Confira tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica (NF-e)

É muito difícil encontrarmos um empresário ou um profissional do setor financeiro de uma empresa que ainda não tenha emitido ou recebido uma nota fiscal eletrônica. O documento, criado para substituir a nota fiscal de papel, é utilizado na venda de produtos que precisam pagar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e sua validação é assegurada pela assinatura digital e pela autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a empresa está registrada. A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente, dispensando, assim, a impressão e o arquivamento físico da nota.

Porém, mesmo com tanto tempo no mercado, a nota fiscal eletrônica ainda causa algumas dúvidas nos contribuintes, especialmente naqueles que estão começando a trabalhar com ela. A boa notícia é que, ao longo deste artigo, vamos explicar como funciona a NF-e e tirar as principais dúvidas sobre como emitir, cancelar, corrigir e consultar o documento. Fique atento e siga com a gente!

Como emitir nota fiscal eletrônica

Como já dissemos, toda empresa que está sujeita a pagar o ICMS, independentemente do porte ou segmento, precisa emitir nota fiscal eletrônica. Claro que, para cada regime tributário, existem regras e uma legislação vigente. Por isso, vale consultar sua contabilidade e buscar orientação na hora de iniciar o processo de emissão das notas, para que não haja nenhum erro e sua empresa não tenha que arcar com as consequências, como o pagamento de multas.

No entanto, há alguns passos que todas as empresas devem seguir para emitir uma NF-e. Confira:

1º passo - Faça o credenciamento na Sefaz

Para emitir a NF-e, sua empresa precisa estar cadastrada na Sefaz do estado onde está localizada. O cadastramento, geralmente, é bastante simplificado, mas pode variar de um estado para o outro. Aqui, mais uma vez, vale consultar um contador para saber como funciona a legislação local. Para começar, você pode escolher pela modalidade de credenciamento “Em homologação”, assim, suas notas ainda não serão enviadas oficialmente, mas apenas como um teste até que você receba o treinamento adequado e esteja apto a emitir a NF-e. Quando isso acontecer, basta mudar a opção para “Em produção”.

2º passo - Adquira um certificado digital

O certificado digital, ou assinatura digital, é o que garante a validade jurídica da NF-e. Com ele, a empresa vai confirmar a autenticidade e provar que foi ela que, de fato, emitiu a nota. Para adquirir essa assinatura é necessário escolher uma Autoridade Certificadora (AC), responsável pela comercialização do certificado, credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Depois de fazer o pedido em uma AC, informando alguns dados do seu negócio, será preciso comparecer em uma Autoridade de Registro (AR) para que as informações sejam conferidas e validadas. Após todo esse processo, o seu certificado estará liberado para ser usado nas notas fiscais.

3º passo - Instale um software emissor de NF-e

Para fechar, é necessário que sua empresa passe a usar um software para fazer a emissão das notas fiscais eletrônicas. Ainda há no mercado um emissor gratuito mantido pelo Sebrae-SP, porém, não se trata de uma solução completa e nem funciona para empresas que precisam emitir uma grande quantidade de notas. O mais indicado é buscar por uma solução que, além da emissão, também facilite o armazenamento e a gestão dos documentos e, principalmente, já esteja integrada com o sistema de gestão da empresa. Assim, você consegue ter uma visão geral de todo o processo, desde a venda até a emissão da nota, passando pela cobrança e faturamento. Por isso, é importante dedicar um tempinho para encontrar a solução que mais combina com o seu modelo de negócio.

Modelo operacional da NF-e

Bom, com tudo organizado, a sua empresa já pode emitir a nota fiscal eletrônica. O processo de emissão funciona assim:

1. A empresa emissora de NF-e gera um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial, que deve ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. 
2. Este arquivo eletrônico é transmitido pela internet para a Sefaz da jurisdição do emissor. Depois de verificar a integridade formal, a secretaria devolve um protocolo de recebimento denominado autorização de uso. Sem ele, não pode ocorrer o trânsito da mercadoria, exceto nos casos previstos na legislação.
3. Após autorização de uso, a Sefaz disponibiliza a consulta pela internet para o destinatário e outros legítimos interessados que detêm a chave de acesso do documento eletrônico. A NF-e fica armazenada no formato XML.
4. A NF-e também é transmitida para a Receita Federal (repositório nacional de todas as NF-e emitidas), para a Sefaz de destino da operação (nos casos de operação interestadual) e, quando aplicável, para os órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização.
5. Para acompanhar o trânsito da mercadoria é impresso o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação gráfica simplificada da nota fiscal eletrônica, em via única. Nele, consta o protocolo da autorização de uso e a chave de acesso para consulta da NF-e.

Ao usar um bom sistema de gestão que também faz a emissão da NF-e assim que a nota é autorizada e dada como oficial, ela já é automaticamente armazenada no formato XML e a operação que ela representa é atualizada. Se for a venda de um produto, por exemplo, o valor já é registrado no contas a receber e é feita a baixa no estoque. Assim, você tem total controle do que está acontecendo e ainda tem a nota disponível sempre que for necessário.

Consulta da NF-e na internet

As secretarias da Fazenda estaduais disponibilizam sites para a consulta do status da nota eletrônica. Nos portais, o interessado deve verificar as notas uma a uma, embora existam estados que disponibilizam a consulta das notas destinadas para ou emitidas por um determinado contribuinte em forma de lista. Para acessar esses portais é preciso da chave de acesso que consta no DANFE. As notas também podem ser verificadas no Portal Nacional da NF-e, com a chave de acesso.

As notas podem ser consultadas pelo prazo mínimo de 180 dias. Depois, a consulta pode ser substituída pela prestação de informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação). Neste caso, os dados ficam disponíveis pelo prazo estipulado na legislação, que, normalmente, é de 5 anos.

Errou na emissão? Saiba como corrigir a nota fiscal eletrônica

Tradicionalmente, a carta de correção eletrônica (CC-e) costuma ser a melhor e mais descomplicada alternativa para a correção de algumas informações da nota fiscal eletrônica — embora ela só possa ser utilizada nas NF-e já autorizadas. Isso porque, quando a SEFAZ autoriza a nota, ela já não pode mais ser cancelada, exceto se ainda estiver dentro do prazo para cancelamento de uma NF-e, que geralmente é de 24 horas.

A CC-e, embora seja uma boa opção, não é absoluta, e precisa obedecer alguns critérios para que possa ser utilizada. Para começar, ela pode ser emitida até 30 dias após a autorização de uso. Depois, é preciso ficar atento aos dados que podem ser corrigidos. São eles:

• A natureza de operação (CFOP): sob a condição de não mudar a natureza dos impostos;
• Os códigos fiscais ou de tributação: desde que não alterem os valores fiscais;
• Peso, volume etc.;
• Endereço do destinatário;
• Razão social do destinatário: se não alterar por completo;
• Dados adicionais.

É importante saber, porém, que é proibido corrigir as variáveis que determinam o valor do imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade e valor da operação); os dados cadastrais que alterem o destinatário ou o remetente; e a data de emissão da nota ou saída da mercadoria. Lembre-se: a CC-e é um recurso que deve ser usado apenas para erros simples que não afetem os elementos essenciais da nota.

Quando e como cancelar uma NF-e

Existem algumas razões que justificam o cancelamento de uma nota fiscal, desde um simples erro de digitação até a total desistência da negociação. Porém, é importante ter em mente que antes de saber como cancelar, é preciso ter conhecimento das condições nas quais é possível e legalmente viável cancelar uma nota. Existem, inclusive, situações em que o cancelamento é permitido, porém, mediante o pagamento de uma multa — e ninguém gosta de pagar multas, certo?

Para facilitar, imagine uma empresa que faça a venda online de barris artesanais para bebidas. Um cliente realizou a compra e, por algum motivo, você foi obrigado a cancelar a nota fiscal da venda. Bom, para que o cancelamento seja possível, como regra básica, primeiramente a NF-e deve ter sido autorizada pela Sefaz e o comprador não pode ter realizado a ciência da emissão — quando o destinatário sabe que ela foi emitida e tenta fazer o download do XML da nota. Por último, é imprescindível que o fato gerador ainda não tenha ocorrido, ou seja, o barril ainda não pode ter saído da empresa para entrega.

Cumpridas todas essas etapas, quem emitiu a nota tem um prazo de 24 horas, a partir da autorização de uso, para efetuar o cancelamento. Mas atenção: cada estado pode ter uma legislação específica em que o prazo pode variar, então é importante consultar a sua contabilidade e a Sefaz para conhecer as especificidades da sua localidade. Afinal, não podemos negar que o prazo para cancelamento de nota fiscal eletrônica é relativamente curto, não é verdade? Ele foi estabelecido em apenas 24 horas no Ajuste Sinief 12/12, do Conselho Nacional de Política Fazendária, para evitar que notas fossem canceladas após a circulação de produtos, o que acarretaria em problemas adicionais tanto para o emitente quanto para o destinatário.

A boa notícia é que cumpridas todas as exigências indicadas acima, o cancelamento da nota costuma ser bem intuitivo e descomplicado. A maioria dos sistemas emissores de notas tem uma opção para automatizar esse cancelamento de maneira bem rápida, geralmente junto com a lista de NF-e emitidas.

A autenticidade do pedido de cancelamento de NF-e é garantida pelo certificado digital. Como já falamos, o status da sua nota fiscal pode ser consultado na Sefaz ou no Portal Nacional da NF-e, onde também é possível visualizar o Manual de Integração do Contribuinte e eliminar outras dúvidas sobre o seu cancelamento. Vale lembrar ainda que o documento cancelado deve ser escriturado e oficializado, mas sem valores monetários.

E mesmo assim, caso sua empresa tenha perdido o prazo de 24 horas, ainda é possível cancelar a NF-e. O processo é o mesmo do cancelamento dentro do prazo, mas, nesse caso, não há como evitar o prejuízo ao caixa. A multa geralmente é de 1,5% sobre o valor total da operação, porém, esse percentual pode variar de acordo com a legislação de cada estado.

Concluindo

A emissão da nota fiscal eletrônica faz parte do cotidiano da maioria da empresas no país, por isso, não há como deixar de entender o seu funcionamento. É claro que tudo pode ser facilitado, como falamos, com a utilização de uma solução que, além de emitir a NF-e, também funcione como sistema de gestão da sua empresa. Assim, você consegue integrar todos os processos e ter uma visão melhor de tudo o que está acontecendo.

É importante também, além de um software, contar com o auxílio de um profissional especializado no assunto, como um contador. Ele, inclusive, pode ajudar você a escolher um sistema que se encaixe nas necessidades e demandas do seu negócio.

Mas o assunto nota fiscal não termina por aqui. Em nosso blog, você encontra um artigo sobre como fazer o cancelamento e a correção da nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e), documento usado pelos contribuintes que precisam pagar o Imposto sobre Serviços (ISS). Além disso, nas próximas semanas, falaremos mais sobre a NFS-e e também sobre a NFC-e, a nota fiscal ao consumidor eletrônica, que substitui a nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2 e o cupom fiscal emitido por emissor de cupom fiscal (ECF).

Esperamos que este artigo seja útil na gestão seu negócio. E se ficou com alguma dúvida ou quiser contar uma experiência, fique à vontade para fazer um comentário, pois estamos aqui para ouvi-lo e trocar ideias.

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