Gestão de custos e despesas: 19 dicas para ganhar eficiência operacional e reduzir gastos

Aqui na Treasy somos adeptos da linha de pensamento de que uma empresa que deseja crescer e ser lucrativa precisa investir profundamente em marketing, vendas e também realizar investimentos operacionais para ampliar continuamente sua capacidade produtiva. Mas sem uma boa Gestão de Custos e Despesas, que trabalhe paralelamente e de forma contínua na Redução de Custos e Despesas, é como tentar encher um balde furado: você coloca água por cima e ela vaza pelos furos.

Feita a devida introdução ao tema, você já se questionou como está a Gestão de Custos e Despesas de sua empresa? Você conhece quais são os principais desembolsos feitos pela organização e quais impactos cada um deles gera nos resultados?

Conhecer os Custos e Despesas de sua empresa, saber identificá-los e gerenciá-los é fundamental para evitar que sua companhia acabe cobrando valores que não condizem com a realidade e perdendo, desta forma, competitividade.

Pensando nisto, neste post, separamos 19 dicas de redução de Custos e Despesas que sua empresa pode começar a colocar em prática hoje mesmo.

Gestão de custos e despesas: o que é de fato

Mas antes de seguirmos para as dicas, precisamos apenas ter alguns conceitos bem claros, principalmente a diferença entre Custos e Despesas. Isto é fundamental na hora de analisar os desembolsos de sua empresa e uma peça fundamental para uma Gestão de Custos e Despesas eficiente.

Pois bem. De forma resumida, os Custos são todo e qualquer gasto relativo a aquisição ou produção  de mercadorias, como por exemplo, matéria-prima, mão-de-obra e gastos gerais de fabricação (GGF), como depreciação de máquinas e equipamentos, energia elétrica, manutenção, materiais de conservação e limpeza para fábrica, viagens de pessoas ligadas a fábrica, etc. O Custos dividem-se ainda em Diretos e Indiretos.

Já as Despesas  são todos gastos relativos a administração da empresa, como a área comercial, marketing, desenvolvimento de produtos e o financeiro. Ou seja, são os gastos que a empresa precisa ter para manter a estrutura funcionando, porém não contribuem diretamente para geração de novos itens que serão comercializados.

Na imagem abaixo temos alguns outros exemplos:

Reforçamos que sem uma boa Gestão de Custos e Despesas com a correta apuração e classificação dos Custos e Despesas, sua empresa não tem como projetar e analisar Indicadores de Desempenho importantes como a Margem de Contribuição, EBITDA ou Lucratividade.

Portanto, caso você ainda não esteja 100% certo sobre a classificação dos desembolsos em Custos ou Despesas, confira artigo Diferença entre Custos e Despesas que além deste tema, traz ainda uma série de outras informações, com a diferença entre Custos Diretos e Indiretos, Despesas Fixas e Variáveis.

Gestão de Custos e Despesas: por que realizar?

Uma gestão de custos e despesas eficaz garante informações valiosas para embasar as tomadas de decisões e podendo impactar diretamente no lucro da companhia.

E não importa o tamanho da empresa, a Gestão de Custos e Despesas continua sendo fundamental. Seja em uma pequena empresa, ainda instável e suscetível a qualquer variação do mercado ou em uma grande companhia, com grandes riscos associados a tomadas de decisões equivocadas, a Gestão de Custos e Despesas pode conduzir ao aumento contínuo dos resultados ou ao fracasso do empreendimento.

Em outras palavras, uma boa Gestão de Custos e Despesas pode melhorar a qualidade, eficiência e velocidade da companhia, enquanto gera ganhos paralelos nos resultados.

Sem mais delongas, confira abaixo as 19 dicas para redução de Custos e Despesas que preparamos:

Dicas para Redução de Custos e Despesas

#01 - Analisar periodicamente os Custos e Despesas

Na ânsia de reduzir os gastos, é comum que as empresas comecem a fazer cortes sem critério e, nesse processo, acabam eliminando recursos importantes para o negócio. Para que essa situação seja evitada, é preciso realizar reuniões (pelo menos uma vez ao mês) entre a administração e o financeiro da empresa.

Uma dica simples é manter um histórico com todas saídas. Assim, é possível identificar mais facilmente gastos supérfluos, que não impactam na produtividade e na qualidade do serviço.

#02 - Envolver toda a equipe

Não há como reduzir gastos sem a colaboração de todos na empresa. Por isso, é preciso investir na comunicação interna e na definição de metas para os colaboradores, usando a economia feita para recompensar sua equipe quando os objetivos forem atingidos.

Nesse contexto, ações simples como aproveitar melhor a luz natural, trocar as lâmpadas, eletrodomésticos e luminárias por modelos mais econômicos e substituir documentos em papel por documentos digitais podem gerar grandes economias e auxiliar na redução de despesas.

#03 - Analisar o Fluxo de Caixa

Ter uma Projeção de Fluxo de Caixa e conhecer os Prazos Médios de Pagamento e Recebimento de sua empresa é essencial para negociar melhores prazos de pagamento para suportar os meses de baixa sem pagar juros mais altos, aumentando sua margem de lucro.

#04 - Adotar um Processo de Gestão Orçamentária

Sem um Planejamento Orçamentário, as chances de sua empresa realizar uma boa Gestão e Redução de Custos e Despesas caem drasticamente. Portanto, adotar um Processo Orçamentário é um dos passos mais simples e importantes para Redução de Custos e Despesas.

Além disto a Gestão Orçamentária pode trazer inúmeros outros ganhos para sua companhia, como você pode conferir no post 15 motivos para investir em uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa.

Dicas para Redução de Custos e Despesas de RH

#05 - Pedir auxílio aos colaboradores

Antes de realizar qualquer ajuste nas políticas e condutas de Recursos Humanos na empresa, uma boa dica é realizar um comitê e pedir a opinião dos próprios colaboradores. Como a redução de custos e despesas poderá afetar diretamente a eles, sua participação no processo é essencial.

Ao ouvir a opinião dos colaboradores além de se ter um maior proveito das ações pretendidas, pois eles, pela prática e vivência da área, têm plena ciência de onde será possível realocar recurso, você estará reforçando o sentimento de pertencimento nos colaboradores. Além disto, novas e melhores ideias podem surgir, vindas diretamente da equipe.

#06 - Automatizar processos

Automatizar processos manuais pode reduzir muitos custos. Disponibilizar um portal para os funcionários pode auxiliar a simplificar processos relacionados a pagamentos de férias, reembolsos, formulários de impostos e reclamações.

Além disso, digitalizar documentos pode eliminar custos de cópias e adoção de ferramentas de comunicação (como o Slack ou mesmo a intranet da empresa) pode reduzir muito os custos e despesas de comunicação de seus colaboradores.

#07 - Aperfeiçoar a gestão do tempo dos colaboradores

Segundo aponta o especialista Márcio Lavelberg em um artigo publicado no portal Exame, é preciso eliminar todas as horas extras desnecessárias. Reuniões só devem acontecer quando forem realmente necessárias e devem ter hora certa para começar e para acabar. Quanto mais rápidas e eficientes, melhor.

Além disso, é preciso pensar que o tempo perdido em reuniões desnecessárias não só impacta na produtividade e nos custos da empresa, mas também na motivação dos colaboradores.

#08 - Adotar banco de horas

Uma boa alternativa para reduzir gastos com as equipes de trabalho é adotar o banco de horas. A empresa economiza em horas extras, enquanto o empregado recupera seu tempo trabalhado a mais em folgas, emendando feriados ou prolongando férias.

No entanto, para que essa medida não cause problemas judiciais e trabalhistas, é preciso que o colaborador receba essa compensação dentro do ano corrente. Caso contrário, é preciso pagá-lo por essas horas extras.

#09 - Melhorar seus treinamentos

Treinamentos são fundamentais para reduzir custos com pessoal. Os colaboradores devem ser bem treinados principalmente para a satisfação do cliente, já que isso é importantíssimo para o desempenho e faturamento da empresa. Além disso, você precisa ter pessoas treinadas para substituírem outras em caso de férias ou doença.

#10 - Avaliar criticamente antes de demitir

Para cortar custos, demitir funcionários pode não ser uma alternativa viável. Por mais que pareça bom reduzir sua folha de pagamento, antes de tomar essa decisão é preciso considerar os gastos com a rescisão de contratos. Antes de demitir, leve também em conta o tempo que um novo funcionário levará até atingir o nível de experiência e qualidade dos que saíram.

#11 - Demitir (se precisar)

Acompanhe de perto a produtividade de toda a equipe e identifique quem não está entregando os resultados esperados, agindo para corrigir os desvios por meio de treinamentos ou capacitações antes de qualquer ação mais drástica.

Mas fique sempre atento aos talentos disponíveis no mercado, e, se precisar substituir, faça-o, lembrando que, primeiramente, você pode pensar e avaliar formas de substituir e relocar a equipe internamente.

Dicas para Redução de Custos e Despesas de Produção

#12 - Melhorar a gestão de fornecedores

Na hora de reduzir custos e despesas, um dos primeiros passos é buscar por melhores parcerias com os fornecedores atuais ou até mesmo buscar outros produtores, que ofereçam preços mais baratos.

#13 - Unir-se a outras empresas para comprar

Realizar parcerias com companhias complementares (ou até mesmo concorrentes dependendo do caso) também é uma boa alternativa para aumentar o poder de negociação com os fornecedores. As empresas podem se unir e realizar compras coletivamente com os fornecedores de matérias-primas ou mercadorias, negociando o valor do produto e reduzindo os custos de logística.

#14 - Reduzir Custos de Fretes e Logística

Na hora de avaliar a compra de matéria-prima ou mercadorias, não leve em consideração apenas o valor a ser pago ao fornecedor. Avalie também o quanto será gasto em fretes e logística. Em alguns casos, mesmo que um determinado fornecedor tenha o menor preço, o valor final pode compensar mais comprando de outro fornecedor.

Dicas para Redução de Custos e Despesas de Comercialização

#15 - Identificar com baixo giro

Ter produtos que “não saem” no estoque significa dinheiro parado e maiores gastos com armazenamento. Para reduzir essa conta, é preciso identificar quais produtos da sua loja (ou indústria) não têm um bom giro de estoque, reduzindo a quantidade deles de acordo com a demanda. Assim, você evita o estoque de produtos obsoletos ou de valor depreciado.

#16 - Investir no marketing de baixo custo

Uma alternativa para reduzir custos e ao mesmo tempo aumentar o faturamento é investir em marketing utilizando alternativas de baixo custo, como as redes sociais, concursos culturais e promoções. Invista nessas campanhas, liberando sua criatividade e envolvendo o cliente na divulgação do produto. No entanto, por mais que seja gratuita, a campanha deve ser cancelada se não gerar resultados, economizando o tempo dos profissionais da empresa (que no final se tornam custos e despesas).

#17 - Reduzir Custos de Fretes e Logística

A mesma dica dada para a redução de custos de fretes e logísticas com fornecedores vale na hora de enviar seus produtos e mercadorias para seus clientes caso você venda pela internet. Avaliar maneiras alternativas de entrega é essencial e atualmente existem diversas ferramentas na internet que já trazem as melhores opções comparando Correios, transportadoras e até mesmo motoboys.

Dicas para Redução de Custos e Despesas Financeiras

#18 - Renegociar dívidas

Renegociar suas dívidas com bancos, fornecedores e demais credores pode ser uma ótima alternativa para conseguir uma taxa de juros mais baixa e minimizar os danos causados pelos deslizes na Gestão do Saldo de Caixa. No entanto, também é preciso calcular se a empresa terá condições financeiras de pagar essa dívida nos termos negociados, para que ela não perca credibilidade no mercado.

#19 - Renegociar tarifas bancárias

Em alguns casos as tarifas bancárias, pois elas podem chegar a até 1% do faturamento da empresa. Por isso, negocie melhores tarifas com o seu banco, mas lembre-se: para conseguir essa redução é essencial estar em dia com os pagamentos e ter um bom controle de caixa.

Mais dicas para Redução de Custos e Despesas

Este é um artigo que vai crescer e ser atualizado constantemente conforme formos lançando novos conteúdos. A ideia aqui é ter um repositório completo com dicas de Gestão de Custos e Despesas sempre atualizado para você consultar quando quiser ou precisar.

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