A execução do Orçamento é decisivo para o sucesso ou falha no projeto. Poucas empresas têm um orçamento ilimitado, então a primeira coisa que os interessados pelo projeto buscam para determinar se seu projeto foi um grande sucesso ou uma falha colossal é o resultado final. Esse fato pressiona os líderes do projeto a cada dia que passa. Como tal, o gerenciamento efetivo do orçamento é a área de foco principal para os gerentes de projetos que valorizam suas carreiras.
Seguem-se cinco estratégias para manter o controle do orçamento do seu projeto antes de sucumbir a grandes vazões de recursos.
Compreenda as verdadeiras necessidades e desejos das partes interessadas
O que as partes interessadas dizem que precisam ou querem em um projeto muitas vezes não é tão simples como pode parecer antecipado. Isso pode levar a metas e expectativas não identificadas em ambos os lados da mesa. Se um gerente de projeto, patrocinadores, membros da equipe e fornecedores não tiverem uma sólida compreensão sobre os verdadeiros desejos das partes interessadas, é quase impossível identificar quais são os requisitos para o projeto.
Certifique-se de colocar o tempo necessário para obter uma compreensão mais profunda do que as partes interessadas esperam. Em última análise, tudo, incluindo o orçamento, é definido pelas expectativas, entregas e outros requisitos das partes interessadas. Portanto, o primeiro passo para um orçamento de projeto efetivamente gerenciado é garantir que os requisitos do projeto sejam identificados com precisão, documentados e confirmados com todas as partes interessadas – e que estes sejam comunicados a todas as partes envolvidas. Este passo crucial deve ser concluído antes do orçamento ser definido. Muitos projetos foram iniciados em torno de necessidades, mas executados em torno de desejos, automaticamente colocando projetos em risco de excessos de orçamento que deixam todos decepcionados.
Estime corretamente os Custos no Orçamento de Projeto
Quando chega a hora de estimar custos, seja realista. Certifique-se de obter contribuições de todas as partes interessadas. Mais importante, construir contingências. Este passo é essencial. Você precisa ter em conta coisas fora do seu controle, como considerações ambientais externas que podem afetar os preços de suprimentos, recursos, mão-de-obra, financiamento, falta de produtos/serviços, trocas de moeda e assim por diante.
Os preço e taxas de hoje podem não ser os mesmos nas fases posteriores de um projeto. Certifique-se de que os fornecedores podem cumprir suas promessas e prepare um plano de backup. A obtenção de informações de outras partes interessadas e a verificação de fornecedores podem contribuir muito para estabelecer um orçamento mais realista que possa ser cumprido, mesmo que haja circunstâncias imprevistas que afetem os custos. Muitos gerentes de projetos já foram pegos de surpresa com a escalada de custos, fornecedores que não podiam cumprir obrigações citadas ou outras questões. Planeje surpresas e, para auxiliá-lo nas finanças, pense em contratar um contador.
Desenvolva KPIs relevantes
Você não pode gerir eficazmente um orçamento do projeto sem estabelecer indicadores de desempenho chave (KPIs). Os KPIs ajudam você a verificar quanto gastou em um projeto, até que ponto o orçamento atual do projeto difere do que foi planejado, ou seja, faz o comparativo realizado x orçado, e assim por diante.
Aqui estão apenas alguns KPIs de projeto comumente conhecidos e usados que são essenciais para o gerenciamento efetivo do orçamento do projeto:
- O custo real (AC), também conhecido como custo real do trabalho realizado (ACWP), mostra quanto dinheiro foi gasto em um projeto até o momento.
- Variância de custo (CV) indica se o custo do projeto estimado está acima ou abaixo da linha de base estabelecida.
- O valor obtido (EV), também conhecido como custo do trabalho realizado (BCWP), mostra o orçamento aprovado para atividades de projetos executadas até um determinado horário.
- O valor planejado (PV), também conhecido como custo do trabalho agendado (BCWS), é o custo estimado das atividades do projeto planejado / agendado a partir da data de relatório.
- O retorno do investimento (ROI) mostra a rentabilidade de um projeto e se os benefícios excederam os custos.
Revisitar, revisar, re-prever
Um projeto deixado para ser executado sem gerenciamento de orçamento e revisão levará a uma falha. O acompanhamento do orçamento é essencial para evitar que os gastos estejam extrapolando o que foi previsto. Uma extrapolação de orçamento de 10% é muito mais fácil de corrigir do que uma de 50% e, se você não fazer um acompanhamento orçamentário, só saberá do prejuízo mais tarde e o problema pode ser muito maior. Suas chances de manter um projeto em trilha com a revisão orçamentária freqüente são muito maiores do que se você prever uma vez e esquecê-la.
Assim como o orçamento de um projeto precisa ser constantemente revisado para mantê-lo no rumo, também o uso do recurso do projeto, uma vez que as pessoas que trabalham em um projeto contribuem para o seu custo. Os gerentes de projetos devem rever o número de pessoas que atualmente trabalham em um projeto e as necessidades futuras de recursos do projeto em uma base semanal. Isso irá garantir que você esteja utilizando completamente os recursos que possui e que possui os recursos adequados para o resto do projeto.
Revisar regularmente a previsão de recursos ajudará a manter o orçamento do seu projeto no caminho certo. Scope creep é uma das principais causas de superação do projeto. Como o trabalho não planejado encontra seu caminho em seu projeto, as horas faturáveis são montadas e o orçamento do projeto pode ficar fora de controle. Os gerentes de projetos devem gerenciar cuidadosamente o escopo criando ordens de mudança de trabalho que não são cobertas pelos requisitos iniciais do projeto. As ordens de mudança autorizam financiamento adicional para o projeto para cobrir o custo do trabalho extra e assim manter o projeto alinhado com seu novo orçamento.
A comunicação é essencial para manter o Orçamento do Projeto
Uma parte importante da permanência no orçamento de projeto é garantir que todos os membros da equipe estejam conscientes do status atual do orçamento também. Mantenha a equipe do projeto informada sobre a previsão do orçamento do projeto. Uma equipe informada é uma equipe capacitada que se apropria de seus projetos. Ao manter a equipe informada sobre o status do orçamento, eles serão mais propensos a assistir suas cobranças do projeto e muito menos propensos a cobrar horas extras de “área cinza” para o seu projeto – horas em que eles sabem que eles trabalhavam, mas não eram claros sobre o que eram trabalhando em.
O orçamento do projeto deve ser uma parte viva de seus projetos – algo que você revisa com sua equipe e partes interessadas em uma base regular. Os gerentes de projetos que monitoram cuidadosamente os orçamentos ao longo da vida de seus projetos manterão as partes interessadas e a gerência felizes e, assim, terão maior sucesso em projetos e carreira.
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