Controle de ponto eletrônico: aliado permanente ao Orçamento

Há quem diga que o controle de ponto eletrônico sirva apenas para registrar as entradas e saídas dos funcionários na empresa. Mas o que poucos gestores sabem é que o controle de ponto eletrônico pode ser o melhor aliado da Gestão Orçamentária, já que o conhecido “furo no caixa” pode vir da mão de obra que temos na empresa.

Por exemplo: quanto custa manter um funcionário nos dias de hoje? Quanto sua empresa gasta pagando hora extra para cada funcionário? O departamento de RH anda alinhado com sua controladoria?

Neste artigo vamos relembrar os encargos que a empresa paga aos colaboradores e quanto dá pra economizar com hora extra. Vamos dar dicas de como a Gestão de Pessoas e Orçamentária podem se comunicar melhor e minimizar esforços. E você vai conhecer tecnologias de controle de ponto eletrônico grátis para empresas em fase inicial.

Então leia este artigo até o final, pois você poderá colocar todas essas dicas em prática ainda esta semana!

Quanto custa um funcionário para a empresa?

Vale antecipar que todos os encargos financeiros que abordaremos a seguir são direitos adquiridos do trabalhador. Então, nada de deixar de cumprir com o papel de empregador, hein? Afinal de contas, a única coisa que não queremos é que você enfrente processos trabalhistas.

Antes do dilema chegar ao setor de finanças, tudo começa com o gestor de RH. O desafio em contratar mão de obra vem desde a identificação do tipo de profissional que a empresa está buscando. Ou seja, o nível de especialidade do indivíduo que a empresa quer tem relação direta com sua remuneração. Isso significa que tão logo os departamentos de RH e Controladoria terão de alinhar expectativas em relação a essa contratação, principalmente no que se refere a Orçamento de RH.

Imagine então um funcionário júnior com salário de R$ 1.500,00 reais mensais. No regime Simples Nacional a empresa vai ter que desembolsar mais que o dobro de seu salário para custeá-lo. Ou seja, pouco mais de R$ 3.000,00.

Veja um exemplo dos impostos que seriam pagos para manter esse funcionário na tabela abaixo:

Os valores referentes a vale transporte, vale refeição, plano de saúde e benefícios, por exemplo, podem variar. Os valores foram calculados levando em consideração benefícios populares.

Algumas empresas conseguem se enquadrar no modelo Simples Nacional e pagar menos impostos com funcionários. Mas mesmo assim não é barato. De tudo que um empregador paga a um funcionário, cerca de 45% corresponde especificamente ao salário que ele recebe. O restante é pago em forma de impostos e obrigações legais.

Por isso algumas empresas preferem contratar pessoas jurídicas (PJ) para desempenhar determinadas funções na empresa. Pagando menos impostos as empresas continuam contratando mão de obra qualificada e reduzem as saídas de caixa. A terceirização é permitida com a nova lei da reforma trabalhista 2017 e pode ser uma alternativa para sua empresa.

Visando reduzir gastos desnecessários, empresas têm contratado novas tecnologias de controle de ponto eletrônico que alertam preventivamente o abuso de hora extra. Agora é a hora de entender os gastos com trabalho excedente.

Quanto custa a hora extra do funcionário?

No cálculo acima não consideramos hora extra, mas o pagamento dela com certeza é algo que incomoda bastante o controller e o gestor de RH. Você sabe muito bem que a hora excedente do colaborador é, no mínimo, 30% mais cara que sua hora normal e que, se uma equipe inteira fizer hora extra, o lucro da empresa pode ir todo pelo ralo. Vamos a um exemplo prático?

Imagine uma empresa pequena com 5 analistas e que, entre níveis júnior e sênior, a média salarial seja de R$ 3.000,00. Se todos eles fizerem apenas uma hora extra por dia, sua empresa teria que pagar R$ 88,60 pelo tempo excedente. No mês inteiro (20 dias de trabalho) sua empresa poderia pagar R$ 1.772,00 só de hora extra para os funcionários. Uma observação importante é que esses percentuais podem ser diferentes, já que o % da hora extra é determinado por cada sindicato e pode variar no dia da semana.

Trabalhar além do horário combinado é ideal apenas para pequenas emergências e você precisa ter isso bem definido em sua gestão. Acompanhar a rotina da sua equipe é importante para entender como eles estão se desempenhando e atuar preventivamente. Por isso a importância de fazer a projeção de horas extras e evitar possíveis desfalques em sua Gestão Orçamentária.

A maneira mais correta de evitar gastos desnecessários com hora extra certamente é por meio de um bom controle de ponto eletrônico. Vamos ver como ele pode aliviar o caixa da sua empresa!

Como um controle de ponto eletrônico pode ajudar sua gestão orçamentária?

Quando falamos em controle de ponto eletrônico provavelmente você já pensa em um relógio de ponto biométrico. Além de ser caro, estático e passivo, o relógio de ponto já não é tão utilizado por empresas que precisam acompanhar o dia a dia dos funcionários em tempo real. Como mencionamos anteriormente, saber preventivamente informações de hora extra, por exemplo, é essencial para a saúde do caixa da empresa.

Já existe tecnologia que registra ponto e trata as informações para mostrar quais são os funcionários que mais se atrasam, os mais pontuais, além dos que mais geram horas extras. Assim você não precisa mais esperar o final do mês para saber quais funcionários já deixaram seu caixa no vermelho. 

Como melhorar o diálogo com outras gestões?

Sabemos que quanto maior a empresa, mais difícil pode se tornar a comunicação entre os setores. Mas os principais interessados que os gestores tenham uma boa relação, certamente são os departamentos de RH e de finanças. Gestão de pessoas é a especialidade da turma de Recursos Humanos. Porém a expertise em tomar conta das finanças está nas mãos de quem lida com a Gestão Orçamentária. Essas áreas são uma das poucas que se relacionam com todos os outros setores da empresa. Portanto, quando ambas estão em sintonia, a expectativa de crescimento sustentável aumenta consideravelmente. Temos algumas dicas para você promover maior aproximação com a gestão parceira:

#1 – Peça opinião: se você percebeu que os funcionários de determinado setor estão abusando da hora extra, talvez não seja uma boa ideia falar diretamente com o colaborador. Provavelmente o pessoal de RH tenha uma dica valiosa para você fazer isso sem se expor ou mesmo sem chatear o funcionário. Eles podem te indicar reportar o acontecimento diretamente para o gestor do funcionário para ele mesmo o comunicar. Ou eles também podem sugerir que o comunicado seja geral e colocado no um jornal mural, por exemplo. Assim os demais funcionários veem a recomendação e evitam ficar na empresa depois do horário.

#2 – Opine: há quem veja determinada situação inadequada na empresa e fique calado diante dela, certo? Se esse é o seu caso, a partir de hoje você nunca mais fará isso! A sua opinião é muito valiosa para os outros setores e mesmo que sua ideia não seja colocada em prática naquele momento, ela pode ser usada em uma ocasião mais propícia. Afinal, sabemos que não há ninguém melhor que você para dizer qual é a melhor hora para economizar ou investir. Então, da próxima vez que você tiver uma reunião para discutir os próximos passos da empresa, capriche no discurso!

3# – Promova encontros periódicos: projetar os próximos passos e acompanhar o cumprimento das metas é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Por isso encontros periódicos são tão importantes para a saúde da empresa. Sabemos que sua rotina é um tanto apertada, mas é necessário encontrar tempo para esse tipo de tarefa. Atualmente muitas reuniões acontecem em momentos de descontração como, por exemplo, em um mini happy hour. Sexta-feira a tarde é um bom horário para se discutir o status das tarefas divididas por gestões ou equipes! Dessa forma você começa a semana munido de informações para gerir sua área e ainda come uma pizza com os colegas de trabalho.

Curtiu todas as nossas dicas? Então deixa um comentário aqui embaixo pra gente saber sua opinião!

Sobre o autor

Este artigo foi escrito pela equipe do Genyo. Um sistema com aplicativo de controle de ponto eletrônico 100% grátis para empresas com até 3 colaboradores. Com ele até o funcionário externo registra sua jornada de trabalho pelo celular, mesmo se estiver sem sinal de internet. Os registros são salvos com segurança e você visualiza a localização da equipe em um mapa em tempo real. O Genyo também antecipa cenário de hora extra com alertas semanais dos colaboradores que extrapolam a jornada de trabalho. Os cálculos são feitos automaticamente para o fechamento de folha ser feito de olhos fechados.

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