Na Gestão Empresarial, temos vários termos, metodologias e ferramentas que quase todo mundo já ouviu falar em algum momento, mas que, na verdade, não conhece seus conceitos ou aplicações práticas.
Um desses termos é metodologia 5W2H. Uma ferramenta 5W2H é tão simples e prática que pode ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa. Um exemplo é o uso desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional até o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.
Nesta postagem, além de entender melhor o que é 5W2H e sua definição, você também vai aprender como fazer um plano de ação 5W2H.
O que é a ferramenta 5W2H?
A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.
A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.
São elas:
Os 5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
Os 2H:
- How (como será feito?)
- How much(quanto vai custar?)
Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira.
Com essas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva, como vamos explicar!
Como fazer 5W2H na prática
Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional.
Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.
Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica.
Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar sua equipe sobre o que precisa ser feito.
A imagem abaixo é um exemplo prático do 5W2H:
Porque utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa
Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, a Matriz 5W2H costuma ser utilizada em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, etc.
Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da metodologia 5W2H auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.
Aliás, temos um episódio do nosso podcast, o Controller Cast, onde falamos sobre o orçamento como ferramenta de gestão. É um conteúdo rico que vai ao encontro deste artigo, confira:
E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa. Isso pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, deixando de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.
Isso porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc.
E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.
O 5W2H como ferramenta fundamental de Planejamento Estratégico e Orçamentário
Como dissemos no texto, os planos de ações são fundamentais para colocar em prática os objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário.
Isso porque pode ser é um elo importante entre os gestores que não compreendem muito sobre Orçamento Empresarial e a área financeira da empresa.
Um coordenador de Marketing ou de TI, por exemplo, que não tem muita familiaridade com os números, pode iniciar seu planejamento com mais clareza por meio da matriz de 5W2H. E, depois, evoluir esse plano para o Orçamento do setor, com o auxílio do financeiro ou controller, claro. No vídeo abaixo nós ensinamos justamente isso: como levar um plano de ação para o orçamento da empresa:
Desenvolvemos uma planilha de Plano de Ação, na qual utilizamos três metodologias que podem ser bem úteis para o momento que sua empresa está, de evolução dos processos.
A primeira metodologia é a do 5W2H, que explicamos neste post, e as outras duas são do método RICE, que auxilia na hora de definir o que priorizar, e a Kanban, para acompanhar o andamento dessas ações. Essas três metodologias são fundamentais para o processo de Gestão Orçamentária.
Caso queira baixar essa planilha e começar a usar agora mesmo na sua empresa, basta clicar no link abaixo:
E depois de ler o e-book, compartilhe com seus colegas e não esqueça de deixar um comentário abaixo contando o que achou.