Como a Aquarela Parques melhorou sua eficiência produtiva e encontrou um novo canal de receita com o Controle Orçamentário

A Aquarela Parques é uma indústria de playgrounds com gestão familiar e mais de 15 anos de história. Hoje é detentora de toda a cadeia desde o design até a entrega e manutenção dos parques infantis que fabrica.

Neste case os sócios e irmãos Mel Rolim (Administrativo) e Rafael Rolim (Tecnologia) compartilham como o Planejamento e o Acompanhamento Orçamentário foram peças chaves na profissionalização da empresa ou, citando o próprio Rafael, como transformaram a gestão financeira artesanal em profissional.

DESAFIOS ENFRENTADOS PELA AQUARELA PARQUES

A necessidade de Gestão Orçamentária na Aquarela Parques se confunde com o crescimento agressivo da empresa, de 2018 a 2022, saíram de 20 para 110 colaboradores.

Ainda em 2015 a empresa começou a investir pesado em Marketing Digital influenciados por Rafael, que enxergou a oportunidade de investir em Marketing de Conteúdo em uma época que pouco se falava do tema no Brasil e, ainda menos, no setor da indústria. Neste mesmo período também investiram em maquinários para internalizar os processos industriais que eram relevantes no markup de seus produtos.

Em pouco tempo os investimentos começaram a dar retorno, e atendendo aos clientes do setor público e privado, a empresa viu seu faturamento aumentar. Acompanhando o crescimento da empresa, a complexidade financeira e principalmente as questões tributárias começaram a tirar velocidade e gerar muita dor de cabeça para os sócios.

Além disso, por mais que os resultados fossem positivos, Mel e Rafael não tinham clareza de quais ações estavam de fato colaborando com o crescimento da empresa.

O apoio da contabilidade (que foi trocada algumas vezes) já não era suficiente para as necessidades de gestão da empresa. Mel e Rafael iniciaram então uma busca por conhecimento nas áreas de planejamento, contábil e tributária, quando encontram o Treasy.

“Sempre fomos cautelosos nos investimentos, gostamos de analisar muito bem antes de avançar com as iniciativas de crescimento. Conforme crescíamos, as decisões ficavam mais complexas e arriscadas por conta do volume de informações financeiras que precisávamos analisar. No fim, nossos investimentos eram no ‘feeling’. Isso é péssimo para o empresário, pois o risco é inerente ao crescimento, o que precisávamos era aumentar nossa capacidade de tomar decisão com base nos dados para reduzir o risco das ações e manter nosso crescimento saudável.”

Rafael Rolim Sócio

“Intuitivamente sabíamos que estava dando certo, mas não tínhamos certeza do porquê. Olhávamos para o DRE e outros demonstrativos da contabilidade e os números não faziam sentido. O financeiro não espelhava a nossa realidade.”

Mel Rolim Sócia

“Entendemos que o Treasy não era uma solução específica para o nosso desafio de Planejamento Tributário, mas a solução resolvia várias das nossas dores de Planejamento e Acompanhamento dos resultados que logo entendemos que esse era o caminho para termos uma visão e um melhor direcionamento dos resultados, com esse trabalho teríamos a base não apenas para resolver o Tributário como também outras demandas do crescimento.“

Rafael Rolim Sócio

ESTRATÉGIA ADOTADA

O conjunto de software e o serviço de Coaching de Controladoria foi ideal para o cenário da Aquarela Parques.

O histórico e o prospecto de crescimento da empresa exigiam agilidade e trabalho em conjunto entre os especialistas da Treasy e a equipe da empresa para definirem a Modelagem Financeira (etapa inicial dos projetos com a Treasy) ideal para a empresa.

“O primeiro orçamento foi bem ruim! Quando contratamos a Treasy nunca tínhamos feito um Planejamento Orçamentário. Nosso ERP nem mesmo conseguia responder as perguntas que precisávamos para analisar o histórico. Não tínhamos centro de custo e muitos lançamentos estavam fora de uma modelagem financeira. Alí entendemos que tínhamos uma oportunidade gigante de amadurecer nossa gestão financeira com a parceria com a Treasy.“

Rafael Rolim Sócio

O projeto com a Treasy deu base e antecipou um projeto antigo e necessário para os próximos passos da empresa: a migração do ERP atual para o ERP da Senior, que também foi importante para a maturidade de gestão da empresa.

“Decidimos mudar de ERP, um plano antigo que, agora com uma boa modelagem financeira, fazia sentido avançar. Avançamos em conjunto a implantação do ERP e do Treasy. Foram meses de muito trabalho, mas os resultados foram transformadores para nossa empresa.”

Mel Rolim Sócia

RESULTADOS ALCANÇADOS COM A TREASY

O Orçamento Empresarial trouxe diversos ganhos diretos e indiretos para a empresa. A transformação do financeiro para atingir uma maturidade nos processos que permitisse o acompanhamento do Planejado x Realizado de forma profissional, acabou evoluindo diversos outros processos no caminho.

Uma Modelagem Financeira pronta para o crescimento

Um desejo antigo dos sócios era conseguir planejar e acompanhar indicadores segmentados como faturamento e margem de contribuição pelos canais de venda público e privado.

“Hoje conseguimos entender a margem que temos com cada público e se as iniciativas de vendas que planejamos estão contribuindo para os resultados”

Mel Rolim Sócia

Ganhos na Margem de Contribuição e Precificação

A implantação do Treasy também trouxe evolução no processo de custeio da empresa, passando a trabalhar com Fichas Técnicas e ganhar um controle dos custos muito mais eficiente.

“Passamos a utilizar o Treasy também como apoio na Precificação, não apenas pela evolução dos nossos processos de custeio, mas também por termos visibilidade do percentual de despesas fixas. No Treasy criamos alguns cenários para analisar a distribuição dessas despesas e conseguimos tornar nossa operação mais eficiente.”

Rafael Rolim Sócio

Aumento da receita com a descoberta de um novo canal

Com o foco na melhoria do custeio e das fichas técnicas para o Planejamento, os gestores identificaram uma capacidade ociosa na sua produção industrial, o que possibilitou a validação de uma nova fonte de receita: industrializar partes do processo que dominavam, para outras indústrias menores.

Essa nova linha de receita foi acompanhada de perto no Planejado x Realizado no Treasy e em poucos meses se mostrou muito promissora, tornando-se um novo público para a Aquarela Parques.

Redução das deduções com o Planejamento Tributário

A dor inicial da empresa também foi sanada. Com o Orçamento, conseguiram direcionar recursos de forma mais inteligente para cada uma das Unidades de Negócio da empresa, além de trabalharem com a ferramenta de Simulação de Cenários do Treasy, validando cenários de alocação dos investimentos nas unidades, iniciativas que reduziram os desembolsos com tributos.

Controle das despesas e investimentos

Já com o ERP implantado, o Treasy também foi essencial para doutrinar nosso processo de entradas e saídas do financeiro.

“Quando importávamos a informação para o Treasy começamos a entender uma série de lançamentos equivocados no ERP, não bastava ter a modelagem correta e um ERP excelente se o lançamento era feito no local errado. Trazendo um exemplo: tivemos um cenário onde um forno comprado para a nossa cozinha interna foi lançado como um Maquinas e Equipamentos de nossa industrialização final. Só conseguimos identificar isso porque tínhamos um valor planejado para a conta de Máquinas e Equipamentos que estava estourando. Já pensou esses equívocos somados no médio prazo?”

Mel Rolim Sócia

“O Treasy passou a ser utilizado como uma ferramenta de auditoria no nosso financeiro, com isso começamos a identificar contas que estavam crescendo muito, como Manutenção de Frota, por exemplo, onde um veículo só, gastou 90 mil reais em um ano, evidenciando que precisávamos renovar a frota. Sem esse acompanhamento isso não seria identificado facilmente.”

Rafael Rolim Sócio

Cultura Orçamentária entre as lideranças

Com os ganhos e aprendizados mês a mês do processo de acompanhamento orçamentário, os sócios começaram a envolver também os gerentes industriais e de logística, caminhando para a descentralização orçamentária.

“Hoje temos um comitê do Treasy na área industrial, nos reunimos para discutir e acompanhamento mensal dos valores e, no processo de planejamento, já são os próprios gestores que nos passam suas previsões de despesas”

Mel Rolim Sócia

“Foi preciso quebrar vários mitos internos, no início os gestores diziam ‘Mas como eu vou planejar quanto vou gastar?’ e isso foi sendo desenvolvido com as lideranças em conjunto com a Treasy. No início os desvios eram grandes, mas a cada mês, é nítido a redução dos desvios entre planejado x realizado.”

Rafael Rolim Sócio

Tranquilidade para quem está à frente do negócio

Talvez um dos ganhos mais intangíveis e poderosos da implantação do Orçamento Empresarial, já relatado em outros cases aqui no blog, é o ganho de Tranquilidade na hora de gerir os resultados da empresa.

“Hoje nós ficamos ansiosos para a reunião de resultados com a Treasy! Ficou muito claro as metas que precisamos atingir e a cada reunião entendemos o quanto estamos perto e aprendemos com os desvios. Isso trouxe um gás adicional para o time!”

Mel Rolim Sócia

“Saímos de uma gestão artesanal, para uma gestão profissional”

Rafael Rolim Sócio

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