Coronavírus: como evitar prejuízos e crises financeiras com a pandemia

Já anunciado como pandemia pela Organização Mundial da Saúde (OMS), o Covid-19 (Coronavirus Disease 2019), doença causada pelo novo Coronavírus, têm afetado não só as pessoas mais vulneráveis (adultos com 60 anos ou mais, além de pessoas com diabetes, pressão alta ou problemas cardiovasculares, segundo a Sociedade Brasileira de Infectologia), mas preocupado empresas, autoridades e especialistas nacionais internacionais.

O setor que também já tem sofrido um grande impacto é o setor econômico de diversos países e no Brasil também não foi diferente. Segundo o ministro da Economia brasileiro, Paulo Guedes, o surto pode reduzir o crescimento do Brasil entre 0,1 ponto percentual, na melhor das hipóteses, e 0,5, na pior.

Além do impacto na economia local, há também os efeitos nas exportações. Importante comprador de commodities brasileiras, a China sofreu forte impacto econômico do surto, com cidades sob quarentena e empresas fechadas. Já na Bolsa de Valores, por exemplo, grandes mudanças já foram registradas onde participações em empresas são negociadas, impactando no investimentos de fundos de pensão e de poupanças individuais.

A preocupação e o surto já tem afetado diversas empresas e a economia dos países por onde a doença se espalhou. Por isso, é preciso tomar uma série de medidas na saúde pública e pessoal e, principalmente, tomar algumas decisões práticas e estratégicas no meio corporativo, justamente para evitar o colapso ou reduzir prejuízo nos resultados da empresa.

Mas, afinal, porque uma pandemia pode afetar o seu negócio e o que sua empresa pode fazer nesses momentos de crises externas? É possível controlar seus resultados? Descubra nesse artigo o que fazer e  como traçar estratégias nesses momentos.

O que é uma pandemia?

Segundo a OMS, uma pandemia é a disseminação mundial de uma nova doença. O termo é utilizado quando uma epidemia – grande surto que afeta uma região – se espalha por diferentes continentes com transmissão sustentada de pessoa para pessoa. 

A definição de pandemia não depende de um número específico de casos. Considera-se que uma doença infecciosa atingiu esse patamar quando afeta um grande número de pessoas espalhadas pelo mundo. A OMS evita usar o termo com frequência para não causar pânico ou uma sensação de que nada pode ser feito para controlar a enfermidade.

A última pandemia declarada pela OMS foi em 2009, para o H1N1, que infectou cerca de 1 bilhão de pessoas no primeiro ano de detecção.

E porque minha empresa deve se preocupar com uma pandemia?

Uma pandemia, ao exemplo mais atual como a do Coronavírus, afeta diversos setores da empresa, não importa o seu segmento. Nesses casos, estamos falando de situações que impactam a rotina das pessoas. Os colaboradores são os principais ativos das empresas e, por isso, suspender suas atividades-chave  por conta de uma contaminação generalizada é sinônimo de prejuízo nos negócios. 

Os principais fatores que podem afetar sua empresa são dos mais variados: falta de caixa (interno), baixa nas vendas (externo) e ou economia oscilante no país (externo). Por isso, ao realizar uma simulação de resultados é necessário incluir a análise de mercado.

Se antecipar aos fatos é poder identificar o que vai acontecer em um futuro próximo (ou distante) e agir previamente a respeito. Nesses casos, a tomada de decisão em momentos de crises precisa ser rápida e estratégica para que não haja reduções bruscas das principais atividades do negócio, prevendo quedas e ações complementares de vendas e otimizando seus custos e despesas.

E para tornar o seu trabalho mais fácil, é claro que separamos um material perfeito para essa tarefa. Confira o Modelo para Análise e Simulação de Cenários Financeiros 

Simulação de cenário em momentos de crise

A prática de simular cenários econômicos e financeiros consiste basicamente em partir de um planejamento base já existente e criar diversos modelos derivados deste, onde são alteradas variáveis-chave para o modelo de negócios da empresa. A partir disso, são avaliados os impactos no resultado econômico-financeiro.

Estas variáveis podem ser internas (podem ser controladas) ou, em caso de pandemias, externas a empresa (não podem ser controladas, mas devem ser previstas) e são bastante conhecidas também como premissas orçamentárias.

Na Treasy, trabalhamos com cenários orçamentário e suas devidas simulações. Em outras palavras, ao montar um planejamento orçamentário, é criado paralelamente uma simulação desse cenário onde consideramos diversos fatores que possam interferir no resultado da empresa. Essa é a forma como aplicamos a antecipação de fatos.

Dessa forma, além de identificar antecipadamente o resultado financeiro e econômico do negócio com um planejamento bem feito, é possível também identificar nas simulações os pontos positivos e negativos que influenciam esse resultado.

Planejar é importante para organizar ações, se antecipar a fatos e definir um norte para onde sua empresa irá caminhar. Mesmo antes de abrir uma empresa, planejar capital de giro e lucratividade pretendida, por exemplo, é uma boa maneira de antecipar-se a uma realidade inevitável.

E não por coincidência, mas as principais causas de falência são resolvidas a partir de um orçamento empresarial bem planejado. O orçamento empresarial é a tradução do futuro da sua empresa com base na sua realidade atual. Por isso recomendamos muito o conteúdo a seguir, o Guia do Orçamento Empresarial na Prática, um passo a passo de como construir o seu planejamento orçamento e conquistar a previsibilidade de resultado.

O ideal é que a simulação de cenários possam acontecer de forma prévia. Ter cenários simulados para em um momento de crise poder execuatar um dos cenários desenhados e não investir tempo no planejamento quando se pode voltar a atenção a execução.

Como simular cenários em momentos de crise?

Se você ainda não tem seus cenários desenvolvidos, nada impede que possam desenhá-los, estruturá-los e colocá-los em prática agora. Quando falamos em simulação de cenários, o ideal é que a sua empresa possa ter, no mínimo, três cenários básicos: 

• Otimista: com condições e resultados mais favoráveis que o normal; 
• Pessimista: com  condições, situações adversas e baixo resultado; 
• Base ou provável: seguindo normalmente a tendência histórica. 

Importante deixar claro que, obviamente, não tem como sua empresa prever o que de fato vai acontecer no futuro. Não há como prever com exatidão casos de pandemia, crises energética ou financeiras, atentados e guerras, entre outras situações externas que podem impactar o seu negócio. Porém, o que se pode prever é o impacto de uma situação adversa ou de uma situação favorável nas principais variáveis do negócio, fazendo um bom mapeamento de cenários.

Critérios essenciais para o mapeamento de cenários do negócio

Para entender e construir com mais propriedade os cenários do seu negócio, é importante saber quais os impactos que as condições variáveis podem causar e o que se fazer em momento de crise externa. 

O que acontece se as principais premissas da sua empresa forem quebradas? Ou seja, temos como prever e pensar em plano de ações para que não quebre o seu negócios baseados nesses critérios. Abaixo, cito os três mais importantes:

• Premissas e restrições do modelo de negócio

A premissa é aquilo que é fundamental para o andamento do negócio e não podemos abrir mão. Em momentos como esses, o empresário precisa olhar para o seu negócio e entender o que não pode parar em seu negócio. Por exemplo, seria a sua área de atendimento? Ou a área produtiva? Ou seria a logística? 

Pensando como se fosse um corpo humano, podemos fazer um paralelo com nossos órgãos vitais que fazem com que o nosso corpo continue vivo. Ou seja, em alguns modelos, há áreas que podem ser suspensas, mas há outras que, se pararem, podem quebrar e causar grandes prejuízos por serem indispensáveis ao negócio. 

Por isso,é primordial ter um plano antecipado que possa garantir que essas áreas não parem, além de entender as restrições da empresa naquele momento. Por exemplo: sua empresa tem restrições de caixa por estar fragilizado? Ou está com restrição de estoque de matéria prima? Ou seja, identifique as restrições do seu negócio para que possa focar e ver formas de resolver esses problemas.

• Indexadores econômicos e financeiros da empresa

É muito importante entender qual a variável que, se alterada, pode modificar e causar grandes prejuízos para toda empresa. Por exemplo: se você tem um comércio que vende hambúrgueres, qual o impacto vai ter no seu negócio se houver um disparo no valor da carne? Certamente, vai haver um reflexo e ele precisa ser repensado, estudando soluções para que não tenham grandes impactos em seus resultados. 

Os indexadores podem ser os mais variados, como: dólar, matéria-prima, folha de pagamento, condições climáticas, entre outros. São com eles que conseguimos prever cenários positivos e negativos. A partir dessa análise e entender que sua empresa pode realmente entrar em crise, o ideal é que tenha bem estruturado um bom plano de ação para que seu negócio não entre em colapso ou falência.

• Orçamento base-zero   

Em um cenário de restrições, o que seria o mínimo para a sua empresa sobreviver? Esse é o objetivo de um orçamento base-zero, onde deixamos de olhar para o passado e traçamos a meta e vemos quais os gastos essenciais ou qual a receita mínima que vai garantir a operação. 

Essa é uma ótima prática para conseguir entender o mínimo para a sobrevivência da empresa. Óbvio que nenhuma empresa resiste ficar em situações de restrição por muito tempo. Por isso, é fundamental que possa estruturar bem seu orçamento base-zero para que possa superar essas situações de restrição e identificar por quanto tempo pode aguentar esse estágio.

Garanta e incentive o orçamento colaborativo da sua empresa

Saiba que o empreendedor não precisa e nem deve resolver tudo isso sozinho. Por isso, é necessário o auxílio outras pessoas da empresa para contar com o conhecimento coletivo.

Ou seja, usar dos conceitos de colaboração e de orçamento descentralizado podem ajudar a compartilhar a responsabilidade. Com essa ação, você engaja as pessoas a entender o cenário como todo (dá um significado e propósito), além de empoderar as pessoas a executar ao plano que foi criado em conjunto.

O poder de trabalhar de forma colaborativa e descentralizada é muito maior do que fazer tudo e transferir a responsabilidade alta diretoria e apenas comunicar ao time. 

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6 práticas ações para empresas se prevenir de pandemias

1. Tenha uma comunicação eficiente: evite o estado de “caos e pânico”

“A população precisa se manter informada, mas não há razão para pânico”, ressaltou coordenador de Vigilância em Saúde e Laboratórios de Referência da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), médico infectologista Rivaldo Venâncio.

Isso tudo para afirmar que sua empresa precisa ter uma comunicação efetiva e clara. Sendo assim, incentive suas equipes a evitar a disseminação de notícias não oficiais em redes sociais ou de compartilhamento comum da empresa, por exemplo. 

Uma nota oficial com as principais decisões da empresa, por exemplo, é uma ótima ação para mostrar o quanto está, além de planejado a eventualidade de crise, vai dar credibilidade nas suas decisões aos seus funcionários.

2. Faça um plano estruturado de contingência 

O objetivo é descrever as medidas a serem tomadas pela empresa, incluindo a ativação de processos manuais, para fazer com que seus processos vitais continuem ou voltem a funcionar plenamente ou num estado minimamente aceitável o mais rápido possível, evitando assim uma paralisação prolongada que possa gerar maiores prejuízos a corporação.

Por isso, é muito importante que possa ter em seu plano de contingência: 

• Organização sistemática de processos e procedimentos;
• Normatização das regras de procedimentos internos;
• Garantia de uma capacitação (ou reciclagem) dos gestores e staffs.

3. Otimize seus gastos

Sabemos que é um momento atípico e emergencial, portanto gastos extraordinários  podem acontecer. O aumento de materiais de limpeza, gastos com custos extras com funcionários, contratação de novos fornecedores, reestruturação da segurança do trabalho ou da medicina ocupacional são alguns desses exemplos.

É muito importante incluir essas previsões de aumento de gastos para agir de forma mais focada e estruturada. Além disso, podemos medir o quanto precisaremos de recursos financeiros para pagar essas despesas não previstas anteriormente. Por isso, insistimos na construção de cenários futuros. Isso vai permitir avaliar ganhos e perdas de cada ação, antes de tomar sua decisão.

Algumas perguntas básicas podem te ajudar na hora de otimizar seus recursos e gastos

• Quanto "a mais" vai consumir do caixa da empresa? 
• Sua área tem total ciência de quanto vai diminuir de lucro no negócio e tem planejado uma distribuição de lucros? 
• Essas despesas extras podem ser substituídas por outras despesas já existentes?

Se essas perguntas não estão sendo respondidas de prontidão, sugerimos rever e revisitar o seu planejamento e responder todas elas.

4. Evite locais com aglomerados de pessoas 

Sabe-se que as formas de transmissão e disseminação de vírus em pandemia, como  Coronavírus, é causada de pessoa para pessoa, ou seja, a contaminação por gotículas respiratórias ou contato.

Por isso, o ideal é que possam evitar reuniões ou viagens fora da sua empresa, locais com aglomerados de pessoas e contato com pessoas vulneráveis ou que já apresentam sintomas da doença.  

O importante aqui, nesses casos de pandemia, é evitar a proliferação da doença em massa em sua empresa. Ações preventivas e alguns cancelamentos de ações estratégicas podem a curto prazo prejudicar seus resultados, mas foque em seu planejamento estratégico e monitore como sua empresa deve se comportar após medidas estruturais planejadas.   

5. Assegure a limpeza e esterilização do ambiente de trabalho

Nesses momentos de crise, as empresas precisam assegurar que as pessoas terão de tomas um cuidado ainda maior a higienização, principalmente das mãos, pois ali pode conter gotículas de tosse ou espirro. 

Uma série de medidas podem ser traçadas, mas garantir a esterilização de salas, banheiros e locais de comum acesso, uma ação de conscientização para seus funcionários, além de materiais de limpeza, são essenciais para esse período. 

Caso sua empresa não tenha a expertise ou não sabe como lidar com esses momentos, sugerimos contratar empresa especializada que possam tomar esses cuidados. Pode acreditar, esse investimento pode evitar grande prejuízos futuros.

6. Estruture e garanta o PPRA e PCMSO

O PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) e o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) são leis trabalhistas criadas na década de 90. 

Basicamente, o PPRA preza por tornar o ambiente de trabalho um espaço mais seguro para qualquer tipo de trabalhador. Já o PCMSO se trata do dado coletado através dos exames periódicos que demonstrar possibilidade de risco para algum colaborador e garante que será tratado como uma prevenção, envolvendo a empresa na saúde do seu colaborador. 

Por isso, é imprescindível que seu negócio esteja atento e em dias com todas as obrigações relacionadas ao PPRA E PCMSO, pois quando existentes de maneira atualizada e atuante nas empresas, identificam uma organização em que os colaboradores de fato fazem parte do planejamento de bem estar e saúde da empresa como um todo.

Este tipo de análise, também pode ser utilizado para tomar decisões mais simples, como realizar a aquisição de um novo equipamento ou a contratação de uma pessoa. 

Conclusão

Com todas essas dicas e contextos, o mais importante é que sua empresa possa traçar um plano de ação rápido e realmente planejado para esses casos de crise de pandemia.

É possível que os prejuízos possam acontecer, mas lembrando que não podem superar sua margem de crescimento e seus resultados traçados nos objetivos da empresa. Por isso, a importância de ter seu planejamento e seus alinhamentos constantes para que a organização do seu negócio não saia do rumo. Ok?

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