Como utilizar o Princípio de Pareto na Gestão Orçamentária de sua empresa!

• Estudos mostram que 20% dos clientes respondem por mais de 80% dos lucros de qualquer negócio.
• Mais de 80% dos livros mais vendidos são de 20% dos autores.
• Mais de 80% das descobertas científicas são realizadas por 20% dos cientistas.
• O Princípio ficou conhecido pela relação 80/20 entre causa e efeito, mas com frequência existem situações ainda mais extremas.

As mesmas regras discutidas anteriormente podem ser aplicadas ao planejamento e acompanhamento das diversas peças orçamentárias de sua empresa.

Esta é a ideia deste post. Desafiá-lo a pensar fora da caixa, combinando as duas ferramentas e criando formas de utilizar o Princípio de Pareto na Gestão Orçamentária, gerando novos e melhores insights para a gestão de sua empresa.

Vamos tomar como exemplo o orçamento de despesas operacionais, na análise por contas.

O primeiro passo é encontrar quais são os 20% das contas que representam 80% dos gastos e despesas realizados em sua empresa. Desta forma é possível concentrar os esforços, realizando um menor volume de análise, mas obtendo melhores resultados.

A mesma análise também pode ser utilizada na gestão de despesas operacionais, porém na visão por centros de resultado (ou centros de custos).

Ainda seguindo com nosso exemplo na análise das despesas operacionais, outra forma de utilizar o Princípio de Pareto é na identificação dos desvios orçado x realizado.  Dependendo do tamanho da empresa, pode ficar inviável realizar a análise de todas as contas e centros de resultado individualmente.

Uma maneira de contornar este problema é focar a análise nos 20% dos resultados que concentram 80% dos desvios, utilizando para isto filtros, como no exemplo abaixo:

A análise do percentual de variação dos resultados em relação ao planejado por conta e centro de resultado é muito útil e agiliza bastante o processo de acompanhamento e controle orçamentário para sua empresa.

Porém, algumas contas geralmente possuem valores (orçados e realizados) muito altos e em algumas situações a análise apenas do percentual de desvio pode não representar a realidade.

Veja o exemplo abaixo:

Neste caso, as variações em percentual destacadas nos meses de janeiro e abril aparentemente foram baixas (-2,81% e 4,06%), porém suas variações em valores são bastante representativas (R$ -9.000 e R$ 13.000) e merecem maior atenção, com a investigação do que ocasionou a variação e devido registro da nota explicativa para consulta futura.

Portanto, sua empresa pode e deve também utilizar Pareto para ter previamente mapeado quais são os 20% de contas e centros de resultados que merecem 80% da atenção na análise e acompanhamento.

Focamos o post de hoje em exemplos mais voltados ao orçamento de despesas operacionais (despesas fixas), porém o Princípio de Pareto na Gestão Orçamentária de qualquer outra área de sua empresa, como:

• Planejamento de vendas
• Projeção de deduções e impostos
• Projeção de custos
• Planejamento e controle de investimentos

Além, claro, da leitura e análise dos demonstrativos, como o DRE, o Fluxo de Caixa e o Balanço Patrimonial de sua empresa.

Isto sem contar na análise de indicadores de desempenho, que é praticamente um mundo a parte na gestão empresarial. São inúmeros os indicadores que sua empresa pode criar, mas para ser efetivo, é necessário conhecer quais são os que fazem sentido para sua organização. Inclusive publicamos há algum tempo um material falando sobre isto que você pode conferir aqui neste link.

PS: nos exemplos deste artigo, utilizamos o Treasy, nosso sistema online para Planejamento e Controladoria para realizar as projeções e análises. Se quiser conhece-lo, mande uma mensagem para nós: contato@treasy.com.br.

Mas você também pode utilizar planilhas ou outras ferramentas para realizar as projeções e acompanhamento econômico-financeiro de sua empresa. O importante é não deixar de fazer!

Este post faz parte de uma série de artigos práticos sugeridos por nossos clientes e leitores. Nas próximas semanas traremos outros exemplos práticos abordando as demais áreas do planejamento econômico-financeiro empresarial.