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[Cliente orgulho Treasy] – Como a Metodologia Treasy auxiliou na implantação da Cultura Orçamentária no Hospital Incar

Publicado dia 10 de maio de 2018

Quando se trabalha com assistência, vidas, cuidado, saúde e doença, quem quer medir esforços ou economizar? Provavelmente ninguém. Pensar em valores na hora do atendimento de um paciente, sem dúvida, é um dos maiores desafios das clínicas e hospitais. Como a diretoria pode dizer para os profissionais que há um limite de verba? Mais, como mostrar a importância de respeitar os números financeiros no dia a dia e ainda manter um atendimento com qualidade? Por esses e outros motivos, é fundamental pensar no Orçamento Empresarial de forma estratégica.

Nesse caso, o objetivo ao acompanhar mais de perto receitas e despesas, por exemplo, não é impor limites aos cuidados. Pelo contrário, a ideia é gerir melhor os recursos e manter a qualidade dos serviços, assim como a sustentabilidade do negócio.

Pensando nessas questões, o Hospital Incar, em Santo Antônio de Jesus (BA), optou por um olhar mais estratégico do setor de Finanças e Controladoria. Para isso, há cerca de pouco mais de um ano começou a dedicar esforços no Planejamento e Acompanhamento Orçamentário.

Equipe Hospital Incar

Equipe Financeira e de Controladoria do Hospital Incar

Referência no Recôncavo Baiano com cerca de 45 mil atendimentos mensais, o hospital queria excelência também na Gestão Financeira e Orçamentária, especialmente por meio de ferramentas e novos processos. Tudo para ter uma equipe e rotina cada vez mais focada no estratégico e menos no operacional. Tanto que, atualmente, a maior expectativa é que até o fim de 2018 a operação esteja o mais automatizada possível.

Mas que passos já deram? Como o fizeram? Que ferramentas e processos são esses capazes de alterar a rotina ao ponto de mudar o Financeiro?

Vamos te contar como o Hospital Incar têm conseguido ótimos resultados, não só na assistência, mas também na Gestão Orçamentária. Além de explicar como a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária foi uma aliada fundamental em várias etapas do Planejamento e Acompanhamento Orçamentário.

Os Desafios da Gestão do Hospital Incar

Pense no problema descrito inicialmente: como fazer um profissional que lida com vidas pensar em limites financeiros? A partir disso, já conseguimos imaginar o tamanho do desafio da equipe do setor de Finanças e Controladoria do Hospital Incar.

O primeiro ponto era, sem dúvida, como difundir a Cultura Orçamentária. “Tínhamos a dificuldade de fazer o gestor entender o Orçamento e saber que existe um recurso limitado. Por isso a necessidade de planejar e trabalhar com esse limite. Isso é um processo educacional, cada um precisa se disciplinar e se preocupar com os recursos escassos”, informou a coordenadora financeira Luciana Dias.

Umas das soluções encontradas foi a Descentralização do Orçamento. A ideia da coordenadora foi aprovada pela diretoria do hospital muito por causa dos fortes argumentos. “Alegamos que não adianta o Financeiro, que é a ‘ponta’, se preocupar com a conta. Quando ela chega para nós já está gasta. Portanto, é importante que os gestores saibam que tem um valor a ser gasto. É literalmente fazer com que as pessoas entendam que o recurso não é ilimitado”, conta Dias.

Uma ferramenta utilizada pelo hospital para auxiliar nesse processo de educação dos gestores foi o Curso da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária. “Não queremos que esses profissionais se aprofundem na teoria. Mas entendam que existe um Orçamento e tenham noção de como funciona, para quê serve”, fala ela.

Assim, com o Orçamento Colaborativo estabelecido e o treinamento de profissionais de outras áreas, surgiu a exigência natural de dados mais análiticos. Com isso, o segundo desafio: um sistema que atendesse a demanda de forma eficaz e eficiente.

“O nosso sistema operacional atende muito bem à área de saúde. Porém, quando chega na parte administrativa financeira, tem muito a melhorar, especialmente no que diz respeito ao Orçamento”, admite a gestora. Por isso a busca por um software que realizasse Projeções e Acompanhamento Orçamentário. Foi quando começaram a trabalhar com o Treasy.

Estratégia adotada

Quando a equipe do Hospital Incar chegou à Treasy, a empresa estava iniciando o processo orçamentário. No estágio de maturidade da gestão que se encontravam, entendiam a necessidade de um Orçamento Empresarial e possuíam um profissional para se dedicar ao setor de Controladoria, o analista Flávio Costa, além da coordenadora.

Entretanto, não sabiam como fazer todo o processo orçamentário, nem tinham ferramentas que atendessem de fato às demandas. Os relatórios ainda eram gerados em planilhas e os resultados impressos, como você pode ver na imagem abaixo.

Relatório financeiro Hospital Incar

Flávio Costa com relatório financeiro impresso, antes de adotar a Metodologia Treasy

Consegue imaginar o trabalho para alinhar todos os dados e checar as fórmulas nas muitas planilhas. Ao final ainda imprimir relatórios para apresentar ou entregar aos envolvidos?

Complicado para qualquer organização, não é? Além disso, atuando no mercado desde 2003, a diretoria sentiu a necessidade de ter maior controle dos números e dados da instituição. Por isso, o primeiro passo da área foi definir processos e funções da equipe administrativa-financeira.

Na sequência, foi categorizada a natureza dos dados. “Nessa etapa, puxamos o histórico, resgatamos os contratos e definimos a base do Orçamento. Também identificamos os responsáveis pelas despesas e agrupamos elas”, explica a Luciana. Entretanto, isso ainda se limitava a uma parcela pequena de profissionais envolvidos, muito pela limitação do sistema de gestão que usavam.

Foi nesse momento que o Incar adotou a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária. Num período bem estratégico para a maioria das organizações, quando estão fazendo Planejamento Orçamentário e olhando para o ano seguinte, estabelecendo as principais metas do setor.

Inicialmente, a equipe já queria ter feito um Orçamento completo, como costumamos dizer, “no Estado da Arte”. Entretanto, as informações ainda eram incipientes, por isso, a etapa de Modelagem Financeira da Metodologia Treasy foi fundamental para chegarem na solução. Na época, criaram uma versão mais sintética, com visões mais macro, divididas em grupos de despesas.

Em paralelo, o time Financeiro sugeriu que os gestores fizessem o Curso da Metodologia Treasy. O que foi fundamental não só para o engajamento de todos no Orçamento, como para otimizar o tempo da Controladoria. Isso porque o Curso apresenta conceitos básicos, importantes na hora do Planejamento e Acompanhamento Orçamentário, assim como auxilia na conscientização do Orçamento como uma ferramenta de gestão e não de cobrança.

Resultados obtidos com a Metodologia Treasy

O primeiro ganho foi compreender a importância do controle orçamentário, principalmente por parte dos envolvidos. “Hoje, o diretor acompanha o Orçamento no Treasy e quer que todos saibam os números na ponta da língua. Ele mudou completamente a visão e viu a importância de envolver as pessoas nos resultados”, afirmou Luciana.

“Os gestores também estão mais envolvidos, já têm interesse em acompanhar e saber quanto estão gastando ao longo do mês”, completou ela.

A nova proposta de gestão foi passada individualmente e, de acordo com a equipe de controladoria, não houve dificuldades. “As pessoas acharam bem fácil de trabalhar e entender o sistema”, garante Flávio. “Com planilhas seria bem mais difícil, inclusive outros pontos como análises. Como o sistema é uma ferramenta de Gestão Orçamentária, ele próprio dá várias formas de analisar os dados, como visão acumulada ou visão normal”, conclui ele.

“Outro exemplo é como criar gráfico dentro do Treasy, por área. No sistema é muito mais fácil. Nas planilhas, teria que usar várias fórmulas, vários gráficos e seria uma planilha muito extensa”, completa.

O fato de olhar para algumas questões estratégicas também foi um grande ganho para a instituição. Isso porque o acompanhamento começa com uma percepção de cobrança por parte dos gestores. Mas, depois, entendem que é uma poderosa ferramenta de gestão e também serve para aumentar o desempenho da área.

Próximos passos

Quando chega nesse ponto em que a Cultura Orçamentária passa a ser compreendida e adotada pela maior parte da entidade, assim como os processos estabelecidos, é hora de dar novos passos na Gestão Orçamentária. Pelo menos, esses são os planos do Hospital Incar.

O primeiro ponto é aprimorar o Orçamento Empresarial e, finalmente, conseguir subsídios para elaborarem uma peça mais analítica. Para isso, como é o primeiro ano que fazem um controle orçamentário, a ideia é fazer revisões periódicas ao longo de 2018.

Luciana Dias

“Definimos um valor fixo para todo o ano e sabemos que não é comum, por isso faremos avaliações a cada trimestre. Ou seja, a cada três meses vamos analisar quais áreas estão conseguindo economizar os recursos e quais não estão suportando com os recursos planejados e o que fazer, tirar de uma área que está com recurso menor e transferir para outra área que os gastos não são supérfluos”. Luciana Dias, coordenadora financeira.

Essas ações também são chamadas de Revisões Orçamentárias e não quer dizer que são ruins ou sinal de trabalho mal feito. Pelo contrário, quer dizer que há acompanhamento e monitoramento permanente dos números e que, quando preciso, são feitos ajustes. Isso é bastante comum, especialmente nos primeiros ciclos orçamentários, como é o caso do Hospital Incar.

Olhando ainda mais frente, “o grande desafio para pelo menos daqui há seis meses é ter uma visão mais estratégica e mostrar índices importantes como de lucratividade, o EBTIDA e o ponto de equilíbrio, além de ter uma noção de produtividade”, planeja a gestora.

Sobre o Hospital Incar

Ficha técnica
Hospital Incar
Cidade/UF: Santo Antônio de Jesus – BA – Brasil
Setor: Serviços
Vertical: Hospitais e Laboratórios
Número de funcionários: 201 a 500 colaboradores

Sobre o Treasy

O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste artigo.

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Projeções, Simulações e Cenários
Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico
Relatórios e Análises Gerenciais
Gráficos e Indicadores de Desempenho
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No vídeo abaixo (curtinho) você pode ter uma noção de todo o potencial da solução para ajudar a tornar a Gestão do Desempenho de sua empresa best-in-class:

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