Muito antes da decolagem de um avião, o piloto precisa ter em mãos um plano detalhado com todas as informações necessárias para realizar o voo com eficácia e segurança. Entre elas, uma das mais importantes e que direciona sub-planos para o percurso é, sem dúvidas, o destino a ser alcançado.
Além disso, da decolagem até o pouso, o piloto conta com instrumentos de orientação para ajudá-lo a ficar na rota definida durante todo o voo. Assim, garante-se que o destino pré-programado seja alcançado no tempo estabelecido com toda a segurança necessária.
Trazendo isso para o mundo empresarial, esses procedimentos podem ser comparados a duas atividades importantes: planejamento e orçamento. Juntos, eles guiam o negócio e dão as bases para que ele se desenvolva. Então, que tal entender o que cada conceito significa e como o bom entrosamento entre eles pode ser a chave para o sucesso da sua empresa? Aperte o cinto para seguir com a gente e descobrir tudo em detalhes!
Planejamentos estratégico, tático e operacional
Antes de entendermos melhor a relação entre planejamento e orçamento, precisamos passar por três ferramentas essenciais para a definição dos objetivos da empresa. Estamos falando dos planejamentos estratégico, tático e operacional. Eles funcionam como as escalas da viagem do avião. Quer dizer, antes de chegar ao destino, é necessário cumprir outras etapas, que fazem toda a diferença no resultado final.
O planejamento estratégico corresponde justamente ao destino final. Nessa parte, a empresa define um objetivo a longo prazo, que pode ir de 5 a 10 anos. Aqui deve haver uma visão geral do negócio, com planos mais genéricos que servirão como guias para as atividades.
Já o planejamento tático tem o foco voltado para um período de médio prazo, que pode ir de 1 a 3 anos. Essa etapa é mais voltada para as áreas e departamentos da empresa, que devem fazer o detalhamento de como vão atingir os objetivos e metas. Ou seja, é o desmembramento do planejamento estratégico. Nesse momento, podem surgir os planos de marketing, os planos de produto, o planejamento de pessoal e todos os outros documentos que ajudarão os gestores a alcançarem seus objetivos e metas.
A última etapa é o planejamento operacional, fechado em um período menor de tempo, que varia entre 3 e 6 meses. É a hora de definir os métodos, os processos e os sistemas a serem utilizados para alcançar os objetivos globais. Por isso, o detalhamento deve ser bem maior que nas outras etapas, definindo as pessoas envolvidas em todos os processos, cada uma de suas responsabilidades, atividades e funções, além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática. Em resumo, é quando os profissionais colocam a mão na massa para fazer as coisas acontecerem.
Planejamento e orçamento como instrumentos de navegação
Dito isso, vamos entender melhor a relação entre planejamento e orçamento. Na aviação, o primeiro passo a ser dado é a definição do destino. E aqui, em muitos casos, não há só um aeroporto de parada. São realizadas escalas em diversas cidades, dependendo da distância, das necessidades e do planejamento. Com essa informação em mãos, é possível organizar todo o trabalho que fará com que o avião possa decolar e chegar no local estabelecido.
Sabendo onde precisa ir, a empresa de aviação vai traçar uma rota que seja rápida e segura, definir a quantidade de combustível necessária, incluindo uma reserva, e estabelecer o número de tripulantes suficiente para dar conta de atender todos os passageiros.
Além disso, como falamos, da decolagem ao pouso, o piloto tem à disposição inúmeros instrumentos de orientação para auxiliá-lo a se manter na rota definida durante todo o voo. São mapas, gráficos, indicadores, alertas e dezenas de outras ferramentas essenciais para que o destino estabelecido seja alcançado no menor tempo possível e com toda a segurança necessária.
Mas mesmo com todos esses procedimentos prévios, não há nenhuma garantia de que a rota percorrida acontecerá da forma que foi planejada. É muito comum surgirem áreas de instabilidades, ventos fortes, outras aeronaves na rota e uma série de fatores capazes de fazer com que o piloto seja obrigado a realizar pequenos desvios e ajustes de curso durante o voo.
A única certeza é que o destino estabelecido deve ser alcançado e que, para isso, o piloto deve utilizar os instrumentos e as habilidades disponíveis para chegar ao destino, contornando os imprevistos e garantindo, assim, o sucesso da viagem.
Em uma empresa, a definição do destino é o seu objetivo, ou seja, onde ela quer chegar e o que ela quer ser. São questões bem existenciais, mas, se bem planejadas, se tornam muito práticas. Isso fica ainda mais fácil quando o empresário volta no tempo e se lembra dos motivos que fizeram ele abrir o negócio.
Bom, com o planejamento concluído, é hora de pensar no que precisa ser feito para que as metas sejam alcançadas e quais recursos são necessários para que a empresa consiga chegar ao seu destino. É aí que entra o planejamento orçamentário — ou o combustível do avião.
Se eu sei onde quero ir, estabeleci os meios a serem utilizados para isso e entendi o que é preciso para alcançar meus objetivos, preciso, então, calcular os valores necessários para financiar todo esse planejamento, não é verdade?
No planejamento orçamentário de uma empresa é realizada uma estimativa de receitas para um determinado período e, com base nesses dados, define-se de que forma os recursos serão aplicados. Em outras palavras, tendo-se uma noção dos valores que terão à disposição, os profissionais responsáveis pelo orçamento decidem quanto e onde vão aplicar o dinheiro para alcançar seus objetivos estratégicos.
É nesse momento que são definidas algumas prioridades. Uma empresa que deseja aumentar sua base de clientes em 50% em 5 anos, por exemplo, pode definir as áreas de marketing e vendas como prioridades para investimentos mais pesados, sem, claro, deixar de alocar recursos nos outros setores. O plano orçamentário, então, contará com essas diretrizes.
Assim, a empresa conseguirá aproveitar a qualidade que o produto já possui e aumentar o alcance de sua marca, chegando a mercados nos quais ainda não tinha uma presença tão expressiva quanto desejava.
Antes de começar a viagem, sua empresa precisa conhecer rotas alternativas
Como dissemos no artigo Previsão de Cenários - Seu Único Diferencial, a habilidade de simular e prever diversos cenários possíveis, aliada à capacidade de reagir de forma ágil quando as coisas não saem como previstas, é um diferencial importantíssimo que, atualmente, pode ser o fator decisivo para levar as empresas ao sucesso ou ao fracasso.
As ferramentas de planejamento e orçamento são os instrumentos ideais para auxiliar sua empresa a estabelecer onde quer chegar e estimar os recursos necessários para isso, sem que falte ou sobre, e verificar, de tempos em tempos, se está na direção correta, realizando ajustes sempre que necessário e o mais breve possível.
Imagine o exemplo do avião, em que muito combustível representa peso extra, que diminui a velocidade e aumenta o consumo, mas pouco combustível significa que o avião não chegará ao seu destino. Veja que não chegar ao destino não significa que o avião vai cair. Ele pode fazer um pouso de emergência e abastecer, porém, isso afetará significativamente os prazos e os custos da viagem, o que poderia ser evitado com um planejamento prévio.
Agora traduza isso para as necessidades comuns em sua empresa, como a compra de matéria-prima ou a urgência de capital de giro, por exemplo. Ou imagine a tripulação como sendo suas equipes produtiva e administrativa. E então responda a pergunta: sua empresa possui o plano de voo e os instrumentos de navegação apropriados?
Planejamento estratégico e orçamentário sem complicações
Como você viu ao longo do artigo, falamos bastante sobre a importância de ter um planejamento estratégico e um planejamento do orçamento para que a sua empresa possa voar sempre por um céu de brigadeiro. Porém, depois da última pergunta que fizemos, percebeu que ainda falta bastante ou precisa aprimorar o seu plano para que a viagem seja tranquila? Fique calmo! Assim como apontamos a necessidade, também estamos aqui para ajudar você a resolver a situação.
Para auxiliar você em todo esse processo, desenvolvemos a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária, com a qual é possível aprender a fazer tudo o que falamos sobre o orçamento. Para apresentá-la a você, fizemos o webinar 5 passos para eliminar o abismo entre a estratégia e a execução, no qual mostramos desde a importância de ter um orçamento até quando se faz necessária uma revisão desse orçamento, passando pelo planejamento orçamentário e a gestão propriamente dita. Acesse agora mesmo clicando na imagem abaixo:
Concluindo
Ficou claro que o planejamento é essencial e que o orçamento é a chave para queas ideias sejam colocadas em prática, certo? Então, comece agora mesmo a implantar essa estrutura em sua empresa. Quanto antes você toma r as atitudes corretas, melhores serão os resultados. E conte sempre com a Treasy nessa caminhada. Temos um time de especialistas pronto para atendê-lo.
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*Este artigo foi revisado em 24/08/2018.