Atualizado em 16/09/2022
Acredito que todo profissional da área de finanças ou empreendedor já avaliou um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) ou no mínimo um Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC). Esses relatórios podem dizer muita coisa sobre a situação financeira-econômica da empresa, no entanto, para dar certo, a estrutura de plano de contas precisa estar condizente com a maneira que você quer enxergar seu DRE e DFC.
Não pensar na estrutura adequada é um erro que muitas empresas cometem. Contudo, só percebem quando os relatórios de desempenho fornecem uma visão simplista ou distorcida do resultado do negócio. É como plantar laranja mas querer colher abacate.
Uma forma de organizar as despesas...
Antes de falarmos propriamente do plano de contas da sua empresa, imagine a seguinte situação: você acabou de casar e precisa organizar o financeiro com o seu parceiro. Você então percebe que os dois têm formas diferentes de detalhar as contas. Você, por exemplo, usa o modelo abaixo:
Já o seu parceiro, tem uma planilha mais detalhada:
O primeiro passo será organizar e padronizar as contas. Escolher o modelo que mais se adeque à realidade que estão vivenciando no momento e tudo que precisam para não perder de vista as movimentações financeiras dos dois. Principalmente porque, provavelmente, serão duas contas, dois cartões de crédito, entradas e saídas de dinheiro ou cheques e por aí vai.
O mesmo ocorre numa empresa de uma forma mais complexa.
Por isso a importância de um plano bem estruturado. Afinal, é o plano de contas que vai organizar e categorizar as informações econômico-financeiras da organização. Ou seja, estabelecer padrões para o registro das operações da empresa.
O que é um plano de contas?
Plano de contas é um conjunto de contas que representam os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante as atividades e operações de uma empresa. Portanto, o objetivo é nortear os trabalhos contábeis de registro das operações.
Consequentemente, o plano também norteia a elaboração das demonstrações contábeis e informações financeiras da empresa (Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial).
A imagem abaixo representa um exemplo de desdobramento das contas de despesas operacionais:
Lembrando que o plano de contas é utilizado também na elaboração do Orçamento Empresarial, ferramenta essencial para ter a empresa nas mãos. Isso porque por meio dele você conseguirá ter as metas orçamentárias de toda organização bem claras e acompanhar mês a mês o que de fato é realizado, podendo confrontar com o que foi planejado, por exemplo.
A estrutura ideal de um plano de contas
Embora a estrutura base não varie muito, a modelagem pode ser personalizada por empresa. Isso porque é preciso atender as necessidades de análises e suporte a tomada de decisão pelos gestores.
Logicamente, esse é um processo de construção que não termina nunca e sempre vai se complementando. Por exemplo, é comum que uma empresa inicie com um plano de contas simplificado e evolua de acordo com sua maturidade de gestão.
Entretanto, é fundamental que o plano de contas atenda pelo menos quatro grandes grupos:
Ativos
As contas ativas são os bens não palpáveis da empresa e representam as contas que fazem parte do patrimônio da empresa, como empréstimos, créditos e investimento. Inclusive, a sede da empresa é considerada um ativo, pois também contribui para o patrimônio empresarial.
Passivos
Os passivos representam as contas que são devedoras de uma empresa, ou seja, suas obrigações e compromissos. Contas que se encaixam na categoria passivos são pagamentos para terceiros, como fornecedores de materiais e empréstimos financeiros. Boa parte das contas ativas, portanto, acabando entrando também na categoria passiva. Se um bem foi comprado, por exemplo, ele será um ativo. E o seu pagamento, um passivo.
Receitas
As receitas são todas as entradas no caixa da empresa. Representam, então, qualquer venda de produto ou serviço. A renda, no entanto, pode surgir de outros lugares que não as vendas de produto, como um aluguel feito, por exemplo.
Despesas
As despesas, como o nome sugere, são os pagamentos feito a fornecedores, funcionários e compra de novos equipamentos. Aqui, portanto, é a documentação das contas passivas.
O que são contas sintéticas e contas analíticas?
Dando sequência, dentro de cada um dos grupos acima são criadas as Contas Sintéticas (ou contas agrupadoras), que, por sua vez, são detalhadas em subcontas, também conhecidas como Contas Analíticas.
A complexidade ou não do plano dependerá diretamente do objetivo da empresa e da complexidade de suas operações. A escolha por um plano de contas simplificado ou completo também deve levar em consideração as ferramentas e dados disponíveis. Isso porque não adianta ter uma estrutura completa se não será possível fazer acompanhamento ou, ainda, não poderá obter resultados e análises de forma rápida e fácil.
Dicas de como fazer um plano de contas contábil
A primeira dica é envolver o seu contador na elaboração do plano de contas. Afinal, ele é o profissional que mais usará o modelo definido, por isso ele precisa aprovar as estruturas desenhadas.
O primeiro passo é fazer uma lista com todas as suas contas, Receitas, Despesas, Custos, e Investimentos. Importante garantir que nada fique de fora.
Você já pode fazer essa listagem de acordo com os quatro grandes grupos (Ativos, Passivos, Receitas e Despesas), ou, se preferir, também pode classificar cada conta de acordo com o grupo após a listagem de tudo.
Definidos os grupos nos quais as contas se enquadram, é hora de determinar as nomenclaturas dessas contas. Aqui, há uma consideração importantíssima: o nome utilizado para determinada conta precisa ser o mesmo usado por todos os envolvidos, como por exemplo, a Contabilidade, a Controladoria e o Gestor de Departamento responsável pelo Orçamento.
Isso para evitar os erros e possíveis desvios de dados e valores. Logo, se definir que dentro de Despesas, terá o plano Despesas Fixas e, como subnível, Telefonia. Todos devem seguir a mesma lógica, já que se alguém usa Telefone Fixo, sistema nenhum irá identificar que estão falando da mesma conta.
Outro ponto de atenção na hora de estruturar o plano de contas é o uso que fará das informações na hora de gerar relatórios. Isso mesmo. Lembra quando falamos que um bom Plano serve de insumos para demonstrações contábeis e informações financeiras da empresa, como DRE e Fluxo de Caixa?
Logo, se precisará de determinadas análises e informações nesses relatórios, elas precisarão estar no seu plano de contas, desde o começo. Portanto, comece pelo fim neste caso: pense nos indicadores importantes para o seu negócio e já traga eles para seu Plano.
Tais cuidados com a elaboração do Plano de Contas são essenciais para preparar a Modelagem Financeira de sua empresa para um crescimento saudável, evitando muitas dores de cabeça com informações financeiras lançadas erradas ou desestruturadas conforme sua empresa cresce.
Se quiser entender mais sobre como fazer um plano de contas com uma boa Modelagem Financeira, ouça o episódio #22 do Controller Cast onde abordamos a importância dessa modelagem, erros comuns das empresas e como contorná-los:
Plano de contas referencial: obrigação de toda empresa
O plano referencial é uma obrigação para todas as empresas e serve como base para o plano contábil. Existe um modelo diferente para cada tipo de Regime Tributário.
Mas, antes de te falarmos sobre como funciona essa relação, sugerimos que você entenda bem o SPED, a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Por que isso? Porque o Plano Referencial é uma exigência da Receita e ele fala diretamente com esses instrumentos, como vamos ver.
O primeiro ponto importante é lembrar os Planos de Contas disponíveis no guia prático da ECF:
- Pessoa Jurídica em Geral
- Instituições Financeiras
- Seguradoras ou Entidades Abertas de Previdência Complementar
- Pessoa Jurídica em Geral
Imunes/Isenta
- Imunes e Isentas em Geral
- Associação de Poupança e Empréstimo
- Entidades Abertas de Previdência Complementar (Sem Fins Lucrativos)
- Entidades Fechadas de Previdência Complementar
- Partidos Políticos
Aqui, também vale ressaltar que, de acordo com o guia prático, embora o plano referencial não seja obrigatório no SPED Contábil desde 2014, esse Sistema considera o mesmo plano utilizado na ECF.
Portanto, é preciso atentar para dois registros: I050 e I051. O primeiro, que se refere ao plano de contas da empresa, é obrigatório, já o I051, que trata do plano referencial, é opcional. No caso das pessoas jurídicas, também é necessário preencher o registro I100, que é o cadastro dos Centros de Custo.
Erros comuns ao criar um plano de contas
Boa parte dos erros mais comuns já foram, de alguma forma, destacados anteriormente como como pontos de atenção. Um deles é conhecer muito bem as diferenças entre Custos e Despesas, Gastos (Custos e Despesas) e Investimentos.
Lembre-se que erros assim podem gerar decisões econômico-financeiras equivocadas, além de exigir tempo e esforço da equipe que poderia estar focando em questões mais estratégicas.
Como costumamos dizer, seu no planejamento para não sofrer na execução. Essa premissa também vale na hora de montar seu plano de contas. Mas para te dar uma mãozinha, preparamos um modelo para download.
Plano de contas contábil x Plano de contas gerencial
Mas, antes de falarmos sobre como deve ser a estrutura de um Modelo de Contas, precisamos entender a natureza e os tipos de Planos de Contas.
O primeiro ponto a considerar é que, para atender determinações legais do setor em que atua, a empresa deve manter o plano de contas Contábil com base nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
As contas servirão como base para o Balanço Patrimonial, demonstração contábil que evidencia, de forma sintética e padronizada, a situação patrimonial da empresa, como o próprio nome sugere.
Porém, em muitos casos, esse Modelo de Contas atende à regulamentação, mas não considera as necessidades de análise da organização para a tomada de decisões.
Para isso, a equipe de Contabilidade e Controladoria costuma elaborar o plano de contas gerencial, que nada mais é do que um arranjo diferente das contas existentes. Ou seja, o objetivo do plano gerencial é estruturar as contas de acordo com a prioridade e forma de enxergar a sua organização.
Assim, com essa visão gerencial, é possível analisar estrategicamente os resultados do financeiro, econômico e patrimonial da empresa.
Ao definir um plano de contas gerencial, deve-se tomar o cuidado para implementá-lo de maneira organizada e estruturada. Isso permitirá que as informações geradas alimentem automaticamente ambos os planos, tanto o contábil, quanto o gerencial, eliminando a chance de erros e inconsistências ao se trabalhar com dois Planos de Contas diferentes.
Planilha modelo de plano de contas completo
Disponibilizamos um modelo de plano de contas completo e gratuito para download abaixo:
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