Como vimos no artigo sobre o que é um plano de contas, todo e qualquer evento ou operação realizado por uma empresa (compras, vendas ou investimentos) tem reflexo imediato em sua contabilidade, pois é nela que são registradas todas estas movimentações de acordo com a sua natureza e seus respectivos valores.
Desta forma, são gerados os registros nos diversos livros contábeis (Diário, Razão e Caixa), que, por sua vez, dão origem aos demonstrativos contábeis e gerenciais, entre eles o Balanço Patrimonial, um dos mais importantes na análise da saúde econômica e financeira de uma empresa. E para realizar a contabilização destes eventos, é necessário primeiramente entender o que é a classificação das contas contábeis.
O que é a classificação das contas contábeis?
Geralmente, as contas contábeis de uma empresa são classificadas em ativos, passivos, receitas e despesas. Elas são utilizadas justamente para organizar os registros, dando nome a cada movimentação realizada pelo negócio. Sem esse método, fazer a análise fica muito mais difícil. Vamos entender a que atividade ou bem se refere cada uma das contas contábeis.
Ativos
Neste grupo ficam as contas nas quais são registrados os bens, créditos e direitos que compõem o patrimônio da empresa. Alguns exemplos de ativos são: estoque (de produtos acabados ou de matéria-prima); bens, como máquinas, equipamentos e prédios; e ainda contas de ativos financeiros, como investimentos ou duplicatas a receber.
A sede da empresa, por exemplo, se for própria, é contabilizada como um ativo, pois faz parte do patrimônio. Da mesma forma, os resultados da participação em um fundo imobiliário também podem entrar nesta classificação, pois a aplicação foi realizada com recursos do negócio e com o objetivo de aumentar o patrimônio. É algo menos palpável, mas é um bem da empresa.
E no caso de dívidas, são os ativos da empresa que entram na conta para pagar os credores. O saldo dos investimentos, a sede e o maquinário podem ser utilizados para honrar esses pagamentos após uma determinação da justiça.
Passivos
Aqui ficam as contas em que são registrados os deveres e obrigações da empresa com terceiros, como parceiros de negócio, bancos e governos. Alguns exemplos de passivos são pagamento dos fornecedores, empréstimos e financiamentos, obrigações fiscais e sociais. Geralmente, são registros em longo prazo, ou seja, compromissos assumidos por um determinado período de tempo.
Imagine que uma empresa comprou um bem e ele entrou na classificação das contas contábeis como ativo. O financiamento que ela fez para adquirir esse imóvel, consequentemente, entra nas contas do passivo, pois configura um compromisso que o empresário assumiu com um banco ou com a instituição que cedeu a quantia.
O mesmo pode ser dito da matéria-prima. O material adquirido entra como um ativo do negócio, mas os pagamentos periódicos feitos de forma parcelada aos fornecedores são contabilizados como passivos.
Receitas
Nas contas do grupo de receitas são registrados todos os valores recebidos pela empresa. Eles podem ser provenientes da operação direta, como venda de produtos ou serviços, de receitas não operacionais, como juros recebidos, e, até mesmo, da venda de um ativo que não é mais utilizado.
Claro que as principais receitas de uma empresa vêm da venda de produtos e serviços, mas há outras formas de fazer o dinheiro entrar no caixa. O próprio patrimônio é um exemplo. Imagine uma empresa que cresceu e expandiu para um lugar maior. A antiga sede pode render de duas formas: com a venda ou com o aluguel. Na primeira, o valor entra de uma vez só. Já na segunda é recorrente, garantindo uma quantia importante para o negócio de maneira periódica.
Além disso, a receita pode ser utilizada para aumentar o patrimônio. Depois de apurar o lucro, ou seja, verificar se sobrou algum dinheiro após arcar com os custos e as despesas, o empresário tem em mãos um recurso que pode ser investido na compra de máquinas ou no aumento da capacidade física.
Despesas
Por fim, o grupo de despesas é composto pelas contas em que são registrados todos os desembolsos realizados pela organização, como pagamento de funcionários e fornecedores, compra de matéria-prima ou equipamentos e pagamento por serviços de terceiros. É aqui que a empresa consolida os passivos. Caso não exista esse registro, há possibilidade de ocorrer 2 problemas: erro no processo ou falta de pagamento. Ambos são graves e devem ser motivo de preocupação para os gestores.
Controlar cada uma das contas é essencial para manter a saúde financeira do empreendimento. Vamos pegar como exemplo o pagamento das parcelas de uma compra de matéria-prima. Elas devem ser contabilizadas conforme forem sendo pagas e o dinheiro realmente sair do caixa da empresa. Se essa despesa for registrada antes do dinheiro sair do caixa, pode dar a entender que o gasto já ocorreu e que o valor referente a ele está sobrando.
O contrário também pode acontecer. A sua empresa fez o pagamento do financiamento das novas máquinas, mas não fez o registro corretamente. Alguns dias depois, outra pessoa, vendo nas contas que não havia ocorrido o pagamento, faz uma nova retirada do caixa para quitá-lo.
Nos dois casos será necessário fazer ajustes para corrigir as falhas. Por isso, insistimos na necessidade de fazer todos os lançamentos corretamente, especialmente no que diz respeito à classificação correta de cada categoria. E para ajudá-lo nesse desafio, disponibilizamos um modelo de plano de contas simplificado, que funciona como o pontapé inicial para você entender, de forma mais clara, todo o processo.
Com ele, fica muito mais fácil fazer a correta classificação das contas contábeis e a segmentação dos ativos, passivos, receitas, custos e despesas de seu negócio, possibilitando uma melhor análise de toda a situação. Além disso, o modelo também auxilia e serve de base para a elaboração de um plano de contas personalizado para a classificação e segmentação das contas de sua empresa. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito do material.
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Método das partidas dobradas
Em contabilidade, existe um método chamado de método das partidas dobradas, em que cada transação financeira é registrada na forma de entradas em pelo menos 2 contas, nas quais o total de débitos deve ser igual ao total de créditos. Este método foi registrado por Luca Pacioli em 1494, mas até hoje continua sendo o sistema padrão usado no mundo todo por empresas e outras organizações para registrar transações financeiras.
Por exemplo, ao realizar a compra de matéria-prima, uma conta do ativo deve ser debitada, já que a conta de estoque do ativo é uma conta com natureza devedora. Porém, uma conta do caixa deve ser creditada, pois a empresa teve um desembolso para pagar ao fornecedor, então deve ocorrer uma saída de recursos já que a conta do caixa também é de natureza devedora.
O correto é que a soma dos ativos e passivos de uma empresa seja sempre 0. No final do exercício contábil ― que, normalmente, é de 1 ano ― é feita a apuração deste saldo, chegando ao resultado do período. Se ele for positivo, a empresa deu lucro. Se for negativo, é porque a empresa ficou no prejuízo.
Concluindo
Como falamos no início deste artigo, todas as obrigações contábeis só serão plenamente cumpridas se as empresas tiverem conhecimento claro destes termos que acabamos de explicar, entendendo as funções do ativo e passivo na contabilidade. Imagine como seria difícil fechar o Balanço Patrimonial sem saber registrar de maneira correta todos os ativos, ignorando, por exemplo, os investimentos feitos em fundos imobiliários.
No fim, algo vai dar errado e sua empresa enfrentará problemas tanto internos quanto externos, pois isso influencia em questões fiscais importantes, o que pode acarretar em multas pesadas. Além disso, a imagem da marca pode ficar arranhada perante clientes, parceiros de negócio e comunidade em geral.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você entender como funciona a classificação das contas contábeis, entendendo o que é ativo e passivo, assim como receitas e despesas. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.
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- Este artigo foi atualizado em 27/09/2018