Quando o fim do ano chega, muitas pessoas adotam a filosofia de “virar a página” e começar o novo ciclo do zero, esquecendo o que passou, tanto de bom quanto de ruim. Outras pessoas, porém, preferem tirar lições do que viveram, utilizando as experiências para fazer diferente no novo ano. A pergunta que fica é: quem está tomando a decisão mais acertada?
A verdade é que as duas ideias fazem sentido e apresentam vantagens e desvantagens, inclusive quando falamos do mundo corporativo. Em uma empresa, essas formas de pensar também podem ser aplicadas. Elas entram em ação na hora de criar o orçamento para o ano seguinte, por meio de conceitos bem comuns na gestão empresarial: Orçamento Base Zero (OBZ) e Orçamento Base Histórico (OBH).
Tratam-se, basicamente, de modos distintos de financiar a realização dos objetivos do negócio. E, como citamos, ambos têm prós e contras. Vamos entender melhor como eles funcionam? Siga com a gente!
Orçamento Base Zero (OBZ)
Esta técnica usa o mesmo princípio do grupo de pessoas que prefere “virar a página”. Para isso, parte da premissa de que nem todos os eventos ocorridos no ano atual irão se repetir no próximo ano, pois na sua empresa você não terá necessariamente gastos com as mesmas funções e operações nos exercícios seguintes.
No Orçamento Base Zero, portanto, devem ser orçadas as despesas com base em cada processo, projeto e atividade necessários para atingir as metas e os objetivos definidos. Somado a isso, cada gasto deve ser discutido e justificado pelos gestores. Dessa maneira, eles garantem somente o uso dos recursos essenciais para o ano seguinte.
Pelo fato de este modelo não levar em consideração os dados históricos para realizar o orçamento, ele acaba tomando muito mais tempo para ser feito, uma vez que todos os gastos da empresa devem ser discutidos e justificados. Porém, a vantagem é a eliminação de processos e projetos que não estejam alinhados com os objetivos do negócio.
Pelas características da metodologia OBZ, sua utilização é indicada principalmente quando se deseja realizar uma reestruturação na empresa. Se você está pensando em dar uma guinada no negócio, talvez esta seja a melhor solução. Mas evidentemente que ela também pode ser usada em outras circunstâncias.
Para termos uma ideia de como aplicar o orçamento OBZ, vamos dar um exemplo do marketing. É comum que as necessidades da empresa em um ano exijam uma atitude do setor que pode não ser a ideal para o período seguinte. Dependendo da realidade do mercado, as estratégias de comunicação precisam mudar em termos de proporção, agressividade e estratégias de penetração do público-alvo.
Então, com os objetivos da empresa em mãos, os profissionais do marketing definem o que é necessário para colaborar de maneira efetiva para o cumprimento dessas metas naquele ano. A partir daí é pensado no orçamento necessário para financiar as ações no período, descartando o que foi feito anteriormente, já que se tratava de outra realidade. Ou seja, não é preciso olhar para o passado para tocar esse processo.
O mesmo vale para o desenvolvimento de produtos. Em um ano, para lidar com a pressão dos concorrentes, pode ser mais necessário investir em novos itens do portfólio. Já no período seguinte, isso pode não ser uma exigência interna ou de mercado, considerando que a demanda foi, pelo menos em partes, cumprida.
Como fazer o OBZ
O primeiro passo para implementar a metodologia OBZ na empresa é preparar as equipes. Você precisa treinar os profissionais para este momento, envolvendo-os no processo. Isso é fundamental para que todos entendam o espírito do orçamento base zero e não o vejam como uma mera burocracia.
O segundo passo é deixar bem claro as divisões da empresa, ou seja, os setores que fazem parte dela. Pode parecer algo óbvio, mas quando cada área sabe exatamente em que ponto começa e em qual ponto termina suas obrigações, evitam-se muitos contratempos. Como cada uma das áreas tem uma demanda própria, um ritmo diferente e uma forma de trabalhar específica, essas particularidades precisam ser bem dimensionadas e respeitadas.
Na sequência, chega o momento de levantar as estratégias da empresa. Para isso, é necessário estabelecer os objetivos corporativos para o período selecionado e, com base neles, estipular as metas.
Por fim, é necessário definir o que chamamos de limiar dos gastos, quer dizer, o mínimo que precisa ser investido para que a empresa consiga operar sem grandes dificuldades. Tudo o que passar deste ponto deve ser devidamente analisado pelos profissionais, que definirão se é ou não interessante considerar.
Orçamento Base Histórico (OBH)
O Orçamento Base Histórico (OBH) se parece mais com o pensamento do segundo grupo de pessoas que citamos no começo do texto. Também conhecido apenas como Orçamento Histórico, é gerado a partir dos números do ano anterior. Basicamente, é calculado o quanto se deseja elevar a receita e quanto os custos e gastos deverão subir para dar suporte a esses objetivos.
É verdade que não é possível alterar o que já passou, porém, não podemos esquecer do aprendizado e da experiência adquiridos ao longo do tempo. Portanto, é sempre bom dar uma olhada para trás, evitando, assim, cometer os mesmos erros novamente ou deixar de aproveitar o que deu certo. É com base neste princípio que o orçamento histórico atua.
Uma boa vantagem é que ele envolve menos pessoas, pois não é necessário revisitar e justificar todas as atividades da empresa para gerar o novo orçamento. Sendo assim, também é mais rápido de ser feito.
Além disso, com o Orçamento Base Histórico, pode-se evitar distorções na hora de definir os custos de uma determinada atividade, pois já existe uma base a partir dos números do ano anterior. Dessa forma, não é necessário estimar os custos do zero para cumprir com o planejamento estabelecido.
Pensando no exemplo que vimos antes sobre a área de marketing, no caso do Orçamento Base Histórico, a empresa vai olhar os resultados do ano anterior e avaliar se precisa aumentar o investimento, considerando que as ações surtiram resultados positivos e há margem para uma expansão ainda maior. Mas também pode-se chegar no entendimento de que o melhor é manter o orçamento para adequar o volume de pedidos à capacidade de demanda. Tudo vai depender da avaliação que for realizada.
Já no caso do desenvolvimento de produtos, os gestores podem optar por elevar o nível de investimentos, caso seja necessário dar um fôlego para a área de pesquisas com o objetivo de apresentar novidades ao mercado, considerando as demandas identificadas no período anterior. Assim, a produção pode ser mantida com o mesmo orçamento praticado anteriormente, pois as novidades, neste caso, só começarão a ser manufaturadas mais adiante.
Como fazer o OBH
Antes de mais nada, é essencial destacar que aqui também é fundamental envolver os colaboradores no processo. Por mais que esse seja um modelo menos drástico, digamos assim, as pessoas que fazem parte da empresa precisam ser chamadas para contribuir com o debate.
Para realizar esse orçamento, a empresa precisa analisar os números anteriores, fazer uma previsão do que será praticado no próximo exercício e também estimar as receitas. Com esses números em mãos, os profissionais devem definir, então, as prioridades dos gastos.
E os números, claro, precisam ser confiáveis. Por isso, é importante sistematizar o registro, a classificação e o acompanhamento dos desembolsos de sua empresa. Para ajudá-lo neste trabalho, desenvolvemos uma planilha que conta com um modelo para demonstração de gastos, custos e despesas. Com ela, fica mais fácil classificar, analisar e monitorar todas as informações! Clique na imagem abaixo e acesse gratuitamente:
A escolha entre Orçamento Base Zero e Orçamento Base Histórico
Como podemos observar, as duas técnicas apresentam vantagens e desvantagens. Assim, escolher uma delas vai depender muito do momento do seu negócio. Se a intenção for reestruturar a empresa ou alguma área, o Orçamento Base Zero pode ser o mais indicado. Se não, o Orçamento Base Histórico pode ser considerado, uma vez que proporciona ganhos de velocidade em sua elaboração, além do aprendizado acumulado que traz consigo.
Uma estratégia que pode ser adotada é a utilização do OBZ a cada 3 ou 4 anos e, nos demais, a utilização do OBH para medir a evolução do resultado da empresa. Outra estratégia interessante é partir para um modelo híbrido: ou seja, caso o objetivo seja reestruturar somente uma área da empresa, aplicar o Orçamento Base Zero para esta área e o Orçamento Base Histórico para o restante da empresa.
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Concluindo
Independendentemente do modelo a ser adotado, o importante é que a empresa mantenha sempre os pés no chão e realize os orçamentos com cautela, bom senso e de acordo com a realidade.
É essencial observar os cenários e analisá-los com base em estudos e números, sem subestimar nenhuma necessidade ou realidade. Somente assim o orçamento poderá apresentar resultados positivos para a empresa. E caso essa parte, de conquistar os resultados, for a mais desafiadora, nós temos um material indispensável, feito para quem precisa ajustar esse aspecto.
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