Para executar o planejamento orçamentário com eficiência, os profissionais de controladoria e finanças precisam ter em mãos dados como a previsão de despesas, custos e lucros. As demonstrações contábeis cumprem esse papel, servindo de apoio para a tomada de decisão dos gestores, sócios e investidores.
É o caso do Balanço Patrimonial, do Demonstrativo de Resultado do Exercício e do Demonstrativo do Fluxo de Caixa. Juntamente com esses relatórios, existem ainda as notas explicativas.
Para adiantar a você, elas ajudam gestores a analisarem o BP, DFC e o DRE, uma vez que por meio delas é possível identificar ajustes nos exercícios anteriores. Quer entender melhor o que são as notas explicativas, para que servem e como criar uma? Então, acompanhe este artigo!
O que são notas explicativas?
As notas explicativas são informações adicionais nas demonstrações financeiras sobre os principais eventos contábeis ocorridos. Elas apresentam detalhes importantes que servem para explicar os fatos.
Isso significa que as notas não repetem o que é apresentado nas demonstrações contábeis. Pelo contrário, elas apenas complementam e clarificam as informações apresentadas no Balanço Patrimonial (BP), no Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e no Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC).
Algo importante a entender é que as notas explicativas são previstas no Art. 176 da Lei 6.404/76 (Lei das Sociedades Anônimas). Desse modo, empresas que possuem acionistas (independente do regime tributário) são obrigadas a apresentarem esses relatórios quando necessário.
Veja o que diz a referida lei:
“As demonstrações serão complementadas por notas explicativas e outros quadros analíticos ou demonstrações contábeis necessários para esclarecimento da situação patrimonial e dos resultados do exercício”.
Dessa maneira, podemos dizer que as notas explicativas fornecem uma visão mais detalhada das finanças de uma organização.
O que as notas explicativas apresentam?
Para deixar bem claro a você, o Art. 176 da Lei 6.404/76, no parágrafo IV, determina o que as notas explicativas devem indicar:
IV – indicar: (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- a) os principais critérios de avaliação dos elementos patrimoniais, especialmente estoques, dos cálculos de depreciação, amortização e exaustão, de constituição de provisões para encargos ou riscos, e dos ajustes para atender a perdas prováveis na realização de elementos do ativo; (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- b) os investimentos em outras sociedades, quando relevantes (art. 247, parágrafo único); (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- c) o aumento de valor de elementos do ativo resultante de novas avaliações (art. 182, § 3o ); (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- d) os ônus reais constituídos sobre elementos do ativo, as garantias prestadas a terceiros e outras responsabilidades eventuais ou contingentes; (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- e) a taxa de juros, as datas de vencimento e as garantias das obrigações a longo prazo; (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- f) o número, espécies e classes das ações do capital social; (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- g) as opções de compra de ações outorgadas e exercidas no exercício; (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- h) os ajustes de exercícios anteriores (art. 186, § 1o); e (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
- i) os eventos subsequentes à data de encerramento do exercício que tenham, ou possam vir a ter, efeito relevante sobre a situação financeira e os resultados futuros da companhia. (Incluído pela Lei nº 11.941, de 2009)
Reforçamos que essas explicações só devem existir quando for necessário. Isso porque, conforme já mencionamos, elas relatam os detalhes e informações adicionais que esclarecem eventos das demonstrações financeiras.
Para que servem as notas explicativas?
Até aqui, você entendeu que as notas explicativas servem para esclarecer as demonstrações contábeis. Além disso, justificam dados que podem parecer incorretos em um primeiro momento.
Outra importância das notas reside no fato de elas ajudarem investidores, controllers, analistas financeiros e até auditores a avaliarem o verdadeiro desempenho econômico e a posição financeira da empresa.
A razão para isso é que, como elas apresentam uma visão detalhada e abrangente da situação financeira corporativa, são uma ferramenta para profissionais compreenderem as políticas contábeis e como elas podem afetar a saúde financeira da empresa.
Isso é possível, pois as notas contêm informações importantes sobre pontos como as metodologias contábeis usadas para registrar e relatar transações, por exemplo. Elas também explicam por que ocorreram quaisquer atividades irregulares ou incomuns - como determinada despesa - as quais podem impactar na lucratividade futura.
Em suma: as notas explicativas são uma ferramenta extremamente útil para entender dados das demonstrações financeiras, sem obscurecer as informações primárias que elas tentam transmitir.
Como as notas explicativas funcionam?
Dependendo da empresa, são realizados milhares de lançamentos em um período. É possível que nem todos eles estejam corretos e que, portanto, seja necessário realizar algum ajuste. É aí que entram as notas explicativas.
Também como você acompanhou até aqui, não é apenas para fazer correções de valores, saldos e lançamentos que as notas são importantes. A ferramenta é utilizada igualmente para explicar eventos ocorridos, como por exemplo, o pagamento de multas, aquisições de imobilizado, empréstimos, entre outros.
Praticamente, quase todos os eventos de um Balanço Patrimonial podem ter uma nota explicativa (e também, se houver necessidade, a nota pode evidenciar informações do DRE, DFC e do DVA - Demonstrativo do Valor Adicionado). Se for o caso, a nota deve estar localizada logo no final do relatório ao qual se refere.
Na hora da leitura, procure fazê-lo na ordem em que elas são elaboradas, uma vez que existe uma lógica na organização. Normalmente, a lógica é:
- Primeiro as informações gerais sobre o demonstrativo, seguido por detalhes dos itens necessários.
Adicionalmente, cada item da nota possui uma numeração. Essa mesma numeração é encontrada no relatório também, facilitando a sua identificação. Você entenderá melhor sobre isso no exemplo que separamos.
Exemplo de nota explicativa
A fim de tornar mais claro como funcionam as notas explicativas, pegamos o exemplo do relatório Balanço Patrimonial Consolidado e da Controladora, da companhia Vale do Rio Doce. Observe a imagem:
Note que na linha referente a Pagamento relacionados ao evento de Brumadinho é feito a referência à nota 22. Ao analisar o relatório, na parte das notas, os investidores, controllers e financeiro encontram a seguinte informação:
-
Rompimento da barragem de Brumadinho
Em janeiro de 2019, uma barragem de rejeitos (“Barragem I”) rompeu na mina Córrego do Feijão, no município de Brumadinho, Minas Gerais.
(...)
Em 4 de fevereiro de 2021, a Companhia assinou um Acordo Judicial para Reparação Integral (“Acordo Global”), que estava sendo negociado desde 2019, com o Estado de Minas Gerais, a Defensoria Pública do Estado de Minas Gerais e os Ministérios Públicos Federal e do Estado de Minas Gerais, para a reparação dos danos socioeconômicos e socioambientais decorrentes do rompimento da Barragem I.
(...)
Como consequência do rompimento da barragem, a Companhia possui provisões para atender aos compromissos assumidos, indenizações individuais aos que foram afetados pelo evento, gastos com reparação das áreas impactadas e compensação à sociedade, conforme demonstrado abaixo:”
Como criar uma nota explicativa?
Para a elaboração das notas, é imprescindível ter em mãos os demonstrativos. Caso você precise organizar-se nos seus relatórios gerenciais, disponibilizamos planilhas que podem ser usadas pela sua empresa. Clique nos modelos desejados e baixe o material gratuitamente:
Entendido isso, lembre-se que cada nota deve ter uma numeração. Essa mesma numeração deve estar visível no demonstrativo analisado para que qualquer um consiga localizar as informações as quais ela se refere.
Sobre o que deve constar nas notas, lembre-se que a função delas é a de corrigir uma informação errada ou inconsistente, ou trazer esclarecimentos. Confira o que pode ser incluído (mas lembramos que as informações variam conforme a situação):
- Esclarecimento sobre o desempenho e resultados obtidos;
- Políticas contábeis e métodos de avaliação adotados pela empresa;
- Detalhes sobre ativos e passivos, como depreciação de ativos, amortização de dívidas etc.;
- Ajustes realizados demonstrações anteriores;
- Informações sobre eventos contingentes, como litígios e compromissos que possam afetar a situação financeira da empresa.
Concluindo
As notas explicativas são uma obrigação legal para as empresas de sociedade anônima (S/A). Portanto, para organizações que se enquadram a essa natureza jurídica, sempre que for preciso esclarecer situações patrimoniais é necessário disponibilizá-las.
Contudo, caso essa não seja a situação da sua empresa, inseri-la nos relatórios contábeis pode ajudar o time no entendimento das informações, além de tornar tudo muito mais transparente.
Falando em relatórios gerenciais, eles desempenham um papel central na obtenção da previsibilidade financeira, já que apresentam dados valiosos para a análise, planejamento e tomada de decisões dentro de uma organização. Contudo, sabemos que elaborá-los é uma tarefa que pode levar dias de trabalho.
Esse era o problema enfrentado por Josi Correa, Diretora Geral do Grupo São José. Em 2018, com o crescimento do Grupo, veio a necessidade de contar com relatórios gerenciais automatizados e inteligência financeira para a tomada de decisão.
Dá uma olhada no que a diretora compartilhou com a gente: “Eu fazia o DRE de 28 lojas no Excel, todos os meses, buscando as informações do nosso ERP e trabalhando rateios, custo de pessoal, custo de laboratório, custo de produção etc. Era algo extremamente trabalhoso, precisava digitar, compilar, corrigir fórmulas, e me custava em torno de 5 dias de trabalho.”
Ao buscar por uma solução, ela encontrou a Treasy. Hoje, ela conta com um DRE Planejado e Realizado em até 1 dia para apresentar para a diretoria. Somado a isso, obteve outros benefícios, como na simulação de cenários para facilitar a tomada de decisão e também a inclusão de Notas Explicativas diretamente na ferramenta, associado aos relatórios gerenciais.
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