Uma breve pesquisa no Google é o suficiente para obter uma visão do que é um cartão corporativo. Mas os principais resultados não representam a totalidade sobre o assunto. Isso porque é discutido muito a relação entre cartão corporativo versus a governança do nosso país: quanto foi gasto?; extrapolaram o limite ou não?; novo escândalo dos cartões corporativos.
A realidade é que os cartões corporativos não foram feitos apenas para a governo, mas também para as empresas. E por mais que não pareça, a dinâmica de como os dois cartões funcionam permanece a mesma.
Para resolver as principais dúvidas sobre o tema, a seguir você encontrará mais sobre o cartão corporativo na perspectiva das empresas, seus benefícios, desafios e como auxilia na gestão do financeiro. Vamos lá!
- Separar as contas da empresa
- Organizar os gastos e despesas dos funcionários
- Facilita a conciliação contábil
- Agiliza (e melhora) o controle financeiro empresarial
O que é um cartão corporativo para empresas?
Cartão corporativo é um cartão de crédito (e/ou débito) destinado às empresas. Simples assim.
Bem como para pessoas físicas, o cartão para empresas possui suas restrições, como limites de gastos e de saques. Mas tudo depende do contrato de cartão que a empresa possui, que dentre outros fatores, é considerado o faturamento da empresa para definir limites de crédito.
O cartão pode ser utilizado por uma única pessoa, como um sócio. Ou pode também ser utilizado por vários funcionários. Que, dessa forma, cada um possui o seu e utiliza-o da forma que bem entender (mas depende, é claro, das regras estabelecidas pela empresa). Ao fim, a empresa receberá todas as despesas em uma única fatura.
Também é possível que cada funcionário tenha sua própria fatura. Assim, cada um se responsabiliza pelos seus gastos e os devidos pagamentos (reembolso com a empresa, se for o caso). Tudo depende de como a empresa irá escolher lidar com os cartões corporativos, e o contrato estabelecido com o banco prestador do serviço.
Cartão empresarial x Cartão corporativo
É comum que o cartão empresarial se passe como um termo diferente com o mesmo significado. Mas a diferença primordial entre um cartão empresarial de um cartão corporativo é o faturamento da empresa.
O cartão corporativo é para empresas com um faturamento maior mensalmente do que as empresas com cartão empresarial. Com isso, o corporativo pode possuir regalias a mais: maior prazo de pagamento, benefícios e diminuição de algumas taxas. E, de novo, tudo depende do contrato.
Mas ao fim, o cartão empresarial exerce a mesma função que um corporativo, com apenas algumas particularidades que os diferem.
Quais empresas podem adquirir a esses cartões?
Qualquer empresa, indiferente do porte e faturamento mensal, pode adquirir um cartão empresarial ou corporativo. Para isso, solicite para seu banco e conheça mais sobre as restrições e contratos. As burocracias e funcionalidades, bem como limites e taxas, mudam de banco para banco.
De qualquer forma, saiba que sua empresa pode possuir um cartão corporativo (ou empresarial) para ajudar a organizar suas finanças e centralizar as despesas.
Cartão empresarial e corporativo: vantagens de adquirir o seu
Agora, indiferente do tipo do seu cartão, as vantagens são as mesmas. Os cartões surgiram com o intuito de facilitar as finanças e organizá-las desde o início. Tornando o trabalho do departamento financeiro descomplicado.
Entre os benefícios do uso de um cartão podemos listar:
Separar as contas da empresa
Uma das principais dicas em como organizar as contas da empresa é separar a conta pessoal da profissional. Algumas empresas ainda insistem em utilizar a conta profissional para fins pessoais (ou vice e versa), o que essa prática afeta as finanças da empresa, principalmente no quesito organizacional.
Optar por um cartão irá ajudar nessa organização. Assim, você nunca mais precisará usar seu cartão pessoal para questões referentes à sua empresa.
Organizar os gastos e despesas dos funcionários
Um cartão empresarial para os funcionários é uma maneira de descentralizar a compra ou pagamento de serviços, ao mesmo tempo que centraliza toda a fatura. Dessa forma, é dada a independência aos funcionários, mas o controle dos gastos e despesas continua com a empresa.
Facilita a conciliação contábil
A conciliação contábil é o processo de comparação entre valores que saíram e entraram na sua conta. Com a divisão feita pelo uso do cartão, se torna mais fácil essa comparação, uma vez que os gastos não se misturam e estão centralizados.
Agiliza (e melhora) o controle financeiro empresarial
Boa parte dos cartões corporativos e empresariais possuem um controle online em tempo real. Assim, o controle pode ser feito todo fim do mês, por exemplo, mas a possibilidade de acompanhar as transações de forma online fornece maior segurança e comodidade às empresas.
Os desafios com o cartão corporativo
Mas nem tudo são flores. A aquisição de um cartão corporativo, em alguns casos, acompanha de desafios ao departamento financeiro. Nada que impossibilite (ou invalide) a adoção de um cartão, mas cuidados deverão ser tomados. Portanto, esteja ciente dos seguintes pontos:
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Despesas em Dólar
É importante antes de cada compra em Dólar calcular a variação cambial entre Dólar e Real. Agora, o cálculo é feito no dia da compra, não mais no fim da fatura como alguns anos atrás. Outro ponto é que, como os cartões podem ser disponibilizados aos funcionários, é importante alertá-los sobre compras nesse formato.
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Dificuldade de abrir as despesas detalhadas
Olhando pela perspectiva do departamento financeiro, há vezes que os valores chegam compilados. Ou seja, não é possível identificar a origem de cada despesa. Isso é importante para a documentação de caixa, considerando também o plano de contas anteriormente criado. Só assim é possível extrair relatórios de despesas e identificar quais são os maiores valores e quais despesas são recorrentes.
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Gestão das despesas recorrentes
É preciso também tomar cuidados com as despesas recorrentes, como assinaturas de softwares e afins. Nesses casos, são creditados os valores mensalmente. Portanto, é importante tê-los documentados em contas a pagar e a receber. Tudo isso para manter um controle preciso e sem surpresas.
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Reembolsos
Considerando que empresas fornecem cartões para seus funcionários, boa parte das vezes, quando os despesas são relacionadas a empresa, o valor precisa ser reembolsado. Por isso é importante ter o controle dos gastos detalhados, bem como as notas fiscais, para que o reembolso seja feito.
Outros passos para controlar o seu financeiro
O cartão corporativo é um dos passos para controlar melhor os gastos e despesas da empresa. Contudo, não é o único. Na verdade, o controle financeiro deve começar muito antes da fatura chegar.
Portanto, confira uma lista de ferramentas e métodos para você fazer um controle simples (mas eficaz) do seu financeiro.
Plano de contas
É recorrente definirmos o plano de contas como uma das (senão a) primeiras etapas para montar um controle financeiro. Tudo porque o plano de contas irá orientar a classificação e definição de contas durante todo o seu controle. Portanto, o seu objetivo é organizar as contas por meio de categorizações corretas.
Dessa forma, o plano de contas norteia a criação de relatórios de desempenho, como o DRE e o DFC.
Fluxo de caixa
Você já deve conhecer, mas de forma breve, o fluxo de caixa é responsável por documentar todas as entradas e saídas da sua conta bancária. Simples assim. Esse controle fornece uma visão da saúde da empresa em regime de caixa: ou seja, no momento exato em que a conta é recebida ou paga.
A complexidade de um fluxo alterna conforme a complexidade do financeiro de cada empresa. Contudo, a visão analítica que fornece é semelhante em ambos os casos. Na análise, você pode conferir as entradas e saídas que ocorreram em um período.
E pode, também, projetar o seu fluxo. Ao fazer a projeção, você estima as entradas e saídas futuras. Dessa forma, você se prepara para o futuro e começa a ter uma visão de competência do seu desempenho.
Controle de contas a pagar e a receber
Um controle das contas a pagar e a receber é necessário para garantir que nenhuma entrada ou saída seja esquecida. Dessa forma, evitamos erros em conciliações de pagamentos e recebimentos. Esse controle auxilia, também, na etapa de projeção do fluxo de caixa.
Conciliação contábil
Lembra que o cartão corporativo auxilia na conciliação contábil? Então, essa é também uma atividade importante para o controle financeiro. Para garantir que nenhum valor seja lançado incorreto ou algum débito indevido aconteça, a conciliação de valores é uma etapa importante de todo o processo de validar a veracidade dos dados.
O processo nada mais é do que comparar os valores que você possui em seu controle com valores vindos externamente: como pagamento de clientes e transações bancárias.
Concluindo
O cartão corporativo ou empresarial é uma boa maneira para descentralizar os pagamentos e organizar as finanças da sua empresa. Mas, como dito, cada cartão possui particularidades em relação ao banco prestador do serviço. Portanto, lembre-se de verificar as burocracias existentes com seu banco antes de tomar qualquer decisão.
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