Falamos recentemente aqui no blog sobre a nota fiscal eletrônica (NF-e), que é emitida pelas empresas que precisam recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e são usadas, geralmente, nas transações que envolvem a compra e venda de um produto. Hoje, vamos falar com aqueles empresários que trabalham com a prestação de serviço e, por isso, estão sujeitos ao pagamento do Imposto Sobre Serviços (ISS). Esse tributo é recolhido por meio da nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), o assunto do nosso artigo.
A primeira informação sobre a NFS-e que você precisa ficar atento é se ela já está sendo emitida no seu município. Por ser de responsabilidade das prefeituras, cada cidade está fazendo a implementação de acordo com um cronograma próprio. Quer saber mais? Então siga conosco e conheça mais sobre este outro documento fiscal.
O que é a nota fiscal de serviços eletrônica?
A NFS-e é uma nota fiscal gerada e armazenada eletronicamente, de modo totalmente digital, que substitui a tradicional nota fiscal de papel. Ela foi criada para facilitar a comunicação entre os prestadores de serviço e o município e também para agilizar a fiscalização, combatendo, assim, a sonegação de imposto.
Apesar de ser uma tarefa corriqueira para alguns prestadores de serviços, quem não está acostumado a lidar com tarefas administrativas costuma ter um pouco de dificuldade no momento de emitir uma NFS-e, tanto pela falta de prática com a tecnologia, quanto em relação à legislação municipal.
Aliás, como já falamos, assim como cada cidade pode ter seu próprio cronograma de implantação, elas também podem definir detalhes sobre a NFS-e específicos para a sua localidade. Por isso, é preciso toda atenção no momento de conferir se ela já é válida ou não e também quais são as regras para usá-la.
Como emitir uma NFS-e?
Antes de iniciar o processo de emissão em si, é preciso verificar dois pontos: o credenciamento da empresa no sistema da NFS-e e o acesso ao sistema de emissão. Para o credenciamento, acesse o site da prefeitura e preencha o formulário. Na sequência, você receberá um protocolo para comparecer à prefeitura e apresentar o protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso, a via original do CPF e o documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.
O formulário e os documentos serão analisados e, se estiver tudo correto, a senha será desbloqueada e você já pode acessar o sistema de geração de notas. No sistema, acesse a área de emissão e preencha os campos solicitados ― se você tiver um certificado digital, pode usá-lo para se conectar ao sistema.
Nesta etapa é importante verificar se todos os dados estão corretos, como inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades. Se identificar qualquer erro, entre em contato com a prefeitura. Outros detalhes não obrigatórios, como site, e-mail e logo, você pode acrescentar se quiser.
Bom, com essa preparação finalizada, você está pronto para fazer a emissão da nota fiscal de serviços eletrônica, que pode ser dividida em quatro passos, sendo que cada um deles determina a sequência do preenchimento. Veja como funciona:
1º passo - definir o emissor da nota
O emissor da nota deve escolher o método de emissão:
- Intermediação: é indicado o CNPJ da empresa que está fazendo a intermediação do serviço prestado;
- Substituição: é apontado o CNPJ do tomador do serviço e o número da nota a ser substituída e o sistema automaticamente exibe o nome para conferência.
Caso nenhuma das opções seja selecionada, será gerada uma nota fiscal comum.
2º passo: identificar a atividade
De acordo com a atividade desenvolvida pela empresa, a sequência das telas de lançamento da NFS-e vão aparecendo. A escolha é feita no campo atividade, no qual estão listadas as atividades que você cadastrou junto à prefeitura. Neste caso, o usuário deve selecionar a opção que estiver mais de acordo com o serviço prestado.
3º passo: fazer a dedução da base de cálculo
Esta é uma etapa opcional. Ela só é apresentada se na segunda etapa for selecionada a opção para dedução da base de cálculo. O preenchimento é realizado por meio do cadastro das notas fiscais recebidas com campos que identificam algumas características da nota. O valor total será deduzido integralmente da nota que está sendo emitida.
4º passo: detalhar os itens da nota
Para finalizar a emissão, é necessário identificar os serviços que compõem a nota fiscal, assim como era feito na nota de papel. Os itens devem ser adicionados um por vez com descrição, horas de trabalho e valor de cada serviço. Aqui, é interessante destacar que é permitido descrever mais de um serviço por nota, desde que estejam relacionados a um único item da lista e possuam a mesma alíquota do imposto e o mesmo tomador de serviço.
Todos os passos precisam ser seguidos para que a emissão seja validada no fim. Depois da validação, o sistema envia um e-mail de aviso com o endereço de acesso da nota. Em alguns casos, de acordo com a configuração feita por cada prefeitura, é possível enviar a NFS-e direto para o e-mail do cliente, basta ter cadastrado o endereço eletrônico dele.
Vale lembrar também que após o envio da NFS-e, ela fica registrada no sistema para consulta. Para acessá-la, é necessário inserir algumas informações no portal da nota fiscal da sua cidade, como o número da nota, seu código de verificação e o CPF ou CNPJ do prestador. Essas informações variam de acordo com a especificidade de cada município.
É possível corrigir uma nota fiscal de serviço eletrônica já gerada?
Deve-se entrar em contato com o setor de tributação da prefeitura da cidade para verificar essa informação. No caso das cidades que aceitam a alteração, é necessário enviar uma carta de correção dentro de um prazo estabelecido. A carta é um documento também digital que deverá seguir um padrão.
No entanto, nem todas as informações presentes na nota são passíveis de serem corrigidas. Bases de cálculo, CNPJ, cidade do tomador de serviço, alíquota ou enquadramento no subitem da lista de serviços, o número da nota e a data de emissão não podem ser corrigidas.
Nos casos em que não cabe o uso da carta de correção, será necessário cancelar a NFS-e ou substituí-la no sistema. Falamos em detalhes sobre a correção da nota fiscal de serviço eletrônica e sua carta de correção em outro post aqui no blog. Para acessá-lo, basta clicar aqui! Nele, você vai entender como fazer as alterações de maneira correta, sem colocar em perigo a segurança financeira e jurídica da empresa.
Cancelamento da NFS-e
Bom, assim como corrigir, também é possível fazer o cancelamento de uma nota fiscal de serviço eletrônica. Ele pode ser solicitado por meio do seu sistema de gerenciamento financeiro, caso você tiver um, ou de forma manual na prefeitura. Porém, é preciso ficar atento a alguns detalhes para seja possível cancelar a nota, como o não recolhimento do ISS e a data de emissão da nota, que não pode ser superior a 6 meses.
Caso o imposto já tenha sido recolhido, a situação muda de figura. A NFS-e pode ser cancelada, sim, desde que o prazo limite, também de 6 meses, seja obedecido, mas somente por meio da aplicação de um processo administrativo que pode ser solicitado na prefeitura. Vale lembrar que a incidência do ISS é, por princípio, determinada pela prestação oficial do serviço. Ou seja, se o serviço não foi executado, o empreendedor não precisa se preocupar com o recolhimento do imposto, tampouco com dificuldades ou processos administrativos na hora de cancelar a NFS-e.
Cada prefeitura opera com um tipo de legislação e regulamento, inclusive no que diz respeito às taxas e prazos. Por isso, vale a dica para o prestador de serviço reservar um tempo para conhecer os detalhes da legislação do seu município sobre o cancelamento de nota fiscal de serviços. Para adiantar um pouco essa busca pelo conhecimento, você pode acessar o nosso artigo Quando e como fazer o cancelamento de NFS-e da sua empresa e começar agora mesmo a entender melhor todo esse processo.
Perguntas mais frequentes sobre o assunto
Para complementar as informações sobre a NFS-e, separamos para você as principais dúvidas sobre o assunto e como elas podem ser solucionadas. Confira!
1 - Por que emitir notas fiscais?
É necessário emitir notas fiscais para comprovar que sua empresa cumpre com seus compromissos perante o Estado por meio do pagamento de impostos. A emissão da nota fiscal é obrigatória. O fato de uma empresa não emitir este documento pode enquadrá-la como sonegadora de impostos, que configura crime contra as ordens econômica e tributária, pois a falta de emissão é interpretada como omissão dos ganhos.
2 - Como emitir NFS-e para tomador de serviços (PJ) estabelecido em outro país?
Os campos podem variar de cidade para cidade, mas, em geral, as informações que serão alteradas são o CNPJ, que não deve ser informado na nota; o campo destinado à UF, que deverá ser preenchida com EX; e no lugar da cidade deve-se informar o país determinado.
3 - É possível emitir nota fiscal sem ter uma empresa aberta?
Pessoas que fazem serviços como autônomo ou freelancer, mas não tem uma empresa com CNPJ, devem realizar um cadastro na prefeitura. Cada município tem suas especificidades, então é recomendável entrar em contato com a prefeitura para saber exatamente o procedimento que deverá ser seguido. Em geral, deve-se preencher um formulário com os dados pessoais, pagar uma taxa administrativa e a alíquota referente ao serviço prestado ― em algumas cidades esse documento é chamado de nota avulsa. Em alguns municípios, isso pode ser feito pela internet. Em outras, é preciso ir até a prefeitura.
Conclusão
Com este artigo, conseguimos abordar aqui no blog as três principais notas fiscais utilizados no país: a nota fiscal eletrônica (NF-e), a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) e a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e). Acreditamos que esses conteúdos vão auxiliar você no dia a dia do negócio e ajudar sua equipe a entender melhor todos esses processos, que não são impossíveis de serem feitos, mas demandam atenção aos detalhes.
Esperamos que este artigo seja útil na gestão seu negócio. E se ficou com alguma dúvida ou quiser contar uma experiência, fique à vontade para fazer um comentário, pois estamos aqui para ouvi-lo e trocar ideias.
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