Plano de Ação – O passo a passo da ideia à concretização de seus objetivos!

Por | 2017-09-12T09:43:57+00:00 09/09/2016|Artigos|

plano de ação - planejamento de atividadesVocê sente dificuldades para organizar suas atividades? Não tem noção do número de tarefas que você tem para serem realizadas? Não sabe quais são mais urgentes? Chega pela manhã para trabalhar e não possui um planejamento de trabalho e um cronograma de ações? Alcançar grandes resultados para a empresa, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade, com certeza, são elementos desejados por todo profissional que busca sucesso, ou seja ter um Plano de Trabalho.

Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos, ter um cronograma de ações e ter disciplina para cumpri-los. Nesta perspectiva, elaborar um bom Plano de Ação é uma das melhores formas de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir um determinado objetivo.

Além disto, se sua empresa vem buscando pela Excelência na Gestão Empresarial ou está no processo de implantação de um SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade Total), é quase impossível não falar sobre elaboração e acompanhamento de Planos de Ações.

Sem mais delongas, fique conosco e confira o post completíssimo que preparamos com tudo que você precisa saber sobre como desenvolver um plano de trabalho por meio do Plano de Ação!

O que é um Plano de Ação

Planos de Ações ou Plano de AtividadesComeçando pelo começo, um Plano de Ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades. Ele pode ser utilizado para garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás, desde simples atas de reuniões até tarefas mais complexas, como um projeto pequeno.

De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas. Este documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um plano de ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.

Em geral, um bom plano de atividades, deve contemplar os seguintes itens:

  • Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ações;
  • Lista de ações e atividades a serem executadas;
  • Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
  • Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
  • Responsável pela execução de cada ação;
  • Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
  • Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.

“O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente.  Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”. Peter Drucker

Ou seja, no Plano de Trabalho devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser buscado, detalhando para isto todas as atividades necessárias para concretizá-lo, quanto os recursos físicos, monetários e humanos necessários. Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas. Dessa forma, é muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizada também em outras circunstâncias.

O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas. Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática. A sua efetividade é explicada principalmente porque considera as condições internas e externas ao indivíduo ou à companhia para montar estratégias adequadas a serem desempenhadas em determinado período de tempo.

A importância de definir um Plano de Trabalho

Plano de trabalho ou Plano de AçãoSe você não quer ficar correndo de um lado para outro, feito barata tonta, sem saber o que fazer e muito menos o que priorizar em meio a tantas tarefas e atividades, parabéns, você acaba de descobrir a importância de utilizar Planos de Ações, ou seja, ter um cronograma de ações em sua empresa.

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução das atividades, os Planos de Ação são extremamente utilizados em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, entre inúmeros outros usos.

Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da ferramenta auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.

E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, deixando de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.

Isto porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.

Como dissemos no texto, os Planos de Ações são fundamentais para colocar em prática os objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário de sua empresa. Inclusive, recentemente lançamos um e-book sobre este tema, que você poderá baixar gratuitamente neste link.

Vale lembrar que a elaboração de um Plano de Atividades exige do executor uma boa coleta e análise de dados, de forma a projetar o futuro levando em consideração fatores básicos que devem ser respeitados por quem o executará. Assim, fica muito mais fácil propor soluções a sua empresa, com um Plano de Ações claro e bem definido.

Na prática: como criar um Plano de Ação em 5  passos

Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ação também deve ser elaborado, desenvolvido e encerrado. Basicamente, podemos dividir o ciclo de vida dos Planos de Ações em 5 momentos:

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento
  • Encerramento

Vamos entender um pouco mais sobre cada um destes momentos.

Iniciação

Se pudéssemos elencar um único ponto como o mais importante em um Plano de Ações seria: seu objetivo. Para que possamos definir todo o restante e principalmente saber se o Plano de Ação foi bem sucedido ou não, é fundamental saber o que se espera dele.

Mas para ser bem elaborado, o Planejamento de trabalho exige também um bom conhecimento de seu executor, permitindo que ele não somente organize o projeto com mais eficiência como também identifique eventuais problemas que possam prejudicar o andamento das atividades. Além disso, esse conhecimento permite definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à concretização dos objetivos.

Planejamento

Uma vez que definimos com clareza o objetivo com o Plano de Ação, o planejamento é a etapa que dará base a toda sua estruturação. É aqui que deverão ser definidas as principais atividades e respectivos recursos para executá-las.

Dessa forma, nesta etapa, o executor tem como tarefas elaborar um cronograma, determinar a participação dos profissionais e os custos necessários. Além disso, também é preciso elaborar planos de ação secundários de acordo com as exigências para realização das atividades delimitadas, como, por exemplo, risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.

Execução

Esta é a fase em que as ações planejadas no Plano de Atividades serão colocadas em prática. Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado, assim como dos recursos humanos e físicos. O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

Monitoramento

É fundamental também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que fará essa análise.

Quando identificado algum problema, deve-se listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-lo. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a sua eficácia.

Encerramento

Muitas vezes negligenciada, é na fase de encerramento que o Plano de ação deve ser revisto e transferir as informações para um documento que o permita fazer o acompanhamento adequado. Se houver mais envolvidos na execução do projeto, deverão receber uma cópia com suas respectivas atividades e outras informações relevantes adequadamente listadas. Esta fase é importante para retroalimentar os próximos processos de criação de Planos de Ações com os aprendizados adquiridos.

Plano de Ação 5W2H: entendendo a metodologia 5W2H e a relação com Plano de Ação

Plano de Ação 5W2HNa Gestão Empresarial, para quase todo problema a ser resolvido, é provável que encontremos vários frameworks, metodologias e ferramentas. No caso do Plano de Ação 5W2H, não é diferente. Em uma rápida pesquisa no Google encontraremos desde metodologias mais simples, como listas de tarefas com prazos, chegando a modelos mais completos como o Kanban, o Scrum e o RACI.

Agora que você já entendeu como gerenciar atividades, o Plano de Ação 5w2h também é uma ferramenta extremamente simples e prática, que pode ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa, sendo utilizada desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional, até mesmo para o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.

O termo pode parecer complicado a primeira vista, mas é muito simples e o que é melhor, muito lógico! A ferramenta nada mais é do que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

Os 5W:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Ou seja, esta é uma metodologia cuja base é formada pelas respostas para estas sete perguntas essenciais de qualquer projeto ou planejamento. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Como utilizar o Plano de Ação 5W2H na prática

Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível e você pode utilizá-las de inúmeras formas, principalmente, podemos dizer que uma ferramenta complementa a outra por isso chamamos de Plano de Ação 5W2H. Desde usá-la tornar para mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia-a-dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.

E não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento para começar a utilizar o 5W2H em sua empresa. Você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica ou qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar o que precisa ser feito a sua equipe.

Abaixo temos um exemplo feito na planilha, no qual você deverá responder as perguntas do 5W2H:

Plano de Ação e 5w2h

Após definir todas as atividades no Plano de Ação, você poderá acompanhar o andamento por status:

Planilha de Kanban

Gostou desse modelo? Essas imagens fazem parte de uma planilha que preparamos para auxiliar você a executar o 5W2H e o Plano de Ação. Para fazer o download da planilha gratuitamente, basta clicar na imagem:

Modelo-Plano-de-Acao-Banner---Planilhas

4 aplicações dos Planos de Ações no planejamento e gestão

Para tentar tira rum pouco da subjetividade e deixar o artigo ainda mais prático, elencamos abaixo 4 situações comuns de planejamento e gestão empresarial onde você pode lançar mão do uso de Planos de Ações.

#01 – Planejamento Estratégico, Tático e Operacional

Um dos usos mais comuns dos Planos de Atividades é no Planejamento Estratégico das empresas. Geralmente a ferramenta é utilizada para planejar e acompanhar implementações de ações estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos de seu histórico e de seu progresso.

Para saber mais sobre o tema, sugerimos o post Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – O Guia completo para sua empresa garantir os melhores resultados.

#02 – Projeção e Análise de Cenários Orçamentários

Se você já acompanha o blog do Treasy há algum tempo, já deve ter percebido que somos defensores ferrenhos do uso de Projeção de Cenários Orçamentários como instrumento de gestão. Os Cenários são extremamente úteis e ajudam sua empresa a evitar riscos e até mesmo enxergar oportunidades escondidas.

Mas não basta apenas simular cenários, é preciso ter planos de ações mínimos para cada um deles. Ou seja, vamos supor que sua empresa fez várias Simulações de Cenários e após várias rodadas de discussão, elencou 3 deles:

  • Um Cenário Otimista
  • Um Cenário Realista
  • Um Cenário Pessimista

Pronto! É nesta hora que os Planos de Ação entram em cena! Para cada um destes cenários, é uma ótima prática deixar Planos de Ações previamente criados. Assim, se um dos cenários se concretizar, todos já sabem o que fazer.

Para saber mais, sugerimos bastante a leitura do post Análise de Cenários Orçamentários: como a Projeção de Cenários Econômicos e Financeiros pode ser um divisor de águas para sua empresa.

#03 – Gestão de Projetos

O Plano de Ação é bastante utilizado também para acompanhar atividades de projetos de baixa complexidade, de preferência com atividades sequenciais, onde você precisa concluir uma para dar início a próxima. Para projetos mais complexos o acompanhamento deve ser feito em uma ferramenta mais robusta com possibilidades de criação de cronogramas, para que seja possível o monitorar os indicadores do projeto.

Para se aprofundar no assunto, recomendamos um e-book que lançamos em parceria com a RunRun.it (especialista no assunto). Você pode baixa-lo gratuitamente neste link:  

[E-book] – Planejamento e Orçamento de Projetos: o guia completo!

#04 – Atividades em Grupo/ Departamentos

Por fim, o Plano de Ação serve também para monitorar e controlar as atividades que não fazem parte da rotina operacional. Neste sentido, podemos citar: novas iniciativas, melhorias, correções de problemas, etc. Para atividades rotineiras é aconselhável usar apenas um calendário ou um “to do list” (lista de tarefas).

Sendo assim, você pode lançar mão da utilização de Planos de Ações para planejar e acompanhar atividades de um grupo, time, equipe ou até mesmo de um departamento inteiro.

E para fechar, não se esqueça do PDCA

Caso você ainda não conheça, o PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo de Demingciclo de Shewhart  ou ainda PDSA (plan-do-study-act).

Plano de Trabalho

O método é bem simples, e sua própria sigla nos ajuda a entende-lo:

  • P (PLAN) – Nesta primeira etapa é onde devemos planejar o trabalho a ser realizado através de um Plano de Ação, após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do trabalho a ser feito;
  • D (DO) – Realizar o trabalho planejado, de acordo com o plano de ação;
  • C (CHECK) – Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação;
  • A (ACT) – Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento).

Lembrando que o PDCA é um ciclo contínuo. As saídas do processo de PDCA retroalimentam o próprio processo, promovendo a melhoria contínua, conforme explicitado na imagem abaixo:

planos de ação

O que acontece na maior parte dos casos é que as empresa trabalham muito bem no PD (planejar e executar), mas geralmente as etapas CA (avaliar e corrigir) são negligenciadas. Todavia, é exatamente nestas etapas que estão a maior parte das oportunidades de aprendizado. Por meio da análise dos desvios (seja para melhor ou para pior) é possível descobrir formas de otimizar o processo de planejamento e execução dos Planos de Ações.

E como você já sabe, além dos artigos, publicamos também aqui no blog inúmeros materiais educativos para download, como e-books, white papers, webinars e modelos de planilhas. Você pode baixa-los gratuitamente e utilizar para melhorar a gestão de sua empresa. Basta clicar na imagem abaixo:

Plano de Ação

Resumindo então,  um Plano de Ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades. Você conseguiu ver a importância e aplicabilidade desse conteúdo no seu dia-a-dia? Se este artigo foi útil para você e sua empresa, seria ótimo saber o que achou. Deixe um comentário (logo abaixo) com suas percepções e também compartilhando conosco sua experiência e conhecimento.

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