Conciliação bancária é o processo que garante que os dados de registros como Balanço, Demonstrativo de Fluxo de Caixa, cheques, entre outros, estejam consistentes com o saldo bancário do controle interno.
No mundo corporativo não existem atalhos que levem uma empresa ao sucesso duradouro. O que existem são boas práticas para organizações que se preocupam em alcançar ou manter a excelência na gestão. Essas boas práticas variam de acordo com o setor de atuação, mas existe uma regra de ouro: controle orçamentário e financeiro.
Fazer esse controle significa monitorar constantemente o fluxo de caixa e verificar as entradas e as saídas das transações financeiras. Essas análises possibilitam apoiar gestores em tomadas de decisão, além de fornecer dados preciosos sobre a sustentabilidade futura da empresa.
Outro controle igualmente essencial é no que tange à conferência de contas bancárias, mais especificamente, a conciliação bancária.
Muitas empresas esquecem-se de adotar um procedimento para esse fim, mas o fato é que por meio da comparação de saldos bancários e pelas informações contidas no caixa é possível detectar fraudes, por exemplo.
Neste artigo, além de explicar o que é conciliação bancária e qual sua importância, damos um passo a passo para que você comece hoje mesmo a adotá-la na rotina de sua equipe.
Apresentamos também algumas dicas que podem ajudá-lo a avaliar se a execução da conciliação pode ser melhorada.
- 1. Faça a prestação de contas
- 2. Verifique o saldo no extrato bancário
- 3. Verifique os detalhes dos lançamentos
- 4. Corrija diferenças nos lançamentos
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o processo para garantir que dados de registros como Balanço, Demonstrativo de Fluxo de Caixa, cheques, entre outros, estejam consistentes com o saldo bancário do controle interno. Ao falar em relatório de conciliação bancária estamos nos referindo a um resumo das demonstrações financeiras da empresa e do banco em que ela tem conta.
É uma excelente ferramenta para evitar fraudes contábeis.
A relevância da conciliação atualmente
A importância da conciliação bancária aumentou com a promulgação da Lei Sarbanes-Oxley, a SOx. Sancionada em 2002 pelo Congresso dos Estados Unidos, seu objetivo é o de proteger investidores e demais stakeholders dos erros das escriturações contábeis e práticas fraudulentas.
Para que você possa entender melhor, antes de 2002, caso em uma auditoria fosse detectado algum erro durante a revisão das demonstrações financeiras de uma empresa, o próprio financeiro podia fazer ajustes manuais para corrigir tal erro. Nesse caso, o auditor não tinha obrigação nem de relatar o erro.
Já com a SOX, pode haver uma obrigação da empresa em divulgar os erros encontrados pelo auditor. Se ao reaver o relatório trimestral ou anual o auditor relatar que a empresa não consegue provar que o erro foi encontrado por si própria, o mesmo será classificado como distorção física e deverá ser divulgado.
Sendo assim, o controle de contas bancárias e suas conferências, ou seja, a conciliação bancária, asseguram que pagamentos foram processados nos dias indicados e as cobranças em dinheiro foram depositadas no banco, também nos dias estabelecidos pela empresa.
É possível, ao comparar o livro razão e os saldos bancários, verificar se há diferenças e realizar as eventuais correções. Por esse motivo dizemos que conciliação bancária tem tudo a ver com SOx.
Por isso, precisamos falar de controle interno
Controle interno é um processo que busca proporcionar à empresa um grau de confiança para que consiga ter eficácia e eficiência dos recursos, confiabilidade da informação financeira e cumprimento das leis e normas estabelecidas. Por meio desse controle empresas realizam medidas para:
- Conduzir o negócio ordenada e eficientemente;
- Salvaguardar recursos e ativos;
- Detectar fraudes, erros e roubos;
- Manter dados contábeis e informações financeiras e econômicas (DFC, DRE, balanço patrimonial) com precisão e integridade.
Nesse sentido, acredito que você concorde comigo ao dizer que uma coisa liga à outra: se conciliação bancária é uma excelente ferramenta para evitar fraudes nas empresas, ela faz parte do controle interno que, por sua vez, só existe se houver a correta gestão do orçamento empresarial.
Sempre gostamos de frisar aqui no blog que o orçamento empresarial é um dos instrumentos de gestão mais democráticos. Ele traz benefícios a qualquer negócio, independente do porte ou ramo de atuação, e facilita muito no processo de conciliação bancária.
Como entendemos que essa não é uma prática comum a todas as empresas, também sabemos que o planejamento financeiro e acompanhamento orçamentário pode parecer um bicho de sete cabeças para muitas organizações. Para acabar com esse mito, desenvolvemos o Guia prático do Orçamento Empresarial que você pode acessar clicando no banner:
Ok, falamos de controle interno e conciliação bancária, mas, qual a importância disso tudo?
A importância da conciliação bancária
Pense na gestão de riscos, que busca identificar eventos em potencial (riscos ou oportunidades). Um controle de contas bancárias ajudará a identificar problemas antes que os erros contábeis sejam devastadores para o negócio.
Uma das vantagens da conciliação bancária está, portanto, em identificar problemas que exigirão uma atenção especial de Controllers. Sendo assim, ela é extremamente útil para:
- Saber quanto a empresa realmente tem nas suas contas;
- Evitar que haja fundos insuficientes nas contas da empresa, fazendo com que sejam cobradas altas taxas bancárias;
- Evitar que parceiros ou fornecedores não sejam pagos;
- Acompanhar se clientes estão pagando em dia;
- Verificar se os registros da contabilidade estão condizentes com os saldos bancários; e
- Evitar fraudes.
A conciliação bancária fornece também informações precisas para apoiar tomadas de decisão. Porque ao comparar periodicamente os registros com as contas bancárias, gestores terão dados financeiros exatos sobre o fluxo de caixa. Isso será muito útil na hora de analisarem a viabilidade de um investimento, por exemplo.
Consequentemente, podemos dizer que a conciliação bancária mune diretores com informações que serão úteis para alavancar o negócio e fazer a organização ganhar em competitividade.
Para que a conciliação bancária traga mesmo todos esses benefícios para as empresas, é importante que algumas práticas sejam levadas em consideração.
Dicas para realização do processo de conciliação bancária
A regra de ouro é: nenhuma conta contábil deve ser esquecida. Para isso, é essencial que a empresa crie uma política de conciliação que seja respeitada por todos da equipe financeira.
Essa política ajudará a padronizar passos e garantirá que a conciliação seja completa e precisa. Aliás, ainda sobre precisão: certifique-se de que estão sendo conciliados os últimos balanços.
Outra boa prática quando o assunto é conciliação bancária é definir uma periodicidade para que ela ocorra (o ideal é que seja mensal). Datas de vencimentos para a conciliação devem ser criadas e é indicado também que contas de alto risco tenham as conciliações realizadas antes do ciclo fechamento. Fazendo isso, será mais fácil identificar problemas de alto risco para o negócio.
Como última dica, é fundamental que as equipes de contabilidade e financeira mantenham todas as movimentações registradas. No início do artigo comentamos sobre a necessidade de fazer o controle das entradas e saídas das transações financeiras. Pois bem, o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) é uma excelente peça contábil para esse fim.
Entre diversas outras informações, o DFC aponta onde os recursos financeiros da empresa foram aplicados e qual a origem desses recursos, possibilitando uma melhor gestão das entradas e saídas de dinheiro e evitando desvios e erros.
Para auxiliá-lo a acompanhar e controlar as movimentações financeiras da organização, disponibilizamos gratuitamente uma planilha para acompanhamento completo das entradas e saídas do caixa de sua empresa de forma simples e fácil. Para baixá-la, basta clicar na imagem abaixo:
E agora, com todos os controles em dia, está na hora de colocar a mão na massa.
Como realizar a conciliação bancária?
Definimos como quatro o número de etapas necessárias para a realização da conciliação bancária:
1. Faça a prestação de contas
Diariamente devem ser registradas todas as entradas e saídas bancárias, levando-se em consideração inclusive tarifas e juros. Alguns exemplos de movimentações financeiras incluem: tarifas bancárias, recebimentos de clientes, pagamento de empréstimos do banco, pagamentos de fornecedores, pagamento de salários, impostos, entre outros.
Todas as contas bancárias devem ser incluídas nessa etapa e os registros devem ser feitos com precisão.
2. Verifique o saldo no extrato bancário
Não é nada empolgante fazer a verificação dos saldos, mas é fundamental que os saldos finais e iniciais do controle interno sejam conferidos para verificar se batem com os extratos bancários.
3. Verifique os detalhes dos lançamentos
Aqui deve-se estar atento às datas dos lançamentos do extrato bancário e aos valores. Essas informações devem bater com o controle interno da empresa, especialmente porque evita que a organização tenha que pagar multa por atraso de pagamento, por exemplo.
4. Corrija diferenças nos lançamentos
Todos os lançamentos da conta bancária devem ser refletidos no controle interno, então, caso tenha sido verificado alguma inconsistência, esta é a hora de fazer os ajustes necessários. Lembra do lema “não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje”?
Ele se aplica especialmente aqui, pois a inconsistência deve ser corrigida assim que verificada. Isso evita que o profissional tenha retrabalho para encontrar o erro e fazer a devida correção.
Além disso, como o Controller exerce um papel estratégico, é importante que ele verifique o motivo da divergência ter ocorrido. Uma dica aqui é trabalhar em cima da Metodologia FCA (Fato, Caso, Ação) por meio da técnica dos 5 porquês. O tempo investido nessa análise ajudará a obter respostas que com certeza evitarão que o problema se repita no próximo mês. Assim, toda a equipe ganha em produtividade.
Para encerrar, não esqueça das boas práticas que citamos e lembre-se: no processo de conciliação bancária cautela e atenção são primordiais!
Concluindo
A conciliação bancária é o processo de analisar se os números dos registros contábeis da empresa correspondem aos extratos bancários. Ela é essencial para ajudar a identificar problemas antes que os erros contábeis sejam devastadores para o negócio.
É também considerada como uma das boas práticas do controle interno que, conforme vimos, busca proporcionar à empresa um certo grau de confiança para que ela consiga ter eficácia e eficiência dos recursos, confiabilidade da informação financeira e cumprimento das leis e normas estabelecidas.
Além disso, está ligada com os princípios da Lei Sarbanes-Oxley e por isso podemos dizer que empresas que seguem os princípios da Governança Corporativa não podem deixar de fora o processo de conciliação bancária. Isso porque a governança tem tudo a ver com transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa.
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