Controller Cast #25 – Boas práticas na gestão de reembolso, com Guilherme Costantin

Publicado dia 11 de julho de 2019

Você, assim como tantas outras pessoas, também já precisou justificar alguma compra para empresa utilizando notinhas fiscais para receber o reembolso necessário. Essa prática é tão normal que nem pensamos em como esse processo pode estar ultrapassado e demandando tempo demais da empresa (e dos funcionários).

É com essa perspectiva que neste Controller Cast falamos sobre as boas práticas na gestão de reembolso e prestação de contas.

No Controller Cast de hoje Guilherme Costantin, CEO e Cofundador da Espresso Controle de Despesas, conversa com a gente sobre as boas práticas de uma gestão de reembolso.

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O Controller Cast é um podcast pensado especialmente para profissionais das áreas de Planejamento, Controladoria e Finanças. Nele discutimos temas relacionados com a área, trazendo insights, conteúdos práticos e entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença em suas empresas. Ouça também os episódios anteriores:

#21 Controller Cast com Carlos Santos sobre Melhorias no processo de previsão de margens e resultados

#22 Controller Cast com Hermes Reis sobre Como criar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa

#23 Controller Cast com Juliana Rossi sobre Planejamento e Orçamento de Marketing

#24 Controller Cast com Rodrigo Garcia sobre Valuation

Sobre Guilherme Costantin

 

Guilherme é CEO e Cofundador da Espresso Controle de Despesas, empresa com solução destinada à gestão e automação do processo de reembolso e prestação de contas. É Engenheiro e Mestre em Ciência da Computação pela UFU.

 

 

Veja o que conversamos com Guilherme Costantin:

Em que situações a empresa precisa reembolsar seus funcionários?

Simplificando, é sempre quando o funcionário fizer uma despesa em nome da empresa, pagando do próprio bolso. É frequente vermos pessoas viajam pela empresa, seja executivo ou consultores que vão atender clientes fora da cidade, todo esse deslocamento de viagem como traslado, hospedagem, a empresa costuma pagar. Mas às vezes ele paga do próprio bolso e precisa comprovar de alguma forma para a empresa. Mesmo empresas locais. Representantes de vendas que ficam circulando pela cidade precisam abastecer o veículo, e é necessário comprovar essa despesa.

Toda vez que um funcionário faz um gastos para pode realizar o seu trabalho, ele pode pedir o reembolso para a empresa.

E a empresa precisa fazer o pagamento no momento da comprovação de despesa?

Cada empresa define o seu processo. A gente vê muito empresas que preferem pagar em forma semanal para ter um controle mais próximo, quinzenal ou mensal. Geralmente não passa mais de um mês porque o funcionário geralmente faz essa despesa usando o próprio cartão de crédito. Porque se passar desse período o funcionário precisará pagar de alguma forma, o que gera um problema de fluxo para o funcionário.

Sobre pagar no momento da comprovação, depende do quão maduro é o processo de planejamento orçamentário da empresa. Ela pode ter um valor de caixa já reservado para os reembolsos, o que possibilita o pagamento no ato da comprovação. Mas nem todas são assim.

Como esse reembolso impacta no fluxo de caixa?

Sobre o fluxo de caixa: Guilherme vê dois grandes impactos.

1º quando é preciso cobrar de algum terceiro esse reembolso (caso comum em consultorias). O funcionário pode fazer um serviço que deveria ser pago pelo cliente, pois estava combinado no projeto. Assim, a empresa precisa cobrar o cliente para, assim, pagar o reembolso. Às vezes a empresa reembolsa seu funcionário, mas ainda precisa receber o valor do cliente. Aí gera um problema de caixa.

2º problema é quando um funcionário deixa passar meses até pedir um reembolso. Acaba que a empresa não tem uma regra sobre isso, então ela tem que pagar o funcionário. Mas aquele gasto já foi feita há meses e toda a venda foi feita e faturada, e a empresa precisa bancar. Isso atrapalha muito o fluxo de caixa.

O que você, Guilherme, enxerga de boas práticas à respeito de quem fica com essa responsabilidade de reembolso? RH, gestor ou Financeiro?

Costuma ser o Financeiro mesmo, ou a área de contas a pagar. E dependendo do porte da empresa, com o número de funcionários que solicitam reembolso, é comum encontrar profissionais específicos para esse processo. Uma boa prática é o gestor fazer uma aprovação do reembolso, mas nem sempre acontece. No fim, acaba que o RH é uma área indireta. Porque não faz parte da operação, mas é um processo que causa insatisfação ao funcionário. Mas, geralmente, a competência está ao Financeiro, em contas a pagar.

Qual o impacto do processo de reembolso para o funcionário?

O que causa mais impacto em relação ao modelo tradicional de prestação de contas é a questão da nota fiscal. É muito fácil colocar a notinha no bolso e esquecer, colocar pra lavar e perdê-la completamente. E a empresa não tem o que fazer. Algumas empresas reembolsam, mas isso pode gerar um problema trabalhista. Geralmente se perdeu a notinha, o funcionário mesmo paga. Além desse estresse, começa a gerar pequenas fraudes. O funcionário pode, em alguns casos extremos, pedir notinha em branco para “justificar” uma despesas.

Um segundo impacto muito grande é o tempo investido nesse processo. Porque não se pode simplesmente entregar a notinha. Geralmente as empresas montam um relatório no Excel, coloca nota por nota, escaneia, imprimir para grampear e entrega. Envolve muito trabalho com pouco retorno, pois impacta na performance.

Como os impostos influenciam nas prestações do reembolso? (Sabemos que é uma boa prática pagar na competência do mês, mas nem sempre ocorre.) E como funciona a história do “cuponzinho” que deve ser guardado por cinco anos?

Esse tipo de despesa que deve ser reembolsada é encaixada, boa parte das vezes, em despesas operacionais (que a empresa precisa ter para gerar resultado). As empresas podem abater esse tipo de despesa na chamada CSLL (Contribuição Social do Lucro Líquido) e imposto de renda, em empresas do Lucro Real. Nesse caso, esse tipo de empresa está sujeita a fiscalização para comprovar a despesa, e precisam guardar o comprovante durante cinco anos.

E aí começa a confusão: a lei não fala em como guardar essa comprovação. Durante anos e anos, a parte jurídica e contábil, para se precaver, guardaram as notinhas fiscais. Mas essa nota não dura por muito tempo.

Guilherme: Como é uma pergunta muito comum do nosso processo, é uma barreira pra gente, fizemos uma consulta na Receita Federal, uma consulta formal. Prestado essa consulta (claro, não foi conclusiva), o fiscal mandou para a gente uma série de leis onde segundo ele estava tudo explicado. A primeira lei é essa da comprovação, mas ele mandou um pedaço do Código Civil que é muito legal. Que fala que reprodução fotográfica serve como prova, sim (para casos de fiscalização). No caso de impugnação, onde o fiscal fala que o comprovante é falso, o ônus da prova é dele. Então ele precisa provar que a imagem foi adulterada.

Acesse o documento citado por Guilherme.

O que você pode nos passar sobre boas práticas na gestão de reembolso?

Guilherme definiu boas práticas em três etapas:

  • Definir o processo

É importante ter processo porque é algo que envolve dinheiro e, também, a satisfação do funcionário. Então, defina o processo, as regras, crie um fluxo de aprovação (para não sobrar apenas para o Financeiro).

  • Simplifique o processo

Após criado, simplifique-o. É claro para um vendedor, por exemplo, que esse processo é secundário para ele. Porque, no fim, sua tarefa importante são as vendas. Por isso muitas vezes existem casos de atraso para pedir reembolso. Quanto mais simples o processo, mais simples a vida do funcionário (e o benefício é para os dois lados).

  • Automatize o processo

Automatizar elimina muito trabalho manual dos dois lados. E não apenas isso: automatiza o processo de auditoria, de aprovação, e até do reembolso em si.

Quais os principais erros e coisas mais bizarras que você, Guilherme, já encontrou?

Do lado do funcionário:

É normal ouvir que as pessoas odeiam e falam “Eu só peço quando eu gasto mais de R$100”. A pessoa cria um prejuízo aceitável para não ter que fazer o processo. E isso acontece em todos os níveis, de gestor não pedindo reembolso de R$300 e outros funcionários deixando passar valores menores.

Separar períodos do tempo para fazer o processo. É comum separarem a sexta de manhã ou a segunda-feira inteira para fazer o relatório de reembolso. E a questão da fraude justificada: criar uma nota falsa feita por ele mesmo, ou pedir em qualquer restaurante. E tudo por conta do processo.

Do lado da empresa:

Pessoas específicas apenas para conferir papéis que foram lançados na planilha. Outra coisa comum é ver o processo moldado pela forma manual. Empresas colocam regras como: se passar de 30 dias você perde seu reembolso. Esse é apenas um exemplo, mas existem dezenas de regras que são criadas. A relação entre empresa e funcionário fica distorcida. Empresas com gavetas, e até salas, para guardar os papéis.

Por onde a empresa pode começar para aderir a uma boa gestão de reembolso?

Primeiro passo é procurar por uma ferramenta. É preciso encontrar alguém que te ajude a criar o processo e a simplificá-lo. Porque se o mesmo processo de manter, moldado em cima de um processo antigo, você inserir uma ferramenta não irá mudar nada. É importante fazer um benchmarking em cada mercado, para entender como os processos funcionam em cada setor.

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