é o momento de delegar funções. Assim, o que cada um será responsável para executar e entregar para que a meta seja alcançada. Com isso feito, se tornará mais fácil, também, mensura a produtividade de cada um em relação às atividades executadas.

3. Trace os planos de ações

Após a delegação de funções, trace um plano de ação para cada funcionário. Nele, tente incluir questões como: o que será feito; o que será entregue; quais relatórios são necessários e qual resultado se espera. Assim, todos saberão, além das suas funções, o que a empresa espera dele como profissional.

4. Acompanhe os resultados

Agora é o papel exclusivo da liderança. Depois das etapas anteriores definidas, chegou a hora de acompanhar as atividades. Nessa etapa são analisados os resultados de cada projeto e o quanto progrediu desde a última semana. É o momento ideal para uma rodada de feedbacks individuais.

Concluindo

Para que uma área trabalhe em sua totalidade, incentivando a equipe e fortalecendo talentos, é essencial que o microgerenciamento seja evitado. Um bom líder é capaz de gerenciar seu time possibilitando autonomia e desenvolvimento constante. Em alguns casos, investir em um coach empresarial é o ideal para treinar o time de gestores de toda a empresa.

Caso conheça um microgestor, ou se este texto ajudou você a evitar essa prática, compartilhe com seus amigos.