Análise de Cenários Orçamentários: como a Projeção de Cenários Econômicos e Financeiros pode ser um divisor de águas para sua empresa

Para entender a importância da Análise de Cenários, vamos dar um passo atrás e fazer um pequeno paralelo com sua vida pessoal. Afinal, temos certeza de que em algum momento, você já parou para imaginar como seria sua vida daqui alguns anos, certo? Pensou onde estaria, com quem estaria, o que estaria fazendo e tudo mais, não é mesmo? Além disto, é muito provável que tenha analisado as principais variáveis e alternativas que poderiam afetar os planos. Neste caso, parabéns, você já fez uma Projeção de Cenários e nem havia se dado conta!

Em uma empresa, a Projeção e Análise de Cenários funcionam basicamente da mesma forma, mas com a diferença que os sonhos e desejos dão lugar a objetivos e planos. A partir de um certo tamanho, as empresas não podem mais se dar ao luxo de seguir operando sem um bom Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Não se pode simplesmente arriscar palpites e traçar metas simplesmente baseadas em vontades.

E na caminhada de sua empresa para a Excelência na Gestão Empresarial, certamente a Projeção e Análise de Cenários terá um papel fundamental, auxiliando a tirar a subjetividade e dar muito mais respaldo às tomadas de decisões.

Neste post vamos ver um pouco mais sobre a Projeção de Cenários Orçamentários, Cenários Estratégicos, Cenários Econômicos, Cenários Financeiros, entre outros. Esperamos que o artigo seja de bom proveito para você e sua empresa. Não se esqueça de deixar seu comentário no final do post e compartilhar com seus colegas!

O que é Projeção de Cenários

A Projeção de Cenários é um conceito de origem militar e que foi amplamente difundido por estudos e consultorias, sendo hoje amplamente utilizado como ferramenta de gestão. Ela permite que estratégias sejam estabelecidas considerando-se um contexto futuro, onde fatores que podem impulsionar o negócio são identificados, a fim de obter um avanço perante um cenário competitivo.

Em inglês a Projeção de Cenários é conhecida como “What If Scenarios” que em tradução literal teríamos “Cenários E Se”. Ou seja, Projetar cenários é literalmente se fazer perguntas como: e se acontecer tal situação. E se acontecer tal aumento? E assim por diante.

A principal função da Projeção de Cenários é analisar o contexto (interno e externo) no qual a empresa está inserida e identificar fatores futuros que são passíveis de ocorrer. Isto possibilita a empresa uma visão mais clara do cenário atual e permite a tomada de decisão mais fundamentada e precisa.

É importante destacarmos aqui que a Projeção de Cenários não tenta prever o futuro, mas sim identificar fatores (variáveis) que podem se tornar reais em longo prazo. Desta forma a empresa pode se preparar, criando planos de ações prévios para os cenários mais prováveis.

Podemos realizar a Projeção de Cenários para as mais variadas óticas da organização, dependendo do que se quer analisar. Entre as diversas possibilidades, podemos destacar os:

• Cenários Estratégicos: simulações comparando os diversos caminhos que a organização poderia tomar;
• Cenários Orçamentários: projeções considerando varias alternativas para o uso dos recursos financeiros da empresa;
• Cenários Econômicos: análise das alterações nas variáveis que impactam os resultados econômicos da empresa (DRE);
• Cenários Financeiros: idem anterior, simulando alterações nas variáveis que impactam as disponibilidades financeiras da organização (Fluxo de Caixa);
• Cenários Operacionais: projeções e simulações considerando as mais diversas alternativas de uso da capacidade produtiva da companhia.

Estes são apenas alguns exemplos, mas as possibilidades são praticamente infinitas. Você pode (e deve) realizar Projeções de Cenários antes de qualquer tomada de decisões em sua empresa.

Análise de Cenários Orçamentários como parte do Planejamento Estratégico

Como vimos no tópico anterior, você pode utilizar a Análise de Cenários nas mais diversas áreas de sua empresa. Como não teríamos como falar sobre todas as possibilidades, neste post vamos nos concentrar na Análise de Cenários Orçamentários. Mas lembre-se de que a maior parte dos conceitos que vamos abordar daqui em diante é útil para qualquer outro tipo Análise de Cenários que você precisar realizar em sua empresa.

Todavia, quando falamos de Análise de Cenários Orçamentários, é praticamente impossível deixarmos de pensar em Análise de Cenários Estratégicos. Uma está intimamente ligada à outra, afinal, como sempre falamos aqui no blog, o Orçamento Empresarial é a tradução do Planejamento Estratégico em números.

Ou seja, ao realizar seu Orçamento Empresarial, os números e projeções devem estar devidamente alinhados aos planos traçados em seu Planejamento Estratégico.

Para ficar mais claro, imagine, por exemplo, que você esteja planejando casar e comprar um apartamento, mas resolveu comprar um carro com alto consumo e vai a festas caras todo final de semana. A não ser que tenha uma fonte de renda muito boa, é muito provável que não vai conseguir juntar o montante necessário para concretizar seus planos.

Em uma empresa é a mesma coisa. Vamos imaginar, por exemplo, que a empresa traçou planos estratégicos de dobrar sua participação de mercado, mas não estipulou em seu orçamento verbas adicionais para marketing e contratação de pessoal para executar estes planos. De nada adianta o Planejamento Estratégico ser traçado para levar a empresa em uma determinada direção se os recursos financeiros alocados no Planejamento Orçamentário não estiverem condizentes.

Portanto, lembre-se de que ao projetar Cenários Orçamentários, também será preciso sempre analisar se estes cenários estão alinhados aos planos estratégicos. E o inverso também é verdadeiro. Ao projetar Cenários Estratégicos, muito provavelmente será necessária uma análise dos Cenários Orçamentários, verificando se eles ainda continuam pertinentes.

E vale lembrar que não é porque é uma simulação que você vai colocar “uns valores loucos”. Ao realizar uma Projeção de Cenários, você deve utilizar previsões possíveis de serem realizadas, simulando as situações e mudanças mais prováveis e sempre lembrando que o que for definido e homologado, vira a meta ser batida.

Tipos de Simulações de Cenários Orçamentários

Basicamente, podemos trabalhar com três formas de simular de Cenários Orçamentários:

• Cenário Base Zero: neste tipo de simulação, é realizada a cópia de toda a estrutura do orçamento (grupos de produtos, canais de distribuição, plano de contas, centros de custos, etc.), porém zerando todos os valores na nova simulação. É comum o uso deste tipo de simulação para a geração de um Orçamento Base Zero, repensando criticamente a importância de cada receita, custo e despesa na empresa;

• Cenário Cópia ou Incremental: aqui é realizada a cópia de toda a estrutura do orçamento, bem como os valores da simulação base da cópia. Geralmente utilizamos esta opção para uma Revisão Orçamentária ou um Cenário Comparativo (exemplo Visão Otimista x Visão Pessimista);

• Cenário Ajustado: Também conhecido como Rolling Forecast (inglês), nesta opção é realizada a cópia de toda a estrutura do orçamento e os valores realizados da simulação base são carregados sobrepondo os valores planejados da nova simulação. Esse tipo de simulação é muito útil para realizar uma visão impactada do orçamento. Ou seja, depois que o exercício já está iniciado, onde se refaz o planejamento para os meses restantes, considerando os efeitos valores dos meses que já passaram.

Cenário Otimista, Cenário Pessimista e Cenário Realista

Se tudo correu bem, neste ponto você já deve ter entendido bem os conceitos e deve estar começando a se perguntar: mas afinal, como projetar e analisar cenários na prática?

Algumas empresas chegam a criar dezenas de Simulações de Cenários, mas você pode começar com bem menos. E mesmo assim já estará muito a frente da maior parte das empresas no Brasil (incluindo seus concorrentes).

Nossa sugestão é começar com três simulações, sendo:

• Um Cenário Otimista, onde a ideia central é prever um ambiente extremamente favorável para a organização, em que todas as metas de Faturamento sejam batidas, o menor Custo de Produção seja alcançado, as Despesas Operacionais fiquem abaixo dos limites estabelecidos e assim por diante.
• Um Cenário Pessimista em que o oposto acontece, prevendo as piores situações de Receita, Custos, Despesas e Investimentos para a companhia.
• E por fim, um Cenário Realista, mais pé no chão. Um cuidado a ser tomado é não confundir o Cenário Realista com um “meio termo” ou “ficar em cima do muro”. Cada cenário deve ser pensado de forma crítica, avaliando os impactos de cada decisão no contexto geral.

Exemplos de Planejamento de Cenários Orçamentários – O segredo está nas perguntas!

Na prática, Simular Cenários é muito simples e consiste basicamente em partir de um planejamento base já existente e criar diversos modelos derivados deste, onde são alteradas variáveis chave para o modelo de negócios da empresa e então avaliado os impactos no Resultado e Fluxo Caixa.

Neste sentido, mais importante do que as respostas, é saber quais as perguntas certas a se fazer. Para ficar mais claro do que estamos falando, separamos abaixo alguns exemplos práticos de como o Planejamento de Cenários Orçamentários podem ser úteis para sua empresa, com uma série de perguntas que você pode se fazer antes de tomar uma decisão.

Exemplo 01 – Compra de uma nova máquina produtiva

Digamos que sua empresa planeja realizar a compra de uma nova máquina para incrementar a produção de uma determinada linha de produtos. Mas será que o investimento vai valer a pena? Quais os impactos que a compra da nova máquina causaria na empresa?

Vamos ver alguns exemplos de perguntas que poderiam ser feitas para reduzir as incertezas em relação aos Retornos sobre os Investimentos (ROI):

• Nossa área produtiva está preparada para atender a nova demanda ou precisaremos contratar mais pessoas para operar a nova máquina?
• Temos espaço ou precisaremos investir em expansão da área produtiva para acomodar a nova máquina?
• Quanto à logística, conseguiremos escoar essa produção? Temos onde estocar? Ou vamos precisar investir na ampliação do esquema logístico e contratar mais pessoas?
• Precisaremos aumentar nossa equipe de marketing e vendas para dar vazão ao novo volume produzido? Os novos contratados precisarão ser treinados? Quanto isto custará?
• Precisaremos investir em equipamentos (computadores, tablets, celulares, automóveis etc.) para a equipe de vendas?
• E a equipe administrativa, está preparada para dar suporte às áreas comercial e produtiva com o aumento de demanda, ou precisaremos contratar mais pessoas para dar suporte administrativo?
• Temos espaço e infraestrutura para contratar mais pessoas ou precisaremos investir?
• Nosso financeiro está preparado com pessoas e sistemas para faturar e controlar a nova demanda?
• Nosso Fluxo de Caixa está equilibrado (o prazos de pagamentos x prazos de recebimentos estão adequados)?
• Teremos mais Necessidade de Capital de Giro (NCG) para dar suporte ao aumento na operação? Esse capital será próprio ou de terceiros? Pagaremos juros por isso?
• Nossos softwares e sistemas internos estão preparados para um crescimento de demanda ou precisaremos investir em atualização, implantação e treinamento?

Exemplo 02 – Corte de custos com redução de mão-de-obra

Agora imagine que sua empresa decidiu cortar custos e para isto planeja dispensar parte da mão-de-obra produtiva.

Algumas perguntas que poderiam ser feitas antes de tomar a decisão:

• Serão dispensados os funcionários mais antigos (e caros) ou os mais recentes (mais baratos, porém menos experientes)?
• Temos Saldo de Caixa para pagar as rescisões contratuais ou precisaremos tomar um empréstimo para isto?
• A mão-de-obra que restará será suficiente (em volume, em conhecimento e em experiência) para manter a produção atual ou precisaremos reduzir o volume de vendas?
• Se reduzirmos o volume de vendas, o que faremos com os vendedores que ficarão ociosos?
• Teremos mais ociosidade em equipes de apoio, como administrativo, logística, marketing etc., resultante da redução da linha produtiva?
• O que faremos com estes profissionais?
• E com a estrutura física (prédios, máquinas, equipamentos etc.)?

Outros exemplos de previsões de cenários econômico-financeiros

Estas são só algumas questões a serem respondidas durante o processo de Planejamento e Orçamento, mas a lista não para por ai. A Projeção de Cenários pode (e deve) ser utilizada por empresas que trabalham em mercados voláteis ou que dependam de índices externos como cambio, taxa de juros, preço de matérias-primas (commodities), etc.

Neste caso, algumas perguntas comuns a serem feitas:

• O que acontece se o dólar subir? E se baixar?
• Qual nossa posição quanto a taxa de juros? Continuaremos a expandir?
• Qual o preço mínimo para comprarmos nossa matéria-prima base?
• E o que acontece se o preço da matéria-prima não baixar e nosso estoque esvaziar? Compraremos ao preço de mercado ou paramos a produção?
• E se o preço chegar ao “gatilho” de compra, quanto compramos? Aproveitamos para fazer estoque? Qual o custo de manter este estoque?

Modelo de Planilha de Projeção de Cenários para download gratuito

Tentamos trazer aqui neste post uma visão completa sobre Análise de Cenários. Abordamos o que é Análise de Cenários, como Projetar Cenários em sua empresa e inclusive criamos uma lista de perguntas que podem ajudar na hora da montagem das projeções.

Mas sabemos que colocar em prática pode ser desafiador. Por isto, criamos também modelo de planilha para projeção de cenários para download gratuito. Para baixar a planilha, basta clicar na imagem abaixo:

A planilha é bem simples de usar.  Basta preencher a previsões de entradas e saídas em cada uma das abas, e no final você pode ver o comparativo entre as simulações.

Deixamos a planilha preparada para três simulações:

• Um Cenário Realista;
• Um Cenário Otimista; e
• Um Cenário Pessimista.

Mas você pode duplicar as pastas e criar várias outras Simulações e Projeções para sua Análise de Cenários. Quanto mais, melhor! Assim sua empresa estará muito melhor preparada para as situações que podem surgir.

Desafios da Controladoria na Gestão Orçamentária: Projetar Cenários de forma rápida e simples

E para fechar o post com chave de ouro, queremos compartilhar com você os resultados de uma pesquisa recente que fizemos por aqui. Foram meses conversamos com milhares de profissionais de Planejamento, Controladoria e Finanças sobre os principais Desafios da Controladoria na Gestão Orçamentária.

O segundo desafio que mais surgiu nas conversas foi a dificuldade em “criar revisões orçamentárias e simular cenários com mais agilidade”. Apesar de parecer simples, descobrimos que estas tarefas costumam consumir dias (ou até mesmo semanas) dos profissionais de Planejamento, Controladoria e Finanças.

O resultado você confere abaixo no vídeo abaixo (1 minutinho), contando como o Treasy vem ajudando empresas em todo o Brasil a superar este desafio, eliminando tarefas operacionais, ganhando mais agilidade para o processo e claro, obtendo mais tempo para se dedicar as atividades que agregam maior valor.