O que é Gestão Orçamentária: o guia completo! Conceitos, dicas, vantagens e melhores práticas para sua empresa!

Por |29/03/2015|
A Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), criadora do MEG (Modelo de Excelência na Gestão), um dos mais completos e conceituados frameworks para a avaliação do desempenho e diagnóstico organizacional divide a Gestão Empresarial em 8 critérios:gestão orçamentária
  • Gestão da Liderança
  • Gestão das Estratégias e Planos
  • Gestão dos Clientes
  • Gestão da Sociedade
  • Gestão das Informações e Conhecimento
  • Gestão de Pessoas
  • Gestão de Processos
  • Gestão dos Resultados

Dentro destes critérios, a Gestão Orçamentária é uma das disciplinas fundamentais que compõem a Gestão do Desempenho Empresarial e está intimamente ligada a dois dos critérios da Excelência: a Gestão das Estratégias e Planos e também a Gestão dos Resultados.

Antes de nos aprofundarmos no artigo sobre Gestão Orçamentária, confira os vídeos disponibilizados pela FNQ que falam sobre os critérios de Gestão das Estratégias e Planos e também da Gestão dos Resultados.

Os vídeos são curtinhos (1 minuto cada) e vão dar uma boa base para o restante do artigo.

Podemos organizar a Gestão Orçamentária em três grandes etapas:

  • Elaboração do Plano Orçamentário
  • Simulação de Cenários
  • Acompanhamento e Análise dos Resultados

Na imagem abaixo, podemos ver como acontece cada uma destas etapas dentro da Gestão Orçamentária:

 

gestão orçamentária

Vamos conhecer mais detalhadamente na sequência um pouco mais sobre cada uma delas.

Elaboração do Plano Orçamentário

Nesta primeira fase, é quando geralmente as empresas fazem o levantamento inicial de dados e informações históricas, bem como a definição das premissas orçamentárias com base em seu Planejamento Estratégico para os próximos anos.

A partir destas premissas iniciais, são elaborados os planos financeiros de Receitas, Despesas e Investimentos da empresa. Os principais são:

Uma prática cada vez mais comum nesta fase é a utilização do conceito de Orçamento Colaborativo (também conhecido como Orçamento Descentralizado), onde cada gestor realiza o orçamento de seu departamento, Unidade de Negócio ou Centro de Resultados. Desta forma, a elaboração do Orçamento se dá com muito mais agilidade, além de proporcionar maior engajamento da equipe e gerar informações muito mais confiáveis.

No Brasil, o mais comum é que esta fase aconteça nos últimos meses do ano, quando as empresas realizam seu Orçamento Empresarial para o próximo ano. Porém isto não é uma regra. Por exemplo, empresas que trabalhem com sazonalidades como o setor de agronegócios ou mesmo o setor de moda, costumam elaborar seu Budget de acordo com o período em que acontecem seus negócios (plantio e colheita ou lançamento de coleções).

Simulação de Cenários

Assim que cada plano financeiro (Receitas, Custos, Investimentos, etc.) é finalizado pelo respectivo gestor responsável, a área de Planejamento e Controladoria pode então consolidar todas as informações em um plano único, gerando um Cenário Inicial para análise de todos os stakeholders na empresa.

Nem sempre a primeira versão do Orçamento é aprovada pela diretoria ou conselho. Muitas vezes são solicitados ajustes, como por exemplo, aumento das metas de vendas, redução de custos ou despesas, realocação de investimentos, entre outras inúmeras possibilidades. A este processo damos o nome de Revisões Orçamentárias.

Então, a partir do Cenário Orçamentário Inicial que havia sido criado, é gerado então um novo cenário, comumente chamado de Cenário Revisado. Neste novo cenário cada gestor faz as alterações sugeridas pela diretoria da empresa e após todos concluírem, uma nova rodada de análises é realizada, sendo que o Orçamento pode ser então aprovado ou uma nova revisão pode ser solicitada, até que as projeções fiquem de acordo com as expectativas dos stakeholders, gerando finalmente um Cenário Aprovado ou Cenário Homologado.

Além disto, mesmo que a primeira versão do Orçamento tenha ficado satisfatória, é altamente recomendado que a empresas crie algumas variações e faça simulações de diferentes cenários alternativos, prevendo situações possíveis e prováveis, como a abertura ou fechamento de Canais de Vendas, contratação ou demissão de pessoal adicional, realização de Investimentos de expansão, etc.

O mais comum é que as empresas elaborem no mínimo três cenários: um Cenário Realista, um Cenário Pessimista e um Cenário Otimista. Desta forma a empresa se antecipa as situações que poderiam causar prejuízos, se preparando para minimizar estes riscos e também para aproveitar oportunidades que se apresentam nas Projeções de Cenários.

Ou seja, um Cenário Orçamentário nada mais é do que uma versão de conteúdo orçamentário, considerando dados, variáveis e valores diferentes para a mesma informação a ser orçada.

E o grande ganho de trabalhar com Cenários e não simplesmente alterar o Orçamento que havia sido gerado anteriormente é exatamente manter estas versões salvas para poder compará-las e decidir qual o melhor caminho a ser seguido.

Para saber mais sobre Simulações de Cenários, sugerimos que confira este artigo.

Acompanhamento e Análise dos Resultados

Depois de elaborado um Orçamento Inicial, gerado diversos Cenários e homologado um Plano Orçamentário a ser seguido, é preciso então acompanhar mensalmente os resultados para saber se a empresa está caminhando no sentido certo para atingir os objetivos que foram estabelecidos.

Para isto, três instrumentos de gestão são extremamente necessários: os Relatórios Gerenciais, as Análises Gráficas e os Indicadores de Desempenho, que auxiliam sua empresa a tomar decisões baseadas em dados e fatos e não em opiniões ou percepções pessoais. Sem eles é como “pilotar” a empresa de olhos vendados!

Os Gráficos e Indicadores de Desempenho dão um panorama geral da situação da empresa, de forma direta e objetiva. Eles são os “dedo duro” dos resultados, mostrando rapidamente onde a empresa está indo bem e que pontos precisam de mais atenção.

O ideal é que os Gráficos e Indicadores de Desempenho tragam os valores Planejados, Realizados e o Histórico do ano anterior. Assim você pode ter uma visão geral dos resultados planejados para o ano, acompanhar mensalmente quais metas estão sendo alcançadas e também comparar o desempenho com o ano anterior, para identificar se sua empresa está crescendo ano a ano.

Veja alguns exemplos de Indicadores de Desempenho e um Dashboard Gerencial de Gráficos:

 

gestão orçamentária

gestão orçamentária

Já os Relatórios Gerenciais proporcionam o detalhamento que a objetividade dos Gráficos e Indicadores deixa de fora. Na Gestão Orçamentária, temos 3 relatórios essenciais:

  • O Demonstrativo de Resultados (DRE) que fornece informações sobre a Rentabilidade da organização, incluindo índices importantes como a Margem de Contribuição, EBITDA e Lucratividade.
  • A Projeção de Fluxo de Caixa que permite analisar o futuro da saúde financeira da empresa, como a Geração de Caixa mensal, os Prazos Médios de Pagamento e Recebimento ou ainda Necessidade de Capital de Giro.
  • E a Projeção de Balanço Patrimonial que traz uma visão consolidada da Evolução Patrimonial da empresa, demonstrando todos os ativos (bens e direitos) e passivos (dividas e deveres), bem como se o patrimônio acumulado está em ascensão ou declínio.

Abaixo você encontra alguns exemplos de como criar um DRE e Fluxo de Caixa para sua empresa, incluindo as análises dos valores planejados, valores realizados e também uma coluna para analisar os desvios e variações entres os valores planejados e realizados.

gestão orçamentária

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Além de analisar os resultados realizados, é preciso identificar os principais desvios em relação ao planejado e registrar os motivos por meio de comentários ou justificativas. Este registro é fundamental para consultas futuras, para que sua empresa possa entender quais foram os principais fatores que durante o ano contribuíram para que a empresa alcançasse ou não os objetivos estabelecidos.

Enfim, tão importante quanto planejar, é acompanhar regularmente os resultados. Portanto, sugerimos que confira também este artigo que fala um pouco mais deste tema, trazendo algumas dicas e boas práticas para o Acompanhamento e Controle Orçamentário.

Escolhendo a melhor ferramenta para Gestão Orçamentária

Agora você já conhece o que é Gestão Orçamentária e  como iniciar o processo dentro da sua empresa. Tão essencial  quanto essas etapas, é a escolha de uma ferramenta adequada à maturidade de orçamento que a sua empresa está.

Empresas em estágio inicial, é comum não existir uma área ou profissional dedicado ao Planejamento e Controladoria, na maioria dos casos esta função é feita em “part-time” pelo financeiro ou até mesmo pelos próprios sócios da empresa. Ter Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial, é essencial para começar a Gestão Orçamentária, no entanto, empresas que estão neste estágio geralmente não possuem esses relatórios. Então se você identificou que sua empresa está nesse estágio, sugerimos que comece com algo simples, mas comece! Criamos um Modelo de Planilha para Gestão Orçamentária para te ajudar nesse início de jornada.

Empresas em estágio intermediário, é comum ter um controller dedicado para fazer a Gestão Orçamentária, muitas vezes já apoiado por um analista ou um assistente de controladoria. Gerentes e supervisores estão envolvidos no processo de elaboração e acompanhamento do orçamento. É comum surgir o pensamento “já está bom assim, já temos o suficiente”, mas se sua empresa está nesse estágio, foque na melhoria contínua para ” para levar sua empresa a uma processo orçamentário “best-in-class”. Então, uma boa opção é buscar uma solução de mercado para sistematizar este processo para que sua empresa consiga focar no que realmente interessa e dá resultados.

Empresas em estágio avançado, normalmente já possuem equipes de Planejamento e Controladoria dedicadas e focadas para fazer a Gestão Orçamentária. Nesse estágio, as empresas buscam cada vez mais o detalhe do dado, por isso são essenciais “drill-down” das informações para identificar as causas de qualquer desvio. Um erro comum nas empresas neste estágio é criar um Dashboard gigante, com diversos indicadores que não fazem sentido para os negócios da empresa. Isso pode fazer com que  as planilhas virem uma dor de cabeça. Sugerimos a mesma solução do estágio anterior, pois automatizar a planilha de Gestão Orçamentária por meio de um sistema, irá gerar ganhos de produtividade significativos.

A Gestão Orçamentária nas Pequenas e Médias Empresas (PME)

Neste artigo utilizamos alguns conceitos geralmente aplicados em empresas de grande porte, como Orçamento Colaborativo, área de Planejamento e Controladoria, aprovação dos Planos Orçamentários pela diretoria ou conselho, Simulações de Cenários, entre outros…

Em uma pequena ou média empresa, pode ser que não existam tantos gestores envolvidos no processo, pode não existir uma área de Planejamento e Controladoria dedicada a elaboração do Orçamento e até mesmo que a diretoria seja formada por apenas um único sócio, mas nada muda em relação aos ganhos obtidos com a Gestão Orçamentária.

A única diferença é que o próprio empreendedor fará ambos os papéis, mas nem por isto a necessidade deixa de existir. Muito pelo contrário. As empresas de pequeno e médio porte, por não possuírem a solidez financeira de grandes empresas, costumam ser muito mais sensíveis as flutuações do mercado, e por este motivo a Gestão Orçamentária se faz ainda mais necessária.

Com uma boa Gestão Orçamentária, as PME podem antecipar decisões, evitar riscos e enxergar oportunidades que de outra forma poderiam passar despercebidas.

Se a sua empresa ainda não utiliza o Orçamento Empresarial (Budget) em sua gestão, confira o material completo (e-book + webinar) que preparamos para sua empresa! Para baixar o e-book e assistir ao webinar, basta clicar nas imagens abaixo:

Webinar – Orçamento Empresarial na prática

Guia Prático do Orçamento Empresarial

orçamento empresarialE-books-Planejamento-Estratégico-e-Orçamentário-sem-complicações

 

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