João é um atacadista de utilidades domésticas e há um tempo entrou no mundo virtual, com uma loja online que vem dando um bom retorno. O volume de produtos que a empresa de João vende por semana chega na média dos 10.000 itens na loja física e 3.500 na online. Para dar conta do recado e realizar suas entregas no tempo prometido, ele conta, claro, com um amplo estoque.
O negócio de João foi herdado de seu pai, que herdou do avô. Como muita empresa familiar, infelizmente o negócio do nosso personagem peca na profissionalização da gestão. Sabe aquela história de conhecimento que passa de pai pra filho? Pois é, no estabelecimento de João, tirando a planilha de Excel que substituiu o caderninho de controle, tudo é feito da mesma maneira.
João se orgulha de conhecer seus clientes e de entender de antemão o que eles precisam. Por conta disso, o estoque da loja é gerenciado pelo feeling, afinal, se tem uma pessoa que sabe o que sai e o que fica empacado nas prateleiras, essa pessoa é o João.
Felizmente, nosso amigo já percebeu que se ele continuar fazendo o mesmo que seu avô e seu pai faziam a empresa não passará para as mãos de seu filho. Foi assim que ele resolveu contratar uma consultoria que de imediato já definiu que João precisará trabalhar com métodos de controle de estoque. O objetivo com isso é eliminar achismos para definir os produtos estratégicos de seu estabelecimento.
É neste ponto que a vida de João fica interessante para nós, pois junto com ele iremos descobrir sobre um modelo de controle de estoque muito conhecido. Trata-se da Curva ABC.
O que é Curva ABC?
A curva ABC é também chamada de metodologia ABC, sistema ABC ou análise ABC. Basicamente ela é um sistema de controle de estoque usado em materiais e gerenciamento de distribuição. A Curva ABC é utilizada em qualquer item que compõe o inventário de uma empresa.
Você já ouviu falar na regra 80/20, mais conhecida como Análise de Pareto? Bom, de acordo com ela, 80% das consequências advêm de 20% das causas. Por exemplo, se pensarmos em estoques concordaremos que para termos um inventário em ordem, em uma estrutura segura e de fácil acesso e com o controle adequado, precisaremos ter despesas operacionais.
Se a regra 80/20 é uma conhecida sua, então ficará bem mais fácil para você entender a Curva ABC, que trata também da segmentação de clientes ou produtos para que gestores tenham a certeza de que seus esforços estão indo para a direção certa.
Pensando novamente na Gestão de Estoques, com o sistema ABC João não correrá o risco de ter suas prateleiras abarrotadas com produtos que não têm demanda. Ou, ainda, ele não será pego de surpreso com um pedido de um produto fora de estoque (ou que por vender muito rápido se esgota num piscar de olhos). Isso é possível pois a metodologia ABC parte de uma classificação.
Classificações da Análise ABC
A Classificação ABC refere-se a três categorias, também chamadas de classes, sendo que:
- Categoria A: classificação para itens que são extremamente importantes ou críticos para o negócio.
- Categoria B: classificação para itens de média importância.
- Categoria C: categoria dos itens relativamente sem importância.
Logicamente que para fins de controle cada classe deve ser tratada de maneira diferente. E como João e você muito provavelmente devem ter deduzido, pela Metodologia ABC precisaremos de uma dedicação extra aos itens da categoria A, uma menor para a B e ainda menor para a C.
Lembra da Análise de Pareto mencionada no tópico anterior? Então, de acordo com a regra 80/20, em termos de consumo 80% do valor do estoque seria realizado em cerca de 20% dos itens (os de categoria A). Ao usar este princípio, as categorias B e C representariam os 80% restantes dos itens, suponhamos que B com 30% e C com 50%, conforme a figura abaixo:
Utilização da Curva ABC
Citamos que a Curva ABC é bastante útil também para segmentar clientes, certo? Para você entender melhor, essa metodologia permite que você saiba quais são seus clientes mais rentáveis, por meio de métricas como receita de vendas, potencial de receita e margem de contribuição.
Como estamos no mesmo barco que João, nosso foco aqui é o sistema ABC no estoque. A verificação de estoque, com um controle mais acirrado de itens de maior valor, ajuda a manter uma melhor ideia do valor dos ativos, bem como auxilia no giro de estoque.
Investimentos em itens da categoria C com pouco giro não devem existir com a mesma freqüência que os itens B. Assim, entendemos que a Curva ABC ajuda atacadistas e distribuidores a identificar quais itens devem ser colocados em estoque - e quando - para que as demandas dos clientes possam ser atendidas, mantendo um fluxo saudável entre entradas e saídas de caixa.
Empresas que procuram reduzir o capital de giro devem analisar o estoque com maior frequência (como falamos neste artigo). Infelizmente, assim como João, a maioria dos distribuidores e atacadistas não colocam isso em prática. Como resultado, uma grande porcentagem de capital de giro fica vinculada aos níveis mais dispendiosos de estoques.
Como montar a Curva ABC?
Assim como João, nós já entendemos que o sistema ABC no estoque é uma metodologia muito útil quando queremos determinar quais itens terão mais impacto financeiro no inventário. Além disso, a Curva ABC fornece uma excelente estrutura para determinar as melhores maneiras de gerenciar e controlar seu inventário.
Agora, precisamos entender como fazer o controle de estoque com esse sistema.
Em primeiro lugar, tenha em mente que nem todos os itens do seu inventário possuem valor igual. Lembra que já falamos sobre como classificar o estoque colocando os itens nas categorias A, B ou C com base na sua importância?
Aqui é importante destacar que não existe uma fórmula mágica para definir quais itens vão em quais categorias, pois cada empresa será um caso em especial. Uma ferramenta que auxilia (mesmo assim precisa de análises extras) é a Projeção de Faturamento, que registra as expectativas de vendas de um negócio para o próximo período de contabilidade ou orçamento .
O valor das vendas é usado como base para outros componentes, inclusive dizemos que ele influencia muitos dos outros componentes do orçamento empresarial principal, direta ou indiretamente. Por exemplo, a área de produção precisará alinhar a taxa de produção com a quantidade de estoque, certo?
A Projeção de Faturamento é definida no Orçamento de Vendas. Para que ele possa ser elaborado de maneira correta você deve, claro, elaborar um orçamento empresarial conforme a seguir:
Se como João você também ficar interessado na planilha de Orçamento Empresarial, a disponibilizamos abaixo (é só clicar no banner para fazer o download gratuito):
Bom, além da Projeção de Faturamento, uma outra sugestão é analisar orçamentos anteriores para tomar as decisões sobre quais produtos vão em quais categorias. Além disso, conhecer a previsão de demanda é igualmente uma boa pedida.
Para sua empresa, João analisou o exercício contábil anterior e definiu que:
- Utensílios para cozinha foram responsáveis por 70% do lucro, mas conforme ele verificou, não eram itens prioritários em seu estoque.
- Eletrodomésticos menores como torradeira e grill foram responsáveis por 25% das vendas.
- Utensílios para churrasqueira representaram 5% das vendas.
Assim, com base no planejamento e controle de estoque com o Método ABC João definiu que:
- Categoria A: 20% dos produtos representam 70% das vendas/ano.
- Categoria B: 30% dos seus produtos representam 25% das vendas/ano.
- Categoria C: 50% dos seus produtos representam 5% das vendas/ano.
O que fazer com os resultados dessa análise?
Para começo de conversa, todas as categorias são necessárias, e o que a Curva ABC mostra é como agrupar cada produto de acordo com sua importância para o caixa da empresa.
Itens da categoria A são os que mais trazem receita, logo, são os verdadeiros chamarizes do negócio. Isso significa dizer que eles não podem faltar na empresa.
Já os produtos classificados como B ou C, apesar de movimentarem menos dinheiro, também são importantes, pois em muitos casos um cliente pode procurar por um item C e acabar se interessando também pelo A.
Como o assunto é a Curva ABC como ferramenta para controle de estoque, também é possível tomar algumas decisões com a análise:
- Categoria A: aqui é necessário dedicar um pouco de tempo e dar uma atenção especial ao estoque dos itens desta categoria. Manter um controle acirrado do giro de estoque é fundamental (já viu como calcular o giro de estoque?).
- Categoria B: o ideal aqui é manter um estoque em segurança. Compras de itens na categoria B devem ocorrer em uma frequência intermediária entre A e C.
- Categoria C: tenha somente o mínimo desses itens no estoque, evitando gastos com recursos para mantê-lo.
Além disso, a Curva ABC permite ver melhor o mix de produtos. Por exemplo, João percebeu que, ao contrário do que ele pensava, os eletrodomésticos não são o que mais trazem dinheiro para seu negócio. Então, ao invés de investir nessa linha, ele poderá diversificar mais seu mix de produtos da Categoria A.
Outra análise que deve ser feita é com relação ao preço de venda. Talvez os preços da categoria C possam diminuir, ou os da A possam aumentar. Essa análise deve ser feita por alguém da área financeira (o controller é super indicado) porque simplesmente reduzir os preços pode não levar a um aumento no volume de vendas. Caso leve, pode não significar mais lucros.
Nesse sentido, a dica é analisar:
- Valor das Vendas
- Deduções
- Custos Variáveis
- Margem de Contribuição obtida
- Projeção do Ponto de Equilíbrio
- Análise da Concorrência e do Mercado
Para você entender melhor, recomendamos nosso Guia completo para o cálculo do Preço Ideal de Venda. Faça o download clicando no banner:
Concluindo
A essa altura João já percebeu que a Curva ABC traz muitos insights inclusive para o planejamento estratégico do seu negócio. Para o controle de estoque propriamente dito, a metodologia permite direcionar os esforços para as ações certas, mantendo um inventário que não resulte em enormes despesas.
Além disso, ele percebeu que o sistema ABC é uma ótima maneira de transformar os dados em ação. Ao analisar o estoque sob a ótica do método ABC fica muito mais fácil tomar decisões tanto para diminuir gastos e despesas quanto para aumentar os lucros.
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