Custos e despesas: a importância de classificá-los e diferenciá-los

Publicado dia 16 de junho de 2013

Era uma vez um empreendedor que teve uma ideia de negócio brilhante. Depois de conversar com muitas pessoas, resolveu colocar tudo no papel e, então, pôr a mão na massa. Empolgado, montou um protótipo, testou a aceitação do público e foi para o mercado. Imediatamente, o produto começou a vender e as receitas apareceram com toda a força.

No entanto, como em todo conto de fadas, houve um problema no meio da trama antes do tão esperado final feliz. Quando chegou o fim do mês, o empreendedor percebeu que, mesmo com boa saída, a empresa não dava lucro. Fazendo as contas, ele notou que estava gastando muito mais do que ganhava. Nesse momento, descobriu que faltava algo primordial: conhecer seus custos e despesas.

Com o dinheiro que tinha em mãos para abrir o negócio, ele apenas foi gastando para colocar a ideia no mercado. Depois, com o faturamento foi a mesma coisa. O dinheiro entrava no caixa e não demorava muito tempo para ser gasto em algo, sem muita preocupação com os valores. Afinal, o produto estava vendendo, então tudo ia muito bem. Acontece que não fazer a classificação de custos e despesas é um erro que pode ser crucial.

Neste artigo, nós vamos mostrar as definições e o que faz esses dois conceitos serem tão importantes para que o negócio tenha um final feliz. Lembrando sempre que para isso é preciso planejamento e disciplina na hora de lidar com os valores envolvidos na operação e nos bastidores do empreendimento. Siga com a gente!

O que é custo?

Para começar a tratar de todo esse assunto, vamos entender os dois conceitos, partindo da definição de custos. Tratam-se dos gastos da empresa com o produto final e estão ligados à aquisição ou à produção de mercadorias.

Alguns exemplos de custos são matéria-prima, mão de obra e gastos gerais de fabricação, que incluem depreciação de máquinas e equipamentos, energia elétrica, manutenção, materiais de conservação e limpeza para fábrica, viagens de pessoas ligadas à empresa e diversos outros itens.

O que é despesa?

a definição de despesa engloba todos os gastos relativos à administração da empresa, como as áreas comercial, de marketing, de desenvolvimento de produtos e financeira. Ou seja, são os desembolsos necessários para manter a estrutura funcionando, porém, não contribuem diretamente para a geração de novos itens que serão comercializados.

Podemos citar como exemplos de despesas as contas de água, luz e internet, o aluguel do prédio, os materiais de escritório, gastos com estrutura e lanche fornecido para os funcionários. Como é possível observar, são valores essenciais, mas que não estão diretamente ligados aos produtos.

Classificação de custos e despesas: fixos ou variáveis?

Dentro das definições desses dois conceitos, ainda existem outros detalhes que precisam ser observados. Os custos e as despesas também pode ser classificados em fixos ou variáveis.

Custos ou despesas fixas

Esses são os gastos que não variam com o volume produzido ou vendido. Isso significa que eles serão cobrados todos os meses, independentemente se a empresa teve ou não um bom desempenho comercial. Um exemplo de despesa fixa é a conta de água. Já um tipo de custo fixo é a mão de obra, que precisa ser paga apesar do volume de horas trabalhadas pelos colaboradores.

Custos ou despesas variáveis

Esse número, por sua vez, varia em função do volume produzido ou vendido. Um produto com baixa saída, por exemplo, pode ter sua produção interrompida durante um tempo. Com isso, a matéria-prima necessária para fabricá-lo não precisará ser comprada.

Um tipo de despesa variável pode ser um brinde dado aos funcionários por conta de um resultado extraordinário que a empresa teve em determinado período. Outro exemplo é uma campanha de endomarketing, que não acontece todos os meses, sendo esporádica e dependente da situação do negócio.

Em algumas literaturas, você pode encontrar ainda os semivariáveis ou semifixos, como o custo da energia elétrica, em que a empresa contrata um fornecimento mínimo, chamado de demanda. Essa é a parte fixa de uma conta de energia elétrica. Produzindo ou não, a empresa terá que pagar essa demanda (custo fixo) — e o restante é o gasto variável (o consumo conforme a produção). Ainda no exemplo da energia elétrica, a parte consumida pelas áreas administrativas é tratada como despesa e a parte consumida pela área produtiva é “absorvida” no custo da produção.

Para ajudar a colocar esses conceitos em prática e apurar todos esses números, montamos um modelo de planilha para você fazer o registro, a classificação e o acompanhamento dos gastos, custos e despesas. Com ele, sua empresa conseguirá organizar esse processo e torná-lo mais ágil e simples. Para ter acesso ao material, basta clicar na imagem abaixo e fazer o download. É grátis!

Modelo de Demonstrativo de Gastos, Custos e Despesas

A importância da correta classificação de custos e despesas

Custos e despesasEntre os principais benefícios de uma apuração correta de custos e despesas podemos destacar a análise da margem de contribuição por produto, que é o valor que sobra da venda de um produto ao retirarmos de seu faturamento bruto os gastos com deduções de vendas e com o custo de sua produção ou compra.

De maneira resumida, a margem de contribuição nos diz se um produto vale a pena ou não ser produzido. E não temos como realizar esta análise se não tivermos identificado as despesas administrativas de maneira separada dos custos de produção.

Quer dizer, conhecer os custos e as despesas ajuda as empresas a melhorarem os preços e, consequentemente, a margem de contribuição, tendo, portanto, lucro com as vendas dos produtos.

A influência dos custos e das despesas no orçamento

Quando uma empresa elabora seu planejamento orçamentário, são feitas algumas projeções, entre elas das receitas e também dos custos e das despesas das áreas do negócio. Assim, é possível fazer a divisão correta dos valores para cada setor e a definição de prioridades. Afinal, tendo uma noção do quanto é necessário para tocar cada atividade, os gestores podem destinar os montantes adequados no orçamento.

Agora, imagine uma empresa que não faz a classificação correta dos custos e das despesas. Como seus gestores vão conseguir separar os recursos necessários de forma que realmente atendam às necessidades dos setores? Fica muito difícil, não é mesmo? Qualquer valor estipulado pode acabar sendo apenas um chute e uma aposta que, provavelmente, trará prejuízos.

Pense em uma empresa que está elaborando seu planejamento orçamentário e definindo as prioridades para um período de 6 meses. Sem ter a definição clara dos conceitos, coloca tudo apenas como gastos gerais. No orçamento, então, não será possível destinar corretamente os valores necessários para a fabricação dos produtos ou mesmo para as contas mais básicas da empresa, como água e energia elétrica.

Dessa forma, no decorrer do exercício pode acabar faltando recursos para determinado custo ou despesa. Sem saber que 30% das receitas precisavam ser destinadas à mão de obra, os gestores gastaram 75% com o desenvolvimento e a fabricação dos itens. E aí a consequência pode ser atraso nos salários e multas.

Muitas vezes, é possível corrigir antes que o estrago seja muito grande, mas, na maioria das vezes, não dá mais tempo de fazer nada, a não ser lamentar e tentar corrigir os erros para que eles não se repitam no futuro.

O mesmo vale para realizar ajustes no orçamento de um período para o outro. Conhecendo bem os custos e despesas é possível apertar um pouco em lugar, afrouxar no outro e ir adaptando as receitas conforme o necessário.

Como podemos ver, a elaboração do orçamento envolve muitas variáveis.  Então, para deixar essa tarefa menos complicada, preparamos o Guia Prático do Orçamento Empresarial. No material, explicamos como montar o orçamento, de que forma apurar os resultados e quais são os principais indicadores para saber se tudo está indo como planejado. Para fazer o download gratuitamente, basta clicar na imagem abaixo:

Guia Prático do Orçamento Empresarial

Concluindo

Como falamos, é extremamente importante que você entenda o conceito de despesas e o conceito de custos para saber a melhor forma de classificá-los. Além da precisão nas contas do dia a dia, sua empresa terá, assim, um orçamento completo e eficiente.

Então, comece agora mesmo a se aprofundar no assunto. Da parte técnica, a Treasy cuida e oferece todo o suporte ao seu negócio! Conheça melhor nossos serviços e conte sempre com a gente!

Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.

Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books.

Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos acompanhe nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.

 *Este artigo foi revisado em 24/08/2018.

Talvez você também queira ler um destes:


Também publicado em Medium.

Sem comentários

Deixe um comentário

Você precisa estar logado para postar um comentário. Clique aqui para fazer o login