Sabe aquela história de que quanto mais velhos ficamos, mais rápido o tempo passa? Pois é, você também já deve ter se dado conta de que metade do ano se foi e que logo é Natal de novo. Um pouco assustador, não é mesmo?
Uma delas tem a ver com os resultados financeiros da sua empresa. Nesse momento do ano, você já parou para verificar o desempenho da empresa ou fez um acompanhamento do planejamento? E se falarmos para você que a hora de fazer isso é agora (e não amanhã), o que você faria?
Não estamos falando isso para você se desesperar, pois neste artigo apresentaremos as respostas que irão te ajudar. O que queremos deixar claro é que esse é o momento de fazer um acompanhamento do que foi planejado no início do ano para analisar se a empresa está no caminho certo. Se for percebido que ela está saindo da rota, é necessário rever o planejamento e as metas. Se estiver tudo ok, então melhor ainda!
Dito isso, que tal agora, juntos, vermos como poderemos fazer o acompanhamento de resultados?
Acompanhamento do planejamento estratégico e sua importância
É no planejamento estratégico que está previsto o futuro da sua empresa. É nele que foram definidas as estratégias com foco no longo prazo, levando em conta os fatores internos e externos à organização (uma ferramenta bastante útil para isso é a análise SWOT).
Bom, mas não adianta criar um planejamento estratégico matador, com metas e objetivos bem definidos, se ele foi parar no fundo da gaveta, concorda? Exatamente por isso é que há a necessidade de realizar o acompanhamento do planejamento estratégico para verificar se aquilo que foi previsto lá atrás está sendo realizado, ou se será preciso elaborar um plano de ação e realizar mudanças para que a empresa volte ao trilho.
Até aí, tudo muito bem entendido. Bom, mas e como acompanhar resultados sem dados? É exatamente aí que entra o planejamento orçamentário.
Acompanhamento do planejamento orçamentário e sua importância
O planejamento orçamentário é a tradução do planejamento estratégico em números. Isso significa que se no plano estratégico foram definidos objetivos de longo prazo, é no planejamento do orçamento que foram planejadas as Receitas, Custos, Despesas e Investimos estimados para meses ou anos à frente.
Consegue perceber como estratégia e orçamento andam juntos? Exatamente por isso que também é essencial comparar o que foi previsto com o que realmente está sendo realizado (tudo isso sempre de acordo com as responsabilidades atribuídas e compromissos com os resultados assumidos na fase de elaboração do orçamento).
Importante destacar que quando falamos em avaliar resultados da empresa estamos falando em um acompanhamento realizado de tempos em tempos. Para este artigo frisamos o início de um novo semestre, mas não esqueça que o ideal é monitorar o orçamento mês a mês, ok?
Avaliando os resultados financeiros da empresa
Até agora nosso objetivo foi aparar algumas arestas e ligar o planejamento estratégico ao orçamento, a fim de que você consiga avaliar os resultados financeiros da sua empresa.
Ao abordarmos o planejamento orçamentário estamos, de quebra, falando da Gestão Orçamentária. Dentro desta gestão temos:
- Planejamento Orçamentário
- Simulações de Cenários
- Acompanhamento Orçamentário
- Revisões Orçamentárias
Para avaliar os resultados financeiros da empresa entramos no terreno do acompanhamento orçamentário. Está vendo como tudo se conecta? Bom, mas a pergunta que você pode estar se fazendo é “o que devo acompanhar em minha empresa”?
Dentro da Gestão Orçamentária temos as informações em três “tempos”: passado, presente e futuro, ou planejado, realizado e histórico. É em cima destes 3 tempos que são construídas as análises:
- Planejado x Realizado
- Planejado x Histórico
- Realizado x Histórico
- Na análise planejado x realizado verificamos se os objetivos e metas planejados estão sendo alcançados. Destacamos que é bem normal encontrarmos alguns desvios aqui, afinal, é muito difícil prevermos algo com 100% de certeza. Nesses casos, assim que for identificada alguma mudança de rota deve-se tomar uma ação imediata. Caso as coisas estiveram pretas, isto é, se ao invés de ir para a direita sua empresa foi para a esquerda, é bem provável que haverá a necessidade de ações mais “enérgicas” para retomar o curso planejado.
Também ressaltamos que desvio não é algo necessariamente negativo. Imagine que ao acompanhar os resultados financeiros a empresa perceba que o produto Y está vendendo muito mais do que o X, que era o carro chefe. Isso pode mostrar uma oportunidade a vista, com um mercado que pode ser muito mais explorado. - Na análise planejado x histórico será possível acompanhar se a empresa está trabalhando dentro de um cenário de crescimento em comparação com o ano anterior.
- Na análise realizado x histórico são comparados os resultados obtidos com os resultados do ano anterior, mostrando se a empresa está realmente melhorando seus resultados e crescendo anualmente.
Ao serem percebidos resultados financeiros mais baixos do que o mesmo período do ano anterior é recomendável fazer uma análise mais detalhada para entender os motivos (a não ser que esses resultados financeiros estejam dentro do planejado).
Outras maneiras de avaliar os resultados financeiros
Além das análises acima, é importante também realizar duas análises de resultados: Demonstrativo de Resultados de Exercícios (DRE) e Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
O DRE oferece uma síntese econômica completa das atividades operacionais e não operacionais de uma empresa em um determinado período de tempo, demonstrando claramente se há lucro ou prejuízo. Já o DFC aponta onde os recursos financeiros da organização foram aplicados e qual a origem desses recursos, possibilitando uma melhor gestão das entradas e saídas de dinheiro e evitando desvios e erros.
Assim, ao fazer o acompanhamento orçamentário será possível realizar uma análise mais aprofundada dos desvios ao verificar os dois demonstrativos. Para que você entenda melhor, deixamos aqui a sugestão do webinar: Acompanhamento e Controle Orçamentário. Nele mostramos, gratuitamente, como realizar uma gestão efetiva do Orçamento em sua empresa, identificando desvios e corrigindo-os. Para acessá-lo, clique no banner a seguir:
Encontrei desvios, e agora?
Como comentamos, encontrar desvios não é nada de outro mundo. É bem normal que isso ocorra e o seu papel será o de verificar o quão fora da rota a empresa está. Duas situações são possíveis:
- Caso o desvio ocorrido na relação planejado x realizado seja pequeno, você pode adotar a metodologia PDCA (Plan, Do, Check, Act) para corrigir o percurso. O PDCA é uma ferramenta de melhoria contínua que pode muito bem ser utilizada pela área financeira. Falamos sobre isso neste artigo.
- Caso sejam identificados desvios mais drásticos, aí será hora de realizar uma revisão orçamentária, que nada mais é do que uma reavaliação das metas planejadas para um determinado horizonte de tempo.
Falando um pouco mais sobre revisões orçamentárias, é importante destacar que elas devem ser feitas assim que for identificado que os planejamentos estratégico e de orçamento já não fazem mais sentido. Inclusive, é até comum que empresas façam revisões semestrais (empresas mais dinâmicas e bem organizadas chegam a realizar até mesmo revisões trimestrais de seu Planejamento Orçamentário).
Logicamente que revisões orçamentárias não devem ser feitas por qualquer motivo. Se ao avaliar os resultados da empresa no fim do primeiro semestre foram identificados grandes desvios, primeiro faça análises mais aprofundadas. Geralmente, mudanças nas Políticas Públicas, na Cultura Social, no Macro Cenário Econômico (crescimento, desenvolvimento ou crise), entrada de novos concorrentes no mercado e alterações nas demandas dos consumidores - ou quaisquer outras variáveis não controláveis - são motivos para revisões orçamentárias. Mas, claro, cada caso é um caso.
Bônus
Se você chegou até aqui, então conseguiu ter uma visão de como realizar o acompanhamento do planejamento e o que você deve fazer em casos de desvios. Tudo o que falamos tem a ver com uma metodologia que nós da Treasy implantamos em diversos clientes pelo Brasil. Trata-se de algo testado e aprovado, portanto, sabemos o quanto o acompanhamento do planejamento estratégico e orçamentário é essencial para as empresas.
A fim de contribuir com o crescimento do seu negócio, e entendendo que sem acompanhamento dos resultados financeiros isso é impossível, mostramos para você como funciona a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária. Para isso, disponibilizamos um curso gratuito que você pode acessar no banner abaixo:
O curso é focado para profissionais de Planejamento, Controladoria e Finanças, empreendedores que já fazem a Gestão Orçamentária de sua empresa e para aqueles que ainda não adotaram a prática do orçamento. Trocando em miúdos: o curso é uma mão da roda para todos!
Concluindo
Não existe milagre, nem feitiçaria, nem bruxaria. Se sua empresa realmente quer crescer ela precisa ter bons resultados financeiros. E não tem como saber se os negócios estão bem sem um acompanhamento do planejamento. Exatamente por isso é que neste artigo procuramos mostrar como realizar esse monitoramento e o que fazer em caso de desvios de rota.
Empresas data driven, ou seja, orientadas a dados, têm a faca e o queijo na mão, uma vez que o planejamento orçamentário aliado ao estratégico já fornecem o direcionamento que deve ser seguido. O trabalho será pegar a faca e cortar o queijo, analisando o que está indo bem e o que precisa de mudanças. Somente assim é que sua organização conseguirá seguir o restante do ano em busca do que foi planejado (ou, quem sabe, superar a meta?).
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