Como a A2C reduziu 75% do trabalho em sua gestão orçamentária gerando dados mais confiáveis

SOBRE A EMPRESA

Fundada em 2001, a A2C é uma das maiores agências digitais do Brasil. A agência trabalha com o planejamento e implementação de estratégias interativas, envolvendo abordagens que incluem inovação em negócios, comunicação integrada e mídias sociais. Na época, contava com mais de 100 profissionais, mas em dezembro de 2019 foi anunciada sua fusão com a agência BriviaDez de Porto Alegre.

Nas palavras de Anderson de Andrade, CEO da empresa, a A2C tornou-se ao longo de sua história “uma empresa de inteligência, estratégia e consultoria que ajuda seus clientes a criar novas linhas de receita e novos modelos de negócio”. Essa mentalidade trouxe resultados expressivos nas campanhas de seus clientes como o Prêmio Marketing Best e o International Book Industry Excellence Awards.

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DESAFIOS ENFRENTADOS

Com uma gestão focada em processos e resultados, em 2017 a A2C entrava no segundo ano do seu processo de gestão orçamentária. Na época com 70 colaboradores, a empresa contava com a participação dos gestores desde o primeiro exercício orçamentário, prezando pela transparência e utilizando o orçamento como uma ferramenta de alinhamento entre os objetivos das áreas e da empresa.

Mesmo com um processo de planejamento que envolvia 10 gestores e demorava em torno de 2 semanas, a previsibilidade de resultados não se concretizava. Segundo João de Andrade, Sócio e Diretor de Operações, ainda estavam “olhando pelo retrovisor”.

Consolidar o planejado x realizado, extraindo as informações do ERP e alinhando com a modelagem do planejamento era uma tarefa homérica que consumia vários dias de trabalho do time financeiro todo mês e, mesmo assim, o resultado não era o esperado. O reporte final não era suficiente para a tomada de decisão pelos gestores ou pela diretoria.

E mesmo contando com uma consultoria especializada na época, as planilhas traziam morosidade para o processo: era possível planejar, mas era impossível acompanhar os resultados mês a mês. O sistema de ERP contratado também não conseguia suprir as informações de planejamento, nem relatórios gerenciais.

Aliado a estes problemas, João também tinha a visão de que “é importante ter a gestão da empresa independente de pessoas, de arquivos. Queríamos tê-la em nuvem, integrada com as demais plataformas da empresa“.

ESTRATÉGIA ADOTADA

Com esse cenário caótico, no final de 2016 João iniciou a busca por uma solução que sistematizasse este processo, eliminasse as planilhas e trouxesse confiança para o planejamento da A2C. E nestas buscas se deparou com o Treasy, onde assistiu um vídeo sobre a descentralização do orçamento que contava exatamente o seu desafio na empresa.

O final do ano é o momento comum para iniciar o planejamento para o ano seguinte. Assim, ao conversar com os consultores da Treasy João expôs uma necessidade bastante desafiadora: tinha 2 semanas para apresentar o orçamento para o Conselho da empresa.

Neste ponto, contar com o time de consultores da Treasy e com a metodologia embutida na solução fez toda a diferença
João de Andrade
Sócio e Diretor de Operações

O trabalho prévio de estruturação do orçamento realizado em planilhas foi reaproveitado e migrado para o Treasy no processo de implantação. Com o recurso de importação de planilhas do Treasy, foi possível manter a primeira rodada de elaboração do orçamento com as mesmas planilhas que os gestores já utilizavam.

Dessa forma, um critério de sucesso importantíssimo foi alcançado: ter o planejamento pronto na solução da Treasy em menos de 2 semanas. “Na terceira semana já tínhamos a solução 100% implantada”, relata Andrade. Segundo João, um ponto positivo e até mesmo curioso da implantação é que em nenhum momento do projeto de implantação os consultores se limitaram ao volume de horas contratado.

Agência A2C - Reunião Diretoria

RESULTADOS ALCANÇADOS

O volume de trabalho operacional foi reduzido drasticamente. A elaboração do orçamento que custava no mínimo 2 semanas de trabalho do time, com o Treasy é possível realizá-lo em poucas horas, dependendo apenas do tempo de análise dos gestores. A consolidação mensal que custava vários dias e não gerava resultados, agora leva até 4 horas para estar em mãos da controladoria com os dados 100% confiáveis.

De fato estamos mais seguros em termos de gestão e os números da empresa […] processo é o que dá segurança para crescer
João F. A. Andrade, Sócio e Diretor de Operações
João de Andrade
Sócio e Diretor de Operações

Com a implantação do Treasy, gestores e diretoria voltaram a confiar no processo de planejamento e acompanhamento, sendo que o orçamento tornou-se ferramenta ativa na tomada de decisões.

Com menos tempo em trabalhos operacionais resultou em mais tempo para análise em cima dos resultados, a controladoria assumiu um papel estratégico. “Hoje não utilizamos nem mesmo um Powerpoint na apresentação de resultados, tudo é feito abrindo nosso ERP e o Treasy”, finaliza João.

75% de redução

no tempo investido em todo o planejamento e orçamento

100% de confiança

nos dados gerados pela controladoria

Previsibilidade financeira

enfim conquistada com a ferramenta, planejamento e projeções

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