Treasy Tips é uma sessão especialmente criada para auxiliar os clientes do Treasy a potencializar os resultados obtidos com a adoção da solução em situações praticas de Planejamento e Controladoria. Mas mesmo que você ainda não seja cliente, vale a pena acompanhar os artigos. Temos certeza que serão úteis, independente da ferramenta que você utiliza para Gestão Orçamentária em sua empresa.
Imagine a seguinte cena: você é controller (gerente de controladoria) de um grande grupo econômico. Esse grupo é composto por 4 grandes empresas que tem produtos específicos e outros em comum. Nesse mesmo grupo, as 4 empresas dividem o mesmo plano de contas contábeis de despesas. Como você consegue realizar o Planejamento Orçamentário pra esse grupo? E acompanhar o realizado desse planejamento? Você consegue fazer a Consolidação Orçamentária dessas empresas e depois separar essas DRE’s com facilidade? O Excel é simples e organizado?
Pra você que se imaginou nesse cenário, seja bem vindo. Essa situação faz parte da vida de vários dos leitores e clientes da Treasy. Existe uma grande dificuldade em planejar um orçamento para um grupo, principalmente pelo volume de informações. Outra situação difícil de trabalhar é com as DRE’s separadas de cada empresa do grupo além da consolidação do grupo todo. Pode parecer só uma tarefa simples, mas ela se torna complexa quando falamos de diversos produtos e diversas contas de despesas.
Sabemos que o Excel é uma ferramenta muito poderosa e que podemos utilizar funções específicas para fazemos quase qualquer coisa. Mas ele pode se tornar tão complexo que vai demandar uma pessoa específica na empresa apenas para manusear suas fórmulas e “=SE”s.
Nesse sentido, veremos nesse Treasy Tips uma das várias maneiras de fazer essa Consolidação Orçamentária de empresas de um grupo de maneira ágil e simples utilizando o Treasy.
Abertura de Receita
Para verificarmos as Receitas de cada uma das empresas do grupo, será necessário trabalharmos com uma estrutura que também separe essas receitas umas das outras. Sendo assim, podemos tratar cada Canal de Distribuição como sendo uma empresa diferente.
Dentro desse Canal de Distribuição podemos ter diversas maneiras de vender, inclusive uma diferente para cada empresa. O importante é podermos “fatiar” a receita para que ele possa ser filtrada depois, quando formos montar o DRE.
Já os produtos não precisam necessariamente estarem abertos por empresa, uma vez que dentro do mesmo grupo é possível que empresas diferentes vendam o mesmo produto ou serviço.
Abstraindo essa teoria a cima, vamos pensar em uma rede de lojas. Essa rede pode ter mais de uma unidade, por exemplo em 3 cidades diferentes. Já essas unidades vendem os mesmos produtos, ou seja, nossa abertura ficaria da seguinte maneira:
Dessa maneira conseguimos inclusive dividir melhor as nossa Projeção de Deduções de Vendas, no próximo passo do nosso Processo Orçamentário.
Abertura de Despesas
Nas Despesas, sejam Operacionais,Variáveis ou Financeiras, precisamos da mesma separação por empresa. Assim, o mais simples é separarmos nossas Despesas nas Unidades de Negócio. Cada uma das empresas do grupo se torna assim uma Unidade de Negócio diferente e que tem disponível todos os Centros de Resultado.
Como as empresas do mesmo grupo em geral tem os mesmos Centros de Custos e o mesmo Plano de Contas, bastar combinar essas estruturas com as Unidades de Negócio para definir quais despesas são de cada empresa.
Pensando novamente na Loja, nós poderíamos ter uma fatura de energia elétrica para cada uma das Unidades de Negócio. Essas seriam as próprias lojas, ou como utilizamos, seriam as estruturas físicas que absorvem custos, seja do grupo ou da empresa. Nossa estrutura ficaria da seguinte maneira:
Custos Variáveis
Os Custos dos Produtos são uma categoria a parte, pois eles podem ser calculados de duas maneiras. A primeira é pelo CMV (Custo das Mercadorias Vendidas), mais comum em comércios. Ou então usando o CPV (Custo dos Produtos Vendidos), mais comum em indústrias.
Se escolhermos o CMV estaremos tratando de um Custo por cada combinação entre Produto e Canal de Distribuição. Mas, essa abertura nos dá a possibilidade de tratar um Custo Variável por Empresa, variando ou não o Produto.
Nesse caso, podemos utilizar as Alterações em Lote para automatizar a criação desses Custos.
Filtros e Consolidação Orçamentária
Agora que as estruturas já estão criadas, podemos entender como separar essas nossas DREs e gerar uma por empresa. Bem como precisamos também de onde a Consolidação Orçamentária das empresas apareça, que o Treasy cria automaticamente.
Quando gerarmos nossa DRE no Treasy, teremos algumas opções de Filtros para ajustarmos as estruturas que serão consideradas.
Verificando os filtros, podemos separar nossas estruturas de maneira que para uma DRE considerarmos apenas as receitas e despesas de uma das empresas do Grupo.
Como podemos verificar, separando pelos Canais de Distribuição e Unidades de Negócio já conseguimos filtrar para aparecer apenas a empresa do Grupo que nos interessa. Assim, Receitas e Despesas de apenas uma das empresas do Grupo serão mostradas na estrutura da DRE.
Caso precise da Consolidação Orçamentária, basta selecionar todas as empresas do grupo, assim os valores globais da empresa estarão na mesma estrutura da DRE. Podemos perceber também que uma das vantagens dessa maneira de separar e consolidar o orçamento das empresas é que a estrutura da DRE permanecerá a mesma, independente de qual empresa do grupo estejamos analisando.
Finalizando
Uma vez que a DRE consolidada esteja montada, basta fazer as analises pertinentes e começar a criar variações e cenários.
Além disso, é possível salvar os filtros já criados para que o acesso a eles seja feito de maneira simples. Para fazer isso, basta clicar no botão “Salvar” após ter criado o filtro e nomeá-lo. Com isso feito, ele aparecerá no campo de “Meus Filtros”.
Todas essas questões são pertinentes para grupos que precisam enviar as DRE’s para investidores ou até acionistas da empresa. Portanto, existe uma opção para exportar a DRE em excel, caso seja necessário o envio dessa informação. Para isso, basta ir em “Mais opções” na DRE e clicar em “Exportar DRE”.
E caso tenha ficado alguma dúvida ou queira algumas dicas para começar a separar as empresas do seu grupo, basta entrar em contato (contato@treasy.com.br). Um de nossos consultores ficará contente em ajudar com os primeiros passos. Você também pode falar por telefone ou pelo Skype direto com o consultor com que já está acostumado conversar.
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