No começo de uma empresa, tudo é mais simplificado, inclusive (e principalmente) sua gestão. Mas acontece que conforme uma empresa vai crescendo e amadurecendo, sua gestão vai naturalmente acompanhando esta evolução e vai se tornando mais complexa. Isto não acontece “por gosto”, mas para que a área de planejamento e controladoria possa fornecer dados cada vez mais elaborados e confiáveis para tomada de decisões.
Entre estas diversas necessidades de informações, algumas das mais comuns são, por exemplo, a Margem de Contribuição por Canal de Vendas, o EBITDA por Unidade de Negócios ou ROI de cada Investimento e assim por diante.
É neste ponto que começam a surgir dificuldades (e equívocos) na classificação do que são Custos Diretos e Indiretos e aos poucos o tão “mal falado” rateio vai aparecendo. Ele chega de mansinho, aos poucos vai se espalhando, ganhando espaço e quando você menos espera, percebe que o malandrinho tomou conta dos seus dias e está consumindo quase todas as suas tão escassas horas.
Ou seja, você deixa de fazer seu papel fundamental de controller, pois a maior parte de seu tempo está sendo destinado a fórmulas, macros, cálculos e mais cálculos, sobrando pouquíssimo tempo para análises e críticas dos resultados.
Um passo atrás: Rateio não é Custo por Absorção
Antes de seguirmos com o texto e começarmos a falar sobre o que são Centros de Serviços Compartilhados (CSC) e pensar em como criar um para sua empresa, precisamos deixar bem claro aqui o conceito de Rateios e principalmente, tomar o cuidado para não confundir com o conceito de Custo por Absorção (que por sinal é um baita conceito de gestão de custos).
O Custo por Absorção, de forma bem resumida, é um conceito de custeio utilizado principalmente (mas não exclusivamente) por indústrias onde é possível alocar de forma muito consistente uma Despesa no Custo de um Produto, usando critérios claros e lógicos. Por exemplo: se uma pessoa trabalha exclusivamente em sua linha de montagem e produz 100 unidades de um determinado produto por mês, podemos então alocar 1/100 de seu custo de salários como mão-de-obra direta (MOD) ao custo (CPV) de cada unidade produzida.
Já o Rateio é uma história totalmente diferente. O Rateio se caracteriza por tentativas de divisão de despesas por áreas ou setores da empresa, sem um critério lógico e definido como falamos anteriormente. Por exemplo, vemos empresas tentando ratear Despesas como Energia Elétrica para cada setor/departamento utilizando critérios como a área ocupada (metros quadrados), o numero de funcionários do setor ou mesmo a quantidade de horas que cada área fica na empresa, entre outros critérios como estes.
Rateios geralmente são “artificiais”, com regras aleatórias (espaço utilizado, tempo, faturamento, etc.) e geralmente alguém sai prejudicado na história. Por exemplo, um dos critérios mais comuns que vemos sendo utilizados para rateios é o faturamento. Agora use a empatia e pense pela ótica do gestor responsável por uma unidade de negócios com o faturamento mais alto que as demais: “Isto não é justo. Além de trazer mais Receita, ainda sou “responsabilizado” por Despesas que não são minhas”.
Além disto, qual o ganho que uma informação como esta vai trazer para a empresa, sendo que o gestor da unidade não tem qualquer controle sobre a Despesa e não pode fazer nada para mudar os resultados?
Acho que você já entendeu o ponto que queremos colocar aqui, certo? Então sem alongar mais, se você utiliza muitos rateios em sua empresa, o que estamos tentando é deixar uma pulguinha atrás de sua orelha é: será que isto não é muito trabalho para pouco resultado?
A solução? Como tudo na Gestão Empresarial, não há bala de prata e geralmente existem muitas soluções para um mesmo problema. Mas certamente, uma das principais alternativas adotadas por empresas em estágios avançados de maturidade na gestão é a adoção do conceito de Centro de Serviços Compartilhados (CSC).
O que é um Centro de Serviços Compartilhados (CSC)
Em empresas com várias Unidades de Negócios, é um processo natural que as atividades comuns como TI, Marketing, Contabilidade, RH, etc., aos poucos sejam retiradas de cada filial e centralizadas em apenas um ponto, que damos o nome de Centro de Serviços Compartilhados (CSC).
Isto acontece por inúmeros motivos, mas os principais são a redução de custos e a centralização do know-how.
Imagine, por exemplo, uma rede de supermercados com 5 lojas numa mesma cidade. Não faz sentido algum, pelo ponto de vista econômico, manter uma área de marketing para cada unidade, certo? Provavelmente isso além de gerar um custo muito maior, deixaria cada uma das filiais com um nível de ociosidade muito maior.
E também pelo ponto de vista de know-how, pense como seria complexo manter um bom nível de comunicação e alinhamento entres estes “vários marketings” trabalhando numa mesma mensagem e identidade visual da empresa, além dos desafios de replicar os conhecimentos entre eles.
Logo, mesmo que sua empresa ainda não conheça o termo, é muito provável que já esteja utilizando conceitos Centro de Serviços Compartilhados (CSC) para otimizar os custos e melhorar os resultados.
Na imagem abaixo temos um exemplo onde você pode visualizar uma Modelagem Financeira e Orçamentária completa para Despesas Operacionais, utilizando Unidades de Negócios, Centros de Resultados (ou Centros de Custos) e também um Plano de Contas. E entre as Unidades de Negócios, temos um Centro de Serviços Compartilhados (CSC):
Centro de Serviços Compartilhados (CSC) Físico x Gerencial
Outro ponto importante a deixar claro é que CSC é um conceito gerencial e não apenas físico.
Como colocamos no tópico anterior, em empresas com várias filiais ou plantas produtivas fisicamente separadas, é um caminho natural centralizar os processos de apoio em apenas uma delas.
Mas mesmo que sua empresa não esteja distribuída em locais fisicamente distintos, você pode utilizar os conceitos de gestão por CSC para centralizar todas das “Despesas de Apoio” em uma “Unidade Gerencial” ou como também vemos bastante o termo, “Unidade Virtual”.
Vamos tomar como exemplo uma empresa de adesivos que tenha duas Unidades de Negócio distintas: uma unidade de produtos (que produz os adesivos) e uma de unidade de serviços (que presta o serviço de aplicar os adesivos corretamente para os clientes).
Neste exemplo, poderíamos criar uma terceira unidade, um CSC, para centralizar as Despesas que são comuns e não podem ser alocadas especificamente a nenhuma das outras duas unidades. O exemplo fica mais claro na imagem abaixo:
Ou seja, todos os custos e despesas com a produção dos adesivos (como mão-de-obra, matérias-primas, insumos, etc.) são alocadas para unidade de produtos. Já as despesas com o pessoal que presta o serviço de instalação dos adesivos, o custo de deslocamento e etc., são absorvido pela unidade de serviços. E as demais despesas, como o marketing ou TI, ficam com a Unidade de Serviços Compartilhados.
Desta forma é possível analisar o EBITDA da unidade de produtos, da unidade de serviços e também o EBITDA geral da empresa.
O segredo aqui é saber o que esperar!
Da mesma forma que sabemos que não temos como analisar EBITDA por produto (para produtos, o indicador ideal é a Margem de Contribuição), devemos ter em mente que ao utilizar rateios para tentar chegar a um EBITDA por Unidade de Negócios podemos estar gerando um “resultado artificial” e que na prática pode não ter tanta utilidade para a tomada de decisões, pois se baseia em critérios “subjetivos” de rateio.
Sua empresa não precisa ser uma mega multinacional para adotar o conceito de Centro de Serviços Compartilhados (CSC)
O segredo é analisar cada uma das Despesas (e até mesmo as Receitas) de forma bem crítica com a pergunta: consigo alocar de forma direta esta Despesa para uma de minhas Unidades de Negócio ou precisarei de um rateio? Se a segunda opção for a resposta, você pode tentar então a abordagem utilizando um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) e evitar todas as dores de cabeça que um rateio traz (sem trazer grandes ganhos de análise).
Nós mesmos aqui na Treasy, desde de que começamos, anos atrás, já fizemos nossa Modelagem Financeira e Orçamentária considerando o uso de um CSC. Nós temos aqui duas Unidades de Negócio que gerenciamos os resultados (EBITDA) separadamente.
A primeira destas Unidades chamamos de SaaS, que é que a responsável pela comercialização do Treasy, nossa solução para Planejamento e Controladoria. As Receitas desta Unidade advém das mensalidades pagas pelos clientes para utilizar nossa solução Self Service Planning and Budgeting. Já as Despesas são os gastos que temos para manter a plataforma operando, como os servidores e todo o pessoal especializado que desenvolve e dá manutenção na solução.
Nossa outra unidade chamamos de Customer Success. Como o próprio nome diz, essa é uma unidade com foco total no sucesso do cliente e que fornece serviços de consultoria e apoio para os clientes do SaaS, garantindo que suas empresas vão obter o máximo de resultado com a implantação da Gestão Orçamentária para seus negócios. As Receitas desta Unidade são referentes aos serviços de consultoria prestados e as despesas são compostas pelo Custo dos profissionais que integram a equipe e pelas ferramentas de apoio que utilizamos (sim, em casa de ferreiro, o espeto tem que ser de aço. Nós também investimos muito em outras ferramentas SaaS para agilizar e automatizar o máximo possível das operações).
O restante das despesas, como os Custos de Ocupação, Despesas de Marketing, etc., são alocadas em uma Unidade de Serviços Compartilhados. Assim, podemos analisar cada unidade (SaaS e Customer Success) separadamente e ambas devem gerar EBITDA o suficiente para pagar as despesas do CSC, que não gera Receita.
Fechando este nosso próprio exemplo, uma coisa que facilitou muito foi começar estruturado desta forma desde o primeiro dia (tanto o Orçamento, quanto os dados realizados na contabilidade). Agora, passado os anos e mesmo com a empresa crescendo em ritmo acelerado, fica simples Projetar e Analisar os Resultados de forma consistente e obter dados confiáveis para tomada de decisões.
Mas o que afinal CSC tem a ver com Rateios?
Não queremos ser chatos, porém, mais uma vez, vamos lembrar da palavra chave: conceito.
Uma vez que sua empresa domina os conceitos de Custos Diretos x Indiretos, Custo por Absorção x Rateios e também o conceito de Centros de Serviços Compartilhados (CSC), parece que tudo começa a se encaixar e fica mais fácil simplificar e ainda assim obter melhores dados para tomada de decisões.
Neste artigo acabamos abordando dois temas distintos: Rateios e Centros de Serviços Compartilhados, mas a esta altura imaginamos que já tenha ficado claro para você como um CSC pode ajudar a eliminar a necessidade de Rateios, certo?
Desta forma é possível reduzir muito de seu trabalho com formulas e macros e deixando muito mais tempo livre para executar sua função chave como Controller: gerar informações confiáveis para tomada de decisões. Concorda?
Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária
Rateios (e a eliminação deles), criação de CSCs, otimização de Custos e Despesas, etc., fazem parte de um caminho natural de evolução dentro da Gestão Orçamentária.
Confira o e-book que lançamos recentemente contando um pouco do aprendizado que reunimos com a experiência de centenas de empresas atendidas ao longo dos anos e compilamos em um e-book contando sobre os Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária.
Para baixar o e-book gratuitamente, basta clicar na imagem abaixo:
No e-book mostramos como se comportam empresas em cada um dos estágios de maturidade, abordando tópicos como:
- Quando é a hora de ter uma área dedicada para Planejamento e Controladoria
- Descentralização Orçamentária
- Projeções Orçamentárias
- Key Performance Indicators (KPI´s)
- Simulações de Cenários
- Equilíbrio entre detalhamento e síntese na criação das estruturas orçamentárias
- Match entre dados planejados e realizados
- Metodologias mais utilizadas
- Análise de Desvios e Justificativas
- Revisões Orçamentárias
- Governança, Risco e Conformidade
- Dicas para as empresas em cada estágio
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