O ditado acima, popular nos países de Língua Inglesa (e coberto de sabedoria), poderia ser traduzido, sem prejuízo ao significado, para “aqueles que falham ao planejar, acabam planejando a própria falha”.
Moral da história: planejamento é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, seja a montagem do elenco de um time de futebol, uma dieta rigorosa ou o lançamento de um novo produto. Então chega a ser redundância dizer que planejamento é fundamental também nas empresas. Estamos falando de organizações que duelam por participação de mercado e lucro em um mercado competitivo, abarrotado de concorrentes e contingências.
As empresas são divididas em departamentos, e estes, por sua vez, também precisam realizar um planejamento individual para que as metas e objetivos globais da organização sejam alcançados. Um desses departamentos é justamente o de Recursos Humanos. E, sim, o planejamento empresarial depende muito de números e projeções, fatores que não são abordados com frequência nos RHs das empresas brasileiras, mas deveriam.
Foi pensando nisto, que nos unimos a vários especialistas e produzimos um guia completíssimo de Planejamento e Orçamento de RH, com tudo que você precisa saber para não errar na hora de pensar no Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos de sua empresa para o próximo ano.
Aqui, neste post, você encontra um resumo dos principais pontos abordados no material. Mas se você quiser conhecer o assunto em detalhes, recomendamos bastante o download gratuito do e-book. Basta clicar na imagem abaixo:
Se você entende a importância de estruturar um Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos de forma eficiente e sabe que os números importam, mas não tem ideia de por onde começar ou tem dúvidas sobre o processo, este é lugar certo para você. Aqui você vai entender como planejar contratações, desligamentos, benefícios corporativos e normas e políticas da empresa. Além disso, preparamos projeções de orçamento para cada uma dessas esferas, para você já começar o planejamento de forma quantitativa.
Boa leitura e bons negócios 🙂
Panorama sobre a Gestão de Recursos Humanos em Empresas Brasileiras
O paradigma atual da gestão de RH em pequenas e médias empresas brasileiras é o seguinte: muita burocracia e pouca eficiência. A área ainda está engatinhando em termos de inovação e modernidade, as quais costumam ficar alocadas em outros setores mais valorizados pela alta gerência, como Marketing, Vendas, Finanças e Operações.
Esse desprestígio que o departamento de Recursos Humanos sofre se reflete também no orçamento destinado à área, quase sempre enxuto ou inexistente (“Por que eu investiria em tecnologia para RH se podemos investir em aumentar as vendas ou a produção?”).
A consequência é a dificuldade em ter um RH que impulsione os lucros da organização, ou que, pelo menos, reduza ao máximo os gastos desnecessários oriundos do departamento, que são muitos.
O RH de PME’s normalmente se resume a um único profissional que executa todas as atividades burocráticas típicas de Departamento Pessoal, como:
- admissão e desligamento de colaboradores;
- controle de férias;
- gestão de benefícios;
- cálculo de folha de pagamento;
- e envio de todos os apontamentos ao escritório de Contabilidade.
Essa uma pessoa costuma ser também responsável pelo Administrativo e pelo Financeiro da empresa. Ou seja, é a famosa “faz tudo”. E para piorar as coisas, há pouca inteligência nos processos: as tarefas são executadas por meio de planilhas de Excel e as decisões de RH são tomadas com base no achismo dos donos, com pouco uso de métricas.
A exceção a essa regra acontece no âmbito de Recrutamento e Seleção. Não raro PME’s fazem uso de ferramentas para recrutar e selecionar talentos, pois é essa a atribuição de RH que os donos e gestores de outras áreas valorizam (e também porque são eles próprios que manuseiam a ferramenta para contratar um candidato à vaga que eles mesmos criaram).
Isso significa que existe um grande terreno aberto para as PME’s brasileiras explorarem: o terreno de um Departamento Pessoal desburocratizado e moderno. Com um DP guarnecido por tecnologia, o RH consegue de forma mais bem-estruturada implantar uma cultura orientada a números e resultados, uma mentalidade data-driven. É aí que o planejamento começa a fazer a diferença.
Vamos ver na sequencia quais os principais pontos a considerar no Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos de sua empresa.
Planejamento de Novas Contratações
E de fato existe uma miríade de tarefas às quais o RH deve se dedicar, mas as contratações são mesmo de suma importância. Afinal, escolher os candidatos certos pode elevar a empresa de patamar, ao passo que escolher os candidatos errados pode ser um perigoso desperdício de dinheiro.
No e-book Planejamento e Orçamento de RH abordamos em mais detalhes cada um dos itens abaixo:
Principais desafios do Planejamento de Novas Contratações
- #01 – Escolher o candidato certo
- #02 – Escolher o tipo de contratação mais adequada
- #03 – Não ter clareza sobre as rotinas obrigatórias na admissão de um colaborador
Melhores práticas no Planejamento de Novas Contratações
- #01 – Checklist de Onboarding de Funcionários
- #02 – Considerar os candidatos “comigo ninguém pode”
- #03 – Selecionar candidatos de alta compatibilidade com a cultura da empresa
Planejamento de Desligamentos
Dispensar um colaborador é visto como o “trabalho sujo”, um mal necessário nas empresas. Isso porque desligamentos costumam ser um momento de constrangimento, tanto para o gestor que precisa demitir um subordinado, como para o funcionário que vai pedir as contas.
O filme “Amor Sem Escalas”, protagonizado por George Clooney, ilustra bem toda a situação: ele narra a história de um profissional que trabalha em uma firma contratada para conduzir o processo de desligamento de colaboradores de outras empresas. Dentre as atribuições do personagem de Clooney estavam comunicar o desligamento ao colaborador, lidar com a burocracia envolvida no processo e realizar um planejamento mínimo de recolocação profissional para o indivíduo. Confira um pedacinho:
Mas voltando ao artigo, se algumas empresas se sentem instigadas a contratar um terceiro para cuidar dos desligamentos, é porque essa rotina assusta. Mas com um planejamento bem-orquestrado, não precisa ser assim.
Os itens elencados abaixo são alguns dos principais pontos que você deve considerar em seu Planejamento de Desligamentos e você os encontra muito mais detalhados em nosso e-book Planejamento e Orçamento de RH.
Principais desafios no Planejamento de Desligamentos
- #01 – Conduzir um processo de desligamento harmônico
- #02 – Saber se vale a pena desligar determinado colaborador
Melhores práticas no Planejamento de Desligamentos
- #01 – Checklist de Offboarding de Funcionários
- #02 – Focar na compatibilidade com a cultura organizacional
Planejamento de Benefícios
Confira em nosso e-book Planejamento e Orçamento de RH os itens abaixo, relacionados a Planejamento de Benefícios, que discorremos em detalhes:
Principais desafios no Planejamento de Benefícios
- #01 – Extrapolar os benefícios básicos
- #02 – Gastar pouco com benefícios que os funcionários valorizam
Melhores práticas no Planejamento de Benefícios
- #01 – Utilizar pesquisas de benefícios mais valorizados como base para montar seu pacote
- #02 – Oferecer benefícios que não custam $$$ algum à empresa
Orçamento de Gastos com Pessoal
E é isso mesmo que precisamos fazer! O Orçamento Empresarial nada mais é do que a tradução do Planejamento Estratégico em números. O planejamento de vendas se traduz na Projeção de Faturamento, os Planos de Produção se tornam em Previsões de Compras de matérias-primas e insumos, os Planos de Marketing se traduzem no Orçamento de Despesas com Marketing, e assim por diante.
O Planejamento de RH segue a mesma linha de raciocínio. Digamos que você planejou x, y, z. Agora é preciso converter isto em números e montar o Orçamento de Gastos com Pessoal da empresa para o período de tempo pré-estabelecido.
A razão disso é gritada aos quatro ventos: investir em pessoas é o mais importante investimento que qualquer empresa faz por si mesma. São elas que farão com que os projetos deem bons resultados, serviços sejam bem executados e clientes fiquem satisfeitos.
Esse é o principal motivo pelo qual o orçamento da empresa precisa ter muito bem definido e traçado o investimento que terá com seu quadro de colaboradores. Ou, ainda, o setor de Recursos Humanos precisa ter claramente o orçamento que pode trabalhar com contratações, planos de carreiras, ações de incentivos, entre outras.
O mais comum é que o orçamento seja definido em 1 ano, mas algumas empresa mais dinâmicas (como startups ou empresas de moda) trabalham com períodos mais curtos, como 6 meses. Empresas mais consolidadas ou em setores menos voláteis chegam a criar projeções para 3 e até 5 anos em alguns casos.
Independentemente do tempo estabelecido, do setor de atuação ou do tamanho da empresa, é sempre importante ter em mente que o orçamento de gastos com pessoal é também uma forma de gerenciar e prever gastos futuros. Essa regra vale ainda mais para empresas pequenas, considerando que elas apresentam mais vulnerabilidade às influências externas e precisam estar ainda mais preparadas a tomar decisões rápidas.
Em nosso e-book Planejamento e Orçamento de RH mostramos detalhadamente como realizar as projeções das principais rubricas a serem consideradas no Orçamento de Gastos com Pessoal, incluindo:
- Orçamento de Salários
- Orçamento de Comissões
- Orçamento de Horas Extras
- Orçamento de Adicionais Salariais
- Orçamento de Encargos
- Orçamento de Benefícios
Pontos voláteis do Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos
Você deve estar pensando: já fiz meu Planejamento de Contratações, Demissões, Benefícios, etc. Peguei tudo isto e montei meu Orçamento de RH, incluindo Orçamento de Salários, Comissões, Horas Extras, Encargos, Benefícios e tudo mais… Agora está tudo pronto, certo?
Mas não se esqueça que vivemos em um mundo em constante mudanças e sua empresa está inserida neste mesmo mundo. Portanto, ao realizar seu Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos, você precisa pensar sobre:
- Orçamento para Promoções e Enquadramentos
- Orçamento de Dissídio Coletivo
- Orçamento de Admissões e Demissões
Em nosso e-book Planejamento e Orçamento de RH falamos bastante sobre estes pontos e recomendamos bastante o download e leitura.
Orçamento de Reserva de Caixa / Provisão para Eventos Não Previstos
Viver no limite é perigoso, apesar de que existe um grupo de pessoas que gosta da ideia. Mas com toda certeza nenhum administrador ou gestor gosta de trabalhar no limite financeiro.
E se um colaborador precisar fazer uma cirurgia de emergência? Se algum colaborador se machucar durante o trabalho? E se alguém precisar ser afastado por motivo de doença?
São exemplos simples, mas são situações que podem ocorrer em qualquer ambiente de trabalho e que precisam ser consideradas no orçamento.
Por esse motivo, sempre mantenha uma reserva de caixa para eventos inesperados ou não programados. Aqui, podemos citar:
- Demissões não previstas
- Indenizações
- Férias – Se um colaborador precisa ou decide sair de férias em um mês específico.
- Reposições – Contratação de trabalho temporário caso um colaborador seja afastado por motivo de saúde ou então uma licença maternidade.
Uma dica de ouro para fechar: use e abuse do Orçamento Colaborativo
Geralmente os responsáveis pelo Orçamento de Gastos com Pessoal são o Gerente de Controladoria e o Gerente de RH. Mas em uma empresa com 100, 200, 300 ou até mais pessoas, é praticamente impossível que apenas estes dois profissionais consigam realizar uma Projeção de Gastos com Pessoal bem acertada sozinhos. E nem precisam!
Com o Orçamento Colaborativo, também conhecido como participativo, ou descentralizado, o orçamento sai do nível estratégico e é compartilhado com os níveis táticos e operacionais. Cada área da empresa é vista como centro de negócio com um planejamento financeiro. Assim, é a junção dos centros de negócio que formam a empresa como um todo.
Sabe aquela história de efeito borboleta? Então, imagine que integrantes de uma determinada área participem da definição de metas e sabem claramente o orçamento que têm para trabalhar, além do quanto precisam obter para ajudar a empresa a lucrar. O empregado passa a sentir-se dono do orçamento. O resultado disso é que ele com certeza se esforçará mais para que sua área lucre mais. E com certeza lucrará.
Para dar certo, cada centro de custo deve também ter sua autonomia e a empresa precisa ter arraigada entre seus funcionários a visão de que se todos estão envolvidos com o resultado final, todos têm que estar comprometidos. Não tem como pensar em orçamento colaborativo sem pensar em comprometimento.
Como entendemos que o orçamento colaborativo ganhará cada vez mais destaque no mundo corporativo, preparamos 7 dicas práticas para um departamento financeiro mais colaborativo.
Conclusão
Ao longo deste e-book apontamos os maiores desafios do RH em planejar e orçar suas ações. Também apresentamos as melhores práticas para superar esses desafios e transformar o panorama atual do RH em empresas brasileiras que apresentamos na introdução, marcado pelo excesso de burocracia, pela ineficiência e pela ausência de uma mentalidade orientado a números e resultados.
Se o RH da empresa onde você trabalha conduzir planejamento e orçamento de Recursos Humanos bem-orquestrados, a área se tornará imediatamente vários patamares mais estratégica do que é hoje, e do que é na grande maioria das empresas.
E um RH estratégico é o mais poderoso de todos. Ele é mais prestigiado em uma organização, e tem mais voz ativa em decisões gerenciais. É também o RH que mais traz resultados financeiros à empresa, portanto é contemplado com budgets mais generosos.
Quer que seu RH chegue nesse nível? Esperamos que este e-book seja o primeiro passo 🙂
E se com todos os convites que fizemos ao longo do texto você ainda não baixou o e-book, vamos insistir mais um pouquinho, porque realmente o conteúdo adicional que você vai encontrar nele vale a pena. No e-book entramos em detalhes em cada um dos tópicos, com dicas úteis e práticas. Para baixa-lo, basta clicar na imagem abaixo:
Esperamos que o material tenha sido proveitoso para você e que com ele sua empresa realmente melhore seu Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos.
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