Sua empresa já tem um Planejamento Orçamentário? Ele é ferramenta de extrema importância na gestão do desempenho empresarial e a falta dele é um dos principais fatores de mortalidade nas empresas. Confira a seguir um guia completo para entender e aplicar na sua empresa.

Para quem está dando os primeiros passos na Gestão Empresarial, a experiência pode ser como um “admirável mundo novo” que se abre com infinitas possibilidades de melhorias nos processos da empresa, gerando impactos positivos diretamente no resultado (e também muita ansiedade em querer mudar tudo de uma só vez).

A boa notícia é que temos uma disciplina que estuda e organiza isto tudo de uma forma lógica, chamada Gestão do Desempenho Empresarial (conhecida pelas siglas CPM, BPM ou EPM), que pode ajudar sua empresa a ganhar velocidade neste processo. Aqui no Brasil mesmo temos a FNQ, uma fundação que desenvolve o MEG (Modelo da Excelência na Gestão), um dos melhores e mais completos modelos de gestão do mundo, que sua empresa pode usar como guia nesta longa (e infinita) jornada da melhoria dos processos e resultados.

Dentro da Gestão do Desempenho Empresarial, temos inúmeras ferramentas, teorias, modelos, metodologias e mais um caminhão de técnicas que se bem executadas, podem gerar grandes ganhos, contribuindo para o aumento dos lucros da companhia. No artigo de hoje vamos nos concentrar em uma delas e entender a fundo o que é Planejamento Orçamentário e como sua empresa pode tirar proveito dele.

Mas antes de falar sobre Planejamento Orçamentário, precisamos entender que ele é um dos pilares da Gestão Orçamentária que por sua vez é a disciplina que estuda como planejar e monitorar sistematicamente os resultados financeiros de sua empresa.

Dentro da Gestão Orçamentária temos quatro grandes fases:

• Planejamento Orçamentário: é o desdobramento dos objetivos estratégicos da empresa em números, planejando receitas, custos e despesas da organização;
• Simulações de Cenários: quando planejamos cenários alternativos para atingir os objetivos estratégicos;
• Acompanhamento Orçamentário: é processo sistemático de acompanhamento (geralmente mensal) do planejado x realizado dos resultados financeiros;
• Revisões Orçamentárias: é o processo de rever os planos e metas quando necessário.

Na imagem abaixo fica mais fácil entender como isto tudo acontece:

Neste artigo vamos nos concentrar na etapa do Planejamento Orçamentário, que é onde tudo começa!

O que é Planejamento Orçamentário?

Planejamento Orçamentário é planejar as Receitas, Custos, Despesas e Investimos que sua empresa estima para os próximos meses ou anos à frente. É como uma “contabilidade de trás para frente”, pois a contabilidade se preocupa em registrar as entradas e saídas financeiras que já ocorreram, enquanto o Planejamento Orçamentário busca “antecipar o futuro”, para que sua empresa possa se preparar melhor para o que está por vir.

Mas não devemos confundir Planejamento Orçamentário com adivinhação ou chute. Muito pelo contrário! Estamos falando de uma disciplina que busca sempre se embasar em fatos e argumentos para realizar as previsões mais precisas e exatas possíveis.

Existem diversas formas de fazer isto. Seja partindo do seu Planejamento Estratégico, Tático e Operacional e convertendo-o em números, usando um orçamento com base no histórico dos anos anteriores, envolvendo os gestores que mais conhecem de cada departamento por meio do Orçamento Colaborativo ou usando para isto diversas outras técnicas. Jamais adivinhação!

Qual a importância do Planejamento Orçamentário?

“Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”, Alice no País das Maravilhas

Você entraria em um avião sem que o piloto tivesse um plano de voo? Pois é, gerir uma empresa sem um Planejamento Orçamentário é como andar em um avião sem um plano de voo, você não sabe onde vai aterrizar e nem mesmo se há combustível suficiente para chegar no destino.

A importância do Planejamento Orçamentário está justamente no exercício de analisar o resultado atual da empresa(presente), comparar com o histórico (passado), o mercado e também as expectativas de seus executivos e traçar planos claros para o atingimento desses objetivos.

Neste processo de entendimento de passado, presente e futuro dos resultados (que deve ser um exercício contínuo) as empresas identificam oportunidades de redução de custos, aumento de receita e também redução de riscos por meio da simulação de cenários alternativos.

Mas não para por aí. Além da importância para o direcionamento da empresa e melhoria constante dos resultados, o Planejamento Orçamentário também uma ferramenta de alinhamento e engajamento com todo o time da empresa, que passa a ter uma visão clara de futuro e o entendimento do seu papel no atingimento dos objetivos (ainda mais quando trabalhamos com o Planejamento Orçamentário Colaborativo, envolvendo os departamentos da empresa).

Como fazer um Planejamento Orçamentário: o passo a passo

Agora que já sabemos o que é Planejamento Orçamentário, precisamos saber como ele é feito. De maneira geral, o plano orçamentário de uma empresa segue os seguintes passos:

1. Definições Estratégicas e definição do Objetivo Mais Importante para Sua Empresa;
2. Criar o Planejamento de Vendas;
3. Criar a Projeção de Deduções de Vendas;
4. Criar o Orçamento de Custos de Produção;
5. Criar o Orçamento de Gastos com Pessoal;
6. Criar o Orçamento de Despesas Operacionais;
7. Criar o Orçamento de Investimentos;
8. Juntar os passos anteriores nos relatórios gerenciais.

Clicando nos links acima você tem mais detalhes sobre cada um dos passos do Planejamento Orçamentário. Você também pode acessar nosso Webinar Orçamento Empresarial na Prática e conferir a criação de um plano orçamentário do zero:

Ou ainda se preferir aprender no seu ritmo, pode fazer nosso curso por e-mail que te ajuda a criar o primeiro orçamento de sua empresa em 11 dias:

Cada empresa tem necessidades diferentes e na Gestão Empresarial nunca temos uma regra de ouro que se aplique a qualquer organização. Todos os passos acima são importantes, porém, para sua empresa uns serão mais e outros menos.

Você precisa entender bem o modelo de negócios de sua empresa e definir quais dos itens acima deverá colocar mais esforço. Por exemplo, se sua empresa possui muitos funcionários e os gastos com salários e benefícios representam o maior percentual das despesas, é aí que deverá focar para aproveitar oportunidades. Mas se, por exemplo, sua empresa é uma indústria que tem seus custos produtivos associados a um pequeno grupo de matérias-primas, pode ser que as melhores chances de reduzir custos com um bom planejamento orçamentário estejam neste ponto.

Enfim, é preciso avaliar e ponderar sempre. Afinal, se estamos planejando, devemos buscar sempre pelo melhor caminho possível.

Tipos de Planejamento Orçamentário

Como já citamos aqui, não há um jeito único de fazer um planejamento. É fundamental entender a necessidade e a maturidade de gestão da empresa no momento de criar um plano orçamentário.

Existem alguns tipos de planejamento orçamentário e cada um tem sua proposta, sendo algumas metodologias mais complexas e outras mais simples, o que pode fazer total diferença na hora de sua empresa adotar a prática no dia a dia.

Orçamento centralizado ou colaborativo

O planejamento e orçamento podem ser elaborados de cima para baixo (top down), quando os objetivos e as metas são definidas pela diretoria da empresa, sem a participação dos gestores das áreas. 

Um orçamento centralizado pode ser menos trabalhoso, mais rápido para ser elaborado, mas peca na precisão e no engajamento dos colaboradores, que passam a responder por um número o qual não tiveram participação na elaboração. Mas pode ser uma boa alternativa para a empresa que não tem nenhum controle orçamentário e precisa começar.

Já no orçamento colaborativo (bottom up) os gestores de cada área, orientado pela controladoria e pelas premissas orçamentárias, apoiam na elaboração do orçamento de suas áreas, afinal, são eles que conhecem o dia a dia de cada área da empresa e podem apoiar na identificação de oportunidades, redução de despesas e melhorias de processos.

Embora mais trabalhoso e envolve um processo de criação da cultura orçamentária, o orçamento colaborativo é essencial para amadurecer o processo de planejamento, controle a atingimento dos objetivos estratégicos de uma empresa, tornando toda a organização mais consciente da importância da geração de resultado mês a mês.

Para saber mais acesse nosso artigo completo sobre Orçamento Colaborativo aqui.

Orçamento Base Histórico (OBH)

Também conhecido como Orçamento Histórico, é criado a partir dos números do ano anterior. Basicamente, é calculado o quanto se espera crescer em receita e qual a expectativa de mudança nos custos e despesas para suprir esse crescimento.

Este tipo de orçamento ajuda a aprender com o passado, não cometer os mesmos erros, repetir o que deu certo e buscar melhorias incrementais.

Uma vantagem deste modelo é que ele envolve menos pessoas, pois não é preciso revisar e justificar todas as atividades da empresa para criar um novo orçamento. Sendo assim, também é mais rápido de ser criado.

Geralmente, o Orçamento Histórico é uma boa alternativa para o primeiro orçamento da empresa, por ser mais simples, rápido e ainda assim gerar um grande aprendizado ao analisar a performance de exercícios anteriores.

Para saber mais acesse nosso artigo completo sobre Orçamento Base Histórico (OBH) aqui.

Orçamento Base Zero (OBZ)

O método OBZ parte da premissa de que nem todos os eventos ocorridos no ano anterior irão se repetir no próximo ano, e para isso, parte do zero na hora de definir um orçamento para contas, entendendo a real necessidade de verba para cada despesa.

No OBZ, cada gasto é discutido com o time, justificado e avaliado alternativas, sempre buscando o atingimento de um objetivo maior. 

Como aqui não utilizamos informações históricas e discutimos sobre cada despesa, é um orçamento que demora mais, envolve mais pessoas e é mais complexo de ser criado.Entre as vantagens do OBZ, está a grande capacidade de redução de custos e despesas deste modelo.

Para saber mais acesse nosso artigo completo sobre Orçamento Base Zero (OBZ) aqui.

Orçamento Contínuo ou Rolling Forecast

O Orçamento Contínuo é uma metodologia bem interessante e dinâmica, geralmente cobre orçamentos em um período de 12 meses, sendo que quando o mês corrente termina, o orçamento é revisado, adicionando-se um novo mês no fim do período que está sendo orçado. Assim, tem-se continuamente um plano orçamentário de 12 meses para frente.

O objetivo principal do Orçamento Contínuo é a atualização periódica do orçamento. Isto acaba criando um maior engajamento e comprometimento dos gestores e demais envolvidos no processo, que por sua vez é a chave do sucesso desta metodologia.

Para saber mais acesse nosso artigo completo sobre Orçamento Contínuo aqui.

Orçamento Matricial (GMD)

O Orçamento Matricial, também definido como gerenciamento matricial de despesas (GMD), é um tipo de orçamento conhecido principalmente pela facilidade na elaboração e pela visão cruzada e objetiva que sua análise proporciona. 

Seu objetivo principal é analisar e gerir as despesas e as receitas não mais por centros de custos, mas pela visão cruzada de entidades e pacotes, sendo:

• Pacotes: os grupos de receitas, despesas, custos ou investimentos da empresa;
• Entidades: as subdivisões da empresa (físicas ou virtuais), como unidades de negócios, centros de custos ou departamentos.

Sua implementação é baseada em 3 princípios:

• Controle cruzado: significa que todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por 2 pessoas;
• Desdobramento dos gastos: implica que, para a definição das metas, todos os gastos devem ser detalhados até o nível de atividades e de unidade orçamentária;
• Acompanhamento sistemático: consiste em instituir uma dinâmica de acompanhamento dos resultados, comparando-os com as metas e definindo ações corretivas para os desvios.

Para saber mais acesse nosso artigo completo sobre Orçamento Matricial (GMD) aqui.

 

Ficou em dúvida em qual escolher para sua empresa ou quer se aprofundar neste tema? Então sugerimos que você leia nosso e-book Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa, onde detalhamos a aderência de cada modelo de acordo com a maturidade financeira da empresa:

Quando é o momento ideal para minha empresa começar um Planejamento Orçamentário?

Os benefícios do planejamento e orçamento podem ser obtidos por empresas de qualquer porte ou modelo de negócio. Para isso é preciso respeitar a maturidade dos controles financeiros da empresa e começar simples.

Ter um plano de contas estruturado e um bom controle financeiro é essencial para um bom planejamento orçamentário, mas se a sua empresa ainda não trabalha com esses controles, planejar o futuro da empresa pode ser um excelente motivador para começar! Para entender como fazer isso, é só acessar nosso artigo Como organizar as contas da empresa: 7 passos essenciais (Com Planilhas gratuitas)

Você também pode realizar um auto diagnóstico completo da gestão financeira do seu negócio para entender em qual nível sua empresa está, quais pontos pode melhorar e ainda receber sugestões de materiais para dar os próximos passos, é só acessar:

Quais as saídas do Plano Orçamentário?

Agora que já sabemos o que é Planejamento Orçamentário, como ele é composto e o que precisa ser feito, precisamos começar a colher os resultados.

Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa. Estamos aqui do falando do:

• DRE Projetado
• Projeção de Fluxo de Caixa
• Projeção de Balanço Patrimonial

Caso você ainda não conheça estes demonstrativos, você pode aprender mais clicando nos links acima. Mas não deixe de fazer, pois estes três relatórios são essenciais, não importando se sua empresa é um comercio, uma indústria ou presta serviços. Se é pequena, média ou grande. Se está começando ou já tem anos de estrada.

A grande mágica está na complementariedade entre eles. De forma bem sucinta, podemos dizer que a Projeção de DRE mostra o quanto de lucro sua empresa vai gerar. Já a Projeção de Fluxo de Caixa mostra o quanto a empresa vai ter de dinheiro em caixa para honrar seus compromissos com funcionários e fornecedores. Por fim, a Projeção de Balanço Patrimonial nos diz o quanto a empresa irá acumular de riqueza no período projetado, expandindo ou não seu patrimônio.

Além dos três demonstrativos, uma vez pronto o Planejamento Orçamentário, também podemos extrair alguns dos Indicadores de Desempenho Fundamentais (projetados) que vão nos ajudar a entender de forma bem objetiva se os planos traçados para sua empresa fazem sentido ou não.

Erros comuns no Planejamento e Orçamento Empresarial

Nossa experiência analisando e apoiando milhares de empresas a se planejar nos fez mapear alguns erros bem comuns na hora das empresas criarem o primeiro Plano Orçamentário, conhecê-los vai ajudar muito sua empresa a não passar pelos mesmos perrengues:

• Adiar o começo: “- Dá muito trabalho!” ou “- Tenho medo de errar”, são frases comuns de empreendedores e profissionais de finanças que adiam a criação de um orçamento, decisão essa que pode custar dinheiro e oportunidades para a organização;

• Começar grande demais: empresas com baixa maturidade financeira que querem começar planejando em um nível micro de detalhe (planejando o número de canetas bic do departamento). Pela frustração de não concluirem nunca um plano orçamentário ou não conseguirem acompanhar o orçamento, desistem no meio do caminho;

• Planejar, mas não acompanhar: empresas que investem tempo e energia no processo de planejamento, mas não fazem o próximo passo: acompanhar regularmente o orçamento. Neste caso acabam por perder os benefícios de aprender com os resultados e corrigir a rota quando necessário.

• Usar dados históricos sem contar com reajustes: sua empresa planeja o ano seguinte com base nos valores históricos mas esquece de reajustes inevitáveis como dissídio coletivo, reajuste de contratos com fornecedores etc. Pode parecer simples, mas acontece muito!

Quer se aprofundar e descobrir como contornar cada erro desses e outros erros comuns? Então sugerimos ouvir nosso Controller Cast #34 Os erros mais comuns ao planejar o orçamento de sua empresa, com Monique Olegário:

O que vem depois do Planejamento e Orçamento?

Como dissemos no início do post, o Planejamento Orçamentário é o que dá inicio a todo o processo e abre as portas do maravilhoso mundo da Gestão Orçamentária para sua empresa.

Mas sua empresa não deve parar por ai! Os próximos passos são criar algumas simulações de cenários (pelo menos um cenário pessimista e um cenário otimista) e claro, acompanhar regularmente os resultados para identificar o que está saindo conforme o planejado e o que pode estar desviando dos planos e precisará de ações corretivas. Além disto, um planejamento nunca dura para sempre e as Revisões Orçamentárias são sempre bem vindas para atualizar os planos com o novo cenário que a empresa está inserida.

Mas estes já são temas para outros artigos, que você pode acessar nos links abaixo:

• Simulações de Cenários - Criando alternativas para o futuro de sua empresa
• A importância do Acompanhamento e Controle Orçamentário para sua empresa
• Revisões Orçamentárias - Conheça a importância delas para sua empresa!

Planilha de Planejamento e Orçamento para usa empresa começar hoje mesmo!

Se você quer colocar em prática na sua empresa os conceitos e o passo deste artigo, pode usar nossa planilha de Planejamento e Acompanhamento Orçamentário abaixo:

Planilhas podem ser aliadas na hora da sua empresa validar este processo e ensaiar um primeiro plano orçamentário, mas também podem adicionar complexidade, erros e retrabalhos conforme seu processo amadurece.

Se preferir começar com uma solução profissional, conheça o Treasy, nosso software de Planejamento Orçamentário para gerir o desempenho de sua empresa de forma colaborativa e com apoio de especialistas que se preocupam com o seu resultado. Faça um teste e crie o orçamento de sua empresa em poucos minutos:

Como pequenas e médias empresas brasileiras têm melhorado seus resultados com o Planejamento Orçamentário Empresarial

Nesta seção queremos apresentar modelos e histórias para sua empresa se inspirar.

Por muito tempo, o orçamento foi uma ferramenta popular entre grandes empresas, mas pouco adotada por pequenas e médias. A falta de informação e o mito da complexidade e do volume de trabalho demandado pelo processo faz empresários menos experientes subestimarem os ganhos do planejamento.

Abaixo você pode conferir histórias de empresas que saíram na frente, criaram uma cultura orçamentária forte e obtiveram resultados excelentes:

• Como uma empresa familiar reformou sua gestão “do piso ao teto” com o apoio do Orçamento Empresarial
• Como a Maxxcard ganhou tempo de resposta e reduziu custos com a Terceirização do Planejamento Orçamentário
• Icatu projeta melhoria em 50% do resultado financeiro almejado graças à Gestão Orçamentária

Esperamos que o conteúdo deste artigo tenha esclarecido tudo sobre Planejamento Orçamentário para você e sua empresa e inspirado você a dar os próximos passos para profissionalizar a gestão de desempenho da sua empresa.