Falamos bastante dos benefícios que o planejamento econômico-financeiro traz para as empresas que o adotam. Os ganhos vão desde a melhoria dos processos de gestão até ao aumento do lucro líquido da organização. Mas não basta apenas planejar, é preciso tirar os planos do papel. E um dos erros mais comuns (e também mais graves) na gestão estratégica é realizar o planejamento e não construir um processo de controle orçamentário.
Ainda que essencial para a melhoria contínua dos resultados, nossa pesquisa anual sobre Planejamento Orçamentário, a Budget Trends, nos mostra que, das empresas que fazem um orçamento empresarial, mais de 34% não conseguem acompanhá-lo!
Neste artigo vamos detalhar mais sobre um o que é um bom controle orçamentário e boas práticas para criar este hábito em sua empresa.
É importante controlar o orçamento e acompanhar o equilíbrio entre planejado x realizado.
O que é Controle Orçamentário?
O controle orçamentário é o processo, geralmente mensal, de acompanhamento do resultado financeiro planejado vs realizado no Orçamento Empresarial.
Com o plano orçamentário pronto e aprovado pela diretoria em mãos, é necessário que a equipe faça o acompanhamento mensal, ou seja, comparando o que foi planejado com o que realmente está sendo realizado, sempre de acordo com as responsabilidades atribuídas e compromissos com os resultados assumidos na fase de elaboração do orçamento.
A ideia de compromisso aqui não deve ser confundida com punição. O ponto chave para tirar o máximo de resultado do processo é usar o controle orçamentário como uma ferramenta de melhoria contínua nos resultados financeiros da empresa, e para isso é ideal adotar algumas boas práticas como:
- A controladoria apoiar o acompanhamento gerando relatórios confiáveis de desvios entre planejado vs realizado;
- Trabalhar de forma colaborativa com a equipe, entendendo o papel de cada departamento na construção dos resultados previamente planejados;
- Utilizar os desvios ocorridos como uma forma de aprendizado corporativo. Para tanto, a empresa pode empregar técnicas como FCA (Fato, Causa e Ação) para garantir o aprendizado e atuação sobre os desvios, corrigindo a rota quando necessário;
- Criar um Calendário Orçamentário, garantindo a agenda dos envolvidos mensalmente para as reuniões de acompanhamento, assim sua empresa torna o acompanhamento orçamentário um hábito;
Como fazer o Controle Orçamentário entre Planejado x Realizado
A maneira mais simples de fazer isso é criando mais uma coluna em suas análises e realizar a comparação dos resultados planejados com os resultados realizados, se baseando nas mesmas estruturas que foram utilizadas para as projeções, como neste exemplo:
A simples comparação do planejamento com os resultados realizados dá a sua empresa diversas informações para entender o real comportamento dos negócios e buscar formas de melhorar os resultados.
Se a empresa decidiu realizar o planejamento com um nível mais acentuado de detalhamento das estruturas de vendas, custos e despesas, será preciso que seus métodos de controle das informações realizadas (sistemas de ERP, CRM, contabilidade, etc.), estejam preparados para fornecer as informações realizadas no mesmo nível de detalhamento.
Caso isto não seja possível, ficará complicado realizar a comparação dos resultados, pois as bases de análise terão aberturas e detalhamentos diferentes, como vemos na imagem abaixo:
Cuidado: não adianta se empolgar e realizar seu planejamento chegando aos detalhes de cada receita e despesas se suas ferramentas gerenciais (ERP, CRM, contabilidade, etc.) não podem fornecer as informações realizadas na mesma base de detalhes.
O contrário também é válido, mas neste caso há como contornar o problema. Se sua empresa realizou o planejamento com poucos níveis de detalhe e os dados realizados estão mais abertos, precisará apenas sumarizar as informações realizadas ao mesmo nível dos dados planejados para poder compará-los.
Mas neste caso, a empresa pode não obter o nível de abertura suficiente das informações para entender o que está acontecendo e tomar boas decisões para o futuro dos negócios.
O segredo é sempre buscar o equilíbrio, em uma abertura do planejamento que forneça os detalhes necessários para a gestão, mas que seja possível manter sem comprometer outras atividades da equipe de planejamento e controladoria.
Como fazer o Controle Orçamentário entre Realizado x Histórico
Também é importante que sua empresa compare os resultados obtidos com os resultados do mesmo período no ano anterior. Veja um exemplo:
Não se esqueça que toda empresa precisa crescer anualmente, no mínimo para compensar as perdas causadas pela inflação.
Assim é possível verificar se a empresa está crescendo em relação ao ano anterior.
Como acompanhar o orçamento de sua empresa, passo a passo
Se você quiser colocar em prática o controle orçamentário em sua empresa, sugerimos ó nosso webinar completo sobre o tema, abaixo:
Vale lembrar que o planejamento é de extrema importância na gestão empresarial, porém as coisas nem sempre saem conforme o previsto. É natural ocorram desvios em relação às metas, sejam eles positivos ou negativos. O problema é quando estes desvios começam a se tornar recorrentes e com grande expressividade sobre os resultados. É neste ponto que surge a necessidade de uma revisão orçamentária.
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Você também pode utilizar planilhas ou outras ferramentas para realizar as projeções e acompanhamento econômico-financeiro de sua empresa. O importante é não deixar de fazer! E falando em planilhas, disponibilizamos um Modelo de Orçamento Empresarial para você realizar o planejamento e acompanhamento do desempenho financeiro da sua empresa. Para fazer o download, clique no botão abaixo.
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