Estas informações servirão como balizadores para as demais atividades, gerando ganhos de alinhamento entre as partes e garantindo que as atividades gerem o valor esperado pela empresa. Isto também é importante para maximizar oportunidades e reduzir os riscos do projeto.
Sendo assim, o primeiro passo é identificar os pontos mais importantes para a empresa antes de iniciar o trabalho. Você deve levar em consideração aqui quais pontos não podem ficar de fora do escopo do projeto e (caso necessário) quais devem ser evitados.
Em um projeto para implantação ou melhoria do processo de Gestão Orçamentária não é diferente. Vamos ver algumas das definições mais comuns e os primeiros passos para um Orçamento Empresarial de sucesso:
Objetivos
Antes de qualquer coisa é preciso ter em mente qual o objetivo principal de sua empresa ao implantar um processo de Gestão Orçamentária.
Pode ser uma iniciativa para melhorar a Governança Corporativa, uma ação para maximizar os lucros ou até mesmo uma medida emergencial para enfrentar uma crise (interna ou externa), entre inúmeras outras razões.
Mas o importante é saber exatamente o que se espera, pois resultados estão intrinsecamente ligados a expectativas. Antes de continuar, abra um documento em seu computador ou mesmo escreva em um pedaço de papel o que sua empresa espera com a implantação do Orçamento Empresarial.
Lembre-se: o Orçamento Empresarial é a tradução dos planos estratégicos da empresa em números. Portanto, é fundamental muito “carinho” nesta fase para definir exatamente os objetivos de montar um orçamento para sua empresa.
Caso esteja em dúvida, deixe um comentário com o objetivo que anotou e trocamos uma ideia. Ok?
Áreas e pessoas envolvidas
Aqui no Treasy somos grandes evangelizadores do Orçamento Colaborativo. Entre diversos benefícios da adoção desta forma de Gestão Orçamentária para sua empresa, podemos destacar principalmente a redução no tempo de elaboração do planejamento e também o aumento do engajamento de toda a equipe em relação às metas estabelecidas.
Mas sabemos também que dependendo do tamanho e cultura da empresa, não é tão simples começar envolvendo todas as áreas e pessoas. Assim, talvez possa ser mais rápido e seguro começar com um Orçamento Centralizado, definindo um responsável (geralmente) das áreas de Planejamento, Controladoria ou Finanças, que já terá mais familiaridade com os termos e atividades necessárias.
Você também pode começar criando o orçamento para apenas uma Unidade de Negócio específica ou ainda menor, escolhendo apenas alguns Departamentos da empresa para participar da primeira versão do orçamento.
Definição do Horizonte de Análise para as projeções
Outro ponto importante é saber para quanto tempo queremos projetar os resultados.
O mais comum nas empresas é encontrarmos o Planejamento Estratégico criado para um prazo de 01 a 03 anos, sendo o Orçamento Empresarial elaborado de forma anual.
Mas este horizonte pode chegar até algumas décadas em empresas que atuam com grandes investimentos para recuperação em um longo prazo, como é caso das concessões (pedágios, portos, aeroportos etc.) e empresas de exploração (petróleo, mineração etc.).
Já no caso de empresas com negócios mais voláteis (como em setores ligados a moda ou inovação), é comum que o orçamento empresarial seja realizado e revisado semestralmente, e em alguns casos até trimestralmente.
Assim, saber qual o Horizonte de Análises e Projeções ideal para sua empresa é um dos primeiros passos para um Orçamento Empresarial de sucesso!
Definição do Quadro de Premissas Orçamentárias
As Premissas Orçamentárias são a orientação básica para dar início ao processo de orçamentação e funcionam como uma espécie de balizadores estratégicos.
Durante o processo orçamentário é normal realizar experimentos para saber, por exemplo, como ficariam os resultados com uma redução de pessoal, substituições de matérias-primas, abertura ou fechamento de canais de distribuição, alterações no mix de produtos de vendas ou qualquer outro tipo de simulações com o objetivo de encontrar formas de reduzir custos ou elevar o faturamento, consequentemente melhorar o lucro da empresa.
Nesta hora, ter um quadro de Premissas Orçamentárias bem montado, vai ajudar a definir o que sua empresa não abre mão, em hipótese alguma. Sejam critérios mais objetivos como o nível de qualidade dos produtos, localização das lojas ou mesmo critérios mais subjetivos como questões éticas ou até relacionados à fidelidade com parceiros e fornecedores.
Isto é de extrema importância para que cada gestor saiba exatamente o que pode buscar de alternativas para melhorar os resultados de seu departamento (e da empresa) e também o que é uma premissa fundamental da organização e deve ser mantido.
Portanto, além da função financeira, as Premissas Orçamentárias são também um ótimo instrumento de comunicação, que auxiliam a organização realizar seu orçamento de forma colaborativa e descentralizada, evitando problemas e aumentando o alinhamento geral dos gestores de departamento em relação à estratégia.
Identificação das fontes de dados realizados
Boa parte dos ganhos obtidos com a Gestão Orçamentária está na comparação do que foi planejado com os resultados realizados, o chamado Acompanhamento Orçamentário.
Assim sua empresa consegue identificar quais são os maiores desvios em relação à estratégia estabelecida e atuar de forma reativa ou proativa para corrigir estes desvios e garantir que os objetivos traçados sejam atingidos.
Portanto, antes mesmo de começar a projetar seus resultados, é importante mapear as fontes de dados disponíveis na empresa para saber onde obter os dados realizados.
Se sua empresa já possui um sistema ERP implantado, provavelmente você conseguira nele a maior parte das informações necessárias como faturamento, folha de pagamento e a relação das despesas realizadas. Algumas informações também podem estar em planilhas ou sistemas complementares.
Este mapeamento prévio é importante para que você entenda como estão estruturadas as informações realizadas e monte seu orçamento com um nível de detalhamento parecido, o que vai facilitar bastante acomparação Planejado x Realizado x Histórico.
Mais sobre Gestão Orçamentária
Se a sua empresa ainda não utiliza o Orçamento Empresarial (Budget) em sua gestão, confira o material completo (e-book + webinar) que preparamos para sua empresa! Para baixar o e-book basta clicar na imagem abaixo:
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