Saber quais os prazos, taxas e caminhos mais fáceis para fazer a anulação ou substituição de uma NFS-e, além de fundamental para evitar problemas com a prestação de contas, ajuda muito na hora de ganhar tempo e evitar retrabalho para a sua contabilidade. Afinal, erros acontecem: podem ser na digitação, como ao colocar algum número e inserir o código de serviço, ou referente ao remetente, como localização, datas e erros de cálculo. Quer dizer, deixar pra lá não é uma opção. A NFS-e precisa ser anulada ou alterada.
Critérios para cancelar uma Nota Fiscal de Serviços
O primeiro fator importante para ficar atento é que a emissão de uma NFS-e é revogável. Mesmo depois de emitir o documento, a sua contabilidade pode solicitar o cancelamento por meio do seu sistema de gerenciamento financeiro ou, caso você não tenha um à disposição, de forma manual pela prefeitura da sua cidade. Mas vale lembrar que algumas particularidades precisam ser levadas em consideração.
Se o recolhimento do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS) ainda não aconteceu, tudo fica muito mais fácil. Desde que não tenham se passado 6 meses da data de emissão da nota, basta acionar o seu sistema de gerenciamento e solicitar por meio digital a anulação da nota fiscal.
Entretanto, se a NFS-e estiver incluída em uma guia de recolhimento, o link para cancelamento não será exibido, sendo necessário o cancelamento da guia para que seja possível fazer a inutilização da NFS-e. Caso o recolhimento do ISS seja de responsabilidade do tomador dos serviços (ISS retido), o cancelamento da guia deverá ser realizado pelo tomador.
Caso o imposto já tenha sido recolhido, a situação muda de figura. A NFS-e pode ser cancelada, sim, desde que o prazo limite, também de 6 meses, seja obedecido, mas somente por meio da aplicação de um processo administrativo que pode ser solicitado na prefeitura.
Vale lembrar que a incidência do ISS é, por princípio, determinada pela prestação oficial do serviço. Ou seja, se o serviço não foi executado, o empreendedor não precisa se preocupar com o recolhimento do imposto, tampouco com dificuldades ou processos administrativos na hora de cancelar a NFS-e.
Entretanto, se os serviços foram prestados, o ISS correspondente deve ser quitado independentemente do pagamento ou não dos serviços pelo tomador. Neste caso, o cancelamento de NFS-e é proibido. Cada prefeitura opera com um tipo de legislação e regulamento, inclusive no que diz respeito às taxas e prazos. Portanto, vale a dica ao empreendedor para reservar um tempo a fim de conhecer os detalhes da legislação do seu município sobre o cancelamento de nota fiscal de serviços e dividir essas informações com a equipe responsável pela gestão financeira.
Como fazer o cancelamento de NFS-e
É importante ficar atento aos prazos: o pedido de cancelamento deve ser feito sempre até o dia 10 do mês de vigência. É o Departamento de Fiscalização, por meio da Subsecretaria de Receita ― ou o equivalente na sua cidade ― o responsável por fornecer a orientação correta para a sua contabilidade de como proceder no caso do cancelamento. A má notícia é que, embora o processo de anulação seja relativamente descomplicado, a tramitação legal da anulação da nota fiscal pode levar até 30 dias corridos até sua conclusão. Para o processo de cancelamento de NFS-e, vale anotar com cuidado quais os documentos necessários para a validação do processo:
- O requerimento online do serviço;
- Uma declaração da empresa tomadora dos serviços, em papel timbrado e com assinatura do representante legal reconhecida em cartório, informando o motivo do cancelamento da NFS-e;
- Caso a empresa tomadora dos serviços seja um órgão público, a declaração deverá ter a assinatura do titular da pasta, incluindo-se ainda uma cópia do seu RG;
- As notas fiscais canceladas devem ser anexadas ao pedido;
- Se houver, a nova NFS-e emitida em substituição àquela cancelada, também deve ser anexada. Caso contrário, o empresário deverá incluir no requerimento o motivo do cancelamento da nota em questão.
Importante: essas são informações gerais. Como dissemos, a legislação que rege a NFS-e é municipal e cada cidade pode ter suas particularidades. Então, se informe sempre com a prefeitura ou com o contador para não ter problemas durante a anulação da nota fiscal.
Carta de Correção para NFS-e
Para prestadores de serviços que possuem um software contábil, é muito provável que nele tenha a opção da Carta de Correção na área de Escrita Fiscal ou Gestão Fiscal. O caminho pode variar, mas a maioria dos sistemas que trabalham com as NFS-e possuem alguma opção para a ativação da carta. Assim, basta seguir as instruções de preenchimento do documento, assinar em duas vias e anexar ao seu bloco de documentos fiscais.
Se não houver um sistema automatizado à disposição, o setor de contabilidade pode elaborar uma carta de correção nos padrões oficiais, que podem ser acessados e consultados tanto na prefeitura quanto em modelos prontos disponíveis na internet. Mas lembre-se, é imprescindível que a correção seja permitida pela lei do seu município, caso contrário, a única opção é anular totalmente o documento e gerar uma nova NFS-e, fazendo sua substituição.
Contudo, mesmo que em números bastante reduzidos, alguns municípios aceitam a Carta de Correção como alternativa para a alteração das NFS-e. Porém, mesmo assim, há ressalvas, então é importante ficar atento aos critérios para utilizar a alternativa, pois a carta só será válida caso os erros em questão não estejam relacionados com:
- As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, valor das deduções, código de serviço, diferença de preço, quantidade e valor da prestação de serviços;
- A correção de dados cadastrais que implique em qualquer alteração do prestador ou tomador de serviço;
- O número da nota e a data de emissão;
- A indicação de isenção ou imunidade relativa ao ISS;
- A indicação da existência de ação judicial relativa ao ISS;
- A indicação do local de incidência do ISS;
- A indicação da responsabilidade pelo recolhimento do ISS;
- O número e a data de emissão do Recibo Provisório de Serviços (RPS).
Se o seu problema não possuir relação com nenhuma das situações acima, então a emissão da Carta de Correção é permitida diretamente no sistema que gerencia as suas notas fiscais. Agora, se não houver como recorrer à utilização da carta, o contribuinte deve efetuar o cancelamento da NFS-e emitida incorretamente ou realizar a substituição da NFS-e por meio do seu sistema de gestão fiscal.
Conclusão
Saber como fazer a correção de nota fiscal de serviços eletrônica é muito importante, pois evita dores de cabeça, prejuízo financeiro e, até mesmo, sanções que sua empresa pode sofrer se não tomar os cuidados necessários nesse processo. Então, preste bem atenção nesses pontos que listamos e saiba como lidar com as atividades fiscais.
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