Como aplicar OKR no planejamento orçamentário da sua empresa

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Imagine que seu objetivo como gerente financeiro ou controller é tornar o setor financeiro um centro de resultado e não de despesa. Para alcançá-lo você estipulou que precisa atingir uma taxa de inadimplência de 1%, reduzir o prazo médio de recebimento para 15 dias e aumentar o prazo médio de pagamento para 45 dias. Alcançando esses resultados, você possibilitará que a empresa trabalhe com o dinheiro por 30 dias, podendo assim, aplicar em investimentos ou até mesmo emprestá-lo a uma determinada taxa. Podemos dizer que se você atingir essas metas, terás alcançado o objetivo, certo?

Nesse exemplo que mostramos é a definição de um OKR. Tenho certeza que qualquer pessoa no setor financeiro, após lê-lo, saberá exatamente quais são suas metas, precisará apenas detalhar quais ações operacionais serão necessárias para alcançá-los. A metodologia OKR  proporciona, podemos ressaltar, o alinhamento entre as equipes e a diretoria, o aumento da produtividade dos colaboradores, a maior transparência nos projetos, a valorização dos profissionais e a melhora na comunicação. 

Então vamos aprender como criá-las? Siga com a gente e descubra por que implementar o OKR agora mesmo!

Entenda a metodologia OKR

Como já comentamos, o OKR (Objectives and Key Results) é um modelo de gestão de metas focado em resultados, sendo executado, por isso, com maior agilidade. Daí a justificativa da sigla, que, em português, significa objetivos e resultados-chave. Essa metodologia foi desenvolvida pelo então presidente da Intel, Andrew Grove, na década de 1970, como uma forma de avaliar a performance nas empresas, especialmente as voltadas para o mercado digital. Os resultados obtidos com ela foram tão positivos que logo passou a fazer parte do dia a dia de negócios de diferentes segmentos e tamanhos, como Google, LinkedIn, Intel, Snapchat, Twitter e Oracle.

De modo geral, podemos dizer que o OKR funciona como uma ferramenta de comunicação interna, já que serve para integrar as equipes com os valores corporativos, considerando, para isso, a estratégia estabelecida. A principal diferença entre esta ferramenta e as formas tradicionais de gestão de metas é o fato de ela ser de curto prazo, de modo que os resultados-chave são estipulados para um espaço de tempo menor: três meses.

No caso do planejamento orçamentário, por exemplo, significa dizer que o OKR vai estipular metas trimestrais dentro do plano que, normalmente, é elaborado para o período de um ano. Então, a cada três meses, as metas devem ser revistas e ajustadas, caso seja necessário.

Em outras palavras, os objetivos são estabelecidos, medidos e reavaliados com frequência. Nesse contexto, algumas características se destacam como consequência da aplicação da metodologia:

• Melhora na comunicação: as barreiras na comunicação entre as equipes e os profissionais em si são reduzidas. Como resultado, as expectativas da empresa e dos colaboradores são alinhadas.
• Busca pela simplicidade: durante o processo de implementação e execução da metodologia OKR é utilizada uma linguagem simples para que a comunicação seja clara e eficaz.
• Uso da abordagem top-down (de cima para baixo) e bottom-up (de baixo para cima): essa abordagem incentiva a participação não só dos gestores, mas também dos colaboradores no processo de definição de metas. Isso proporciona mais engajamento e cria um propósito para cada profissional.
• Ciclos curtos: todo o processo é feito em um período curto, considerando a definição das metas, o acompanhamento do desempenho e a correção de erros. Do mesmo modo, são feitas atualizações quando é necessário.
• Utiliza o princípio da stretch goals (metas desafiadoras): a ideia é que o OKR (ou mais de um) seja desafiador, estimulando a avaliação da forma como a equipe tem trabalhado. Com isso, os funcionários saem da zona de conforto, buscam algo que até então acreditavam ser impossível e refletem sobre o quão longe conseguem ir. Vale ressaltar que a dificuldade deve ser suficiente para desafiar, mas não desestimular os profissionais.

As vantagens da metodologia OKR

Além das vantagens que apresentamos até aqui, outro destaque da metodologia OKR é que ela faz com que as pessoas se tornem mais focadas e disciplinadas, pois os objetivos estabelecidos são limitados, ou seja, devem ser cumpridos em um tempo menor e acompanhados regularmente. Consequentemente, elas se concentram nas atividades e direcionam suas energias para concretizá-las.

Isso gera outro benefício: cada um fica responsável por seus próprios objetivos, que são apresentados de forma clara e passam a ser conhecidos por todos. A transparência, inclusive, é outra importante vantagem, pois possibilita o alinhamento entre o que a empresa deseja e a sua visão. E isso é possível porque os resultados são atualizados e analisados constantemente ao longo do processo por meio de indicadores, impactando positivamente na gestão e na performance do negócio. E há ainda a possibilidade de avaliar os objetivos que não foram alcançados para modificá-los e corrigi-los.

Entendendo os componentes: objetivos e resultados-chave

Antes de aplicar o OKR na sua empresa, é essencial entender bem o que são os objetivos e os resultados-chave sobre os quais falamos até aqui. Afinal, eles são a base de toda a metodologia. Bom, os objetivos estão relacionados com onde se quer chegar. Um bom objetivo deve trazer melhorias, ser ambicioso, ter um prazo de conclusão, ter um responsável e poder ser questionado pela equipe.

Enquanto isso, os resultados-chave são o que chamamos de critérios de sucesso. São objetivos menores que direcionam a equipe para o objetivo principal. Sendo assim, é em cima deles que deve ser feita a gestão de metas e a avaliação do desempenho dos profissionais. Por isso, eles precisam ser quantitativos, para que possam ser mensurados. É importante ressaltar que o fato de ser desafiador não significa que são impossíveis de se alcançar, pois isso desestimula a equipe.

Resumindo:

• Objetivo (O) = o que desejo alcançar?
• Resultados-chave (KR) = como posso mensurar?

É importante esclarecermos ainda que há dois tipos de OKR: baseado em atividade e baseado em valor. O primeiro tem a função de medir o cumprimento de tarefas e de atividades, como é o caso de “melhorar o engajamento dos gestores na criação do orçamento", "otimizar os processos internos", "aumentar a satisfação dos clientes".

Já o segundo visa medir o valor que é entregue para a empresa e para seus clientes e, justamente por essa característica, é o mais indicado, uma vez que é dele que os resultados mais consistentes e eficazes serão alcançados. Um OKR baseado em valor pode ser “diminuir a taxa de inadimplência de X para Y”, por exemplo, ou “reduzir a criação do orçamento de X dias para Y dias”. Essa fórmula “de X para Y” que utilizamos é mais adequada do que indicar apenas o percentual do aumento, pois especifica de forma mais precisa aonde se quer chegar, tornando o objetivo mais palpável.

Como exemplos são bons, vamos a mais alguns.

Exemplos de aplicação do OKR

01) Imagine que você está traçando seu Plano de Carreira de Controller, a primeira coisa a fazer é definir um objetivo. Então você determinou que quer ser referência na área Financeira. "Ser referência" é algo muito abstrato, pois como você saberá que se tornou uma referência?

Por isso que precisamos dos Key Results, para definir quais metas precisarão serem atingidas para alcançar o objetivo, certo? Algumas opções são:

• palestrar em cinco eventos;
• ser capa de uma revista da área;
• ter 20 artigos publicados em um blog relevante.

Você sabe que se atingir essas metas, provavelmente alcançará o objetivo de ser referência na área de Finanças.

02) Vamos agora a um outro exemplo. A taxa de inadimplência da sua empresa está alta e prejudicando o fluxo de caixa. Você foi encarregado de reduzir de 10% a 2% e para alcançar isso você estipulou as seguintes metas:

• 100% dos cadastros dos clientes devem estar preenchidos com dados pessoais;
• aumentar de 50% para 70% as compras com cartão de crédito;
• fazer análise de crédito de 80% dos clientes.

Como implementar o OKR e criar metas consistentes

Com a metodologia explicada, chegou a hora de você colocar a mão na massa e implementá-la na sua rotina, sem esquecer, para isso, que ela deve ser utilizada em toda a empresa. Então, ao aplicar o OKR no seu setor, leve sempre em consideração que ele precisa estar alinhado aos objetivos individuais de cada funcionário da equipe, bem como aos objetivos da organização. Estamos falando, aqui, dos níveis do OKR. Veja:

• Organizacional: são os OKRs que guiarão toda a empresa em prol dos resultados desejados.
• Departamental: são os OKRs direcionados à atuação de cada time.
• Individual: são os OKRs focados na performance do colaborador.

Para ajudá-lo nessa implementação, elaboramos um passo a passo com os principais momentos:

1 - Analise a realidade do seu setor

O primeiro passo no processo de implementação do OKR no seu setor é estudar o contexto em que ele está inserido para avaliar e ajustar a metodologia. Uma forma de fazer isso é realizar reuniões frequentes, incentivando o feedback entre os colaboradores da equipe, integrando-os às demais áreas e fomentando a transparência das informações. Nesse processo, é possível identificar dificuldades e necessidades que servirão de base para a definição das metas e objetivos-chave.

2 - Defina os OKRs

Uma vez que foi identificado o que pode ou precisa mudar, é preciso definir os OKRs, que vão detalhar o que deve ser feito naquele período. É importante que os objetivos e os resultados-chave sejam direcionados pelo gestor, mas alinhados por todos os membros da equipe.

3 - Determine os critérios de sucesso

O passo seguinte é estabelecer de que forma será feito o acompanhamento dos OKRs, sendo este o momento em que as métricas entram em ação. Elas são essenciais para identificar o alcance e o valor daquilo que se está desenvolvendo, permitindo ajustes quando os  resultados não estiverem de acordo com o esperado.

4 - Premie aqueles que alcançarem as metas

É importante reconhecer os profissionais que alcançarem as metas para mantê-los motivados e engajados. Uma ação fundamental, por exemplo, é saber valorizar os resultados das metas mais desafiadoras em comparação com as outras. Afinal, o grau de dificuldade do que foi proposto é mais importante do que a quantidade de tarefas executadas.

Conclusão

Viu como é simples implementar essa metodologia no seu dia a dia? Não perca mais tempo e leve já essa cultura para a sua equipe. E, claro, não se esqueça de avaliar constantemente os indicadores, afinal, o foco deve estar nos resultados. Por falar nisso, temos ainda mais uma dica para você: o Kit Completo para Gestão de Indicadores de Desempenho, que disponibiliza uma planilha com os principais indicadores de desempenho que você precisa acompanhar e um e-book com tudo o que você precisa saber sobre a gestão de indicadores. Com certeza estes materiais vão ajudar muito na análise de seus objetivos! Clique na imagem abaixo e baixe gratuitamente:

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