Como a Reis Advogados ganhou velocidade e precisão na criação de metas financeiras

Neste case Clarizon Júnior (Líder Financeiro) e Izabel (Controller Financeira) compartilham os desafios da implantação e da descentralização do Orçamento Empresarial no escritório de advocacia Reis Advogados, um dos escritórios mais admirados do Brasil pela Análise 500 Advocacia.

DESAFIOS ENFRENTADOS

Essa história inicia em 2016 quando Marcus Reis (CEO e Sócio) decide implantar o Orçamento na Reis Advogados e profissionalizar a gestão de resultados do escritório.

Na época o orçamento iniciou centralizado na diretoria, mas o objetivo maior já era amadurecer o processo e criar uma cultura orçamentária forte, onde todos os gestores participassem da elaboração e acompanhamento dos resultados, jornada que levaria 6 anos para se concretizar.

Clarizon (atual Líder Financeiro) entrou na empresa em 2017 e foi diretamente envolvido no projeto de orçamento, momento no qual os primeiros gestores do escritório passaram a colaborar com o acompanhamento do orçamento, visando aumentar a transparência e comprometimento com os resultados.

No entanto, algumas barreiras surgiram neste caminho, a principal delas foram as planilhas que, em pouco tempo, passaram de aliadas para vilãs do processo.

Izabel (Controller Financeira) era a responsável por operacionalizar as bases orçamentárias em planilhas e também de ser o ponto de apoio para os gestores que participavam do processo.

Mesmo operando planilhas bem elaboradas, todo o trabalho manual, o volume de dados e a insegurança ao operar os relatórios gerenciais passaram a prejudicar a participação das lideranças no processo orçamentário.

“Para não correr o risco de perder informações, e como os gestores não são íntimos do Excel, não conseguíamos compartilhar as planilhas com eles, então esse processo ficava centralizado em mim. Nosso acompanhamento com o gestor era semanal, então toda segunda-feira eu precisava extrair os dados realizados, formatar nas planilhas e agendar um horário com cada gestor, o que demandava muito tempo de todos.”

Reis Advogados - Izabel Lisdely Lima de Oliveira

Izabel Oliveira Controller Financeira

O desafio operacional impedia um avanço estratégico para o processo: envolver os advogados, com suas próprias demandas e prioridades, em um processo nada natural no seu dia a dia, conforme relata Clarizon:

“Além dos gestores não serem pessoas com base financeira, eles possuem suas próprias responsabilidades, precisam buscar honorários, pensar em resoluções positivas para seus processos e ao mesmo tempo precisam cuidar do orçamento, então precisávamos de uma ferramenta simples e fácil de utilizar.”

Clarizon Júnior Líder Financeiro

ESTRATÉGIA ADOTADA

Já em 2018 o time de Controladoria e Finanças da Reis Advogados teve o primeiro contato com a Treasy participando de um dos Webinários no Youtube buscando aplicar boas práticas no seu processo orçamentário.

Mas foi só em Julho de 2020 que eles conversaram com um de nossos especialistas e avançaram com a implantação do software.

Neste momento, Izabel que era a detentora do conhecimento das planilhas, passou a integrar o projeto junto a Treasy e sistematizar gradualmente o orçamento, processo que levou poucos meses em parceria com os consultores da Treasy. O serviço de Advise contratado pela empresa apoiou na Modelagem e na importação das planilhas para o Treasy, aproveitando toda a base de conhecimento criada até então.

Já em 2021 os primeiros gestores tiveram acesso à ferramenta, agora um ponto único de contato entre controladoria, gestão e diretoria.

RESULTADOS ALCANÇADOS

Uma cultura orçamentária forte não se cria do dia para a noite, mesmo com um time de excelência e apoio dos sócios, não foi diferente para a Reis Advogados. Desde o início do processo centralizado e em planilhas até a descentralização e sistematização do processo, foram 6 anos de aprendizado e muito trabalho do time.

A sistematização com o Treasy possibilitou novos patamares na gestão do orçamento e no envolvimento dos advogados do escritório:

“Quando os gestores apenas participavam do acompanhamento orçamentário, o engajamento era menor, para alguns os números nem faziam muito sentido. Quando passamos a envolvê-los na elaboração do orçamento, com cada gestor informando seus números, o jogo virou. Hoje eles mesmo nos cobram quando o realizado x planejado não está atualizado, tiram dúvidas sobre indicadores, estão realmente interessados no orçamento, não apenas nas linhas de receita e resultado, mas também nas despesas do escritório.”

Clarizon Júnior Líder Financeiro

“Nas planilhas levávamos muito tempo para encontrar desvios, encontrar lançamentos errados ou analisar uma conta específica que se perdia em meio ao volume de dados. Com o Treasy conseguimos organizar essas informações, isso facilita muito para o gestor acompanhar as ações que foram planejadas no mês, e com o recurso de 'comentários' ele consegue fazer a justificativa dos seus desvios direto na ferramenta, inserindo anexos para entendermos as ações realizadas.”

Izabel Oliveira Controller Financeira

Além dos ganhos operacionais, a ferramenta também trouxe ganhos estratégicos na definição de metas e na inclusão de rodadas de revisões orçamentárias, antes impossíveis:

“Outro ganho foi na criação das metas, antes demorávamos muito para compilar todos os gastos, entender a necessidade de receita e qual seria uma meta possível para o escritório, hoje temos essa informação pelo Treasy. Com esse ganho de velocidade na definição da meta, também passamos a fazer revisões orçamentárias, antes era impensável ter toda a demanda de elaboração da meta 3 vezes ao ano, hoje conseguimos revisar de 3 em 3 meses tranquilamente, sem trabalho braçal.”

Izabel Oliveira Controller Financeira

Clarizon resume bem o impacto da parceira na gestão dos resultados do escritório:

“O orçamento era um grande sofrimento, tanto pela parte operacional, quanto na análise de dados, obtenção de indicadores [...] A adoção do Treasy foi uma completa virada de chave para o processo orçamentário”

Clarizon Júnior Líder Financeiro

SOBRE A EMPRESA

A Reis Advogados é um escritório de advocacia de Minas Gerais com mais de 50 anos de história. Possuem um quadro completo de soluções empresariais atuando no Agronegócio, Ambiental, Tributário entre outros, sempre buscando entregar soluções personalizadas com foco em resultados.

A busca por excelência se reflete nos prêmios e no reconhecimento do escritório, eleito um dos escritórios mais admirados em 2020 e 2021 pela Análise Editorial.