Toda organização deve procurar ter um alto nível de transparência em sua gestão. A frase é uma afirmativa já inquestionável, sendo que para organizações do terceiro setor (Associações e Fundações) uma gestão transparente é ainda mais essencial.
Outra verdade que não deixa espaço para dúvidas é o fato de que o Orçamento Empresarial é o pilar da saúde financeira de todas as organizações, incluindo as ESFL’s (Entidades Sem Fins Lucrativos). Nesse contexto, se para organizações do terceiro setor a transparência das informações, especialmente no que diz respeito aos recursos obtidos e investimentos realizados, é primordial, que maneira melhor de se obter isso do que com a Gestão Orçamentária?
Organizações do terceiro setor devem ser vistas como uma entidade sem fins lucrativos, justamente por isso devem levar a sério o coração do negócio: o financeiro. Sendo assim, dedicamos o post de hoje especialmente a você que trabalha em uma entidade do terceiro setor e precisa de uma ajuda para elaborar o orçamento para organizações sem fins lucrativos.
O que é o terceiro setor?
Antes de mais nada, para fins de alinhamento vamos esclarecer o que significa uma organização de terceiro setor, também conhecida como Organização da Sociedade Civil (ou, como estamos acostumados, as ONGs). Para isso, já deixamos bem claro que a principal diferença entre uma entidade do terceiro setor e uma empresa está na causa, sendo que:
- O principal objetivo das empresas é o lucro;
- O principal objetivo das Organizações do terceiro setor é lutar por melhores condições de vida da sociedade, ao mesmo tempo em que entende que possui direitos e deveres. Apesar de não auferirem lucro, toda entidade do terceiro setor deve buscar superávit em suas operações.
Importante destacar que pelo ponto de vista jurídico só há duas classificações no campo social quando falamos em terceiro setor: associações e fundações. Ambas possuem caráter social e voluntário.
Assim, é possível construir uma carreira no terceiro setor, sempre considerando que os profissionais que trabalham em entidades sem fins lucrativos devem ser tão preparados quanto aqueles que estão em empresas que buscam o lucro.
Também destacamos que apesar de Entidades do terceiro setor não terem o lucro como o fim, profissionais da área financeira devem colocar seus esforços e gerar resultados positivos. Sendo assim, para falar de Orçamento em organizações sem fins lucrativos, precisamos dar um passo atrás e falar sobre Planejamento.
A importância do Orçamento no terceiro setor
O Orçamento Empresarial é uma ferramenta que oferece grandes subsídios para tomadas de decisão. Em organizações do terceiro setor ele se faz ainda mais necessário para:
- Planejar a aplicação de recursos;
- Facilitar a prestação de contas;
- Proporcionar uma visão financeira da organização (extremamente útil para atrair recursos);
- Analisar variações entre o previsto e o realizado;
- Analisar se os objetivos definidos no planejamento estratégico, tático e operacional estão sendo cumpridos;
- Facilita tomadas de decisão com relação a prioridades e à direção que a entidade tomará durante um período;
- Torna a gestão transparente, especialmente porque os recursos recebidos são sempre públicos (que vêm da sociedade: organizações, empresas, pessoas e próprio governo).
É preciso ter em mente que o orçamento para Organizações da Sociedade Civil é uma ferramenta de altíssimo valor agregado, afinal, entidades sem fins lucrativos também precisam se pautar em projeções financeiras. Por isso, o ideal é que seja utilizado na entidade como um todo e que seja uma peça viva dentro dela.
O que considerar ao elaborar um orçamento para organizações sem fins lucrativos?
Orçamento é orçamento em todo lugar, tanto para o primeiro, quanto para o segundo e terceiro setores. Por isso, o primeiro item a considerar é definir o horizonte de tempo. Em grande parte dos casos, orçamento é realizado para doze meses ou coincide com a gestão da Diretoria atual.
Organizações do terceiro setor devem ser tratadas como qualquer instituição privada, portanto, o orçamento deve ser elaborado com total transparência de ganhos, gastos e investimentos realizados durante o período sendo coberto.
Além de definição de horizonte de tempo e transparência, não esqueça que ao elaborar o orçamento para organizações sem fins lucrativos, as despesas devem estar dentro dos objetivos sociais. Além disso, claro todos os fatos fiscais e econômicos devem estar registrados no orçamento. Lembre-se: ele será muito útil para comprovar a boa utilização dos recursos captados, portanto, quanto mais claro você conseguir comprovar a evolução patrimonial da sua instituição, mais recursos ela terá.
Um fator bastante importante quando o assunto é Gestão Orçamentária em ESFL’s é que como essas entidades só podem reconhecer as receitas quando o recebimento das mesmas for efetivo, elas devem adotar o Regime de Caixa, e não o Regime de Competência para comprovar a utilização de recursos captados.
Isso porque no Regime de Caixa são considerados o registro dos documentos na data de pagamento ou recebimento, enquanto que no de Competência o registro do evento se dá na data que o evento aconteceu, ou seja, na data do documento, não importando quando vai ser pago ou recebido.
Neste artigo você encontra mais informações relacionadas aos dois regimes, mas já para adiantar, para o Regime de Caixa (que entidades sem fins lucrativos devem utilizar) a ferramenta utilizada é o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Com o DFC sabe-se quais foram as entradas e saídas de dinheiro que ocorreram em um período específico, seja no caixa, nas contas bancárias ou nas aplicações financeiras que a empresa possui com liquidez imediata. É possível ainda averiguar qual o resultado causado na entidade por cada uma destas movimentações financeiras.
Se você precisa de um modelo de DFC para colocar em prática o Orçamento, disponibilizando gratuitamente uma planilha que pode ser baixada clicando na imagem abaixo:
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E como elaborar o orçamento para ESFL’s?
O primeiro passo para a implantação do orçamento é a criação de uma cultura orçamentária aí na sua ESFL. Isso pode ser bastante desafiador e este artigo vai te ajudar, mas basicamente ter uma cultura orçamentária é ter a prática do orçamento enraizada na entidade inteira, em todos os seus setores.
Como falamos, isso pode ser desafiador e lógico que você não precisa esperar a bênção de todos para começar a colocar a mão na massa. O principal é ter o apoio da diretoria, pois será meio caminho andado.
Para a parte prática, confira a seguir:
- Levante Custos e Despesas Fixas: uma dica aqui é fazer o levantamento por área na entidade, identificando oportunidades de redução de gastos e definindo as metas ou verbas para cada Custo e Despesa. O Orçamento de Despesas Operacionais e o Orçamento de Gastos com Pessoal entram neste item.
- Defina os investimentos necessários: defina claramente os investimentos que serão necessários realizar para que sua entidade funcione da melhor maneira. Uma entidade que alfabetiza adultos pode precisar de computadores, livros, apostilas, material escolar etc. Na hora de realizar a Projeção de Investimentos de sua organização é preciso planejar cuidadosamente também a fonte de recursos que será utilizada e considerar todos os custos operacionais e financeiros envolvidos.
- Faça a projeção de fluxo de caixa: lembra que comentamos que o DFC é uma ferramenta essencial para entidades do terceiro setor? Pois é, o orçamento para organizações sem fins lucrativos precisa ter uma projeção orçamentária para entender também a necessidade de capital de giro da entidade.
As informações devem ser registradas em uma ferramenta, a fim de que se aja o controle adequado.
Qual ferramenta utilizar para a elaboração do orçamento para organizações sem fins lucrativos?
Você pode elaborar o orçamento com uma solução de Gestão Orçamentária, ou em planilhas. A primeira opção é a mais indicada, mas a planilha é bem útil para os primeiros passos. Se você achar melhor começar com elas, pode utilizar nossa planilha que disponibilizamos gratuitamente. É só clicar na imagem abaixo para acessá-la:
Ajuda extra: metodologia de Gestão Orçamentária para sua Organização da Sociedade Civil
Até aqui abordamos a importância do orçamento para organizações sem fins lucrativos, os pontos que devem ser considerados e como elaborá-lo. Contudo, antes de colocá-lo efetivamente em prática, é necessário definir a metodologia de Gestão Orçamentária.
Na maioria dos casos, para quem está começando a trabalhar com Orçamento o Base Zero (OBZ) é uma das opções mais escolhidas. Como o nome sugere, ele começa do zero, ou seja, não leva em consideração valores de períodos anteriores.
O Orçamento Histórico (OBH) é outra opção muito utilizada. Para o OBH leva-se em consideração valores do ano anterior e calcula-se o quanto se deseja elevar a receita e quanto os custos e gastos deverão subir para dar suporte aos objetivos da entidade.
No post Orçamento Base Zero x Orçamento Base Histórico – Conceitos, vantagens e desvantagens de cada modelo você pode entender melhor cada um deles.
Contudo, as opções não encerram aí. Só para você ter uma ideia, contando com o OBH e OBZ destacamos oito tipos de metodologia da Gestão Orçamentária:
- Orçamento Estático
- Orçamento Flexível
- Orçamento Contínuo
- Orçamento Revisado (Forecast)
- Orçamento Base Zero
- Orçamento Base Histórico
- Orçamento Matricial
- Orçamento Colaborativo (Descentralizado)
Em cada link você encontra mais informações a respeito de cada metodologia, mas para facilitar centralizamos tudo isso em um único e-book disponível gratuitamente. É só clicar na figura abaixo e fazer o download:
Mas se ainda você se sente um pouco inseguro para implantar o orçamento, indicamos realizar nosso curso da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária. Esse curso foi criado para disseminar os conhecimentos que adquirimos implantando o orçamento em centenas de empresas. Para conferir e se inscrever, clique na imagem a seguir:
Concluindo
Entidades sem fins lucrativos, as ESFL’s, exercem um papel importantíssimo, pois ajudam a sociedade a preencher lacunas em educação, saúde, esporte etc. Para elas, o lucro não é o fim, mas sim o meio para obterem os recursos necessários ao funcionamento de suas operações.
Justamente por dependerem de atração de recursos financeiros para sobreviver, demonstrar transparência na Gestão Orçamentária é fundamental. Por isso, o orçamento para organizações sem fins lucrativos deve ser visto como ferramenta obrigatória a todas as organizações do terceiro setor que querem continuar em funcionamento e servirem ao propósito a que foram criadas.
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