Sabe aqueles filmes em que acontece uma perseguição num galpão lotado de mercadorias? Mocinho e bandido vão circulando por entre os corredores, escondendo-se por entre prateleiras e produtos. Por algum motivo, galpões onde são armazenados estoques atraem a atenção do pessoal de cinema.

Mas não é só nas telinhas  que o assunto ganha importância. Quando falamos em estoque lembramos logo de empresas e, consequentemente, pensamos na gestão de todos os seus itens.

Em nosso caso, ou seja, empresas de pequeno e médio porte, os grandes galpões viram pequenos espaços para mercadorias. Mas, independentemente do tamanho, uma coisa é certa: o estoque de produtos faz parte dos ativos mais preciosos da  empresa e, como tais, devem ser bem cuidados e gerenciados.

A importância do tema cresce especialmente quando lembramos que a Gestão de Estoques tem relação direta com os resultados financeiros de um negócio. Quando efetuada corretamente, ela auxilia na redução de custos por meio do controle de excessos e desperdícios, e aumenta a lucratividade.

Como o Gerenciamento de Estoques está ligado ao que a Treasy se preocupa – gestão orçamentária – acompanhe mais um artigo que preparamos para você (sem perseguições, claro).

Por que a Gestão de Estoques é importante?

Indo direto ao ponto: porque é uma área que interfere diretamente nos lucros e resultados de uma empresa. O assunto é tão relevante que muitos especialistas consideram a Gestão de Estoques como o pilar da empresa. E dá para entender o motivo.

A importância da Gestão de EstoquesVocê consegue imaginar uma organização que tenha um estoque esquecido, num canto? Bom, se isso acontece é sinal de que algo não vai bem. Essa empresa com certeza estará desperdiçando recursos.

O Gerenciamento de Estoques proporciona um controle da entrada e saída de produtos. Com isso, os produtos não ficam empilhados e não correm o risco de terem que ser inutilizados por expiração do prazo de validade ou desgastes no armazenamento, por exemplo. O controle das mercadorias armazenadas, através de um inventário, também evita que haja desvios de produtos por parte dos funcionários.

Adicionalmente a tudo isso, a Gestão de Estoques dá uma visão sobre os produtos com maior demanda e aqueles que ficam mais empacados nas prateleiras (impactando o Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro). Assim a empresa consegue rever como anda sua carteira de produtos e adotar as estratégias corretas.

E Gestão de Estoques no ambiente e-commerce, como fica? Trataremos desse assunto mais adiante, mas mesmo com mercadorias em âmbito virtual o assunto tem importância.

Isso porque o Gerenciamento de Estoques em e-commerce garante que tudo que está sendo ofertado será entregue. Desse modo, as vendas ficam regularizadas.

Então, não adianta fugir do assunto. Seja no mundo real ou no virtual, estoques precisam ser bem gerenciados para que ninguém leve sustos no controle de seus orçamentos.

O que é a Gestão de Estoques?

A Gestão de Estoques está relacionada com o gerenciamento de materiais que gerarão receitas para a empresa no futuro. Assim, mesmo antes de começarem as vendas, a empresa poderá ter seus lucros ou prejuízos definidos pela maneira em que gere o estoque.

A cadeia de Gestão de Estoques está 100% ligada com o departamento de compras e fornecedores. Por esse motivo existe uma grande necessidade de que os responsáveis por esse gerenciamento interajam com essas áreas.

O conceito de gerenciamento de estoques se aplica a todos os itens usados para a produção de um produto ou serviço. Além disso, a gestão cobre todas as etapas do processo produtivo, desde a compra de matéria-prima até a reorganização do controle de estoque.

Sobre os itens aplicados no Gerenciamento de Estoques, temos:

  • Matérias-primas
  • Produtos semiacabados
  • Componentes para montagem
  • Sobressalentes
  • Produtos acabados
  • Materiais administrativos
  • Suprimentos variados

O que é gestão de estoques?

Métodos de Gestão de Estoques: Just in Time e Just in Case

A Gestão de Estoques conta com várias técnicas de armazenamento, sendo duas delas as mais conhecidas: Just in Time e Just in Case. Enquanto uma foca em ter o estoque o mais reduzido possível, a outra é o oposto e segue a regra do “quanto mais, melhor”.

Claro que cada tipo de armazenamento tem sua aplicação e, em muitos casos, as empresas acabam trabalhando com uma mescla de cada um. Já que estamos falando sobre duas faces de uma mesma moeda, vamos analisar cada técnica separadamente:

Gestão de Estoques Just in Time (JIT)

Já ouviu a expressão “menos é mais”? Esse é o lema do método Just in Time (JIT). A ordem aqui é ter um estoque com nível baixo de mercadorias. Para isso, produtos ou peças só são produzidas ou adquiridas conforme a demanda, ou seja, em tempo hábil de serem processados e atender o consumidor.

Essa pegada de gerenciar estoques teve um crescimento de popularidade no início do século XXI. E você deve imaginar o motivo: manter um estoque conforme a demanda é muito mais barato.

Just in TimeO método JIT, portanto, visa evitar situações em que o estoque excede a demanda. Com isso, não existe um esforço extra de recursos para controlar um estoque que acaba virando um fardo para a empresa.

Mas existe um ponto negativo importante aqui. Enquanto o tipo JIT libera o capital da empresa para outras ações, ele não se dá bem com as incertezas do negócio. Imagine que seu produto dependa de algum fornecedor. O que acontecerá se esse fornecedor falhar com você por causa de problemas no transporte ou meteorológicos? O produto não ficará pronto e seu estoque ficará vazio, certo?

Agora imagine que de repente exista um pedido urgente com uma quantidade maior do que você está acostumado. Em situações como as descritas aqui o sistema Just in Time acaba perdendo pontos.

Gestão de Estoques Just in Case (JIC)

Gestão de Estoques Just in CaseVocê vai oferecer um jantar para quatro pessoas e não tem muita noção sobre a quantidade de comida a ser servida. Você já ouviu diversas vezes que é melhor sobrar do que faltar, então, resolveu adicionar algumas porções  a mais no cardápio. Afinal, caso alguém sinta fome, terá comida, não é mesmo?

É exatamente a esse “se” ou “caso se” que o método Just in Case (JIC) refere-se. A estratégia aqui é manter o nível de estoque alto e evitar um backorder, ou seja, quando um cliente tem uma demanda que a empresa não consegue dar conta.

A Gestão de Estoques Just in Case também se previne contra fatores que podem causar péssimas surpresas, como pedidos inesperados, mal tempo, problemas no transporte das mercadorias, preço do combustível, etc. Somado a isso, possibilita às empresas a oferecerem mais opções de produtos a pronta entrega comparado com o sistema Just in Time.

No entanto, para que a estratégia JIC seja usada eficientemente, a empresa precisa também ter uma previsão de demanda. Afinal, ninguém quer mercadorias ficando obsoletas no estoque.

Conforme falamos, cada método de armazenamento tem sua aplicação, mas na maioria dos casos o Just in Case funciona melhor com empresas voltadas às funções de manufatura.

A batalha: Just in Time x Just in Case

Analisando cada método de Gestão de Estoques na teoria, já conseguimos visualizar vantagens e desvantagens de ambos. Agora vamos juntos observar prós e contras para tirarmos nossas conclusões:

Vantagens do método Just in Case

  • Com a quantidade elevada de produtos a empresa pode trabalhar com descontos por lote;
  • O estoque dos produtos permite que os mesmos sejam colocados à mostra para os consumidores. Produtos que podem ser visualizados têm maiores chances de venda;
  • A empresa não corre o risco de ser deixada na mão ao receber um pedido de cliente caso algum fornecedor não cumpra o prazo;
  • Com o produto disponível no estoque, as demandas são rapidamente atendidas, o que aumenta a satisfação do consumidor com relação a entregas no prazo.

Desvantagens do método Just in Case

  • Alto custo para manter o estoque;
  • Produtos estocados correm o risco de sofrerem algum dano ou ficarem vencidos ou obsoletos;
  • Espaço utilizado para armazenamento poderia ser utilizado para um outro fim.

Vantagens do método Just in Time

  • Praticamente não existe o risco de algum produto ficar obsoleto, pois existe um giro constante de mercadorias no estoque;
  • Já que a produção diminui e, por consequência, não existem produtos velhos estocados, a empresa está mais apta a atender as mudanças de mercado e as exigências do consumidor;
  • Custo em ter e manter um espaço físico são reduzidos;
  • A empresa não investe tanto dinheiro na manutenção do estoque;
  • Erros de produção podem ser facilmente observados e corrigidos.

Desvantagens do método Just in Time

  • Se o fornecedor não entregar a mercadoria em tempo hábil e conforme as especificações, isso poderá atrapalhar seriamente o processo de produção;
  • A empresa pode não estar preparada para atender solicitações de pedidos em massa;
  • Necessário mais planejamento por parte da empresa. Como o estoque é gerenciado conforme a demanda, a organização precisa ter pleno conhecimento de como funciona seu ciclo de vendas e os tipos de produtos que serão mais solicitados.

Como decidir sobre o melhor método para Gerenciamento de Estoques?

Just in Time ou Just in CaseSe você é leitor do nosso blog já sabe que vamos falar que não existe uma regra ou uma resposta certa quando o assunto é Gestão Empresarial. Conforme citamos neste artigo, muitas empresas mesclam a estratégia Just in Time com a Just in Case.

Mas como não vamos deixá-lo na mão, separamos algumas perguntas que você pode utilizar como guia na escolha:

#01 – O quanto você confia nos seus fornecedores e nos recursos disponíveis? Se o grau de confiança é baixo, a boa pedida é pensar em JIC, ou em rever como anda sua carteira de fornecedores.

#02 – Você produz itens já bem consolidados no mercado (commodities)? Se a resposta for positiva, o método JIC é o mais adequado.

#03 – Você consegue estimar a demanda? Tem certeza de como é o ciclo de venda de seus produtos? Em caso afirmativo, pode ir na opção JIT ao invés de lotar o estoque com produtos que ficarão parados na prateleira.

Essas três perguntas dão apenas uma primeira noção para que você entenda que nenhum método é escolhido ao acaso. Também é possível – e muito usual – mesclar os dois. Tudo varia de acordo com o tamanho do negócio, ciclo de vendas, mercadorias produzidas e, claro, ambiente econômico.

Gestão de Estoques e E-commerce

Provavelmente tudo que você leu até aqui foi imaginando aquele estoque com várias prateleiras lotadas de produtos em um ambiente físico. Mas como funciona no mundo virtual? Em ambiente e-commerce dois princípios devem ser seguidos:

  1. Tenha estoque suficiente para satisfazer a demanda;
  2. Mas não tanto estoque a ponto de que seu capital esteja amarrado nele.

Gestão de Estoque e e-commerceConfuso? Nem tanto. Se você parar e analisar o que falamos anteriormente sobre o Gerenciamento de Estoques, vai ver que tudo que acontece no mundo real se aplica para o mundo virtual. Mercadoria parada é sinônimo de dinheiro estagnado e isso ninguém quer, certo?

Além disso, pense da experiência do seu consumidor. Imagine se seu cliente compra um produto para saber, horas depois, que a mercadoria já está esgotada. Com certeza isso abalará a reputação da sua empresa.

Por isso, a Gestão de Estoques em E-commerce deve ser monitorada de perto. Dá uma olhada nas dicas que separamos:

4 dicas para Gestão de Estoques em E-commerce:

  1. Mantenha-se organizado. Logicamente que isso vale para qualquer tipo de Gerenciamento de Estoque. Saiba qual é a quantidade certa de seus produtos e onde achá-los. Tenha um sistema para controlá-lo.
  2. Garanta que as informações com relação ao estoque sejam consistentes em todos os canais. Essa dica é extremamente importante para empresas que possuem vendas em loja física e virtual, e/ou depósitos em vários locais. Além disso, caso a organização opere em várias plataformas é importante que as mercadorias sejam rastreadas em cada um desses canais.
  3. Faça previsões da demanda e planeje seu estoque de acordo. Um dos maiores problemas em E-commerce é a falta de dados para tomadas de decisões sólidas. Não é porque está em um ambiente virtual que o controle não deva ser real. Calcule periodicamente os níveis de estoque e o mantenha sempre em um número seguro.
  4. Faça atualizações em tempo real do inventário. Existe uma grande diferença em “tempo real” e “próximo do tempo real”. Este último pode significar que o inventário pode ser atualizado a cada 15 minutos, de hora em hora ou uma vez por dia. É justamente esse atraso que expõe a empresa aos riscos de não conseguir cumprir com a demanda.

O mais importante aqui – e isso vale também para estoques de lojas puramente físicas – é sempre manter-se atento ao controle das mercadorias. Atualização do inventário e previsões da demanda são primordiais para garantir que a empresa realmente entregue aquilo que promete.

Conclusão

Na introdução do artigo falamos em perseguição. Bom, se fizermos uma analogia veremos que é mais ou menos assim que funciona em nosso mundo extremamente competitivo, onde um tenta ocupar o espaço do outro.

Seja em ambiente físico ou virtual, o mercado exige ações e medidas cada vez mais consistentes (ou seja, não dá para ficar atirando para tudo quanto é lado, sem um objetivo, correto?). Uma delas diz respeito à Gestão de Estoques, que, conforme vimos, pode fazer um negócio crescer ou…quebrar.

Apresentamos dois modelos de Gerenciamento de Estoques e falamos também sobre as particularidades  da Gestão de Estoques em e-commerce. Não existe regra ou um passo a passo sobre como proceder para controlar as mercadorias. A maior dica de todas é: seu inventário tem que trabalhar para você e não contra você.

Lembre-se que as receitas da sua empresa para o futuro estão ali, no seu estoque, esteja ele armazenado onde for. Por esse motivo, mantê-lo atualizado e controlado fará toda a diferença no caixa ao final de cada mês.

Ficou claro para você a importância do tema? Estoque bem gerenciado significa empresa no controle e cliente satisfeito. Já que estamos falando em controle, como anda sua gestão orçamentária? Dê uma olhada no curso gratuito que temos para te ajudar. Afinal, tudo que está no seu estoque tem peso no orçamento!

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