Administrar uma empresa sem um planejamento é como sair para viajar sem definir o destino. Como no exemplo da viagem, sempre há a possibilidade de você sair por ai, ao léu e chegar a lugares bacanas, mas também existe a possibilidade de acabar em algum lugar (ou situação) bem desagradável e até mesmo perigoso. E ainda que chegue a algum lugar interessante, os custos e esforços talvez pudessem ser muito menores com um pouco de planejamento prévio.
Na Gestão Empresarial é a mesma coisa. Não importa se estamos falando de uma empresa é grande, média ou pequena. Se a ferramenta utilizada vai ser o papel, planilhas, sistemas especializados ou está “na cabeça do dono” (muito cuidado com esta ultima). Qualquer administrador de empresas, seja ele o próprio empreendedor, sócio ou um administrador profissional sabe que toda empresa precisa planejar seu futuro.
E esse planejamento do futuro, dividimos em três grandes blocos: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Vamos falar sobre cada um deles na sequencia.
Antes de entrarmos em cada um, aproveite e faça o download gratuito do nosso E-book sobre Planejamento. Nele apresentamos todos os níveis do Planejamento (estratégico, tático e operacional) detalhados de forma simples e fácil. Basta clicar no botão abaixo para fazer o download.
O que é Planejamento Estratégico?
Tudo começa com o Planejamento Estratégico, onde definimos as estratégias com foco no longo prazo da empresa. Nesta etapa é preciso buscar sempre ter uma visão holística da companhia e sem entrar muito em detalhes, afinal o Planejamento Estratégico geralmente é feito para um período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos detalhes para um período tão futuro.
O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos a organização, por exemplo, o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua. Uma excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT que ajuda a mapear todas as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais planos estratégicos.
Mas antes de falar de forças e fraquezas e começar a analisar o mercado ou cenário econômico, sua empresa precisa ter muito bem definido quem ela é, aonde quer chegar e o que considera mais importante no caminho. A isto damos o nome de Missão, Visão e Valores, um dos instrumentos de gestão mais importantes e ao mesmo tempo mal utilizados pelas empresas (em geral). Recomendamos bastante que antes de continuar você de uma olhada neste post que escrevemos sobre isto recentemente.
E então, a partir deste mapeamento inicial, você precisa definir as Metas e Objetivos a serem alcançados pela empresa dentro do horizonte que está sendo projetado. Mas muito cuidado! Não estamos falando aqui de objetivos como volume de produção ou metas de vendas e sim os Objetivos Estratégicos que empresa pretende atingir, como a posição de mercado que pretende ocupar ou como quer ser reconhecida por seus clientes em dentro de alguns anos. Lembre-se de sempre criar Metas e Objetivos SMART que vão facilitar a todos na empresa entenderem.
Alguns exemplos de objetivos estratégicos:
- Aumentar a satisfação dos clientes em 20%;
- Reduzir os custos produtivos em 15%;
- Elevar o índice de capacitação dos funcionários em 30%;
Para deixar mais simples, separamos algumas questões fundamentais que podem ajudar na hora de realizar o Planejamento Estratégico de sua empresa são:
- Quem somos?
- O que fazemos?
- Por que fazemos?
- Onde estamos?
- Onde queremos chegar?
- O que valorizamos?
É importante ressaltar que apesar de o Planejamento Estratégico ser criado para um horizonte de até 10 anos, é essencial que ele seja revisado e atualizado constantemente. Se isto não ocorrer, os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos e serem abandonados dentro da empresa.
E aqui vai uma dica Treasy: o Planejamento Estratégico precisa ser inspirador e motivador. Os planos de longo prazo são uma das formas mais simples e poderosas de engajar seus colaboradores com os objetivos da empresa e gerar grande satisfação em todos com o alcance dos resultados.
Se você quiser saber mais sobre este assunto, sugerimos nosso artigo como fazer um Planejamento Estratégico passo a passo, ou se preferir você pode ouvir nosso episódio #41 do Controller Cast sobre o tema:
O que é Planejamento Tático?
Avançando um pouco, o próximo passo é a criação do Planejamento Tático. Estes são planos com foco no médio prazo e com um pouco mais detalhes que o Planejamento Estratégico, mais ainda se mantendo enxutos e com certa visão holística.
Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização com um todo, já o segundo é orientado as áreas e departamentos da empresa, sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e metas da organização. Ou seja, podemos dizer que o Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área da empresa.
No Planejamento tático as projeções também são feitas para um período um pouco menor, geralmente de 1 a 3 anos. E nesta etapa que vamos ter os planos de marketing, os planos de produção, planejamento de pessoal e tudo isto resultando no planejamento financeiro empresarial, com a visão geral de entradas e saídas da companhia para o período que está sendo planejado.
Para facilitar o entendimento, separamos também algumas questões a serem abordadas:
- O que fazer?
- Dá para fazer?
- Vale a pena fazer?
- Vai funcionar?
- Quando vamos fazer?
A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização (produção, finanças, marketing e de recursos humanos, etc.). Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.
Alguns exemplos de Objetivos Táticos:
- Garantir que os pedidos de clientes sejam atendidos em no máximo 01 dia;
- Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
- Garantir que 100% dos funcionários possuam graduação;
É fundamental pensar no Planejamento Tático como a conexão entre o Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional (que vamos ver na sequencia).
O que é Planejamento Operacional?
Por fim, temos o Planejamento Operacional com planos bem mais focados no curto prazo, geralmente elaborados para períodos mais curtos, de 3 a 6 meses, com as definições de métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos globais.
Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções e divisão de tarefas além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.
Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramasdas atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado. Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a empresa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante.
Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:
- Implantar um sistema de separação e rastreamento dos pedidos;
- Implantar um programa de qualidade total;
- Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários.
Na hora de pensar no Planejamento Operacional de sua empresa, além das informações do 5W2H, algumas questões que podem ajudar são:
- Como fazer?
- Quem vai fazer?
- Qual o prazo esperado?
- Quais as ferramentais e recursos necessários?
- Quanto vai custar?
- Quais as alternativas?
Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.
“The Numbers Game” – Transformando o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional em números
Se você já acompanha o blog do Treasy há algum tempo, provavelmente já leu aqui uma das frases que mais repetimos por aqui: “o Orçamento Empresarial é a tradução do Planejamento Estratégico em números”.
E é isso mesmo! Depois que sua empresa definiu seus Objetivos Estratégicos, os subdividiu em Objetivos Táticos para cada área da empresa e criou planos de ação para os Objetivos Operacionais, o próximo passo é transformar tudo isto em números com ajuda do Orçamento Empresarial.
Desta forma, sua empresa possuirá um plano completo de quanto precisa faturar, quais são os limites de custos e despesas que precisa respeitar, quais investimentos precisa realizar e pode acompanhar os números ao longo do ano, verificando se está caminhando para alcançar sua visão ou se precisa de algum ajuste na operação. Chamamos isto de Acompanhamento e Controle Orçamentário.
Está é uma prática extremamente necessária no Processo de Planejamento de qualquer empresa e uma etapa importantíssima do Orçamento Empresarial.
Se a sua empresa ainda não utiliza o Orçamento Empresarial (Budget) em sua gestão, confira o material completo (e-book + webinar) que preparamos para auxiliar sua empresa a dar os primeiros passos! Basta clicar nos links abaixo para fazer o download do e-book e assistir ao webinar gratuitamente.
E-book sobre Planejamento Estratégico e Orçamentário
Para enriquecer ainda mais os aprendizados deste post, disponibilizamos um Ebook completo sobre Planejamento Estratégico e Orçamentário sem Complicações. Você pode baixar gratuitamente no botão abaixo.
Outro ponto importante é que o Processo de Planejamento deve ser algo vivo e contínuo na empresa. Os planos precisam ser constantemente monitorados e revisados sempre que possível. Além disto, é fundamental realizar Simulações de Cenários e não parar na primeira versão do planejamento, sem ter a certeza de ter explorado mais opções e ter escolhido a melhor.
E por fim, a ultima dica Treasy é para a saúde e bem estar dos responsáveis pelo Planejamento Estratégico, Tático e Operacional em sua empresa: se o administrador fica focado demais no operacional, ele vai ser um apagador de incêndios. Mas se ficar focado demais no estratégico, pode perder um pouco o contado com a realidade e não enxergar alguns pontos operacionais importantes na empresa. O segredo é sempre manter o equilíbrio! E porque não aplicar o Princípio de Pareto para definir os 20% de esforço de planejamento que vão gerar 80% dos resultados da empresa e ficar nisto?
E como você já sabe, toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books.