Na Gestão Orçamentária não é diferente. Ao iniciar seu de Planejamento e Orçamento, toda empresa deve definir quais são as premissas que vão nortear o processo e que vão ser utilizadas pela organização como guia para as próximas etapas. As Premissas Orçamentárias são, portanto, a orientação básica para dar início ao processo de orçamentação, e por sua vez deverão estar em conformidade com cada um dos cenários eleitos pela área encarregada de trabalhar o orçamento, seja ela a área de Planejamento e Controladoria ou mesmo a alta direção da empresa.
As Premissas Orçamentárias são como balizadores estratégicos
No artigo Plano de Voo fizemos um paralelo entre o planejamento que é necessário antes da decolagem de um avião e o planejamento necessário antes de iniciar as operações de uma empresa. Quando o piloto senta para traçar o plano de voo, ele faz o levantamento prévio de fatores internos que poderão afetar a viagem, como o número de passageiros ou o peso de combustível e também o levantamento dos fatores externos, como a previsão meteorológica.
Na Gestão Orçamentária seguimos o mesmo princípio. Antes de iniciar o orçamento é preciso definir os princípios que nos guiarão neste processo, as chamadas Premissas Orçamentárias.
A primeira destas premissas é o cenário econômico esperado para o período a ser orçado. O cenário econômico é importante porque define os fatores externos que podem influenciar o desempenho da empresa no período orçado. Fazendo uma analogia, podemos dizer que o cenário econômico está para quem faz o orçamento assim como a previsão meteorológica está para o piloto que faz um plano de voo.
Ou seja, as Premissas Orçamentárias são como balizadores que vão dar um norte a ser seguido e também definir limites mínimos e máximos do que os gestores podem trabalhar dentro do Planejamento Orçamentário em busca de melhorar os resultados e seus departamentos e claro, atingir os objetivos globais da organização.
A partir desta análise prévia é criado o chamado Quadro de Premissas, um resumo montado pela área de Planejamento e Controladoria (ou responsável equivalente) com as principais variáveis que poderão afetar os negócios da empresa no período orçado. Veja abaixo um exemplo de Quadro de Premissas:
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Estes são todos números estimados, que a empresa assume como premissas, ou seja, caso mudem, o restante do orçamento que dependente deles também mudará.
Mas para efeito de Planejamento e Orçamento, estes dados, depois de aprovados pela diretoria, devem ser rigorosamente seguidos e tomados como verdade, servindo de parâmetro base para todas as demais projeções da empresa.
Como as Premissas Orçamentárias se encaixam no processo
Conforme já falamos antes aqui no blog, o processo de Gestão Orçamentária se divide basicamente em três grandes fases: Planejamento, Execução e Acompanhamento.
É durante a fase de Planejamento que são definidas as Premissas que vão servir como norteadores para o restante do processo. De forma bastante resumida, podemos dizer que após a escolha do cenário mais provável, a Controladoria preparará o quadro de premissas para o plano orçamentário, conforme mostra a imagem abaixo:
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Na fase do Planejamento Estratégico é quando a empresa analisa o macro cenário econômico, mapeia sua situação atual e define os objetivos estratégicos a serem alcançados. Já na fase do Planejamento Operacional é que a organização monta os planos para chegar aos objetivos estabelecidos e traduz isto tudo em números, por meio do Orçamento Empresarial.
A definição das Premissas Orçamentárias é a etapa intermediária entre a fase mais ligada a estratégia e a fase mais ligada à operação dentro do processo de planejamento. É nesta etapa que são definidos os parâmetros chave que vão conectar os planos estratégicos aos planos operacionais.
De que sua empresa não abre mão?
Durante o processo de Revisões Orçamentárias ou mesmo durante as Simulações de Cenários, é normal realizar testes e experimentos como, por exemplo, redução de pessoal, substituições de matérias-primas, abertura ou fechamento de Canais de Distribuição, alterações no mix de produtos de vendas ou qualquer outro tipo de simulações com o objetivo de encontrar formas de reduzir custos ou elevar o faturamento, consequentemente melhorar o lucro da empresa.
Nesta hora, ter um quadro de Premissas Orçamentárias bem montado, vai ajudar a definir o que sua empresa não abre mão, em hipótese alguma. Sejam critérios mais objetivos como o nível de qualidade dos produtos, localização das lojas ou mesmo critérios mais subjetivos como questões éticas ou até relacionados à fidelidade com parceiros e fornecedores.
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Isto é de extrema importância para que cada gestor saiba exatamente o que pode buscar de alternativas para melhorar os resultados de seu departamento (e da empresa) e também o que é uma premissa fundamental da organização e deve ser mantido.
Portanto, além da função financeira, as Premissas Orçamentárias são também um ótimo instrumento de comunicação, que auxiliam a organização realizar seu orçamento de forma colaborativa e descentralizada, evitando problemas e aumentando o alinhamento geral dos gestores de departamento em relação à estratégia.
O que sua empresa ganha definindo Premissas Orçamentárias?
Se você leu este texto até aqui e ainda não se convenceu a criar um Quadro de Premissas antes de iniciar o Orçamento de sua empresa, veja mais algumas vantagens:
- Comunicação mais efetiva dos parâmetros base que devem ser respeitados, reduzindo o número de revisões, ajustes e correções no Orçamento de cada departamento;
- Aumento do alinhamento entre a alta direção e gestores de departamentos;
- Melhoria na conexão entre o Planejamento Top Down e Bottom Up;
- Visão mais holística dos macro e micro cenários em que a empresa está inserida;
- Melhor nível de previsibilidade dos resultados futuros;
- Possibilidade de analisar separadamente as variações de resultado devido a alterações das premissas orçamentárias das variações provenientes de questões operacionais.
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