15 motivos para investir em uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa

Por |20/01/2016|

motivos para investir em uma solução de gestão orçamentáriaRecentemente publicamos aqui um guia completo de como escolher a Solução de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa, onde abordamos os diversos pontos e contrapontos que sua empresa deve avaliar antes de optar por uma das alternativas, abordando inclusive os fatores a considerar de acordo com o porte ou estágio de maturidade de cada organização.

Também sabemos que no ambiente corporativo, tudo gira em torno do ROI (Retorno sobre o Investimento) e para uma empresa, toda e qualquer ação se resume a apenas 3 grandes formas básicas de geração de valor:

  • Aumentar a Receita
  • Reduzir Custos
  • Reduzir Riscos

Neste post, o objetivo é desdobrar estas três formas básicas de geração de valor, com exemplos claros do dia-a-dia da área de Planejamento e Controladoria, deixando mais palpável a análise dos principais motivos para investir em uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa.

Confira abaixo as 15 principais razões que separamos para você começar a análise e tomar a melhor decisão para sua companhia:

#01 – Fluidez nos processos

Com a decisão de investir em uma solução de Gestão Orçamentária, todo planejamento orçamentário e acompanhamento dos resultados passa a ser feito de maneira estruturada, organizada e baseado em uma metodologia para nortear todos os demais passos.

Desta forma, em pouco tempo a empresa já pode notar uma melhoria considerável no fluxo das informações, gerando “menos atrito” entre as áreas e dando maior fluidez e agilidade a todo o processo de planejamento e acompanhamento dos resultados.

#02 – Ganho de tempo nas rotinas e processos gerenciais

Um mundo de planilhas, arquivos soltos (e em alguns casos, até mesmo papéis) requer mais tempo e mão-de-obra para a execução dos trabalhos, sem citar as questões de dificuldade de acesso à informação.

Com uma solução de Gestão Orçamentária, os processos gerenciais são executados com mais agilidade, reduzem-se a quantidade de horas de trabalho e, consequentemente, a necessidade de mão-de-obra, além de evitar o retrabalho.

#03 – Aperfeiçoamento do nível da gestão

Em nosso e-book sobre os estágios de maturidade na Gestão Orçamentária, compartilhamos um pouco do que fomos aprendendo o longo dos anos, no contato direto com milhares de empresas dos mais variados setores e portes. Esses anos de experiência ajudaram a criar, naturalmente, uma base interna de conhecimento sobre metodologias, ferramentas e principalmente sobre as melhores práticas de Gestão Orçamentária do mercado, inclusive em escala mundial.

E um dos pontos em comum encontrados em empresas em estágios mais avançados é a automatização da maior parte dos processos operacionais e gerenciais (não apenas a Gestão Orçamentária, claro), utilizando para isto, soluções especializadas. Afinal, são inegáveis os ganhos e evolução que uma solução focada em um problema específico traz para a empresa.

Você pode fazer o download do E-book Estágios da Maturidade na Gestão Orçamentária clicando na imagem abaixo.

Estágios da Maturidade na Gestão Orçamentária

#04 – Visão Holística da Empresa

Uma solução de Gestão Orçamentária completa não trata apenas o planejado x realizado. É muito mais que isto, fornecendo a empresa também análises gerenciais, gráficos, indicadores de desempenho e tudo isto em um ambiente simples e colaborativo, compondo o que chamamos de Gestão do Desempenho Empresarial (CPM, BPM ou EPM).

Dentro de um software como este, são reunidas e agrupadas as informações de todos os processos de seu negócio em um único banco de dados. Assim, uma solução especializada acaba proporcionando uma visão geral da empresa em um só lugar, mostrando prontamente as informações mais importantes para a tomada das decisões e também para o planejamento dos próximos passos.

#05 – Tomada de decisão mais certeira

Com uma visão sistêmica do seu negócio, é consideravelmente mais fácil tomar decisões estratégicas de forma mais certeira. Com os relatórios fornecidos pela solução, os gestores conseguem visualizar possíveis problemas, furos em processos, áreas críticas, necessidade de investimentos e outras questões decisivas para o futuro da empresa.

Menos tempo elaborando e consolidando planilhas. Mais tempo planejando e analisando os resultados da estratégia, resultando em uma tomada de decisões muito melhor embasada em dados e, consequentemente, muito mais certeira.

#06 – Melhores análises de desempenho

No ambiente empresarial, uma frase muito repetida é que “uma empresa sem planejamento é como um barco a deriva”. Mas também sabemos que de nada adianta planejar e não acompanhar regularmente os resultados, identificando o que está dando certo e o que precisa ser melhorado.

Planilhas são instrumentos interessantes, mas nada é mais produtivo do que ter as informações prontas para serem analisadas a qualquer momento do dia. Por isso, quando o assunto é análise de desempenho, o sistema de gestão deve ser visto como um investimento na gestão das informações estratégicas de sua empresa e não como mais um custo para reduzir seu lucro.

#07 – Maior engajamento dos gestores

Ao investir em uma solução de Gestão Orçamentária (principalmente se for baseada em nuvem), um dos principais benefícios obtidos é a facilidade gerada para de implantar o Orçamento Colaborativo e com ele, as possibilidades de ganhos são infindáveis.

E quando os gestores de departamento participam da definição do planejamento e orçamento de seus respectivos centros de custos, passam a se tornarem “donos dos planos”, levando à um engajamento muito maior com as metas e resultados finais.

#08 – Redução de erros

Dizem que depois do cachorro, o Excel é o melhor amigo do homem. Você concorda?

As planilhas estão presentes em nosso dia-a-dia e são usadas para as mais diversas finalidades e no ambiente corporativo isto fica ainda mais evidente, sendo utilizadas em praticamente todos os setores das empresas, ajudando a resolver as mais diversas necessidades.

Mas nem tudo são flores… Ao confiar a gestão de sua empresa a planilhas, você estará sempre sujeito aos famosos “erros de fórmulas”, que podem gerar informações incorretas, levando a tomada de decisões equivocadas e que certamente se traduzirão em custos e despesas, afetando diretamente o lucro da empresa.

Sem falar que um problema como este poderia forçá-lo a passar incontáveis ​​horas procurando até localizar e corrigir as fórmulas com erros. Além disto, o Excel não é um banco de dados para manter suas informações seguras e os dados ainda podem cair em mãos erradas, sem qualquer possibilidade de rastreamento ou auditoria.

#09 – Integração com outros sistemas

Uma boa solução de Gestão Orçamentária geralmente oferece a oportunidade de integração com o ERP, contabilidade e outros sistemas utilizados pela sua empresa. Dessa forma, o fornecedor do serviço pode conectar o novo sistema a programas já existentes na sua empresa, facilitando o acesso a informações cruciais para seus negócios.

Isto é fundamental para que sua empresa possa analisar os resultados e confrontá-los com o planejado, o que geralmente é bem complexo e trabalhoso de realizar em planilhas.

Além disto, as soluções especializadas em Gestão Orçamentária costumam ter ferramental de análises, como gráficos, relatórios e indicadores de desempenho, muito mais voltadas a visão gerencial do que ERPs e sistemas contábeis. Assim, ao investir em uma solução de Gestão Orçamentária, sua empresa ainda ganha de lambuja um “dashboard de gestão”.

#10 – Sua empresa sempre atualizada

Atualmente, é comum que metodologias e métodos se tornem obsoletos em pouco tempo. A planilha que você fez hoje, pode não ser a mais adequada para o próximo orçamento ou até mesmo para a revisão orçamentária do meio do ano.

Ao investir em uma solução de Gestão Orçamentária, os próprios fornecedores do serviço são responsáveis pelas atualizações e melhorias no sistema. Isso faz com que sua empresa esteja sempre atualizada com as principais tendências de mercado e tenha acesso a soluções inovadoras simultaneamente ou até mesmo antes dos concorrentes.

#11 – Consultoria e suporte especializado

Ao investir em uma solução de Gestão Orçamentária, outro grande ganho é que geralmente o próprio fornecedor do software possui uma equipe de consultores especializada e habilitada a proporcionar a sua empresa acesso ao conhecimento das modelos e metodologias de Gestão Orçamentária mais adequadas a sua empresa. Além disto, por estarem em contato direto com diversos clientes, estes consultores poderão compartilhar das melhores práticas de mercado e atualizar sua empresa com as últimas tendências.

Mas é preciso ter cuidado. Ao contratar uma solução de Gestão Orçamentária, sua empresa deve sempre buscar por um fornecedor que esteja preocupado em gerar valor continuamente para seus clientes, desde o primeiro minuto e não apenas realizar a venda e depois “sumir”. Inclusive escrevemos sobre isto em nosso artigo Self-Service Planning and Budgeting: foco no sucesso do cliente.

#12 – Produtividade

As aplicações especializadas são famosas por proporcionarem diversos ganhos em produtividade para as empresas. E isto tem um motivo: como o fornecedor é especializado naquele problema específico (no caso deste artigo, Gestão Orçamentária), ele passa todos os dias buscando formas de tornar as tarefas cada vez mais simples e fáceis para seus clientes. Isso é bem diferente de um profissional de controladoria em uma empresa, que divide seu tempo em dezenas de afazeres e desafios diferentes todos os dias.

Ao investir em uma solução de Gestão Orçamentária, sua empresa ganha agilidade e produtividade não apenas para a área de planejamento e controladoria, mas também para todos os gestores envolvidos no orçamento e até mesmo para a alta direção, que passa a ter acesso aos dados que precisa para tomada de decisões de forma muito mais ágil e facilitada.

Além disto, como os sistemas modernos de Gestão Orçamentária são totalmente hospedados na nuvem, é possível trabalhar e acessar informações a partir do escritório, em casa ou de qualquer lugar com internet. Sem contar que os softwares desse modelo permitem maior colaboração entre colegas e até mesmo com os clientes.

#13 – Melhor gestão da informação

Qual empresa nunca passou pela situação de perder aquela pessoa da equipe que sabia tudo? Tudo! Ele estava lá há anos, desde o começo, e conhecia cada centímetro da operação e do mercado do seu negócio. Com ele se foram os conhecimentos sobre os processos, sobre os números e o principal: agora ninguém sabe como mexer nas “planilhas malucas”, cheias de macros e fórmulas que só ele conhecia.

Ao investir em uma solução de Gestão Orçamentária, sua empresa garante que nada irá se perder, criando mecanismos que fomentam uma cultura de troca de informação e colaboração, ao mesmo tempo em que reúnem e organizam essas informações para que elas estejam sempre disponíveis.

#14 – Redução de custos

A implantação de uma solução de Planejamento e Controladoria gera redução de custos para a sua empresa de inúmeras formas. Como vimos nos pontos anteriores, a redução de custos acontece por meio do ganho de tempo na execução das rotinas e processos, aumento da produtividade, diminuição de erros, redução do retrabalho e da quantidade de pessoas necessárias para o planejamento, que podem ser alocadas em funções de análise e não de “gestão de planilhas”.

Outra grande redução de custos acontece com o melhor planejamento e controle financeiro, que possibilita identificar desperdícios, má precificação de produtos ou serviços, realizar compras mais inteligentes e até mesmo um controle de estoque mais eficiente, o que contribui consideravelmente na economia e no melhor direcionamento de recursos.

Além disto, contratando uma solução no modelo SaaS, um dos principais benefícios é o custo reduzido. O preço pago pelo serviço geralmente já contempla atualizações, manutenção e suporte técnico, e pode ser divido em mensalidades. Nesse modelo, não é necessário realizar grandes investimentos iniciais para montar a estrutura de TI, evitando também outros gastos no futuro com hardware, software e as pessoas necessárias para gerenciar todo o sistema.

#15 – Rápido retorno sobre o investimento

Começamos este artigo falando sobre ROI e suas três principais vertentes:

  • Aumento da receita
  • Redução de custos
  • Redução de riscos

Como vimos nos tópicos anteriores, ao investir em uma solução de Gestão Orçamentária, sua empresa estará indo direto ao encontro destes três pontos. Seja com o ganho de agilidade e produtividade, redução de erros, redução de retrabalhos ou qualquer um dos pontos abordados, fica claro que os valores desembolsados em um sistema especializados nem de longe devem ser vistos como despesas, e sim como um investimento na empresa que trará retorno em pouquíssimo tempo.

E o ROI fica ainda maior se a decisão de sua empresa for pela contratação de uma solução em nuvem no modelo SaaS, afinal, desta forma sua empresa não precisa fazer grandes investimentos iniciais em licenças de uso do software, aquisição de servidores ou bancos de dados.

Muitas empresas que fornecem esse tipo de serviço possuem planos voltados para clientes de diferentes portes, fazendo com que o consumidor pague apenas por aquilo que realmente precisa e possa ir evoluindo de plano conforme amadurece sua gestão e novas necessidades vão surgindo. Além disso, geralmente é possível testar o sistema antes de comprá-lo para experimentar as funcionalidades e saber quais serão úteis para a realidade do seu negócio, diminuindo radicalmente os riscos de contratar um serviço inadequado a sua empresa.

Alguns cuidados ao decidir investir em uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa

Para obter benefícios concretos para a sua empresa, não basta decidir por uma solução e “pronto e acabou”. Há necessidade de implantação, migração de dados para o sistema, definição de processos e consequentemente, da rotina de trabalho, além do treinamento dos profissionais para o uso correto da ferramenta.

Apesar de tomar um pouco mais de tempo este processo inicial, será visível, com o tempo, a melhoria no fluxo das informações em sua empresa, que desencadeia uma séria de outros benefícios como a proposição de soluções para gargalos de processos, finanças e investimentos, por exemplo. Além disso, após a definição de processos operacionais e “workflows” orçamentários, a organização das atividades fica muito fácil.

Ainda relacionado a este assunto, uma boa é testar a solução na prática antes de decidir. Para soluções On-Premisse isto é um pouco mais difícil, mas a maioria das empresas que fornecem soluções no modelo SaaS oferecem um período trial para que você possa conhecer e testar a ferramenta no dia a dia e ter certeza que ela vai atender suas necessidades.

Por fim, não se esqueça de envolver todos que serão afetados de alguma forma com a mudança no processo. Desde os sponsors (quem aprova a contratação), passando pela equipe de Planejamento e Controladoria (que serão os “donos” da solução, os key-user) e até mesmo os gestores de departamentos, que serão os responsáveis por elaborar e responder pelo orçamento de seus setores.

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Este é um artigo que vai crescer e ser atualizado constantemente conforme formos lançando novos conteúdos. A ideia aqui é ter literalmente um manifesto dos motivos para investir em uma solução de Gestão Orçamentária.

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