Como reduzir custos na empresa: um guia para iniciantes

A corrida do empreendedorismo pode guardar alguns obstáculos no caminho, a gestão de custos, por exemplo, é um deles. Por ser difícil ou pela falta de conhecimento, muitas empresas ignoram essa responsabilidade, ao ponto que tantas outras fazem de maneira periódica e com pouca precisão.

Mas a realidade é que é muito menos difícil do que parece. Não existe segredo ou uma estratégia secreta. A gestão de custos, quando feita periodicamente e da maneira correta, gera resultados a longo prazo. Qualquer ideia que promete ser inovadora, talvez não seja a mais saudável para o seu negócio.

Portanto, para baixar os custos da empresa é preciso, antes de mais nada, saber a estrutura e a base dos custos do negócio. Sendo assim, vamos começar pela teoria!

O que são custos, afinal?

Pode parecer simples, mas a confusão existe. Mas para que não haja dúvidas, custo é o gasto que envolve a produção do seu produto ou desenvolvimento de um serviço. Nisso, incluem-se gastos com matéria-prima, mão de obra, depreciação e manutenção dos equipamentos.

Essa explicação se faz necessária pois é comum confundirem custos com despesas, ou até mesmo pensarem que são a mesma coisa. Mas saiba que, ao contrário dos custos, as despesas são referentes aos gastos administrativos da empresa. Ou seja, são os gastos necessários para manter a empresa funcionando, como por exemplo: marketing, material para escritório, desenvolvimento de produto e comissões de funcionários.

Ah! Importante: dentro de custos, existem a separação de custos variáveis e os fixos. Os custos variáveis oscilam conforme a produção. Se sua empresa produz muito em um mês, os custos com matéria-prima, por exemplo, aumentarão em consequência. Já os custos fixos não são afetados pela produção, como internet e aluguel, que permanecem os mesmos mensalmente.

Bom, agora que você possui a base teórica necessária para entender como baixar seus custos, vamos às dicas e práticas de como reduzir custos na empresa!

Práticas e ideais para reduzir custos na empresa

Você não precisa de ideias inovadoras para reduzir custos da sua empresa. O básico, quando bem feito, é capaz de gerar grandes resultados no longo prazo. Portanto, confira as práticas e ideias a seguir que auxiliarão você a reduzir os custos na empresa.

1. Acompanhe (e analise) de perto seus custos

O primeiro passo - e que deve ser contínuo - é o acompanhamento e análise dos dados. Se os custos aumentarem, primeiro entenda o motivo antes de tomar qualquer decisão. Como comentado, os custos variáveis oscilam conforme a produção. Portanto, se os custos aumentaram, provavelmente existe uma alta demanda dos produtos.

Sendo assim, o aumento dos custos não necessariamente é algo ruim. Contudo, se os mesmos aumentarem e a produção está nivelada, esse é um ponto de atenção! Nesse caso, identifique quais foram os custos que aumentaram e, ao reunir a equipe, tente entender o porquê e quais podem ser cortados.

Ah! No acompanhamento e análise, é igualmente importante reunir o time envolvido nos custos. Assim, torna-se mais simples identificar pontos de melhorias e entender as oscilações. 😉 

2. Reavalie fornecedores, estratégias de marketing e logística

De tempos em tempos, é ideal comparar valores e entender se você não paga muito caro nos seus fornecedores. Também, entender se não existem estratégias de marketings mais em conta e que possam ajudar a aumentar a cartela de clientes ao ponto que custe menos para sua empresa.

Essa análise é necessária principalmente para reduzir custos fixos, que não alteram conforme a produção. Existem startups com novos serviços de distribuição de produtos no mercado, que tornam o processo mais rápido e mais em conta para as empresas. Portanto, reavalie as opções!

3. Reduza as horas extras desnecessárias

Quem nunca teve as famosas “reuniões que poderiam ser um e-mail”? São ainda piores quando demandam tempo dos funcionários fora do horário de trabalho, gerando horas extras desnecessárias. Portanto, ao pensar em reduzir custos, pense também nos trabalhos que demandam muito da sua equipe.

Por exemplo: trabalhos manuais que demandam muito tempo e, em consequência, a equipe precisa fazer horas extras para dar conta. Nesses casos, considere a otimizar parte do trabalho com ferramentas e softwares. Assim, ao agilizar processos manuais, você deixa o trabalho da equipe mais fácil e estratégico, otimizando as horas trabalhadas.

Aliás, outro ponto importante que a automação auxilia é na redução de papéis. Utilizando menos papéis você não só ajuda o meio ambiente, como reduz custos variáveis da empresa.

4. Adote o home office na empresa

Uma ideia que em quantidade e no longo prazo pode significar grandes reduções nos custos é o trabalho remoto (ou home office). Ao permitir — e incentivar — que seus funcionários trabalhem de casa, você poderá economizar em energia elétrica, na luz, água e nas limpezas periódicas do escritório.

Pode parecer pequeno, mas com o tempo a redução torna-se evidente. Além do mais, home office, em alguns casos e quando fizer sentido, pode aumentar a produtividade e melhorar a qualidade de vida dos funcionários. Portanto, considere essa ideia como uma opção! 😉

E para tornar seu controle e acompanhamento mais simples, recomendo o Modelo para Demonstração de Gastos, Custos e Despesas. Nesse modelo, você pode classificar todos os gastos, custos e despesas, analisar as informações e monitorar os números mensalmente.

Baixe custos sem perder em produtividade e qualidade

Reduzir custos a qualquer “custo” pode trazer muitas desvantagens. A produtividade da empresa, por exemplo, pode diminuir consideravelmente e até mesmo a qualidade de seus produtos pode ser afetada. Por isso é importante não só seguir todas as dicas e ideias aqui sugeridas, como também mudar o mindset da sua empresa.

E com mindset estamos falando da maneira que sua empresa enxerga a gestão de resultados. Negócios que esperam serem afetados negativamente para tomar alguma ação não estão agindo de maneira estratégica e estão pecando no planejamento.

Sendo assim, para que sua gestão de custos e despesas, bem como a análise de resultados financeiros, seja feita de forma estratégica, é necessário investir em planejamento e orçamento.

Com planejamento e orçamento você planeja seu orçamento empresarial para alcançar a meta da sua empresa. Nesse planejamento inclui-se quantidade de vendas, ações em marketing, gastos com pessoal e, claro, custos!

Dessa forma você acompanha, de forma estratégica, seu faturamento, receita gerada e se seus custos estão dentro do planejado. Para entender melhor como planejamento e orçamento auxilia sua empresa no alcance de suas metas, fale com um de nossos especialistas.

Ou, se preferir, leia o caso de sucesso de nosso cliente Agência WX logo abaixo, que com planejamento e orçamento conseguiu acompanhar de perto seus resultados e conquistar a previsibilidade financeira.